MUKA SURAT : 1/9 PENYEDIAAN JADUAL PK. UiTM APB(O).06 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Haslinda Md Isa Prof. Madya Dr. Saidatul Akmar Zainal Abidin Prof. Madya Datin Dr.Hajibah Osman Jawatan Koordinator JBAE (Pengurusan) Timbalan Dekan (Akademik) Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009
MUKA SURAT : 2/9 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Keluaran/ Pindaan No. Para Muka Surat 1/6/06 1 Ringkasan Pindaan Tandatangan, Nama, Jawatan & Tarikh 1/6/06 3 Isi kandungan dan muka surat Diluluskan 1/6/06 5 Perubahan istilah dan penjelasan Tambahan maklumat singkatan dan maksud singkatan 1/6/06 6 Tambahan maklumat Tanggungjawab dan tindakan 1/6/06 8 Tambahan maklumat rekod kualiti 1/6/06 9 Tambahan lampiran 21/5/09 6 Perubahan singkatan 21/5/09 7 Perubahan istilah dan tindakan 21/5/09 8 Perubahan istilah dan tindakan 21/5/09 9 Perubahan maklumat lokasi 9 Perubahan dan pengurangan lampiran 21/5/09 10 Perubahan lampiran
MUKA SURAT : 3/9 BIL. ISI KANDUNGAN MUKASURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 8 8.0 Lampiran (a) Jadual Waktu Program 8 9.0 Lampiran (b) Jadual Waktu Kursus 9
MUKA SURAT : 4/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti APB. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Jawatankuasa Pentadbiran Akademi untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh Staf APB. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 MK.UiTM.APB.01 a. Seksyen 5.5 b. Seksyen 7.1 c. Seksyen 7.2.3 d. Seksyen 8.2.3 e. Seksyen 8.5.1 MANUAL KUALITI Komunikasi dalaman Perancangan bagi penyediaan bahan pengajaran dan pembelajaran Komunikasi dengan pelanggan Pemantauan danpengukuran proses Penambahbaikan berterusan 3.2 Buku Panduan Fakulti
MUKA SURAT : 5/9 4. 0 DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Jawatankuasa Jadual Waktu Kumpulan yang bertanggungjawab ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah. 4.2 Jadual Waktu Jadual Waktu Kuliah Pensyarah yang digunakan pada setiap semester. 4.3 Memo Penyerahan Jadual Waktu Memo yang berkaitan kursus-kursus yang diajar. 4.4 ATA Amanah Tugas Akademik setiap pensyarah. 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 D Dekan 5.3 TD(A) Timbalan Dekan (Akademik) 5.4 KP Koordinator Program 5.5 KBI(P) Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan) 5.6 KBAE(P) Koordinator Bahasa Asia & Eropah (Pengurusan) 5.7 KPM Koordinator Pengajian Melayu 5.8 WF Wakil Fakulti 5.9 PP(A) Penolong Pendaftar (Akademik) 5.10 PP(P) Penolong Pendaftar (Pentadbiran) 5.11 PE(P) Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) 5.12 PE(A) Pegawai Eksekutif (Akademik) 5.13 WU Wakil Unit 5.14 PJJW Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu 5.15 AJKJW Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu 5.16 P Pensyarah
MUKA SURAT : 6/9 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN (a). PENYEDIAAN MAKLUMAT JADUAL WAKTU PROGRAM KP, PP(A) 1. Jana maklumat kursus dan jumlah pelajar. (Lampiran 2) TD(A), KP, PP(A), PE(A) KP TD, KP, PP((A), PE(A) KP, WF ( servicing ) TD(A), KP KP KP, PP(A) AJKJW, KP PP(A), HEA PJJW, AJKJW, PP(A), PE(A) KP, PA, PP(A) D, TD(A), KP, P(A), PE(A) D, TD(A), KP, PP(P), PE(P) D, TD(A), KP, P(A), PE(A) KP, PP(A), PE(A) 2. Pengumpulan data untuk perancangan struktur JW. 3. Sediakan unjuran bilangan kumpulan untuk setiap kursus. 4. Adakan mesyuarat ATA berdasarkan unjuran. (Lampiran 3) 5. Perbincangan dengan kursus servicing bagi memenuhi keperluan JW masing-masing. 6. Kompilasi senarai kursus/kumpulan dengan nisbah pensyarah dengan nisbah beban. 7. Penyediaan ringkasan JW. 8. Pelarasan dengan PJJW fakulti servicing. 9. Cetak JW dan serahkan kepada KP untuk disemak. 10. Muat naik JW ke server UiTM untuk pendaftaran kursus. 11. Cetak JW dan serahkan kepada KP untuk disemak. 12. Pastikan tiada jadual bertindih. Jika berlaku sebarang masalah, rujuk kapada KP jika perlu. 13. Pengesahan D/TD untuk JW Pensyarah. (Lampiran 6) 14. Pengesahan D/TD untuk JW Ruang. (Lampiran 7) 15. Pengesahan D/TD untuk JW Pelajar. (Lampiran 6) 16. Edar JW pensyarah dan JW pelajar.
