31 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Organisasi Dalam analisa dan perancangan sistem, tinjauan organisasi perlu dilakukan untuk mengetahui sejarah perusahaan dari mulai berdirinya suatu perusahaan sampai saat sekarang ini. Organisasi dapat diibaratkan sebagai salah satu kesatauan anggota tubuh manusia yang bekerjasama sehingga fungsi tubuh manusia berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 3.1.1 Sejarah Perusahaan ASA fashion di dirikan di Tangerang Selatan dengan surat izin usaha perdagangan (SIUP) nomor : 0396/PK/ V/ 2003 pada tanggal 18 juni tahun 1997 dan saat itu masih menjadi tailor ( penjahit ) di daerah pondok bahar yang menerima jasa menjahit bagi konsumen nya. 7 tahun kemudian pada tahun 2004 ASA fashion mulai merintis usaha nya dengan cara mendesain dan menjahit baju serta menjual nya sendiri dan membuka toko pakaian di mall CBD ciledug. Usaha nya terbilang sukses dan membuat pemiliknya membuka 1 toko lagi di mall yang sama pada tahun 2008. Setelah bertahun tahun kemudian usaha nya berkembang, ASA fashion mulai membangun konveksi resmi dengan skala menengah di daerah pondok bahar dengan total jumlah pegawai berkisar 30 orang. CV. ASA fashion kemudian membeli rumah di daerah ciledug yang beralamatkan bangun reksa indah 2 blok 00 untuk menjadi pusat kantor dan pemberhentian terakhir produk yang telah selesai di packing dari pabrik dan menjalani test quality kontrol pada setiap produk yang telah di buat dan kemudian di distribusikan ke toko- toko milik ASA fashion. Pada tahun 2011 CV. ASA fashion mulai mendirikan 1 toko lagi di daerah tanah abang dan pada tahun 2012 menyusul kembali 1 toko lagi di lokasi yang sama.
32 3.1.2 Visi dan Misi VISI Menjadi kan CV. ASA fashion brand yang mengutamakan kualitas pada produk yang di tawarkan serta pelayanan / jasa secara profesional sehingga mampu bersaing (kompetitif) dengan bisnis sejenis yang ada. Misi 1. Mengembangkan produk buatan dalam negeri di bidang fashion 2. Memberikan pelayanan dan jasa terbaik dengan memegang kepercayaan atau komitmen secara profesional pada konsumen 3. Menciptakan lapangan kerja di konveksi CV. ASA fashion 4. Memberdayakan pengetahuan, kreativitas, dan orisinalitas pada setiap barang yang di produksi CV. ASA fashion 3.2 Struktur Organisasi dan fungsi Struktur organisasi dibuat dengan tujuan mempermudah dalam melakukan tugas serta mempererat hubungan antar sub-sub organisasi. Struktur organisasi merupakan suatu sistem kerja dari semua unsur pelaksanaan kegiatan pendistribusian pada CV. ASA fashion. Dengan adanya struktur organisasi semua karyawan atau orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut mengerti akan tugas mereka maka seluruh kegiatan dan pelayanan akan berjalan dengan baik. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
33 3.2.1 Tabel Struktur Organisasi Pimpinan Bagian gudang Bagian Toko Gambar 3. 1Tabel Struktur Organisasi 3.2.2 Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian pada CV.ASA fashion memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut : Pimpinan Membawahi semua kegiatan yang ada pada CV. ASA fashion dan sekaligus sebagai pemilik pada perusahaan tersebut Mengoperasikan sistem yang ada untuk mengatur pendistribusian pada toko dan menginput laporan yang nanti nya akan di lihat oleh pimpinan melalui sistem
34 Bagian gudang Memiliki tugas di lapangan untuk mengepak dan mengirimkan barang serta bertanggung jawab terhadap barang akan di bawa selama perjalanan ke toko CV. ASA fashion Bagian Toko Memiliki tugas untuk menjual barang dan melayani customer sebaik mungkin serta berjaga di toko yang telah disediakan CV. ASA fashion lalu menginput nama barang dan stok jumlah barang yang terjual ke dalam sistem yang telah disediakan. 3.3 Permasalahan Dan Pemecahan Masalah 3.3.1 Permasalahan CV. ASA fashion Permasalahan yang di alami oleh CV. ASA fashion adalah sistem yang di pakai selama ini masih menerapkan sistem secara manual atau dengan kata lain masih menggunakan kertas arsip sebagai pencatatan data data, di samping masalah pengarsipan, sistem pada CV. ASA fashion mengalami keterlambatan akan suatu informasi contoh nya dalam membuat pesanan barang, hal tersebut dapat mengganggu kelangsungan kinerja pada CV. ASA fashion. Pemecahan masalah pada CV. ASA fashion Dari beberapa permasalahan yang sering di hadapi oleh CV. ASA fashion maka penulis ingin mencoba untuk membuat sebuah sistem yang lebih terkomputerisasi. yang di maksud dengan terkomputerisasi disini adalah alur bisnis yang telah ada di buatkan sistem yang nanti nya akan mempermudah dan meminimalisir pergerakan bagian-bagian terkait agar proses bisnis dapat berjalan secara optimal.
