BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi yang terjadi saat ini berdampak secara global dimana hampir seluruh dari perusaahaan baik yang bergerak di bidang perdagangan maupun jasa. Keduanya menerapkan teknologi informasi untuk kegiatan back office maupun pada kegiatan front office mereka. Dimana dengan penerapan teknologi informasi ini akan berdampak dalam meningkatkan kapasitas dalam pemrosesan transaksi tanpa perlu menambahkan sumber daya manusia kedalamnya. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan salah wujud dari pemanfaatan sistem informasi yang sangat berguna perusahaan dalam mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasionalnnya. Dampak dari manfaat penggunaan SIA juga dapat dibuktikan pada International Journal of Information Science and Technology yang bertopik Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information Systems 6.2 (2008) 56-58, di dalam jurnal tersebut dijelaskan bahwa SIA memberikaan dampak pada saat seperti Proses pengambilan keputusan, Pengendalian internal kontrol, Kualitas dari laporan yang akan dihasilkan, Perkembangan dari kinerja perusahaan, dan Memfasilitasi proses transaksi keuangan Perusahaan dapat beroperasi dengan baik jika perusahaan mampu menghasilkan proses dan siklus pendapatan secara benar. Siklus ini dimulai dari proses penerbitan surat penawaran harga kepada pelanggan sampai dengan penerimaan kas, yang lalu pendapatan tersebut kemudian akan digunakan perusahaan untuk membiayai berbagai keperluan atau pengeluaran perusahaan. Selain itu perusahaan juga harus mampu menjaga keuangan perusahaan agar tidak terjadi masalah, contohnya terhambatnya atau tertahannya aliran kas yang masuk ke perusahan disebabkan dari kurangnya pengendalian dalam rangka penagihan piutang kepada pelanggan. Penghambatan terhadap pembayaran perusahaan akan sangat 1
2 berpengaruh besar kepada persahaan. Menurut Hammer, D., and Franklin, D. (2008: 53-60) menyatakan bahwa These new systems (Accounting and Information System of Revenue cycle) are intended to improve adherence to process standards, substantially cut billing errors, accelerate cash flow, and reduce cost-to-collect, among other benefits. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dan akuntansi siklus pendapatan tersebut memiliki banyak fungsi dalam peningkatan suatu proses bisnis serta megurangi resiko dalam proses siklus pendapatan. CV.Global Perkasa adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan lantai Vinyl. CV.Global Perkasa melayani jasa pemasangan, pengadaan vinyl, serta jasa konsultasi kerusakan lantai. Berdasarkan dengan proses bisnis yang berjalan sekarang CV. Global Perkasa memilik beberapa kekurangan atau kelemahan yang terjadi seperti tidak adanya penomoran atau ID untuk setiap surat kontrak yang mengakibatkan sering terjadinya kekeliruan dalam pencatatan dan pengontrolan proyek yang akan dikerjakan, pencatatan kas masuk yang masih belum teratur dan sesuai dengan waktu yang tertera dalam bukti transfer atau pembayaran dan hal tersebut mempengaruhi dalam pembuatan laporan keuangan, serta proses perhitungan dan pencacatan piutang masih sering mengalami kesalahan maupun terlupa untuk dicatat karena masih dilakukan secara manual. Adanya sistem siklus pendapatan yang terkomputerisasi dan akurat juga perubahan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan. Pencatatan secara terkomputerisasi juga akan lebih akurat sehingga dapat menghasilkan laporan yang andal, yang akan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk menyusun sebuah skripsi dengan judul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle dan Pencatatan Piutang Pada CV. Global Perkasa.
