SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM PENJUALAN OLEH-OLEH PADA TOKO OLEH-OLEH ENGGAL RASA 2 KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rita Septi Wahyuni 10.02.7770 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEMS PROGRAMS SOUVENIR SALES AT SOUVENIR SHOPS ENGGAL RASA 2 KLATEN SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM PENJUALAN OLEH-OLEH PADA TOKO OLEH-OLEH ENGGAL RASA 2 KLATEN Rita Septi Wahyuni Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACTS Information Systems at the souvenir shops are important in terms of data processing, ranging from the insert, modify, display data, and preparing reports. Data processing at souvenir shops are still done manually generate information that is less effective, efficient, and accurate. System information is required to provide facilities for employees and managers in the data processing, resulting in a fast and precise information. Computerized information system which will be very helpful in the business world, especially concerning the sales process. Therefore, the Information System created by using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. Based on the description above, it can be concluded that with the establishment of Information Systems for the sales program will provide convenience of employees and managers in a more effective data processing, efficient, and accurate. Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective, efficient, accurate.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi yang semakin pesat dan sistem informasi sangat dibutuhkan. Sistem informasi sangat berperan penting untuk memperoleh informasi, pengolahan data, dan yang terpenting adalah memanfaatkan data tersebut untuk kepentingan organisasi. Software yang digunakan menjadi faktor penting dalam memperoleh, mengelola, dan memanfaatkan informasi. Dalam dunia bisnis, informasi sangat berperan penting dalam pengolahan data dan untuk menghasilkan laporan. Penjualan oleh-oleh merupakan salah satu contoh aktivitas yang sangat membutuhkan informasi. Informasi yang diperoleh dalam aktivitas ini saling bertautan satu dengan lainnya. Pengolahan informasi yang masih dilakukan secara manual dirasa sangat kurang efisien karena proses pendataan yang masih menggunakan kertas dan pulpen sehingga dapat mengakibatkan munculnya banyak masalah dalam pengolahan data dan laporan seperti adanya duplikasi data. Oleh karena itu penulis mencoba membuat software yang dapat digunakan dalam program penjualan oleh-oleh dan menulis laporan Tugas Akhir dengan judul Sistem Informasi Program Penjualan pada Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2 Klaten. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka rumusan masalah yang ada adalah: Bagaimana proses pembuatan software program penjualan oleh-oleh di Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2 Klaten yang akurat?. 1.3 Batasan Masalah Dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini terdapat beberapa batasan informasi agar sesuai dengan permasalah yang ada. Batasan-batasan tersebut diantaranya : a. Sistem Informasi ini hanya bisa digunakan untuk program penjualan oleh-oleh. b. Sistem Informasi bisa digunakan untuk pengolahan data persediaan barang, data penjualan oleh-oleh, data pegawai, dan laporan-laporan yang berhubungan dengan proses penjualan oleh-oleh. c. Software yang akan digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. d. Sistem Operasi yang dipakai asalah Windows XP.
1.4 Tujuan Penelitian 1. Sebagai persyaratan untuk memenuhi kelulusan Diploma III STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. 2. Sebagai alternatif pemecahan masalah yang muncul di Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2 Klaten, dari sistem yang sedang digunakan dengan mengajukan usulan rancangan Sistem Informasi yang terkomputerisasi. 1.5 Manfaat Penelitian Dengan rancangan Sistem Informasi yang diusulkan ini, penyusun berharap akan menghasilkan berbagai manfaat diantaranya : a. Bagi Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2 Klaten Dengan adanya rancangan Sistem Informasi ini dapat menjadi sumbangan pendapat untuk program penjualan oleh-oleh, sehingga dapat mempermudah pemberian informasi mengenai program penjualan oleh-oleh secara akurat, tepat, dan sesuai dengan kebutuhan. b. Bagi Mahasiswa 1. Sebagai persyaratan untuk memenuhi kelulusan Diploma 3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2. Dapat mengembangkan ilmu dan bakat serta menambah pengetahuan dalam pemrograman. 3. Dapat menerapkan ilmu komputer secara teori maupun praktik ke dalam dunia nyata. 4. Untuk menambah wawasan mahasiswa yang berkaitan dengan bidang yang sedang dipelajari, khususnya di bidang komputerisasi dan untuk menambah pengalaman dalam membuat aplikasi database. 1.6 Metode Pengumpulan Data Metode pengunpulan data yang dilakukan oleh penyusun dalam menuliskan Tugas Akhir ini adalah : a. Observasi b. Wawancara c. Metode Kearsipan d. Metode Kepustakaan 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Perancangan Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.
