BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis melakukan magang di hotel Novotel Jakarta Gajah Mada divisi Accounting & Finance. Kegiatan Magang ini dilaksanakan tiga bulan dimulai pada tanggal 1 Februari 2017 dan berakhir tanggal 1 Mei 2017. Pada awal kegiatan magang, penulis diberikan penjelasan tentang peraturanpeaturan yang berlaku di Novotel Jakarta Gajah Mada seperti jam masuk, jam istirahat, jam pulang kerja dan peraturan-peraturan lainnya oleh Ibu Nurlaila Rahmah Hayati selaku HRD di Novotel Jakarta Gajah Mada. Penulis juga diajak berkeliling lingkungan hotel dan sekaligus diperkenalkan kesemua departemen hotel oleh Reynal (assistant HRD), khususnya pada departemen Accounting & Finance bagian Account Payable, karena disitulah penulis ditempatkan oleh HRD sebagai mahasiswa magang. Selama kegiatan magang berlangsung, penulis dibimbing oleh Abdul Rahim yang merupakan staff bagian Account Payable. Tidak hanya Abdul Rahim, penulis juga banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari staff yang lain, disitulah penulis banyak mendapat ilmu dan pengetahuan dalam dunia kerja, khususnya finance yang penulis tidak ketahui sebelumnya. 36

37 Dalam perusahaan ini, ada tata tertib yang harus ditaati. Tata tertib yang berlaku dalam perusahaan ini antara lain : a. Jam aktif kantor mulai pada pukul 09.00 sampai pukul 18.00 mulai dari hari Senin sampai Jumat. b. Hadir ditempat kerja minimal 30 menit sebelum waktu kerja dimulai. c. Memakai seragam lengkap sesuai ketentuan yang berlaku. d. Menjaga keharmonisan suasana kerja baik kepada atasan, karyawan, maupun temen sesama trainee. e. Menyelesaikan pekerjaan yang diberikan sebelum handling over kepada rekan kerja yang akan melanjutkan kerja. Tata tertib yang dibuat perusahaan ditunjukan untuk semua karyawan yang bekerja diperusahaan tersebut termasuk penulis. 3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang, penulis ditugaskan untuk membantu pekerjaan pada bagian Account Payable. Saat mengerjakan tugas-tugas yang diberikan, penulis banyak mendapatkan bantuan karena penulis kurang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam dunia kerja, dan juga setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda, sehingga penulis butuh banyak

38 belajar dan bimbingan untuk memahami sistem yang ada diperusahaan tersebut. Flowchart yang terdapat didalam Sistem Informasi Akuntansi dan flowchart yang terjadi di Novotel Jakarta Gajah Mada hampir sama hanya saja tugas seperti mengisi cek atau giro itu dikerjakan oleh bagian payable bukan bagian kasir selain itu juga dokumen untuk pembuatan jurnal bukan dari bagian pembelian tetapi dari bagian cost control.

39 Kegiatan yang penulis lakukan selama magang di hotel Novotel Jakarta Gajah Mada. 3.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama magang di Novotel Jakarta Gajah Mada yaitu : a. Membuat voucher payment Voucher payment merupakan dokumen atau bukti untuk melakukan pembayaran. Langkah-langkah dalam membuat voucher payment yaitu : 1) Melakukan pengecekan dan pencocokan antara PO (Purchase Order) dengan invoice atau faktur dari supplier yang dilihat dari total atau jumlahnya. 2) Setelah pencocokan, akan dilakukan penjurnalan ke dalam sistem akuntansi hotel yaitu SunSystem. b. Mengisi giro untuk pembayaran Sebelum mengisi giro penulis harus melakukan print out hasil penjurnalan, karena hasil print out ini adalah pelengkap dokumen untuk melakukan pembayaran.

40 Langkah-langkah dalam mengisi giro yaitu : 1) Mengisi tanggal pada giro sesuai dengan tanggal pada hari tersebut. 2) Mengisi jumlah yang dibayarkan dan jumlahnya harus sesuai dengan jumlah yang tercatat pada sistem. 3) Menulis nomor rekening, nama pemilik rekening dan bank atas rekening tersebut. c. Membuat daftar nama supplier yang akan mengambil giro serta membuat form untuk diisi oleh supplier mengenai invoice yang belum dibayar. Membuat daftar nama supplier yang akan mengambil giro pada tanggal tertentu untuk dapat melihat supplier yang sudah atau belum mengambil gironya. Form yang ditunjukan kepada supplier mengenai invoice yang belum dibayar juga dibuat dengan tujuan tidak terjadi penumpukan utang. d. Melakukan tukar faktur yang dilakukan setiap hari Kamis. Tukar faktur yang dimaksud adalah bagian account payable membuat invoice receipt form atau tanda terima untuk transaksi pembelian kepada supplier, invoice receipt form dibuat jika dokumen supplier telah lengkap yaitu Purchase Order asli, Delivery Order yang telah dicap oleh bagian receiving. Invoice

41 receipt form ini dibuat ditukarkan saat supplier mengambil giro pembayaran. e. Melakukan Internal Control Sebelum dibuatkan payment voucher terlebih dahulu penulis melakukan internal control. Internal control yaitu meminta tanda tangan HOD (Head Of Department) sesuai dengan tanda tangan yang ada dilembar PO (Purchase Order) sebagai bukti bahwa pembelian tersebut telah disetujui. f. Memeriksa aging AP setiap bulan Setiap bulan bagian account payable memeriksa aging yang diberikan oleh bagian accounting untuk mengetahui berapa hutang yang masih belum dibayarkan kepada supplier. Apabila sampai akhir bulan supplier belum juga menukarkan fakturnya maka hutangnya harus dibuat jurnal pembalik supaya pada bulan tersebut tidak ada hutang yang masih tersisa ke supplier.

