SISTEM APLIKASI PENJUALAN BARANG DAN REKAPITULASI STOCK BARANG DI JUMPFACT CELLULAR NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM APLIKASI PENJUALAN BARANG DAN REKAPITULASI STOCK BARANG DI JUMPFACT CELLULAR NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Reza Purnama Wicaksana Wiwin Agustrio kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 SALE OF GOODS AND APPLICATION SYSTEMS RECAPITULATION OF THE STOCK OF GOODS IN JUMPFACT CELLULAR SISTEM APLIKASI PENJUALAN BARANG DAN REKAPITULASI STOCK BARANG DI JUMPFACT CELLULAR Reza Purnama Wicakasana Wiwin Agustriio Ali Mustopa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Jumpfact cellular equipment sales company in the form of mobile communication, the process of storing and preparing reports on these companies still use manual systems, channeled through the bookkeeping. Therefore, to facilitate transaction processing and data processing, an information system that can facilitate a transaction and data processing is needed, in addition to the information system can also improve the performance of the company's employees. The methods used are observation, interviews and literature. Author mengobservasikan difficulty employees in the field, interviewing the parties involved with a company authorized to provide information needed in the sales process. In designing systems sales information on the use of software applications Jumpfact Cellular Microsoft Visual Basic 6.0 as an interface and a Microsoft SQL Server 2000 as the database. Keyword : Application, Observation, Information System, Jumpfact Cellular Pendahuluan Latar Belakang Jumpfact Cellular merupakan salah satu perusahaan penjualan alat komunkinasi berupa handphone. Namun pada saat ini, pihak toko masih menggunakan metode lama dalam bentuk pembukuan dan belum menggunakan sistem berbasis data komputer, sehingga menghambat dalam memberikan informasi dan pelayanan jika informasi penjualan terdahulu dibutuhkan oleh pemilik toko dalam kurun waktu yang lama karena dokumen masih tersebar sehingga sangat dibutuhkan perapian dokumen.

4 Penerapan cara pembuatan rekap data ditoko Jumpfact Cellular dinilai kurang maksimal karena adanya resiko seperti banyaknya catatan pembukuan yang hilang dan rusak, informasi tidak akurat, data penjualan terabaikan dan kendala pada pembuatan laporan jika data-data tidak disimpan dan dirawat dengan baik. Dengan adanya masalah-masalah tersebut maka dalam penelitian ini penulis mengambil judul Sistem Aplikasi Penjualan Barang dan Rekapitulasi Stock Barang di Jumpfact Cellular Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dapat disajikan dalam penelitian ini adalah : Bagaimana cara membuat sistem aplikasi penjualan barang dan Rekapitulasi Stock Barang di Jumpfact Cellular yang dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta terintegrasi dengan data stock barangnya. Batasan Masalah Agar penelitian ini lebih spesifik dan untuk membatasi permasalahan yang diteliti, penulis membuat batasan variabel yang diteliti sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan di Jumpfact Cellular. 2. Responden yang digunakan adalah orang-orang yang bekerja di Jumpfact Cellular beserta dengan pemilik. 3. Objek penelitian adalah perusahan penjualan alat komunikasi berupa handphone. 4. Mengolah data yang berkaitan dengan penjualan, data barang, login petugas, supplier. 5. Menampilkan laporan atau detail report data penjualan. 6. Sofware yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Perusahaan hanya melayani dalam pembayaran tunai atau cash. Program tidak membahas tentang return barang Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini meliputi: 1. Membuat aplikasi yang dapat membantu kinerja karyawan jumpfact cellular dalam pengolahan data penjualan. 2. Membuat aplikasi yang dapat memberikan informasi tentang rekapitulasi stock barang.