3 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah di paparkan di atas, maka dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. Masih seringnya mengalami kesulitan dalam penanganan dan pemantauan tender yang di kerjakan belum adanya identitas atau penomoran masing-masing dari tender yang sedang dikerjakan. Serta dibutuhkan waktu yang relatif lebih lama lama dalam mendapatkan informasi terkait masing-masing tender tersebut dikarenakan penyimpanan dokumen tender masih dilakukan secara manual. 2. Proses penagihan dan penerimaan kas belum berjalan secara maksimal karena jumlah tender yang cukup banyak membuat perusahaan seringkali mengalami kesulitan dalam mengontrol tagihan dari tender mana sajakah yang akan segera memasuki tanggal jatuh tempo. Serta belum adanya pencatatan yang rapih atas penerimaan kas atas penagihan yang dilakukan memungkinkan adanya tindakan penagihan ulang kepada pelanggan. 3. Belum adanya proses perhitungan serta pencatatan piutang perusahaan secara terperinci dan akurat. 4. Penyimpanan data-data terkait dengan pengolahan laporan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama dalam proses pengumpulan dan pengakumulasiannya. 1.3 Ruang Lingkup Dengan tujuan agar penyusunan dan penulisan skripsi ini lebih terarah, maka saya mematasi ruang lingkup pembahasan skripsi ini, yaitu: 1. Siklus pendapatan yang meliputi: prosedur penerimaan tender, pencatatan piutang, pengiriman inventory, penagihan invoice, penerimaan kas, dan penyusunan laporan dan sistem jurnal akuntansi. 2. Pembuatan dokumen penting terkait tender ( surat penawaran, surat kontrak, proses pembuatan surat jalan)
4 3. Penagihan dan penerimaan pembayaran meliput pencatatan piutang usaha, informasi terkait dengan penagihan yang akan jatuh tempo, pencatatan penerimaan kas dan laporan yang terkait dengan transaksi. 4. Sistem pengendalan internal yang berhubungan dengan siklus pendapatan. 5. Dokumen dan formulir yang digunakan oleh perusahaan, sehubungan dengan siklus pendapatan dan piutang, antara lain: surat kontrak, surat jalan, surat penagihan,dll. 6. Tidak membahas pajak penghasilan atau PPh maupun pajak pertambahan nilai atau PPn. 1.4 Tujuan Dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Adapun tujuan dari analisis dan perancangan sistem ini adalah : 1. Untuk menganalisis siklus pendapatan yang sedang berjalan pada CV. Global Perkasa 2. Merumuskan masalah-masalah yang sedang terjadi kepada sistem berjalan di CV. Global Perkasa 3. Mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan serta memperbaiki kelemahan yang ada dalam siklus pendapatan yang berjalan agar dapat meningkatkan kinerja CV. Global Perkasa 4. Merancang sebuah Sistem Informasi Akuntasi (SIA) untuk siklus pendaptan berdasarkan usulan-usulan tersebut, yang dimana sistem itu diharapkan dapat memperbaiki kelemahan atas sistem yang berjalan saat ini.
5 1.4.2 Manfaat Adapun manfaat dilakukannya analisis dan perancangan ini adalah : 1. Membantu untuk memahami mengenai kebutuhan informasi siklus pendapatan dan membantu perusahaan dalam meminimalisasi masalah-masalah yang ada di CV. Global Perkasa 2. Membantu pihak manajemen untuk mendapatkan informasi yang lengkap, yaitu dengan membuat suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi tentang kegiatan operasional dalam siklus pendapatan perusaaan. Dengan informasi tersebut juga dapat mengambil keputusan atas pengadaan inventory. 3. Menghasilkan rancangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) siklus pendapatan yang telah terintegrasi, serta menerapkan pengendalian intern yang baik, dan juga menetapkan prosedur atas penagihan piutang pelanggan. 4. Membantu manajemen agar mampu meningkatkan daya saing yang kompetitif dengan menerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam pencatatan siklus pendapatan dalam perusahaan. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi : 1. Pengumpulan data Dilakukan dengan cara melakukan survey ke perusahaan dan kepada pihak yang terlibat langsung di perusahaan untuk mengetahui sistem dan prosedur yang sedang berjalan, proses produksi yang sedang berjalan. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan cara: a. Interview atau Wawancara Dilakuka dengan mengdakan tanya jawab secara langsung kepada Direktur dan manajemen perusahaan yang dalam hal ini adalah staff bagian penjualan untuk mengetahui prosedur proses pendapatan, masalah dan kelemahan apa yang terjadi pada sistem berjalan.