MUKA SURAT : 7/9 P PE(A) 17. Tandatangan Memo Penyerahan JW. Buat salinan JW dan pamerkan di luar bilik pensyarah. (Lampiran 9) 18. Simpan JW di Pejabat Pentadbiran APB TANGGUNGJAWAB TD(A), KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF PJJW, JJW, PP(A), PE(A) PP(A), HEA KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF PJJW, AJKJW, PP(A), PE(A) PP(A), KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF TD(A), KBI(P), KBAE(P), KPM, WU AJKJW, WU P PE(A) TINDAKAN (b). PENYEDIAAN MAKLUMAT JADUAL WAKTU 1. Terima maklumat keperluan pensyarah dari Fakulti. (Lampiran 2) 2. Sediakan unjuran bilangan kumpulan untuk setiap kursus. 3. Adakan mesyuarat ATA berdasarkan unjuran. (Lampiran 3) 4. Memasukkan data ke dalam sistem ICReSS. (Lampiran 4) 5. Muat naik JW ke server UiTM untuk pendaftaran kursus. 6. Penyediaan draf JW. 7. Cetak JW dan serahkan kepada KBI(P), KBAE(P), KPM untuk disemak. 8. Pastikan tiada jadual bertindih. Jika berlaku sebarang masalah, rujuk kepada KBI(P), KBAE(P), KPM, WU, WF jika perlu. 9. Pengesahan JW pensyarah. (Lampiran 5) 10. Edar JW pensyarah berserta dengan memo penyerahan jadual waktu. (Lampiran 6) 11. Tandatangan Memo Penyerahan JW. Buat salinan JW dan pamerkan di luar bilik pensyarah. 12. Simpan JW di Pejabat Pentadbiran APB.
MUKA SURAT : 8/9 7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Pengurusan Fail Beban Syarahan Pejabat 5-7 tahun jadual waktu Pensyarah 500- Pentadbiran APB(PT.11/4) APB pensyarah 7.2 Jadual waktu pensyarah 7.3 Jadual waktu pensyarah 7.4 Jadual waktu ruang 7.5 Jadual waktu pelajar Fail Jadual Waktu Pensyarah 500- APB(PT.114/1) ICReSS// template APB APB, Fakulti APB, Fakulti Pejabat Pentadbiran APB Pejabat Pentadbiran APB Pejabat Pentadbiran APB Papan kenyataan pelajar di fakulti 2 semester 1 semester 1 semester 1 semester 8.0 LAMPIRAN (a) JADUAL WAKTU PROGRAM BIL. PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Program Lampiran 1 8.2 Maklumat kursus dan jumlah pelajar Lampiran 2 8.3 Memo / minit mesyuarat penyediaan jadual waktu Lampiran 3 8.4 JW Pensyarah yang telah disahkan Lampiran 4 8.5 JW Ruang yang telah disahkan Lampiran 5 8.6 JW Pelajar yang telah disahkan Lampiran 6 8.7 Rekod Penyerahan jadual waktu Lampiran 7
MUKA SURAT : 9/9 9.0 LAMPIRAN (b) JADUAL WAKTU BIL. PERKARA LAMPIRAN 9.1 Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Kursus Lampiran 1 9.2 Surat keperluan pensyarah dari Fakulti. Lampiran 2 9.3 Memo / minit mesyuarat penyediaan jadual waktu Lampiran 3 9.4 Ringkasan Jadual waktu Lampiran 4 9.5 Jadual waktu pensyarah yang telah disahkan Lampiran 5 9.6 Rekod penyerahan jadual waktu Lampiran 6