5 3. Mengetahui cara kerja aplikasi yang akan dibuat. 4. Memperbaiki sistem kerja di jumpfact cellular dengan aplikasi baru. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini meliputi: 1. Manfaat Manajerial Memperbaiki dan mengembangkan sistem yang ada untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Dapat digunakan sebagai media informasi dan acuan dalam memecahkan masalah pendataan pada Toko Jumpfact Cellular. 2. Bagi Peneliti Manfaat bagi peneliti supaya lebih memahami tentang sistem penjualan dan dapat menambah pengetahuan dan pendalaman tentang pemrograman dengan menggunakan Visual Basic Bagi Peneliti Berikutnya dan Pembaca Penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai pengalaman dari peneliti serta referensi bagi pihak-pihak lain yang berminat melakukan kajian pengembangan dan mengetahui manfaat dari sistem penjualan dan rekapitulasi stock barang. Selain itu penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan dengan menggunakan visual basic 6.0 dan memberikan pengalaman belajar yang menumbuhkan kemampuan dan keterampilan meneliti serta pengetahuan yang lebih mendalam terutama pada bidang yang dikaji. LANDASAN TEORI 1. Defenisi Sistem Sistem adalah suatu kesatuan atau kumpulan yang utuh yang terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen baik fisik ataupun non-fisik yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai tujuan ( goal) atau sasaran ( objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan

6 2. Defenisi Penjualan Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan menentukan bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan, memperoleh laba untuk kelangsungan hidup perusahaan. Melakukan penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli, mempengaruhi, dan memberi petunjuk agar pembelian dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produksi yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan kedua belah pihak dari penjelasan diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa penjualan adalah suatu kegiatan dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian (penyerahan) barang atau jasa yang ditawarkan, berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak dalam kegiatan tersebut. 3. Defenisi Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. Tujuan dari penjualan adalah berbagai macam, bergantung pada perannya terhadap komunikasi yang terintegrasi dalam jangka panjang meliputi menemukan calon konsumen, memberikan informasi kepada calon konsumen, membujuk calon konsumen untuk membeli dan menjaga kepuasan konsumen melalui pelayanan setelah penjualan. Untuk mencapai tujuan tersebut wiraniaga tidak hanya trampil dalam menjual, tetapi juga harus memahami karakteristik produk secara teknis. 4. Defenisi Rekapitulasi Stock Barang Rekapitulasi Stock Barang adalah sekumpualan data-data barang perusahaan baik hasil penjualan maupun stock barang yang masih tersedia. 5. Pengertian Basis Basis merupakan sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dimana satu sama lain saling berhubungan, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya, sehingga mempermudah untuk mengaksesnya demi keperluan informasi lebih lanjut dan untuk itu perlu diorganisir agar menghailkan nilai kualitas yang memadai. 6. Pengertian DBMS

7 DBMS ( Base Management Sistem) adalah software yang digunakan untuk mengelola sebuah database. DBMS merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer (utilitas) yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. 7. Flow Diagram (DFD) Flow Diagram(DFD) merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sebuah sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil, serta membantu memahami dan menjelaskan sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Flow Diagram juga sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan ( hardisk, diskette, dan lain sebagainya ). 8. Sistem Flowchart (Diagram Alur) Flowchart bisa diartikan penggambaran pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan tentang aktifitas pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses. Sistem flowchart pemetaan terhadap arus aktifitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang yang menjelaskan tentang urutan dari prosedur yang ada dalam sistem. Bagian alur (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alur (flow) di dalam p rogram atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 9. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model data konseptual yang mempresentasikan data dalam satu organisasi. 10. Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang berurutan, yang dimengerti oleh komputer untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu.

