Human Relations Modul ke: Memahami Konsep Dasar Komunikasi dalam Human Relations Fakultas Ilmu Komunikasi Amin Shabana Program Studi Hubungan Masyarakat www.mercubuana.ac.id
Inti Aktivitas Human Relations Inti aktivitas human relations adalah komunikasi. Komunikasi adalah penggerak didalam organisasi. Istilah komunikasi berasal dari perkataan Latin communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Komunikasi antar manusia (human communication) atau komunikasi sosial (social communication), komunikasi antara seseorang dengan orang lain dalam kehidupan masyarakat. Komunikasi penting bagi manusia, sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi interaksi dan tidak ada saling tukar pengetahuan dan pengalaman. Peradaban dan kebudayaan, perkembangan masyarakat, dan kemajuan teknologi tidak mungkin terjadi tanpa kominikasi antar manusia, baik dalam lingkungan suatu bangsa maupun antar bangsa. Telah disinggung di muka bawa komunikasi adalah penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain. Proses penyampainnya berlangsung pada umumnya menggunakan bahasa. Bahasa adalah lambang yang mewakili sesuatu, baik yang berwujud, maupun yang tidak berwujud; dengan lain perkataan: baik yang konkrit maupun abstrak. Jika komunikasi menggunakan bahasa disebut komonikasi verbal (verbal communication), maka komunikasi menggunakan lambang yang bukan bahasa dinamakan komunikasi non verbal (non verbal communication). Untuk jelasnya komunikasi meliputi lima unsur pokok yang dapat diberi istilah sebagai berikut:
1. Komunikator Pada dasarnya komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambamg-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan). (Carl I. Hovland, 2007, hal 68). Pada definisi komunikasi di atas, disebutkan bahwa komunikator adalah orang yang menyampaikan rangsangan. Harrold Lasswell mengatakan: komunikator atau sering disebut juga sumber (source),pengirim (sender), penyandi (encoder), pembicara (speaker), atau originator. Komunikator adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara. Sekalipun fungsinya sama yaitu sebagai pengirim pesan, sebetulnya masing-masing istilah itu memiliki ciri khas tersendiri,terutama tentang sumber. Seorang sumber bisa jadi komunikator/pembicara. Sebaliknya, seorang komunikator/sumber tidak selalu sebagai sumber. Bisa jadi ia menjadi pelaksana (eksekutor) dari seorang sumber untuk menyampaikan pesan kepada khalayak ramai atau individu.
Komunikator yanng Baik Itu Seperti Apa? Diperlukan persyaratan tertentu untuk para komunikator dalam sebuah program komunikasi, baik dalam segi sosok kepribadian maupun dalam kinerja kerja. Dari segi kepribadian, agar pesan yang disampaikan bisa diterima oleh khalayak maka seseorang komunikator mempunyai hal berikut (Ruben&Stewart, 1998; 105-109): 1. Memiliki kedekatan (proximility) dengan khalayak. Jarak seseorang dengan sumber memengaruhi perhatiannya pada pesan tertentu. Semakin dekat jarak semakin besar pula peluang untuk terpapar pesan itu. Hal ini terjadi dalam arti jarak secara fisik ataupun secara sosial. 2. Mempunyai kesamaan dan daya tarik sosial dan fisik. Seorang komunikator cenderung mendapat perhatian jika penampilan fisiknya secara keseluruhan memiliki daya tarik (attractiveness) bagi audiens.
3. Kesamaan (similirity) merupakan faktor penting lainnya yang memengaruhi penerimaan pesan oleh khalayak. Kesamaan ini antara lain meliputi gender, pendidikan, umur, agama, latar belakang sosial, ras, hobi, dan kemampuan bahasa. Kesamaan juga bisa meliputi masalah sikap dan orientasi terhadap berbagai aspek seperti buku, musik, pakaian, pekerjaan, keluarga, dan sebagainya. Preferensi khalayak terhadap seorang komunikator berdasarkan kesamaan budaya, agama, ras, pekerjaan, dan pendidikan berpengaruh terhadap proses seleksi, interpretasi, dan pengingatan pesan sepanjang hidupnya. Evert M. Rogers (1995;286:287) menyebut kesamaan antara komunikator dan khalayak dengan prinsip homofili antara kedua belah pihak ini sangat efektif bagi penerimaan pesan. Tetapi kadang-kadang diantara keduanya terjadi hubungan yang bersifat heterofili, suatu keadaan yang tidak setara anyata sumber dan target sasaran.