35 3.4 Analisa Sistem 3.4.1 Analisa Sistem Berjalan Dalam membahas sistem berjalan pada CV. ASA fashion, proses bisnis nya terdiri dari data-data pemesanan, data persedian barang, data pendistribusian dan data laporan yang masih menggunakan cara manual. Dengan digunakannya sistem manual maka akan menghambat proses bisnis yang sedang berjalan. 3.4.2 Use Case Diagram Berjalan Berdasarkan uraian analisis sistem yang sedang berjalan di atas, berikut digambarkan suatu Use Case Diagram dari sistem yang sedang berjalan atau yang saat ini terjadi : Melakukan pemesanan Mengisi form pesanan Toko Petugas pendistribusian Konfirmasi stok Terima form pemesanan Gudang Isi form pendistribusian Keluarkan barang Membuat laporan Menerima laporan Pimpinan Gambar 3. 2 Use Case diagram sistem berjalan Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika actor mengaktifkan use case.
36 Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.2 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasinya sebagai berikut : 3.4.3 Skenario Use Case Sistem Berjalan Tabel 3. 1 Skenario Use Case melakukan pemesanan Use Case Actor Deskripsi Melakukan pemesanan Toko Toko menghubungi petugas untuk melakukan pemesanan barang Tabel 3. 2 Skenario Use Case isi form pesanan Use Case Actor Deskripsi Isi form pesanan Petugas pendistribusian Petugas pendistribusian mengisi form pesanan sesuai dengan permintaan toko Tabel 3. 3 Skenario Use Case konfirmasi stok Use Case Actor Deskripsi Konfirmasi stok Petugas pendistribusian Petugas pendistribusian mengkonfirmasi stok dari bagian gudang Tabel 3. 4 Skenario Use Case Terima Form Pemesanan Use Case Actor Deskripsi Terima form pemesanan Bagian gudang Bagian gudang menerima form pemesanan dari petugas distribusi yang kemudian akan di tindak lanjuti
37 Tabel 3. 5 Skenario Use Case Isi Form Pendistribusian Use Case Actor Deskripsi Isi form pendistribusian Petugas pendistribusian Petugas pendistribusian mengisi form pendistribusian tanda barang keluar Tabel 3. 6 Skenario Use Case Keluarkan Barang Use Case Actor Deskripsi keluarkan barang Bagian gudang Petugas gudang mengeluarkan barang dari gudang sesuai form pemesanan yang diberi oleh petugas pendistribusian lalu mengirimkan nya ke toko Tabel 3. 7 Skenario Use Case Membuat laporan Use Case Actor Deskripsi Membuat laporan Petugas pendistribusian Setelah proses distribusi selesai, petugas membuat laporan yang nanti nya akan di terima oleh pimpinan. Tabel 3. 8 Skenario Use Case menerima laporan Use Case Actor Deskripsi Menerima laporan Pimpinan Pimpinan menerima laporan
38 3.4.4 Use Case Diagram Usulan Use Case adalah abstraksi dari sebuah interaksi antara sistem dan actor. Berikut ini adalah gambar Use Case sistem usulan untuk Rancangan Aplikasi distribusi pengiriman barang secara otomatis Studi Kasus CV. ASA fashion yaitu: Log in Mengelola penjualan Toko Mengelola data user Mengelola data barang Mengecek persediaan Barang pd toko Melakukan pendistribusian barang Menerima laporan Pimpinan Gambar 3. 3 Use Case Diagram Usulan 3.4.5 Skenario Use Case Sistem Usulan Tabel 3. 9 Skenario Use Case Mengelola Penjualan Use Case Actor Deskripsi Mengelola penjualan Toko Petugas toko mengelola penjualan dengan menginput nama barang & jumlah item terjual ke dalam sistem
