LAPORAN PRESENTASI Auto Project Planner Disusun Oleh : 1. Argi DanuRahadi DPA/03195 2. Posfan Adaban DPA/03057 3. Gocha Arniansya DPA/02937 4. Tommy Yogatama DPA/02983 5. Qtizananto Z F H DPA/02923 Program Diploma Tiga Komputer dan Sistem Informasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada 2009 /2010
1. Overview Auto project planner adalah software yang digunakan untuk menghitung perencanaan proyek berdasarkan target waktu, estimasi yang diberikan dan beberapa variabel lainnya. Berdasarkan variabel input-an tersebut, software ini akan menghitung perencanaan waktu proyek dengan meminimalkan MSE (Mean Squared Error) antara expected time dengan computed end dates. Ide utama dari auto project planner adalah untuk mempermudah seorang project manager (PM) dalam menyampaikan/ menjelaskan sebuah task / tugas dan relasinya kepada anggota team-nya. sehingga anggota team bisa mengerti dengan cepat terhadap berbagai complex relation di dalam proyek. Software ini dapat memberikan hasil penghitungan waktu yang bebas dari error, sehingga perencanaan sebuah proyek tidak akan memiliki masalah. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai suatu contoh complex relation yang terjadi di dalam proyek. Sri dan Ryan sedang mengerjakan sebuah task, misal Desain SI. Ryan harus mengerjakan maksimal 70% dari task ini Sri harus mengerjakan maksimal 50% dari task ini. Task desain bisa dilakukan jika proses analisis telah selesai dilaksanakan. (100% completed) Sri memerlukan training untuk bisa mengerjakan task ini. Beberapa complex relation di atas akan dipenuhi dalam proses perencanaan proyek. Dengan software inilah, kita bisa mengatur penjadwalan proyek sesuai dengan ketentuanketentuan di atas sehingga proyek bisa berjalan dengan baik.
2. The Goal Tujuan dari dibuatnya software ini antara lain adalah: Mengurangi penghitungan manual dalam perencanaan proyek Memberikan perencanaan waktu proyek, sesuai dengan yang diharapkan dan errorfree. Memberikan prediksi tentang bagaimana sebuah proyek / task yang opsional dapat mempengaruhi perencanaan proyek. 3. Non-Functional Requirement Dapat berjalan di sistem operasi Windows XP dan Linux Membutuhkan Software Microsoft.Net Framework 2.0 4. Features Menyusun proyek dan task/tugas, yang meliputi : 1. Estimated Time 2. Expected End Date 3. Worked Hours 4. Predecessors 5. End with other task Dengan software ini, kita bisa mengatur susunan proyek dan task-task apa saja yang terdapat di dalamnya. Sebuah proyek memiliki waktu/durasi dan tanggal diharapkannya proyek tersebut dapat selesai. Hal tersebut bisa kita tentukan dengan mengisikannya pada bagian Estimated Time dan Expected End Date, seperti pada gambar berikut ini.
Estimated Time Expected End Date Selanjutnya kita bisa menentukan predecessors atau pendahulu dari suatu task. Predecessors adalah task yang harus selesai lebih dulu sebelum task yang memilikinya tersebut dimulai. Selain itu, kita juga bisa mengatur agar suatu task selesai dikerjakan bersamaan dengan task yang lain. Kedua hal ini bisa langsung kita isikan pada bagian Predecessors dan Finish with Task seperti pada gambar di bawah ini.
Predecessors Finish with Task Add/Remove/Edit Staff Members, yang meliputi: 1. Hours per week 2. Productivity 3. Training time Setiap task yang terdapat di dalam sebuah proyek pasti memiliki staf-staf yang akan mengerjakannya. Oleh karena itu, seorang PM harus mengatur kinerja dari staf-stafnya yang menyangkut produktivitas, jam kerja tiap minggu dan waktu pelatihan yang diperlukannya. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar task dapat selesai sesuai dengan waktu yang diharapkan dan dapat dikerjakan secara optimal oleh masing-masing staf sehingga proyek bisa menghasilkan output yang memuaskan. Dengan software ini kita bisa langsung menentukan nilai ketiga hal tersebut, seperti pada gambar di bawah ini.
Hours/Week Productivity Menugaskan sebuah task kepada anggota team Sebelumnya sudah dibahas bahwa setiap task harus memiliki staf-staf yang mengerjakannya. Seorang PM (Project Manager) berperan untuk menugaskan task kepada setiap staf di dalam sebuah proyek. PM juga harus bisa mengatur pembagian task sesuai dengan berbagai complex relation yang terdapat di dalam proyek, seperti yang sudah dibahas di awal sehingga tidak terjadi error atau problem. Di dalam software ini, kita bisa langsung menugaskan sebuah task kepada seorang staf dengan cara memilih Task-nya terlebih dahulu pada bagian sebelah kiri. Kemudian pilih Staf yang akan diberi tugas ini, di bagian tengah (Staff). Terakhir, klik tombol Set Skilled di bagian bawah dari Staff. Hal ini bisa dilihat pada gambar di bawah ini.
Task Staff Set Skilled, untuk menugaskan task Menjelaskan maksimal persentase peran seorang anggota team dalam sebuah pekerjaan/task dan di setiap minggunya. Sebuah task bisa dikerjakan oleh satu orang staf atau lebih. Apabila task dikerjakan oleh lebih dari satu orang staf, maka masing-masing staf tersebut bisa dialokasikan persentase peranannya di dalam pengerjaan task. Selain itu, seorang staf bisa dibatasi maksimal persentase kerjanya di setiap minggu. Hal ini bisa diatur melalui software ini, dengan mengisi langsung pada field Max % of Task dan Max % per Week, seperti pada gambar di bawah ini.
Max % of Task Max % per week Menjelaskan anggota yang sakit/pergi dan hari libur. Di dalam proses pengerjaan proyek, kadangkala ada staf yang sakit atau memiliki kepentingan yang mendadak dan tidak bisa ditinggalkan sehingga tidak bisa ikut dalam pengerjaan task. Selain itu, setiap bulan juga terdapat hari libur yang menyebabkan tidak ada aktivitas pengerjaan proyek pada hari tersebut. Hal tersebut bisa diatur pada fitur Absent dan Public Holiday, seperti pada gambar di bawah ini.
Absent Public Holidays Menjelaskan waktu training dan productivity staf yang belum berpengalaman. Apabila di dalam sebuah proyek terdapat staf yang belum berpengalaman, kita bisa memberikan pelatihan terlebih dahulu terhadapnya. Auto Project Planner memberikan fitur untuk mengatur waktu pelatihan tersebut, dengan mengisi total waktu pelatihannya pada field Training Time, seperti pada gambar di bawah ini.
Training Time Mengatur tanggal mulai penghitungan waktu. Untuk men-set waktu mulai pengerjaan proyek, kita bisa langsung menuliskan tanggalnya pada field Start Date, seperti pada gambar di bawah ini.
Start Date Melakukan kalkulasi waktu, dan memberikan the best project plan untuk user. Penghitungan waktu perencanaan proyek bisa langsung dilakukan dengan meng-klik tombol yang terdapat di atas field Start Date, seperti pada gambar di bawah ini.
Tombol untuk memulai kalkulasi waktu Tab untuk melihat output penghitungan Setelah meng-klik tombol kalkulasi waktu tersebut, software auto project planner akan memulai proses penghitungan waktu. Kita harus menunggu beberapa saat sampai proses penghitungannya selesai. Setelah itu, kita bisa langsung melihat hasil/outputnya dengan memilih tab Output: Phase Plan, Output: Calculation Overview, dan Output: Calculation Detail, seperti pada gambar di atas.
Contoh Output: Phase Plan, ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Task Kolom Staf Persentase Peran dan Total Waktu (hour)
Contoh Output: Calculation Overview
Contoh Output: Calculation Detail
5. Kesimpulan Setelah kami mencoba menggunakan dan mengimplementasikan Auto Project Planner (APP.net v1.0), diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut Kelebihan Auto Project Planner antara lain: 1. Terdapat fitur untuk menentukan persentase maksimal peran dari seorang staf terhadap task yang dikerjakan, sehingga pembagian tugasnya bisa disesuaikan dengan kemampuan masing-masing personel dan pengerjaan proyek akan menjadi lebih efektif. 2. Detail dalam pendeskripsian setiap task, yang menyangkut Estimated Time, dll. 3. Cara penggunaannya yang sangat sederhana. 4. Bersifat Open Source (Tidak Berbayar), sehingga kita bisa mengembangkannya. Di samping itu Auto Project Planner juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain 1. Output penghitungan yang agak sulit dimengerti karena dalam bentuk tabel dan dibagi menjadi beberapa fase perencanaan. 2. Dokumentasi yang kurang lengkap, sehingga ada beberapa fitur yang masih kurang jelas mengenai cara penggunaannya. 3. Tidak ada output dalam bentuk grafik, chart, atau diagram seperti Gantt Chart sehingga bagi sebagian orang hasil/outputnya kurang memuaskan. 4. User masih harus banyak melakukan beberapa penghitungan secara manual untuk input datanya, seperti Hours/Week, dan Expected End Date.