8 11. Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu software andalan dari Microsoft dalam hal database server. Mempunyai kemampuan software dalam manajemen data dan pengoperasian yang mudah dalam membuat DBMS ( base Management System). 12. Crystal Report Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Jumpfact Cellular merupakan perusahaan penjualan alat komunikasi berupa Handphone yang biasa dikenal dengan Counter. Jumpfact Cellular didirikan Chak Sholeh selaku Owner, Perusahaan ini didirikan pada tanggal 02-Juli-2013, perusahaan ini juga membuka Service Center dengan nama D Best, D Best sendiri sudah membuka cabang diberbagai daerah seperti Yogyakarta, Solo, Semarang, Jakarta dan Kawasannya. Jumpfact Cellular mempunyai Visi menjadi distributor terbaik serta mengutamakan kualitas produk dan kualitas pelayanan terbaik sehingga menjadi pilihan utama dan terkemuka dalam bisnis penjualan, sedangkan Misi dari perusahaan adalah bertekat untuk menjadi perusahaan terdepan sebagai distributor channel dan penyedia alat komunikasi ( handphone) dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri handphone. a.struktur Organisasi Perusahaan Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang menggambarkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab.

9 Berikut gambaran struktur organisasi yang berjalan dalam perusahaan jumpfact Cellular : OWNER (Chak Sholeh) Karyawan (Luqman Hakim) Manager (Yarziz Aziz) Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Karyawan (Desi Wulan) b. Diagram Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan Diagram system penjualan yang sedang berjalan di jumpfact cellular dapat digambarkan sepert i gambar 3.2 dibawah ini. Pembeli karyawan Barang Pendataan Transaksi Penjualan Nota Gambar 3.2. Diagram system penjualan yang sedagn berjalan Penjelasan Gambar: 1 Pembeli mendatangi Jumpfact Cellular untuk membeli Handphone. 2 Pembeli bertemu dengan karyawan Jumpfact Cellular. 3 Kemudian jika telah disepakati penjualannya karyawan dan pembeli melakukan transaksi penjualan. 4 Karyawan melakukan pendataan. 5 Karyawan Membuatkan Nota Penjualan 6 Karyawan menyerahkan barang ke pembeli

10 7 Pembeli dapat langsung membawa barang. c. Diagram Sistem Rekap Stock Barang Diagram system rekap stock barang di jumpfact cellular dapat digambarkan pada gambar 3.3 dibawah ini. Penjelasan gambar : Gambar Diagram system rekap stock barang 1. Karyawan Mengambil Nota Penjualan 2. Karyawan Memasukkan Nota penjualan kedalam Buku Rekap Penjualan 3. Karyawan Pergi ke Gudang 4. Karyawan Melakukan Pencocokan Buku Rekap Penjualan dengan Barang yang ada di Gudang 5. Karyawan Membuatkan Penjualan PEMBAHASAN a. Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan sistem secara umum mempunyai tujuan memberikan gambaran kepada user tentang sistem baru yang akan dibuat. Perancangan sistem ini dibuat untuk mempersiapkan rancangan secara rinci yang mengidentifikasikan komponenkomponen sistem informasi yang akan dibuat Sistem pengolahan data penjualan dan pembelian ini akan dirancang untuk JUMPFACT CELLULAR dalam menginformasikan pengolahan data penjualan dan pembelian yang meliputi proses sistem penjualannya, pemeliharaan peralatan seperti perangkat komputer yang akan digunakan dalam bentuk perangkat keras maupun perangkat lunak serta aplikasi yang dipakai, dan semua bagian yang berkaitan dengan penjualan serta pembelian.

11 b. Perancangan Komponen Sistem Secara Umum Komponen sistem ini dirancang dan ditujukan kepada user bukan kepada program, berupa Desain Model, Desain Output, Desain Input, Desain base, Desain Teknologi dan Desain Kontrol. Perancangan (Desain) Model Secara Umum Desain model secara umum yang akan dibuat dan disajikan dalam bentuk gambar berupa Flowchart Sistem dan Diagram Arus, hal ini mendukung pengendalian proses penjualan pada took Jumpfact Cellular. Adapun flowchart system dan diagram alir data system informasi penjualan yang diusulkan terlihat seperti gambar 4.1 dibawah ini. Admin Konsumen Penjualan Barang Pembelian Suplier Rekap Input Admin Input Kosumen Input Transaksi Penjualan Input Barang Input Pembelian Input Suplier Input Rekap Input Admin Input Kosumen Input Penjualan Input Barang Input Pembelian Input Suplier Input Rekap DB Admin DB Kosumen DB Transaksi Penjualan DB Barang DB Pembelian DB Suplier DB Rekap Kosumen Penjualan Barang Pembelian Suplier Rekap Kosumen Penjualan Barang Gambar 4.1. Flowchart Sistem Pemebelian Supplier Supplier