39 Tabel 3. 10 Skenario Use Case Mengelola data user Use Case Actor Deskripsi Mengelola data user melakukan olah data master (user) seperti toko dan pimpinan Tabel 3. 11 Skenario Use Case Mengelola data barang Use Case Actor Deskripsi Mengelola data barang melakukan olah data master barang Tabel 3. 12 Skenario Use Case Mengecek persediaan barang pada Toko Use Case Actor Deskripsi Mengecek persediaan barang pd toko mengecek persediaan barang yg di input oleh toko pada tabel persediaan toko Tabel 3. 13 Skenario Use Case melakukan pendistribusian barang Use Case Actor Deskripsi Melakukan pendistribusian barang melakukan pendistribusian barang dengan mengubah status request menjadi verified pada system, setelah sebelumnya berkoordinasi dengan bagian gudang saat barang akan dikirimkan ke toko yang bersangkutan
40 Tabel 3. 14 Skenario Use Case Melihat Laporan Use Case Actor Deskripsi Melihat laporan Pimpinan Pimpinan dapat melihat laporan penjualan berupa grafik dengan cara log in pada sistem yang telah disediakan 3.4.6 Activity Diagram sistem berjalan Toko Petugas distribusi Bagian gudang Pimpinan Melakukan pemesanan Menerima pesanan Mengisi form pesanan Menerima form pesanan Konfirmasi stok Mengisi form Pendistribusian barang Mengisi form Pendistribusian barang Membuat laporan Melakukan pengepakan barang Membuat laporan Gambar 3. 4 Activity Diagram Sistem Berjalan
41 3.4.7 Activity Diagram Sistem Usulan 3.4.7.1 Activity Diagram Mengelola Penjualan Toko Sistem Pilih menu persediaan toko Menampilkan form tambah Data persediaan toko Pilih dan Input Data Simpan data Data tersimpan Gambar 3. 5 Activity Diagram Mengelola Penjualan Tabel 3. 15 keterangan Activity Diagram mengelola penjualan Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Tindakan utama Tindakan alternatif - Pasca Kondisi mengecek Mengelola penjualan Mengelola penjualan oleh petugas toko Petugas toko memilih form tambah data persediaan toko Petugas toko memilih nama barang yang terjual dan menginput jumlah item terjual
42 3.4.7.2 Activity Diagram Mengelola Data Barang Sistem Terima data barang Pilih menu master Data barang Menampilkan form Data barang Melakukan Pengolahan data Gambar 3. 6 Activity Diagram Mengelola Data Barang Tabel 3. 16 Keterangan Activity Diagram Data Barang Nama Activity Activity Diagram Data Barang Deskripsi Singkat dapat menambah, mengedit atau menghapus data barang Pra kondisi - Tindakan utama dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data yang bersifat dinamis Tindakan alternatif - Pasca Kondisi
43 3.4.7.3 Activity Diagram Mengelola Data User Sistem Terima data user Pilih menu master Data user Menampilkan form Data user Melakukan Pengolahan data Gambar 3. 7 Diagram Data User Tabel 3. 17 Keterangan Activity Diagram Data User Nama Activity Activity Diagram Data User Deskripsi Singkat dapat menambah, mengedit atau menghapus data master user (toko) Pra kondisi - Tindakan utama dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data yang bersifat dinamis Tindakan alternatif - Pasca Kondisi
44 3.4.7.4 Activity Diagram Mengecek Persediaan Barang Pada Toko Sistem Pilih form persediaan toko Menampilkan form Persediaan toko Input tanggal persediaan Dan pilih lokasi toko Menampilkan form persediaan toko Melihat form data Persediaan toko Gambar 3. 8 Activity Diagram Mengecek Persediaan Barang Pada Toko Tabel 3. 18 Keterangan Activity Diagram Mengecek Persediaan Barang Nama Activity Activity Diagram mengecek persediaan barang pada toko Deskripsi Singkat mengecek persediaan barang pada toko untuk kemudian melakukan distribusi Pra kondisi - Tindakan utama mengecek laporan persediaan pada toko dengan menginput tanggal dan memilih lokasi toko yg kemudian system akan menampilkan nama barang dan jumlah barang yang akan di distibusikan Tindakan alternatif - Pasca Kondisi Setelah mengecek kemudian admin melakukan pendistribusian