42 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis selama magang di Novotel Jakarta Gajah Mada yaitu : 1. Mengambil giro atau cek Sebelum diberikan kepada supplier penulis mengambil giro atau cek yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang diperusahaan tersebut lalu mencatat ke Microsoft Office tanggal pengambilan giro atau cek tersebut. 2. Mencari berkas dokumen Bagian Accounting biasanya membutuhkan dokumen untuk direview dan penulis meminta pada bagian General Cashier untuk melihat berapa nomor dokumennya setelah itu penulis baru bisa mencarinya. 3. Mengecek taxi report Setiap bulannya bagian Account payable membayar jasa taxi yang digunakan para karyawan hotel. Penulis membantu untuk mengecek taxi report yaitu menyamakan bukti fisik voucher taxi yang digunakan setiap bulannya dengan data tagihan yang diberikan pihak taxi.

43 4. Scan bukti transfer Setelah melakukan transfer pembayaran melalui bank, penulis melakukan scan bukti transfer dan mengirimnya ke bagian tertentu sebagai tanda bahwa bagian Account Payable sudah membayarnya. 5. Mengambil SR (Store Requisition) Store Requisition merupakan formulir permintaan barang ke store. SR dibuat apabila stock persediaan perlengkapan kantor telah abis. Dan penulis memberikannya ke bagain store dan membawa apa saja yang dibutuhkan. 6. Update cek dan giro Cek atau giro yang digunakan untuk pembayaran di update oleh penulis di Microsoft Office guna mengetahui nomor giro atau cek yang telah digunakan dan yang telah di void karena adanya kesalahan dalam penulisan. 3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja Selama mengikuti kegiatan praktek kerja pada hotel Novotel Jakarta Gajah Mada, penulis telah melihat beberapa kendala yang terjadi di hotel Novotel Jakarta Gajah Mada.

44 Oleh karena itu, penulis membagi masalah yang ada menjadi 2 (dua) bagian yaitu masalah kebijakan dan masalah operasional. 3.3.1 Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang terjadi antara lain : 1. Kurangnya karyawan dalam perusahaan 2. Kurang disiplinnya karyawan dalam mematuhi jam kerja misalnya saat jam istirahat selesai banyak karyawan yang tidak segera kembali kekantor. 3.3.2 Masalah Operasional Masalah operasional yang terjadi antara lain : 1. Proses pembuatan voucher yang lambat dan bermasalah, misalnya saat membuat voucher payment dan memasukkan nomor giro untuk pembayaran harus menunggu sekitar 1 menit untuk memproses dan kadang nomor giro yang dimasukkan kedalam system tidak terinput. 2. Tidak adanya PO (Purchase Order) yang asli dan adanya kesalahan memberikan PO (Purchase Order) oleh bagian purchasing sehingga membuat pembayaran yang seharusnya diproses menjadi terhambat.

45 3. Perbedaan harga yang dicatat oleh bagian receiving dan harga yang diberikan supplier. 4. Tidak adanya tagihan supplier dalam sistem sehingga dapat menghambat proses pembayaran. 3.4 Pemecahan Masalah Saat penulis melakukan kegiatan magang di hotel Novotel Jakarta Gajah Mada, penulis juga melakukan pengamatan dan menemukan beberapa masalah pada unit kerja, dan penulis telah menjelaskan masalah tersebut pada pembahasan sebelumnya. Dalam pembahasan ini, penulis akan memberikan solusi pada masalah yang terjadi, berikut penjelasannya : 3.4.1 Pemecahan Masalah Kebijakan 1. Sebaiknya perusahaan menambah jumlah karyawan disetiap divisi khususnya bagian accounting & finance agar pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan pekerjaan tidak menumpuk. 2. Seharusnya karyawan lebih displin dalam mematuhi jam kerja perusahaan apabila jam istirahat sudah selesai segera mungkin kembali kekantor dan melakukan kembali pekerjaan yang harus dikerjakan.

46 3.4.2 Pemecahan Masalah Operasional 1. Proses pembuatan voucher yang lambat dan bermasalah dapat menghambat aktivitas kerja para karyawan, sehingga banyak karyawan khususnya department accounting & finance yang menggunakan sistem tersebut mengeluh. Sebaiknya sistem dilakukan pembaruan atau dengan menggunakan sistem yang baru supaya pekerjaan bisa dikerjakan tepat waktu. 2. Menghubungi bagian purchasing untuk meminta PO (Purchase Order) asli dan menukarkan PO (Purchase Order) yang tidak sesuai agar bagian account payable bisa segera melakukan pembayaran ke supplier yang sudah jatuh tempo. 3. Pada saat melakukan pembayaran penulis menemukan perbedaan harga yang dicatat bagian receiving dan harga yang diberikan supplier. Penulis menanyakan perbedaan harga tersebut pada bagian accounting sekaligus meminta persetujuan harga mana yang akan digunakan dalam pembayaran. 4. Menghubungi bagian receiving mengenai tagihan supplier yang tidak ada dalam sistem dan memfotocopy tagihan mana saja yang tidak ada dalam sistem sebagai bukti. Sekaligus meminta bagian receiving untuk segera mengupdate tagihan tersebut agar proses pembayaran bisa segera dilakukan.