6 b. Observation atau Pengamatan Dilakukan dengan mengamati, memperhatikan secara langsung di perusahaan khususnya pada bagian penjualaan mengenai sistem, prosedur dan transaksi pendapatan yang sedang berlangsung. c. Analytical Procedures atau Prosedur Analitis Dilkukan dengan cara melakukan penelitian mengenai prosedur yang dijaankan perusahaan, terutama pada prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pendapatan di perusahaan. Dalam melakukan penelitian, penulis mengamati proses bisnis yang sedang berjalan, menganalisis kekurangan dan kelemahan dari proses yang sedang berjalan, dan memberikan rekomendasi usulan prosedur dan solusi dari permasalahan yang ada. 2. Studi Kepustakaan Kegiatan yang dilakukan adalah mencari, mencatat, merangkum, mengumpulkan, dan mempelajari teori-teori dan informasi yang relevan dari berbagai buku, artikel-artikel di internet, jurnal, majalah, serta sumber-sumber lain baik media cetak maupun elektronik yang dapat dijadikan dasar dalam menganalisis masalah-masalah dan dalam melakukan perancangan sistem dan prosedur yang direkomendasikan. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek atau Oriented Analysis and Design menurut pendekatan teori Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 53-54), yaitu : a. Inception Fase ini menjelaskan bagaimana menganalisis ruang lingkup dari project dengan menetapkan use case untuk setiap aktivitas. b. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut.
7 c. Construction Fase ini, system analyst membangun sistem baru dengan menggunakan perulangan tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. d. Transition Selama fase transisi, satu atau lebih perulangan akhir akan melibatkan final user-acceptance dan melakukan pengujian sistem sesuai dengan kesiapaan saat akan dioperasikan. Setelah sistem beroperasi, akan tetap dilakukan maintenance untuk kebutuhan operasi sistem. 4. Metode Pencatatan Jurnal Metode pencatatan jurnal dalam pembahasan skripsi ini adalah menggunakan metode Perpetual. 1) Metode Perpetual Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di pembukuan. Hal terpenting dalam sistem perpetual pada perjurnalan adalah : a. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebet rekening persediaan b. Harga pokok penjualan dihitung untuk tiap transaksi penjualan dan dicatat dengan mendebet rekening HPP pada persediaan. c. Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan keuantitas dan harga perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam persediaan. Berikut ini adalah gambaran secara umum mengenai metode penelitian yang digunakan:
8 Gambar 1.1 Gambaran Umum Metode Penilitian 1.6 Sistematis Penulisan Sistematika penulisan merupakan suatu gambaran mengenai isi dari keseluruhan pembahasan dalam skripsi ini, yang bertujuan agr memudahkan pembaca untuk mengikuti alur pembahasan dlam penulisan makalah skripsi ini. Dalam penulisan skrisi ini terdiri dari lima bab yang masing-masing mempunyai beberapa sub- bab. Adapun penjelasan tentang sistematika penulisan adalah sebagai berikut: Bab 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan pada skripsi ini. Bab 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan teori-teori umum dan khusus yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pembahasan mengenai permasalahan yang terjadi dan membuat suatu peranangan. Kerangka berpikir dibuat sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang akan direkomendasikan.
9 Bab 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini akan diuraikan mengeni sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, srkrur organisasi, wewenang karyawan, prosedur dari sistem yang berjalan saat ini, analisis masalah atau kelemahan yang dihadapi perusahaan saat ini, dan usulan atas pemecahan masalah tersebut. Bab 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan diuraikan rancangan model, fungsi, dan rancangan user interface yang diusulkan untuk siklus pendapatan, pencatatan piutang, penyajian data hasil dari perancangan, pengolahan dan pembahasan data yang telah terkumpul yang digunakan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Bab 5 KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan diuraikan kesimpulan secara menyeluruh terhadap penelitian dan pengajuan beberapa saran untuk proses pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang. Manfaat yng diperoleh dengan diterapkannya sistem baru dan bagaimana sistem yang baru ini dapat mengatasi masalah dalam perusahaan terkait penanganan proyek, piutang, dan penerimaan kas.