12 c. Pemodelan base i. Entity Relationship Diagram (ERD) Pada pemodelan database, penulis menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dalam pembuatan atau pemodelan database, untuk memudahkan dalam perancangan selanjutnya Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini. Gambar Entity Relationship Diagram (ERD)

13 ii. Relasi Antar Tabel Relasi antar table dapat dilihat pada gambar 4.3 dibawah ini. Gambar Relasi antar tabel d. Rancangan Interface 1. Rancangan Form Login Pada Form Login User diwajibkan untuk memasukan User ID, Jabatan meliputi status dan password untuk menggunakan aplikasi pengolahan data penjualan ini. User ID Jabatan Password LOGIN CANCEL Gambar Rancangan Form Login

14 2. Rancangan Form Menu Utama Menu Utama merupakan tampilan depan sesudah pemilik atau user melakukan login, pada menu ini terdapat beberapa pilihan yang dapat dipilih dan digunakan, mulai dari file, data, transaksi, dan laporan. FILE MENU TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Login Cetak Stok Barang Kosumen Penjualan Ganti Password Suplier Penjualan Gambar Rancangan Form Menu Utama User Baru Pembelian Pembelian Log Out Barang e. Implementasi Program 1. Koneksi Dari aplikasi yang dijalankan, terlebih dahulu akan menjalankan proses koneksi ke database yang selanjutnya akan menjalankan seluruh perintah yang diberikan user. Fungsi pertama yang dijalankan adalah konesi database yang akan menampung data yang akan dicocokkan pada database. Implementasinya sebagai berikut : Public Sub koneksi() On Error GoTo keliru konek = "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=JUMPFACT_PROGRAM; Source=. " If conn.state = adstateopen Then conn.close Set conn = New ADODB.Connection conn.open (konek) Else conn.open (konek) End If Exit Sub keliru: MsgBox "maaf KOneksi ke database server gagal!!, coba priksa koneksinya", vbcritical, "kesalahan Koneksi!" End Sub

15 2. Form Login Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username dan password yang benar. Apabila terjadi kesalahan pada username ataupun password, maka program akan memberikan peringatan kesalahan. 3. Form Menu Utama Gambar.4.6. Form Login Gambar Form Menu Utama

16 4. Form Rekapitulasi Stock Barang 5. Rekap Barang Gambar Form Rekapitulasi Stock Barang Gambar Rekap Barang 8. PENUTUP 1. Kesimpulan Dari penelitian yang telah kami lakukan dapat diambil kesimpulan antara lain :

17 Sistem perangkat lunak (software) yang kami buat pada Toko Jumpfact Cellular sangat memungkinkan meningkatkan efektifitas kerja, dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat, serta terintegrasi dengan data stok barangnya. 2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan saran-saran yang nantinya diharapkan akan bermanfaat dan berguna dalam menjalankan program pengolahan data barang dan penjualan ini dengan tujuan untuk mendukung proses kelancaran tersebut. Saran yang dapat penulis berikan setelah menyusun tugas akhir ini adalah sebagai berikut : a. Perlu diadakannya pelatihan agar karyawan toko dapat dengan benar mengoperasikan sistem penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer. b. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). c. Dalam penggunaan komputer dibutuhkan ketelitian dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya.

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Andi, Panduan Aplikasi Pemrograman database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Nadium Budiarto, Widodo Aplikasi Detabase dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Imam Pemrograman Visual Basic : Cara membuat dengan Crystal Report. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sunyoto, Andi Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Utami, Ema RDBMS Using MS SQL Server Yogyakarta: NRAR.NET Publisher.