45 3.4.7.5 Activity Diagram Melakukan Pendistribusian Barang Sistem Pilih menu distribusi barang Menampilkan form Distribusi barang Mengubah status pendistribusian Simpan status yang telah di ubah Status tersimpan Gambar 3. 9 Activity Diagram Melakukan Pendistribusian Barang Tabel 3. 19 Activity Diagram Melakukan Pendistribusian Barang Nama Activity Activity Diagram melakukan pendistribusian barang Deskripsi Singkat memilih form distribusi barang dan menampilan data Pra kondisi - Tindakan utama Setelah data distribusi barang tampil, admin dapat mengubah status distribusi dari request menjadi verified Tindakan alternatif - Pasca Kondisi Setelah admin mengubah status distribusi, maka pimpinan sudah dapat melihat hasil penjualan/distribusi
46 3.4.7.6 Activity Diagram Melihat Laporan Pimpinan Sistem Pilih menu Laporan Menampilkan Laporan Input tanggal dan pilih lokasi Menampilkan laporan Sesuai periode dan lokasi Lihat laporan Gambar 3. 10 Activity Diagram Melihat Laporan Tabel 3. 20 Keterangan Activity Diagram Melihat Laporan Nama Activity Activity Diagram Melihat Laporan Deskripsi Singkat Pimpinan dapat melihat laporan sesuai tanggal periode dan lokasi toko Pra kondisi - Tindakan utama Pimpinan memilih menu laporan Sistem menampilkan periode laporan pemimpin memilih laporan lalu sistem akan menampilkan laporan yang di pilih Tindakan alternatif - Pasca Kondisi
47 3.4.8 Sequence Diagram Sistem Usulan 3.4.8.1 Sequence Diagram Log in Sistem Pengguna pengguna Buka aplikasi Input Id_pengguna,pass Validasi pengguna dan pass Log in gagal Id_pengguna, pass Log in berhasil Cek validasi Gambar 3. 11 Sequence Diagram Log in 3.4.8.2 Sequence Diagram Mengelola Penjualan Halaman utama Form persediaan toko Db. Persediaan toko Toko Buka Pilih form persediaan toko Pilih nm_brg Input Jual,tgl_penjualan Simpan data Data tersimpan Edit data persediaan toko Data berhasil di edit Hapus data persediaan toko Data berhasil dihapus
48 Gambar 3. 12 Sequence Diagram Mengelola Penjualan 3.4.8.3 Sequence Diagram Olah Data Master Barang Form data master barang Daftar Barang Db. barang Buka Pilih tambah data master barang Input nm_brg, ket_brg simpan Data berhasil disimpan Pilih data barang Menampilkan data Ubah data barang Data berhasil di ubah Hapus data barang Data berhasil di hapus Gambar 3. 13 Sequence Diagram Olah Data Master Barang 3.4.8.4 Sequence Diagram Olah Data Master User Form data master User Data master User Db. user Buka Pilih tambah data master User Input nm,almt,tlp,password Pilih bagian simpan Data berhasil disimpan Pilih data user Ubah data user Hapus data user Menampilkan data Data berhasil di ubah Data berhasil di hapus
49 Gambar 3. 14 Sequence Diagram olah data master User 3.4.8.4 Sequence Diagram Mengecek Persediaan Barang Pada Toko Halaman utama Form Persediaan toko Db. persediaan toko Buka Pilih form persediaan toko Input tgl_persediaan Pilih lokasi_toko Menampilkan Form persediaan toko Menampilkan persediaan toko Gambar 3. 15 Sequence Diagram Mengecek Persediaan Barang Pada Toko 3.4.8.5 Sequence Diagram Melakukan Pendistribusian Halaman utama Form distribusi barang Db. Distribusi barang Buka Pilih distribusi barang Mengubah status pendistribusian Menampilkan form distribusi barang Data berhasil di Ubah
50 Gambar 3. 16 Sequence Diagram Melakukan Pendistribusian Barang 3.4.8.6 Sequence Diagram Pimpinan Melihat Laporan Tampilan login Proses login Menu laporan Database Pimpinan buka Input username dan pasword Login gagal Validasi masuk Input periode Display Keluar Gambar 3. 17 Sequence Diagram Pimpinan Melihat Laporan