4. Dikenal kredibilitasnya dan otoritasnya. Khalayak cenderung memerhatikan dan mengingat pesan dari sumber yang mereka percaya sebagai orang yang memiliki pengalaman dan atau pengetahuan yang luas. Menurut Ferguson, ada dua faktor kredibilitas yang sangat penting untuk seorang sumber: dapat dipercaya (trustworthiness) dan keahlian (expertise). Faktor-faktor lainnya adalah tenang/sabar (compusere), dinamis, bisa bergaul (sociability), terbuka (extroversion) dan memiliki kesamaan dengan audiens. Menunjukkan motivasi dan niat. Cara komunikator menyampaikan pesan berpengaruh terhadap audiens dalam memberi tanggapan terhadap pesan tersebut. Respon khlayak akan berbeda menanggapi pesan yang ditunjukkan untuk kepentingan informasi (informative) dari pesan yang diniatkan untuk meyakinkan (persuasive) mereka.
5. Pandai dalam cara penyampaian pesan. Gaya komunikator menyampaikan (delivery) pesan juga menjadi faktor penting dalam proses penerimaan informasi. 6. Dikenal status, kekuasaan dan kewenangannya. Status di sini menunjuk kepada posisi atau ranking baik dalam struktur sosial maupun organisasi. Sedangkan kekuasaan (power) dan kewenangan (authority) mengacu pada kemampuan seseorang memberi ganjaran (reward) dan hukuman (punishment).
Source Of Credibility Dalam proses komunikasi seorang komunikator akan sukses apabila ia berhasil menunjukkan source credibility, artinya menjadi sumber kepercayaan bagi komunikan. Kepercayaan komunikan kepada komunikator ditentukan oleh keahlian komunikator dalam bidang tugas pekerjaannya dan dapat tidaknya ia dipercaya. Seorang ahli hukum akan mendapat kepercayaan apabila ia berbicara mengenai masalah hukum. Demikian pula seorang dokter akan memperoleh kepercayaan kalau ia membahas masalah kesehatan. Kepercayaan kepada komunikator mencerminkan bahwa pesan yang disampaikan kepada komunikandianggap benar dan sesuai dengan kenyataan empiris. Jadi seorang komunikator menjadi source of credibility disebabkan adanya ethos pada dirinya yaitu apa yang dikatakan oleh Aristoteles, dan yang hingga kini tetap dijadikan pedoman yaitu good sense, good moral character dan good will, yang oleh para cendikiawan modern diterjemahkan menjadi itikad baik (good intentions), dan dapat dipercaya (thrustworthiness) dan kecakapan atau kemampuan (competence or expertness). Berdasarkan hal itu komunikator yang ber-ethos menunjukkan bahwa dirinya mempunyai itikad baik, dapat dipercaya dan mempunyai kecakapan dan keahlian (Effendy, 2007:306).
2. Pesan Pesan menjadi penting dalam ilmu komunikasi karena manusia menggunakannya untuk mencapai tujuan tertentu. Teori-teori pesan terfokus pada bagaimana produksi isi pesan, penyampaian pesan dan pemaknaan terhadap isi pesan Poin-poin materi teori pesan terfokus pada : - Tanda dan simbol - Bahasa - Pesan non verbal - Strategi merancang pesan - Desain pesan - Pemaknaan pesan Symbol theory : Susanne Langer Simbolisme merupakan inti dari filsafat dan mendasari pengetahuan dan pemahaman manusia Perasaan manusia termediasikan melalui konsepsi, simbol dan bahasa Simbol lebih dari sekedar tanda. Tanda merupakan stimulus yang menandai keadaan atau sesuatu hal. Simbol lebih kompleks yaitu instrumen pemikiran manusia dan menandai sesuatu bukan dari sesuatu yang ada atau nampak. Makna merupakan relasi antara simbol, objek dan manusia
Terdapat 2 makna : - denotatif (makna logis ) - konotatif (Makna psikologis, bersifat subjektif) Simbol dapat mengkomunikasikan gagasan, pengetahuan, pola ataupun bentuk-bentuk tertentu Orang cenderung melakukan abstraksi terhadap simbol yaitu suatu proses membentuk gagasan umum yang didasarkan atas berbagai pengalaman dan dibangun atas makna denotasi dan konotasi dari symbol.
Model Desain Pesan Teori Perencanaan : Komunikasi bersifat intensional, untuk tujuan tertentu sehingga pesan perlu direncanakan untuk mencapai tujuan tersebut Bila tujuan bersifat kompleks, lebih dari satu, maka tujuan perlu diatur urutan-urutan pencapaiannya dan setiap tujuan memiliki bentuk pesan yang berbeda Pesan akan memiliki muatan: isi pesan itu sendiri (spesific domain knowledge) dan cara menyampaian pesan agar mengarah pada tujuan (general domain knowledge) Semakin kita mengetahui kedua hal tersebut diatas, semakin kompleks perencanaan pesan yang akan kita lakukan
3. Komunikan Pihak yang menerima pesan penerimaan pesan tersebut bisa melalui pendengaran penglihatan atau secara verbal atau non Verbal. Keberhasilan komunikasi tidak hanya tergantung pada pihak komunikator atau pembicara tapi juga tergantung dari komunikan atau yang menerima pesan walaupun pihak komunikator telah memenuhi persayaratan. akan tetapi bila pihak komunikan kurang memenuhi, maka hasil komunikasi tetap tidak sesuai yang di harapkan. pengaruh-pengaruh dari pihak komunikan tersebut adalah. 1. Kecakapan berkomunikasi komunikan. hasil komunikasi juga di tentukan oleh kecakapan berkomunikasi komunikan. kecakapan ini terutama kecakapan mendengarkan dari pembaca atau komunikator walaupun komunikator cakap berbicara atau menulis, bila komunikan kurang cakap berbicara dan mendengarkan maka hasil komunikasi kurang memenuhi harapan. agar hasil komunikasi baik maka komunikan harus menguasai teknik dalam menerima pesan seperti mendengar dll. 2. Sikap komunikan. hasil komunikasi juga di pengaruhi oleh komunikan kadang - kadang komunikan telah menaruh curiga terhadap komunikator sehingga membuat komunikasi tidak sesuai.
4. Media Media komunikasi adalah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mereproduksi, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi. Media komunikasi sangat berperan dalam kehidupan masyarakat. Proses pengiriman informasi di zaman keemasan ini sangat canggih. Teknologi telekomunikasi paling dicari untuk menyampaikan atau mengirimkan informasi ataupun berita karena teknologi telekomunikasi semakin berkembang, semakin cepat, tepat, akurat, mudah, murah, efektif dan efisien. Berbagi informasi antar Benua dan Negara di belahan dunia manapun semakin mudah. Fungsi Media Komunikasi a. Efektifitas: dengan media komunikasi mempermudah kelancaran penyampaian informasi. b. Efisiensi: dengan menggunakan media komunikasi mempercepat penyampaian informasi. c. Konkrit: dengan menggunakan media komunikasi membantu mempercepat isi pesan yang bersifat abstrak. d. Motivatif: dengan menggunakan media komunikasi lebih semangat melakukan komunikasi..
5. Efek Semua pengaruh komunikasi yang dilakukan secara terencana mempunyai tujuan, yakni memengaruhi khalayak atau penerima. Pengaruh atau efek ialah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan (Stuart dalam cangara 2008 : 11). Dalam pernyataan tersebut terlihat bahwa efek mempunyai tujuan yang mempengaruhi komunikan setelah atau sebelum menerima pesan. Pengaruh tersebut bisa mencangkup banyak hal, tergantung dari komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikasi bersifat efektif apabila pesan tersebut menimbulkan efek, efek tersebut berupa perhatian yang selanjutnya menjadi berupa tata kelakuan atau tingkah laku sesuai dengan pesan yang disampaikan. Pengaruh dapat dikatakan mengena jika perubahan (P) yang terjadi pada penerima sama dengan tujuan (T) yang di inginkan oleh komunkator (P=T), atau seperti rumus yang dibuat oleh Jamias (1989), yakni pengaruh (P) sangat ditentukan oleh sumber, pesan, media, dan penerima (P=S/P/M/P) (Cangara 2008:165).
Bagaimana Berlangsungnya Komunikasi Dalam Manajemen Pertama-tama yang perlu difahami oleh manajemen adalah berlangsungnya komunikasi secara umum dalam manajemen. Komunikasi dalam manajemen atau disingkat menjadi komunikasi manajemen, meliputi dua bagian. Pertama adalah komunikasi internal dan yang kedua adalah komunikasi eksternal. Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikan yang berada di dalam organisasi, yakni para pegawai secara timbal balik. Dalam organisasi terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan yang dipimpin. Komunikasi internal terbagi mebjadi tiga kegiatan, yakni komunikasi vertikal, komunikasi horisontal, dan komunikasi diagonal. Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Dalam proses komunikasi vertikal pimpinan atau manager memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, dan lain sebagainya kepada bawahanya. Selanjutnya bawahan memberikan laporan, gagasan, saran, dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi dua arah secara timbal balik dalam manajemen penting sekali. Jika hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan, proses manajemen besar kemungkinan tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, gagasan, atau saran dari para pegawai bawahan sebagai petunjuk efektif tidaknya dan efisien tidaknya kebijaksanaan yang telah dilakukan.
Komunikasi Horisontal Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya antara anggota staf dengan anggota staf. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, maka komunikasi horisontal seringkali berlangsung dalam suasana tidak formal. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal dinamakan komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara manajer atau pejabat lain yang mewakilinya dengan khalayak atau publik di luar organisasi. Pada instansi pemerintahan, lembaga, badan, dan organisasi lainnya disebabkan luasnya ruang lingkup, maka komunikasi dengan khalayak di luar organisasi banyak di lakukan oleh Public Relations Officer.
Terima Kasih Amin Shabana