UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGANJURAN MAJLIS ATAU AKTIVITI-AKTIVITI UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS YANG MELIBATKAN KEBERANGKATAN DULI YANG TERAMAT MULIA (DYTM) TUANKU CANSELOR DAN DYTM TUANKU PRO CANSELOR [PINDAAN 1: 2 OGOS 2016] 1. TUJUAN Perkara ini diadakan bertujuan memberi maklumat kepada semua staf dan pelajar UniMAP berkaitan garis panduan dan syarat-syarat penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti di Universiti Malaysia Perlis (UniMAP) yang melibatkan keberangkatan Duli Yang Teramat Mulia (DYTM) Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor. 2. PEMAKAIAN Garis panduan dan syarat-syarat ini terpakai dan berkuatkuasa serta merta bagi penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti di UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor. 3. SYARAT-SYARAT PENGANJURAN 3.1 Syarat-syarat penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor adalah seperti berikut: a. Permohonan untuk menganjurkan majlis/aktiviti-aktiviti yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku 1
Pro Canselor hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor untuk kelulusan selewat-lewatnya DUA (2) bulan sebelum penganjuran. b. Pihak penganjur perlu menyertakan kertas cadangan lengkap beserta anggaran keseluruhan kos perbelanjaan kepada Naib Canselor untuk kelulusan penganjuran. c. Setelah mendapatkan kelulusan Naib Canselor, pihak penganjur hendaklah mengadakan mesyuarat bersama pegawai-pegawai/pelajar terlibat bagi penubuhan jawatankuasa pelaksana serta jawatankuasa induk untuk memastikan kelancaran majlis/aktiviti yang akan dianjurkan. Perkara-perkara yang perlu diperincikan adalah seperti berikut: i. Majlis/aktiviti yang dianjurkan hendaklah dilaksanakan mengikut perlembagaan, peraturan dan undang-undang sedia ada yang ditetapkan oleh Kerajaan dan Pihak Berkuasa Universiti. ii. Perincian bagi setiap aspek perlu dititikberatkan oleh pihak penganjur termasuk Jawatankuasa Pelaksana dan Jawatankuasa Induk bagi melancarkan majlis/aktiviti yang akan dianjurkan mengikut garis panduan penganjuran majlis atau aktivitiaktiviti UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor seperti di LAMPIRAN 1. iii. Majlis/aktiviti yang dianjurkan oleh pelajar perlu mendapat kelulusan awal pihak pengurusan atau pihak Hal Ehwal Pelajar dan Alumni. iv. Naib Canselor berhak untuk membatalkan kelulusan yang diberikan jika didapati majlis/aktiviti tersebut menyalahi perlembagaan, peraturan dan undang-undang berkaitan. 2
v. Walau bagaimanapun, bagi sesetengah majlis/aktiviti-aktiviti yang berbentuk AD-HOC dan perlu diadakan dalam jangkamasa yang singkat, kelulusan boleh dipertimbangkan melalui persetujuan awal Naib Canselor dan disusuli dengan anggaran kos perbelanjaan majlis/aktiviti tersebut dan mendapat kelulusan rasmi Naib Canselor. Diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Kali Ke 102 (Bil. 4/2016) pada 2 Ogos 2016. 3