2.2 Konsep Dasar Data dan Informasi Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 2.3 Konsep dasar Sistem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari beberapa komponen berikut: a. Perangkat keras (hardware) b. Perangkat lunak (software) c. Database d. Telekomunikasi e. Manusia f. Prosedur merupakan tata cara 2.3.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah system informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.4 Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data merupakan fakta obyek, orang, dan lain-lain. 2.5 Konsep Dasar Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. 2.6 Konsep Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. 2.7 Konsep Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-
masing dilengkapi atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau. 2.8 Sistem Perangkat Lunak 2.8.1 Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi object (Object Oriented Programming/OOP) yang sangat mudah untuk digunakan dan dipelajari. 2.8.2 SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan dan kemudahan dalam pengoperasian membuat DBMS (DataBase Management System) ini menjadi pilihan dara database administrator. 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Jogjauniform Berawal dari keinginan untuk berwirausaha, Ibu Kun Tantri HM yang biasa dipanggil Bu Tantri ini kemudian beralih profesi dari pekerja kantoran menjadi wirausaha. Bu Tantri bersama suaminya kemudian mendirikan sebuah took oleh-oleh kecil dengan menyewa sebuah ruko di Kalasan dan diberi nama Enggal Rasa yang dalam bahasa Jawa berarti rasa yang enak dan kualitas yang bagus. Setelah mempunyai anak, Bu Tantri dan suaminya berniat untuk pindah ke Prambanan. Toko oleh-oleh milik Bu Tantri semakin berkembang sehingga Beliau pun mempekerjakan karyawan untuk membantunya dan suami mengurus toko. Setelah 3 tahun, Bu Tantri membuka cabang baru di Klaten yang berlokasi di Jl. Jogja Solo Km. 21 Lusah, Prawatan, Jogonalan, Klaten. Toko tersebut bernama Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2. Toko oleholeh tersebut didirikan pada tanggal 1 Desember 2011. 3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Visi toko oleh-oleh Enggal Rasa 2 adalah menjadi fasilitator bagi para pelancong yang mencari oleh-oleh khas Yogyakarta serta membantu organisasi-organisasi home industry yang ingin menjajakan oleh-oleh. 3.2.2 Misi a. Menjaga kualitas produk dari pemasok dengan melakukan pengecekan tanggal kadaluarsa produk setiap bulannya dan menarik produk yang tanggal kadaluarsanya tinggal 1 minggu,
b. Memberikan pelayanan prima kepada calon pembeli, c. Menjaga kebersihan tempat usaha untuk memberikan kesan positif kepada calon pelanggan dan bersedia membeli produk. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Toko oleh-oleh Enggal Rasa 2 merupakan usaha rumahan yang sudah berkembang. Usaha yang sudah berdiri sejak tahun 2011 ini lebih menekankan ketelitian, keuletan, dan tepat waktu dalam bekerja. Perekrutan karyawan secara umum didasarkan pada kebutuhan akan tenaga kerja untuk proses penjualan. Karyawan yang direkrut adalah karyawan yang belum menikah karena lebih mudah dalam pengaturan jam kerja. Toko oleh-oleh Enggal Rasa ini buka dari jam 08.00 20.00 WIB setiap hari Senin sampai dengan Jumat, sedangkan hari Sabtu dan Minggu jam 08.00 21.00 WIB. 3.4 Sistem Usaha Adapun sistem usaha yang sedang berjalan pada toko oleh-oleh Enggal Rasa 2 adalah seperti berikut: a. Pembelian b. Penjualan c. Pendataan Barang d. Penggajian Karyawan 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan 4.1.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Flowchart sistem yang diusulkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada pada Toko Oleh-Oleh Enggal Rasa 2. 4.1.2 Data Flow Diagram yang Diusulkan Tujuan dari DFD yang diusulan adalah untuk menerangkan asal dari data-data, tujuan serta hubungan antar masing-masing sistem. Gambar 1 Data Flow Diagram yang diusulkan
