3 JUN 2016 (JUMAAT) UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM) KUALA LUMPUR
SKOP TAKLIMAT KONSEP EKSA PELAKSANAAN EKSA FAEDAH EKSA
SESI 1: KONSEP EKSA
AMALAN 5S SEKTOR AWAM
ELEMEN BAHARU Meningkatkan imej korporat Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan Kepelbagaian agensi kerajaan Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go Green Memperluas pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif
SESI 2: PELAKSANAAN EKSA
1 2 3 4 Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Mewujudkan zon Mengadakan program latihan Mengadakan pelancaran EKSA
PELAKSANAAN
MATLAMAT Persekitaran Kondusif Peningkatan Produktiviti Penjimatan kos Penyampaian Perkhidmatan Berkualiti
PELAKSANAAN PLAN - RANCANG ACT - TINDAK DO - LAKSANA CHECK SEMAK /KAJI
PERINGKAT PELAKSANAAN PENAMBAHBAIKAN PASCA PERSIJILAN AUDITAN / PERSIJILAN PELAKSANAAN PERSEDIAAN
PERSEDIAAN Sebelum pelaksanaan dijalankan Mengukur kesediaan agensi untuk melaksanakan program EKSA Mendapat komitmen dari semua pihak
PERSEDIAAN KESEDIAAN DAN KOMITMEN KETUA ORGANISASI PENUBUHAN JAWATANKUASA PENETAPAN DASAR UTAMA PELAKSANAAN LATIHAN KEPADA JAWATANKUASA PERANCANGAN KEWANGAN
Faham Falsafah Gambaran Umum Tentu Halatuju Lantikan Penglibatan
JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA
1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh. Setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah melaksanakan peranan masing-masing. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana bertanggungjawab untuk memastikan kejayaan pelaksanaan EKSA.
PENGERUSI FASILITATOR PENYELARAS KETUA ZON JK LATIHAN JK PROMOSI JK AUDIT AHLI AHLI AHLI
2 PEWUJUDAN SEKTOR/ZON EKSA Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan
2 Sambungan.. Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut: Dasar EKSA Carta Organisasi Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS Pelan lantai Carta Perbatuan semasa Informasi/ hebahan Tarikh kemaskini sudut EKSA
SUDUT EKSA
3 LATIHAN EKSA Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan program EKSA kepada semua warga agensi Di antara latihan/program yang perlu diikuti : Program Kesedaran EKSA Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA Audit Dalam EKSA
4 PELANCARAN EKSA Pelancaran dan perasmian program EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: Dasar EKSA Zon EKSA Pelan tindakan pelaksanaan EKSA
Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan secara berkala bagi memastikan setiap Jabatan/Agensi mengamalkan EKSA dan sentiasa melaksanakan penambahbaikan secara berterusan
1 2 3 4 Membentuk Pasukan Audit Dalam EKSA Latih amal Audit EKSA Mengaudit Prestasi EKSA Mengumumkan Penemuan Audit
1 MEMBENTUK PASUKAN AUDIT Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melantik dan melatih juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA Menyediakan kriteria Audit Dalam Amalan EKSA Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA
2 LATIHAN AUDIT DALAM EKSA Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. 3 MENGAUDIT PRESTASI EKSA Pasukan Audit Dalam melaksanakan audit dalam mengikut jadual yang dipersetujui.
4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/Agensi atau kepada ketua Jabatan/Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/Agensi
Latihan Promosi Auditan Gerak Kerja
PENGETAHUAN TAKLIMAT PANDUAN BENGKEL PENYELARASAN KURSUS
AUDITOR PENYELARAS ZON SEMUA KAKITANGAN LATIHAN
HEBAHAN LAWATAN GALAKAN KESEDARAN PERTANDINGAN SUDUT EKSA
PEMANTAUAN PENYELARASAN PENAMBAHBAIKAN AUDITAN DALAMAN PENYEDIAAN KRITERIA AUDITAN AUDITAN LUARAN
GOTONG ROYONG BENGKEL DOKUMENTASI MESYUARAT JK PELAKSANA PEMANTAUAN MESYUARAT JK PEMANDU GOTONG ROYONG PERDANA PENGIKTIRAFAN BEST PRACTISE
ANALISA IMPAK TINDAKAN PENJIMATAN Penjimatan AIR Penjimatan ELEKTRIK Penjimatan STOK Penjimatan Kos 41
PERSIJILAN/ AUDITAN AUDITAN DALAMAN AUDITAN LUARAN AUDITAN PERSIJILAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
PASCA PERSIJILAN MESYUARAT BERKALA AUDITAN BERKALA PROGRAM WAJIB BERKALA PENYEDIAAN LAPORAN SETIAP JK BERKALA.
JK PEMANDU JK PELAKSANA INDUK JK PELAKSANA ZON
2 KALI / TAHUN AUDITAN DALAMAN AUDITAN SUSULAN AUDITAN LUARAN
PENAMBAHBAIKAN KAJIAN SEMULA TAMBAHBAIK KRITERIA TAMBAHBAIK PROGRAM TAMBAHBAIK PERANCANGAN
SESI 3: FAEDAH EKSA
FAEDAH EKSA Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran Meningkatkan imej agensi sektor awam Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi
Meningkatkan semangat esprit de corp Meningkatkan disiplin warga jabatan Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA
SESI LATIH AMAL
RUMUSAN Notis peringatan Hiasan dan pewangi Kekemasan dan kebersihan tempat Pendawaian Pelabelan pada suis Carta alir perkhidmatan Pelan lantai dan pelan lampu Tatacara penggunaan Sistem penanda aras
TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA