BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Di era teknologi yang semakin berkembang ini, tidak dapat dipungkiri bahwa persaingan khususnya pada dunia usaha semakin tinggi. Perusahaan-perusahaan membutuhkan strategi yang tepat untuk mendukung perusahaan agar tetap unggul di antara para pesaingnya. Salah satu strategi penting yang dapat diterapkan perusahaan adalah menerapkan dan mengembangkan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola informasi dengan baik, dimana informasi merupakan salah satu aset perusahaan yang sangat penting dan jika diolah dengan baik dapat mewujudkan tujuan perusahaan. Sistem informasi merupakan sebuah kumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis (Satzinger, 2005). Menurut (Parker, Benson, Trainor, 1988 : 1) teknologi informasi (TI) merupakan sesuatu yang berharga karena perusahaan menginvestasikan uangnya untuk pemasangan komputer dan membuat sistem aplikasi untuk komputer. Namun, perusahaan harus dapat melihat beberapa hubungan antara biaya dari teknologi informasi dengan kinerja ekonomi perusahaan. Setidaknya, manfaat yang diterima dari komputer, sistem dan programmer dapat menutupi biaya-biaya dari komputer, sistem, dan programmer tersebut. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa perusahaan sangat perlu mengimplementasikan sistem informasi untuk mendukung kinerja proses bisnis perusahaan. Namun, perusahaan juga perlu mengevaluasi apakah biaya yang dikeluarkan untuk investasi sistem informasi sebanding dengan manfaat yang akan diperoleh perusahaan. PT Federal International Finance (PT FIF) merupakan anak perusahaan dari PT Astra International Tbk. Saat ini posisi perseroan adalah perusahaan pembiayaan sepeda motor terdepan di Indonesia, dengan 121 kantor cabang dan 357 POS di Indonesia. Dengan lebih dari dua juta pelanggan, FIF mengendalikan 42% pasar 1
2 penjualan kredit sepeda motor, didukung jaringan usaha yang terdiri dari lebih 1600 dealler Honda resmi. Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT FIF didukung oleh penerapan sistem informasi ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan operasional dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Salah satu sistem informasi pendukung kinerja PT FIF adalah GSSys (General Support System). GSSys merupakan sistem berbasis Oracle EBS (E-Business Suite) yang digunakan untuk mengelola aset perusahaan. Untuk penulisan selanjutnya, GSSys (General Support System) modul enterprise asset management berbasis Oracle E-Business Suite akan disingkat menjadi GSSys. PT FIF memilih untuk menerapkan GSSys pada tahun 2006 adalah untuk sistem manajemen aset mereka karena sebelum GSSys diterapkan, PT FIF mengunakan sistem aset manajemen secara manual. Hal ini mengakibatkan terjadinya beberapa masalah yang cukup menghambat perusahaan dalam mengelola aset. PT FIF mencatat, mengelola, mengirim, menerima informasi mengenai aset secara manual sehingga hal ini menyebabkan pencatatan transaksi pembelian atau pembayaran aset dan pencatatan aset-aset yang dimiliki perusahaan tidak akurat. Selain itu, perusahaan banyak mengeluarkan biaya untuk mengelola aset perusahaan di seluruh cabang Indonesia karena untuk mendapatkan informasi transaksi pembelian aset di cabang-cabang maka perusahaan menggunakan faks sehingga banyak kertas dan peralatan lainnya yang dibutuhkan. Tidak hanya biaya namun waktu dan tenaga kerja juga banyak diperlukan untuk mengelola aset PT FIF yang ada di seluruh Indonesia. Oleh karena itu, PT FIF memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mengolah aset-aset perusahaan di seluruh cabang yang ada di Indonesia. FIF memilih untuk menerapkan sistem ERP yang berbasis Oracle EBS, karena Oracle EBS merupakan salah satu produk ERP yang bagus, selain itu, pada awalnya PT FIF telah menerapkan Oracle EBS untuk sistem general ledger-nya. Hal ini yang memicu FIF mengambil kebijakan untuk menerapkan Oracle EBS untuk sistem-sistem di proses bisnis yang lainnya, termasuk sistem informasi Enterprise Asset Management.
3 PT FIF membeli sistem GSSys dari Oracle pada tahun 2003 dan masih diimplementasikan sampai saat ini. Dalam menginvestasikan sistem informasi manajemen asetnya, PT FIF telah mengeluarkan biaya yang sangat banyak, sehingga manajemen TI perusahaan menyadari bahwa perlunya dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa besar manfaat tangible (nyata) dan intangible (tidak nyata) yang telah diperoleh dari investasi GSSys tersebut dan perusahaan dapat mengetahui apakah biaya yang telah dikeluarkan untuk investasi GSSys tersebut sebanding dengan manfaat yang telah diperoleh. Berdasarkan kebutuhan manajemen TI PT FIF tersebut, maka dilakukanlah penelitian lebih dalam lagi dengan melakukan analisis dan evaluasi investasi sistem informasi manajemen aset perusahaan. Selain itu, hasil dari analisis dan evaluasi investasi sistem informasi manajemen aset ini juga diharapkan dapat semakin membantu PT FIF untuk dapat mencapai tujuan atau strategi bisnis perusahaan. Analisis dan evaluasi investasi GSSys ini akan dilakukan sesuai dengan kerangka kerja evaluasi New Information Economic (NIE) dan Cost Benefit Analysis. Untuk penulisan selanjutnya, New Information Economic akan disingkat menjadi NIE. NIE adalah sekumpulan praktek-praktek yang terkoordinasi berdasarkan pada prinsip-prinsip dan kegiatan yang terintegrasi yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen TI perusahaan. Dengan demikian, strategi bisnis perusahaan dapat terhubung dengan kegiatan-kegiatan TI perusahaan (Benson, Bugnitz, Walton : 99). NIE juga membantu perusahaan untuk menganalisis dan mengevaluasi performa TI di perusahaan, dengan tujuan supaya perusahaan dapat mengetahui seberapa besar manfaat yang diberikan oleh investasi TI pada perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan dapat mewaspadai dan mengambil tindakan perbaikan apabila TI yang telah diinvestasikan dengan biaya yang besar ini ternyata tidak memberikan manfaat yang telah direncanakan sebelumnya. Selain itu, Cost Benefit Analysis (CBA) digunakan untuk membandingkan biaya dan manfaat yang secara langsung dan tidak langsung dapat diatributkan ke sistem (Schniederjans, Hamaker (2008: 109)).
4 1.2 Rumusan Masalah 1. Apakah manfaat tangible dan intangible yang diperoleh PT FIF? 2. Bagaimana efektivitas yang dirasakan setelah menggunakan GSSys berbasis Oracle EBS pada modul Enterprise Asset Management? 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Dalam penulisan skripsi ini, penulisan dibatasi pada evaluasi terhadap sistem informasi di PT FIF. Adapun ruang lingkup yang dimaksud, antara lain: Evaluasi terhadap GSSys berbasis Oracle EBS pada modul Enterprise Asset Management di PT FIF. Menganalisis manfaat tangible dan intangible yang diperoleh dari pengimplementasian GSSys di PT FIF. Evaluasi manfaat dan biaya investasi GSSys dengan menggunakan New Information Economic (NIE) yang di dalamnya terdapat metode cost and benefit analysis yang dapat digunakan untuk menghitung biaya dan manfaat dari sistem GSSys di PT FIF. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis proses bisnis khususnya pada Enterprise Asset Management di PT FIF. 2. Melakukan perhitungan biaya investasi sistem GSSys yang telah diimplementasikan oleh PT FIF. 3. Mengetahui manfaat intangible yang dirasakan setelah menggunakan sistem GSSys berbasis Oracle EBS 4. Melakukan cost and benefit analysis (CBA) pada sistem GSSys berbasis Oracle EBS di PT FIF. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Memberikan informasi yang tepat kepada manajemen PT FIF mengenai biaya yang telah dikeluarkan dan manfaat (intangible dan tangible) yang telah diperoleh dari implementasi sistem GSSys di PT FIF. Informasi ini dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan keoptimalan penggunaan sistem di perusahaan.
5 2. Memberikan informasi kepada perusahaan mengenai keberhasilan GSSys yang telah diimplementasikan apakah telah memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini antara lain: a. Metode Pengumpulan Data: 1. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, dan mempelajari buku-buku dan informasi melalui internet dan jurnal ilmiah yang bersifat teoritis dan relevan dengan topik skripsi ini. 2. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan melakukan pengumpulan data secara langsung ke lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data seperti berikut: a. Observasi (Internship) Observasi atau melakukan pengamatan terhadap objek yang diteliti bertujuan untuk memperoleh informasi yang akurat seperti yang terjadi pada kenyataan. Observasi dilakukan dengan tujuan untuk lebih memahami dan mendalami proses-proses bisnis yang berjalan. Pengamatan dapat dilakukan dalam proses kerja praktek di perusahaan, sehingga pengumpulan informasi pun langsung diperoleh dari perusahaan tersebut dan bukan hanya pengumpulan informasi saja tapi juga untuk menganalisis masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan pada modul Enterprise Asset Management. b. Wawancara Wawancara merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak manajemen yang bersangkutan. Dalam metodologi ini, wawancara akan dilakukan dengan bagian IT development, IT Governance, General Support, dan Accounting di PT FIF. c. Kuesioner Dengan metode kuesioner ini, peneliti akan menyebarkan sejumlah pertanyaan (kuesioner) kepada pihak manajemen atau
6 pengguna IT di perusahaan guna mendapatkan informasi yang mendukung penelitian ini. b. Metode Analisis dan Evaluasi : 1. New Information Economic (NIE) Merupakan metode pengevaluasian investasi sistem dengan menggunakan kuesioner untuk mengetahui manfaat intangible dari investasi sistem. 2. Cost and Benefit Analysis (CBA) Analisis perhitungan biaya dan manfaat tangible dari investasi TI. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang penelitian, identifikasi masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan analisis dan evaluasi investasi TI berbasis Oracle EBS modul Enterprise Asset Management. Teori-teori yang akan dibahas adalah teori umum dan teori khusus. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan saat ini seperti latar belakang perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, proses bisnis berjalan dan analisis kebutuhan dan permasalahan yang ditemui di lapangan. BAB 4 : EVALUASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan hasil analisis jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang ada di NIE dan merupakan hasil perhitungan yang menggunakan metode Cost and Benefit Analysis (CBA). Bab ini juga mencakup informasi mengenai manfaat intangible dan tangible yang dirasakan oleh perusahaan dan juga memberikan solusi atau rekomendasi untuk membantu perusahaan dapat mencapai keefektifitasan dan keefisiensian dalam penggunaan sistem GSSysnya.
7 BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan simpulan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan pada bab sebelumnya dan memberikan saran-saran yang tepat yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk berkembang menjadi lebih baik pada masa yang akan datang.