LAMPIRAN 1 GARIS PANDUAN PENGANJURAN MAJLIS ATAU AKTIVITI-AKTIVITI UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS YANG MELIBATKAN KEBERANGKATAN DULI YANG TERAMAT MULIA (DYTM) TUANKU CANSELOR DAN DYTM TUANKU PRO CANSELOR Bil. Perkara/aktiviti Perincian Tindakan 1. Lojistik Rostrum dan Mikrofon DiRaja 2. Keperluan Khas DYTM Kerusi DYTM Kemudahan bilik air DiRaja Karpet Merah laluan Karpet Kuning pentas Penganjur hendaklah memastikan pelaksanaan keperluan berikut: i. Lokasi majlis yang sesuai dari segi jenis majlis, jumlah dan taraf tetamu Penganjur & Jabatan Pembangunan. ii. Mempunyai kemudahan audio yang baik termasuk mikrofon DiRaja Pusat Kejuruteraan. iii. Mempunyai kemudahan multimedia yang baik Unit Multimedia. iv. Kebersihan, keceriaan dan hiasan lokasi majlis - Jabatan Pembangunan. v. Permohonan secara bertulis perlu dihantar oleh pihak penganjur kepada PTj terlibat atau mengadakan mesyuarat pelaksanaan. vi. Jabatan Pembangunan akan menghantar dan menguruskan perletakan rostrum. Pelbagai persiapan perlu dilakukan yang melibatkan keperluan khas DiRaja seperti berikut: i. Permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Jabatan Kerja Raya (jika keperluan khas DYTM tidak mencukupi dan tidak dapat disediakan oleh pihak UniMAP). Jabatan Pembangunan Unit Multimedia Pusat Kejuruteraan Jabatan Pembangunan 4
3. Petugas Santapan DiRaja 4. Jemputan untuk pembaca doa ii. Penghantaran akan dilakukan oleh Jabatan Kerja Raya atau diambil sendiri oleh Jabatan Pembangunan mengikut kesesuaian. iii. Jabatan Pembangunan bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan kerusi dan kebersihan bilik air DiRaja ini sepanjang berada di UniMAP. iv. Karpet merah dan kuning perlu disediakan oleh Jabatan Pembangunan. v. Keperluan-keperluan fizikal yang diperlukan untuk majlis harus dirujuk kepada Jabatan Pembangunan. i. Penganjur atau jawatankuasa santapan yang dilantik akan menyerahkan menu santapan kepada pihak Setiausaha Sulit DYTM Tuanku Canselor, serta atur cara majlis sekurangkurangnya LIMA(5) hari bekerja sebelum majlis berlangsung. ii. Pihak penganjur perlu berhubung dengan Ketua Petugas Santapan bagi memastikan kelancaran persiapan dan pengurusan jamuan DiRaja berjalan lancar. i. Bagi majlis-majlis tertentu yang memerlukan jemputan pembaca doa, permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Pusat Islam UniMAP beserta atur cara majlis (atau diputuskan di dalam mesyuarat pelaksana). Unit Komunikasi Korporat (UKK) Pusat Islam UniMAP 5
5. Khidmat Protokol dan keperluan DiRaja 6. Susun Atur & Senarai Kedudukan Susun atur yang perlu disediakan adalah seperti berikut (mengikut kesesuaian majlis): i. Kedudukan atas Pentas ii. Kedudukan kenamaan di ii. Pengarah Pusat Islam UniMAP akan melantik pembaca doa di kalangan staf-staf Pusat Islam. iii. Teks bacaan doa perlu dihantar oleh Pusat Islam ke Unit Komunikasi Korporat untuk semakan. i. Permohonan secara bertulis untuk memohon khidmat petugas ketika majlis perlu dihantar kepada UKK (protokol) dan Jawatankuasa Sambutan yang dilantik beserta atur cara majlis. ii. Satu sesi penyelarasan perlu diadakan bersama pegawai dari UKK dan jawatankuasa terlibat bagi memastikan kelancaran majlis dan urusan protokol yang tepat. iii. Aspek protokol merangkumi: a. Susunan tempat duduk b. Kehadiran tetamu c. Arahan pergerakan (Running order)/atur cara majlis d. Salutasi e. Susunan Sesi Jamuan f. Teks Pengerusi Majlis dan Doa i. Susun atur kedudukan DiRaja, tetamu kenamaan dan tetamutetamu lain perlu disusun mengikut aturan yang ditetapkan. ii. Susunan kedudukan DiRaja perlu dirujuk kepada UKK. Jawatankuasa Sambutan Pejabat Naib Canselor (PNC) Unit Media 6