4.1.3 Entity Relationship Diagram yang Diusulkan Model Entity Relationship Diagram merupakan perancangan basis data dengan cara membuat sebuah model awal yang berisi Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi. Masing-masing himpunan tersebut dilengkapi dengan atribut yang mempresentasikan seluruh fakta. Diagram E-R ini biasanya dibuat untuk membantu dalam proses identifikasi field-field yang dibutuhkan Gambar 2 Entity Relationship Diagram yang diusulkan 4.2 Perancangan Database a. Struktur Tabel Karyawan b. Struktur Tabel Pemasok c. Struktur Tabel Barang d. Struktur Tabel Faktur e. Struktur Tabel Order Barang f. Struktur Tabel Nota Jual g. Struktur Tabel Penjualan h. Struktur Tabel Retur
i. Struktur Tabel Pelunasan j. Struktur Tabel Edit k. Struktur Tabel Gaji l. Struktur Tabel Detail Gaji m. Struktur Tabel Kryawan 4.3 Implementasi Program 1. Tampilan Awal 2. Tampilan Log In Gambar 3 Tampilan Awal 3. Tampilan Menu Utama Gambar 4 Tampilan Log In Gambar 5 Tampilan Menu Utama
4. Tampilan Data Karyawan 5. Tampilan Perhitungan Gaji Gambar 6 Tampilan Data Karyawan 6. Tampilan Data Pemasok Gambar 7 Tampilan Perhitungan Gaji Gambar 8 Tampilan Data Pemasok
7. Tampilan Data Barang 8. Tampilan Data Retur Gambar 9 Tampilan Data Barang 9. Transaksi Penjualan Gambar 10 Tampilan Data Retur Gambar 11 Transaksi Penjualan
10. Transaksi Order Barang 11. Transaksi Pelunasan Gambar 12 Transaksi Order Barang Gambar 13 Transaksi Pelunasan 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa untuk memperoleh data informasi yang dibutuhkan, pengolahan data secara manual kurang efektif dan tidak efisien. Sedangkan pengolahan data dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat menghasilkan informasi secara lebih akurat, efektif, dan efisien, serta dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem ini memiliki banyak keuntungan dalam pengolahan data, keuntungan tersebut antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi secara akurat, efektif, dan efisien, 2. Mempermudah penginputan, pengolahan, dan pencarian data, 3. Mempermudah proses transaksi order, penjualan, dan pelunasan,
4. Mempermudah pembuatan laporan yang dibutuhkan, 5. Mempermudah pengelolaan gaji karyawan. 6. Bentuk tampilan dan pengoperasian yang mudah dimengerti, 7. Meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada konsumen/calon pembeli. Adapun kelemahan dari sistem informasi penjualan ini, antara lain: 1. Belum adanya perhitungan presensi untuk pengolahan gaji karyawan, 2. Belum adanya perhitungan laba bersih secara menyeluruh untuk dapat menghasilkan laporan keuangan, seperti Laporan Rugi/Laba, Laporan Perubahan Modal, Laporan Neraca, dan Laporan Arus Kas. 5.2 Saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan, maka disarankan untuk: 1. Sebelum melakukan perhitungan gaji sebaiknya pemilik/admin menyakan data absensi terlebih dahulu untuk mengetahui jumlah jam masuk dan/cuti kerja karyawan, 2. Perlu adanya perhitungan manual untuk dapat mengetahui laba bersih secara keseluruhan, dan laporan keuangan lainnya (Laporan Rugi/Laba, Laporan Perubahan Modal, Laporan Neraca, dan Laporan Arus Kas). DAFTAR PUSTAKA Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan TransactSQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta. CV ANDI OFFSET. Al Fatta, Hanif. 2007. Analalisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahan & Organisasi Modern. Yogyakarta. CV ANDI OFFSET. Kusrini.M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta. CV ANDI OFFSET. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta. CV ANDI OFFSET. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisi Desain dan Implementasi. Yogyakarta. GRAHA ILMU.