51 3.4.9 Class Diagram User - Username - Pasword Pimpinan - Nm_pimpinan 1 - Kd_admin - Nm_admin 1 Toko - Kd_toko - Nm_toko - Tlp_toko - Almt_toko -Simpan () -Tambah () -Ubah () -Hapus () 1 1..* 1 1..* Penjualan - Kd_toko - Nm_pegawai - Kd_Brg - Nm_Brg - Qty - ket_brg -Simpan () -Tambah () -Ubah () -Hapus () 1 1..* 1..* Barang - Kd_brg - Nm_brg - Qty - Ket_brg -Simpan () -Tambah () -Ubah () -Hapus () 1..* 1..* 1 Distribusi - Kd_Distribusi - Kd_brg - Nm_brg - Qty - Ket_brg - Nm_pegawai - Toko_tujuan -Simpan () -Tambah () -Ubah () -Hapus () 1 1 1 Persediaan - Kd_brg - Tgl -Stock standar -Simpan () -Tambah () -Ubah () -Hapus () Gambar 3. 18 Class Diagram
52 3.4.10 Rancangan Struktur Tabel 1. Tabel Toko Field Kunci : Kd_toko Jumlah Field : 4 No Nama field Type Size Keterangan 1 Kd_toko Varchar 5 Kode toko 2 Nm_toko Varchar 20 Nama toko 3 Tlp_toko Varchar 12 Nomor telepon toko 4 Almt_toko Varchar 50 Alamat toko 2. Tabel Field Kunci : Kd_admin Jumlah Field : 2 No Nama field Type Size Keterangan 1 Kd_admin Varchar 5 Kode admin 2 Nm_admin Varchar 20 Nama admin 3. Tabel pimpinan Field Kunci : nm_pimpinan Jumlah Field : 1 No Nama field Type Size Keterangan 1 Nm_pimpinan Varchar 20 Nama pimpinan 4. Tabel Penjualan Field Kunci : Kd_toko Jumlah Field : 4 No Nama field Type Size Keterangan 1 Kd_toko Varchar 5 Kode toko 2 Kd_brg Varchar 15 Kode barang 3 Nm_brg Varchar 20 Nama barang 4 Qty Int 3 Quantity
53 5. Tabel Barang Field Kunci : Kd_brg Jumlah Field : 4 No Nama field Type Size Keterangan 1 Kd_brg Varchar 15 Kode barang 2 Nm_brg Varchar 20 Nama barang 3 Qty Int 3 Quantity 4 Ket_brg Varchar 15 Keterangan barang 6. Tabel Distribusi Field Kunci : Kd_distribusi Jumlah Field : 5 No Nama field Type Size Keterangan 1 Kd_distribusi Varchar 15 Kode pendistribusian 2 kd_brg Varchar 15 Kode barang 3 Nm_brg Varchar 20 Nama barang 4 Qty Int 3 Quantity 5 Toko_tujuan Varchar 20 Toko tujuan 7. Tabel Persediaan Field Kunci : Kd_brg Jumlah Field : 4 No Nama field Type Size Keterangan 1 Tgl Date 8 Tanggal 1 Kd_brg Varchar 15 Kode barang 2 Nm_brg Varchar 20 Nama barang 3 Qty Int 3 Quantity 4 Ket_brg Varchar 15 Keterangan barang 5 Stok_stndr int 3 Stock standar
54 3.4.11 Rancangan Layar 3.4.11.1 Struktur Tampilan Rancangan aplikasi pengiriman distribusi barang secara otomatis pada CV. ASA fashion Home Master Transaksi Laporan Log out Data master pegawai Input item terjual Laporan item terjual Data master toko Pengiriman distribusi barang Laporan pendistribu sian barang Data master barang Gambar 3. 19 Struktur Tampilan
55 3.4.11.2 Rancangan Layar Login CV. ASA fashion Username : Password : Login Cancel Gambar 3. 20 Rancangan Layar Login 3.4.11.3 Rancangan Layar Halaman Utama Gambar 3. 21 Rancangan Layar Halaman Utama
56 3.4.11.4 Rancangan Layar Data Master User Gambar 3. 22 Rancangan Layar Data Master User 3.4.11.5 Rancangan Layar Tambah Data Master User Gambar 3. 23 Rancangan Layar Tambah Data Master User
57 3.4.11.6 Rancangan Layar Data Master Barang Gambar 3. 24 Rancangan Layar Data Master Barang 3.4.11.7 Rancangan Layar Tambah Data Master Barang Gambar 3. 25 Rancangan Layar Tambah Data Master Barang
58 3.4.11.8 Rancangan Layar Data Persediaan Toko Gambar 3. 26 Rancangan Layar Data Persediaan Toko 3.4.11.9 Rancangan Layar Tambah Data Persediaan Gambar 3. 27 Rancangan Layar Tambah Data Persediaan
59 3.4.11.10 Rancangan Layar Distribusi Barang Gambar 3. 28 Rancangan Layar Distribusi Barang 3.4.11.11 Rancangan Layar Laporan Distribusi Gambar 3. 29 Rancangan Layar Distribusi Barang
60 3.4.11.12 Rancangan Layar Laporan Penjualan Gambar 3. 30 Rancangan Layar Laporan Penjualan