bawah (depan Pentas) iii. Bilik Menunggu (Holding Room) iv. Bilik Santapan/ Jamuan 7. Percetakan bahan yang mengandungi nama/logo DiRaja dan bahan promosi i. Rekabentuk bahan promosi akan disediakan oleh perekapereka daripada UKK/ penganjur/penerbit UniMAP. ii. Sebarang rekabentuk bahan promosi perlu mendapat pengesahan daripada Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK) bagi mengelakkan sebarang kesilapan sebelum cetakan. 8. Atur cara i. Atur cara majlis akan diselaraskan oleh UKK. ii. Atur cara akhir dan perjalanan majlis hendaklah dirujuk dan disahkan oleh Setiausaha Sulit (SUS) kepada DYTM Tuanku Canselor. 9. Jemputan Berikut adalah senarai jemputan bagi majlis yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan PTj yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan jemputan (tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor): i. DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor (PNC) ii. Menteri Pendidikan Tinggi (PNC) iii. KSU Pendidikan Tinggi (PNC) iv. KP Pendidikan Tinggi (PNC) v. YAB Menteri Besar Perlis dan Isteri (PNC) Penerbit UniMAP Pejabat Naib Canselor (PNC) Jabatan Pendaftar Pusat Hal Ehwal Antarabangsa (CIA) Pusat Kerjasama Industri dan Agensi Kerajaan (CIGC) 7
10. Titah DYTM Tuanku Canselor vi. Pengerusi dan Ahli LPU dan isteri/suami (Jabatan Pendaftar) vii. Keutamaan Negeri (UKK) viii. Jawatankuasa Pengurusan Universiti (UKK) ix. Ketua Jabatan UniMAP (UKK) x. Ketua Jabatan Negeri /IPT Perlis dan isteri/suami (UKK) xi. Tetamu Industri (CIGC) xii. Tetamu luar negara (CIA) xiii. Lain-lain yang diarahkan oleh Naib Canselor atau pihak Istana (Penganjur/PNC/UKK) i. Penganjur perlu memberi input kepada Unit Media dan Unit Media perlu menyiapkan draf teks titah DYTM Tuanku Canselor dan diserahkan kepada Pejabat DYTM dalam tempoh SEPULUH (10) hari bekerja sebelum majlis. ii. Teks titah akan disemak dan ditambah baik oleh SUS DYTM Tuanku Canselor. 11. Jamuan i. Penganjur bertanggungjawab untuk memilih penyaji makanan yang bersesuaian dan menepati standard tetamu. ii. Penyaji makanan yang telah dipilih hendaklah mempunyai pengalaman mengendalikan majlis DiRaja dan menawarkan harga yang berpatutan. 12. Buku Program i. Penganjur program hendaklah menyediakan isi kandungan buku program yang mengandungi kata aluan, latar belakang majlis, objektif dan perkara berkaitan. Unit Media Jawatankuasa Jamuan Penerbit UniMAP 8
13. Tempahan Bilik Kenamaan di Lapangan Terbang 14. Bendera Perlis di laluan DYTM Tuanku Canselor (bagi majlis/aktiviti tertentu) ii. Pereka-pereka dari UKK/Penerbit UniMAP/ penganjur akan menyediakan draf rekabentuk buku program dan mendapat kelulusan Naib Canselor. iii. Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK) akan menyemak buku program tersebut dan dirujuk kepada SUS DYTM Tuanku Canselor untuk semakan dan pengesahan sebelum dicetak. i. Bagi memastikan kelancaran sambutan kenamaan universiti di Lapangan Terbang, penganjur boleh membuat permohonan rasmi kepada Pengurus Lapangan Terbang untuk penggunaan bilik kenamaan. ii. Tempahan perlu dibuat TUJUH (7) hari sebelum majlis dengan melampirkan jadual ketibaan dan pelepasan tetamu untuk mengelakkan pertindihan masa dengan pihak luar. Walau bagaimanapun, ia tertakluk kepada kelulusan dan syaratsyarat yang ditetapkan pengurusan lapangan terbang. iii. Penyediaan keperluan di dalam Bilik Kenamaan di Lapangan Terbang perlu disediakan oleh pihak penganjur. i. Bendera Perlis perlu digantung di tiang-tiang di sepanjang laluan dari pintu masuk utama UniMAP hingga ke kawasan majlis berlangsung (mengikut kesesuaian majlis). Jabatan Keselamatan 9
15. Bayaran khas/saguhati ii. Pemasangan bendera ini perlu dilakukan sebelum majlis berlangsung sehingga majlis selesai. i. Sejumlah bayaran saguhati perlu diberikan kepada petugas luar/khas mengikut keperluan dan diluluskan oleh Naib Canselor. 16. Cenderamata i. Penganjur hendaklah menyediakan cenderamata yang bersesuaian dan merujuk kepada UKK sebelum sebarang pembelian atau tempahan dibuat. ii. Bunga aluan (bouquet) kepada DYTM Tuanku Pro Canselor perlu diselaraskan oleh Jawatankuasa Sambutan. 17. Liputan Kecemasan Perubatan (mengikut keperluan majlis) 18. Pancaragam (Istiadat Konvokesyen) i. Penganjur perlu menghantar permohonan liputan kecemasan perubatan secara bertulis kepada Pengarah Hospital Tuanku Fauziah (HTF) Kangar beserta butiran majlis dan nama pegawai penganjur untuk dihubungi bagi tujuan persediaan perubatan DiRaja di lokasi majlis (sekiranya diperlukan). ii. Penganjur perlu menyediakan tempat untuk petugas perubatan dan parkir ambulan, yang laluannya telah dikenal pasti. iii. Penganjur boleh mendapatkan penasihatan tentang liputan kecemasan perubatan ini daripada Pusat Kesihatan UniMAP. i. Permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Pegawai Jawatankuasa Sambutan Pusat Kesihatan UniMAP Unit Kebudayaan dan Rekreasi (UKR) 10
(Pemilihan berdasarkan Titah DYTM Tuanku Canselor) (sekiranya memerlukan pancaragam) 19. Skrip Penuh Majlis dan Aturan Pergerakan Majlis (Istiadat Konvokesyen) 20. Paparan Multimedia titah Canselor (Istiadat Konvokesyen) yang menguruskan pasukan pancaragam. ii. Unit Kebudayaan dan Rekreasi (UKR) bertanggungjawab untuk menyelaraskan sesi raptai bersama Pasukan Pancaragam yang dipilih dan diperkenan oleh DYTM Tuanku Canselor. iii. Penyediaan jamuan ringan dan keperluan berkaitan perlu diadakan sebelum majlis berlangsung. iv. Pengarah UKR atau wakil yang bertanggungjawab untuk mengiringi pancaragam ini sepanjang berada di UniMAP. v. Bayaran dibayar mengikut kadar pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak pancaragam dan perlu diberikan secara tunai sebaik selesai majlis oleh UKR (sekiranya memerlukan pancaragam). i. PNC dan UKK akan menyediakan satu skrip majlis beserta aturan pergerakan majlis (running order) untuk diberikan kepada pengacara majlis dan semua jawatankuasa terlibat. ii. Skrip majlis dan aturan pergerakan majlis perlu disemak dan diluluskan oleh Ketua Sekretariat. i. Jabatan Pendaftar akan memberikan titah Canselor yang telah diluluskan kepada PNC untuk penyediaan paparan. PNC Jabatan Pendaftar PNC 11
21. Teks Ucapan Naib Canselor ii. Penyediaan paparan tersebut perlu disemak oleh Ketua Sekretariat. iii. Bagi majlis-majlis selain Istiadat Konvokesyen, paparan multimedia adalah diuruskan oleh pihak penganjur. i. Mengikut standard majlis kenamaan. ii. Penyediaan teks ucapan oleh Unit Media berdasarkan input yang diperolehi dari pihak penganjur. 22. Pengacara Majlis i. Mengikut standard majlis kenamaan. ii. Pemilihan pengacara majlis oleh UKK dan Ketua Sekretariat. iii. Surat pelantikan bertugas beserta butiran majlis perlu disediakan oleh penganjur kepada pengacara majlis. 23. Gimik Perasmian i. Mengikut standard majlis kenamaan. ii. Hendaklah dirujuk kepada Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK). 24. Sambutan dan i. Mengikut standard majlis Pegawai Pengiring kenamaan. ii. Permohonan secara bertulis untuk khidmat petugas sambutan dan pegawai pengiring perlu dihantar kepada PTj yang dilantik beserta maklumat tetamu. 25. Media i. Mengikut standard majlis i. Kenyataan Media kenamaan. ii. Jemputan media ii. Penganjur hendaklah memberi input/maklumat berkaitan kepada Unit Media. 26. Pengangkutan i. Mengikut standard majlis kenamaan. Unit Media Pengacara Majlis Jawatankuasa Sambutan Jawatankuasa Pegawai Pengiring Unit Media Jabatan Pembangunan 12
ii. Penganjur perlu menghantar permohonan secara bertulis kepada Jabatan Pembangunan bagi penentuan kenderaan mengikut keutamaan tetamu. 27. Penginapan i. Mengikut standard majlis kenamaan. ii. Tempahan/penyediaan penginapan adalah mengikut kelayakan tetamu dan perlu dirujuk dengan pihak penganjur. iii. Tempahan/penyediaan rumah tetamu Universiti perlu dirujuk dengan UKK. 28. Keselamatan awam dan lalu lintas 29. Teknikal Multimedia dan Rakaman i. Mengikut standard majlis kenamaan. ii. Maklumat majlis/aktiviti perlu diberikan kepada Jabatan Keselamatan untuk bantuan keselamatan awam dan lalu lintas. iii. Hendaklah dirujuk kepada Jabatan Keselamatan. i. Penganjur harus mengemukakan permohonan secara bertulis kepada Unit Multimedia TUJUH (7) hari sebelum majlis berlangsung beserta atur cara majlis dan perkhidmatan multimedia yang diperlukan. 30. Siaraya i. Penganjur harus mengemukakan permohonan secara bertulis 14 hari bekerja sebelum majlis berlangsung kepada Dekan Fakulti Teknologi Kejuruteraan (Pusat Kejuruteraan) beserta atur cara majlis dan perkhidmatan Siaraya yang diperlukan. 31. Kos Perbelanjaan (Bajet) i. Pihak penganjur perlu menyediakan cadangan kertas kerja yang lengkap dan kos Jawatankuasa Pegawai Pengiring Jawatankuasa Penginapan Jabatan Keselamatan Unit Multimedia Pusat Kejuruteraan Jabatan Bendahari 13
perbelanjaan (bajet) terperinci bagi sesuatu majlis/aktiviti kepada Naib Canselor untuk mendapat kelulusan penganjuran. ii. Anggaran perbelanjaan yang dikemukakan perlu mengambil kira elemen cukai barang dan perkhidmatan (GST). iii. Dokumen permohonan yang lengkap untuk pengeluaran Pesanan Belian (PO)/ pendahuluan program perlu dihantar kepada Jabatan Bendahari TUJUH (7) hari bekerja sebelum program berlangsung untuk memastikan PO/pendahuluan program dapat dikeluarkan sebelum atau semasa program berlangsung. Nota: Peraturan ini juga terpakai bagi majlis/aktiviti yang melibatkan tetamu DiRaja yang lain. Diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Kali Ke-102 (Bil. 4/2016) pada 2 Ogos 2016. PEJABAT NAIB CANSELOR UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS 4 Ogos 2016 14