BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap perubahan yang terjadi di dalam sebuah perusahaan adalah hal yang cukup signifikan untuk terus diamati. Pentingnya mengamati perubahanperubahan ini merupakan tugas utama pihak manajemen. Dari perubahanperubahan inilah pihak manajemen dapat mengetahui kinerja perusahaan secara periodikal serta dapat mengambil keputusan. Salah satu perubahan itu adalah masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. Setiap masalah yang datang haruslah dicatat dan diselesaikan secepatnya sehingga di waktu yang akan datang tidak akan terjadi kesalahan yang sama. Fluktuasi masalah setiap bulan menunjukkan kinerja perusahaan pada umumnya. Fluktuasi tersebut dapat menunjukkan seberapa banyak masalah yang datang dan yang telah terselesaikan. Saat ini telah banyak perusahaan-perusahaan besar yang menerapkan aplikasi report untuk mengetahui kinerja perusahaan. Report tersebut dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan dengan cara melaporkan apa saja masalah yang muncul, jumlah masalah serta detailnya, sehingga perusahaan dapat mencari cara mengantisipasinya suatu waktu. Report juga dapat membantu pihak manajemen untuk melihat perkembangan perusahaan. Hal ini pulalah yang akan diimplementasikan oleh IT Help Desk, PT. Bank Mandiri Persero, Jakarta. IT Help Desk berfungsi sebagai solusi 1
2 permasalahan oleh semua cabang. Apabila cabang mengalami masalah yang berhubungan dengan core banking dan non-core banking, cabang dapat menghubungi IT Help Desk yang berpusat di Jakarta. Kemudian, operator akan mencatat detail masalah dan mencari solusinya. Setiap masalah yang telah terselesaikan akan diberi status closed dan yang belum akan berstatus resolved, karena tidak semua masalah dapat dicari solusinya saat itu juga. Masalah-masalah yang dicatat oleh operator dikumpulkan dalam suatu basis data yang dinamakan Remedy dan secara periodik pihak IT Help Desk akan melaporkan masalah-masalah ini dalam bentuk laporan bulanan kepada pihak manajerial. Diharapkan dengan melihat laporan ini, akan membantu pihak manajerial dalam mengambil keputusan. Akan tetapi, saat ini belum ada satupun aplikasi yang digunakan oleh PT. Bank Mandiri untuk memberikan laporan secara sistematis. Semua pencatatan laporan, laporan bulanan serta perhitungan masalah masih dilakukan secara manual. Hal ini dapat memberi efek negatif, yakni; terdapat masalah yang beresiko dicatat secara berulang, adanya masalah yang tidak dicatat karena sibuknya operator dalam menerima telepon, perhitungan masalah tidak akurat karena dilakukan manual dan perlunya manajerial menunggu untuk mendapatkan laporan yang diinginkan. Berangkat dari latar belakang inilah, kami mengangkat masalah ini sebagai topik skripsi kami. Solusi permasalahan yang tepat bagi IT Help Desk, PT. Bank Mandiri Persero adalah membangun suatu aplikasi yang dilengkapi sistem basis data yang terintegrasi dengan baik sehingga pengaksesan data dapat dilakukan lebih mudah. Aplikasi ini pun akan berfungsi juga sebagai report yang dapat menunjukkan keadaan pada setiap cabang, setiap kantor
3 wilayah, setiap produk dan setiap operator setiap bulannya. Dengan aplikasi ini akan jelas nantinya masalah-masalah apa yang dihadapi setiap cabang, kantor wilayah, produk dan operator. Untuk memudahkan agar dapat diakses oleh pihak-pihak yang memerlukannya, aplikasi ini akan dibangun berbasiskan web dan dipublikasikan secara internal pada IT Help Desk. Hal ini dapat mempermudah pihak manajerial dalam mengakses report suatu waktu tanpa harus menunggu pihak IT Help Desk melaporkannya. 1.2 Ruang Lingkup Aplikasi yang kami bangun ini akan dibuat dengan batasan-batasan berikut ini : a. Basis data yang dibutuhkan terbatas pada kantor wilayah, cabang, produk dan item. b. Lingkup pembuatan aplikasi ini hanya sebatas pada IT Help Desk saja, yaitu bagian core dan non core. c. Membuat suatu aplikasi Help Desk yang dapat diakses melalui intranet agar pihak-pihak yang bersangkutan dapat lebih mudah mengetahui informasi masalah-masalah yang terjadi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Untuk membantu pihak IT Help Desk memberikan laporan bulanan. b. Untuk membantu pihak manajemen mengambil keputusan dengan melihat banyaknya masalah berdasarkan cabang, item, kanwil, operator tertentu.
4 c. Untuk mempermudah kerja manajemen dalam mengontrol kinerja operator. d. Untuk mempermudah kerja operator IT Help Desk, karena dengan aplikasi ini operator tidak perlu lagi melakukan banyak proses dalam memasukkan data. Manfaat yang diperoleh adalah sebagai berikut : a. Meningkatkan kinerja perusahaan dengan adanya basis data. b. Meningkatkan kinerja perusahaan dengan adanya report tiap bulan dan dapat diakses kapan pun karena berbentuk web. c. Perhitungan frekuensi masalah lebih sistematis. d. Menghindari kesalahan perhitungan karena operasi manual pada saat menghitung frekuensi masalah. 1.4 Metodologi Dalam penulisan skripsi ini kelompok kami menggunakan dua metode untuk menyusun dan mengumpulkan data-data yang ada di lapangan. a. Metode Analisis Data Tahapan- tahapannya adalah: i. Studi pustaka Menggunakan berbagai literatur dan buku panduan dalam penulisan skripsi dan perancangan sistem. ii. Melakukan survey
5 Survey yang kami lakukan yaitu mengumpulkan data dan melakukan wawancara dengan beberapa staf di IT Help Desk PT. Bank Mandiri Persero untuk mengetahui lebih lanjut sistem yang telah ada. iii. Menganalisis sistem yang berjalan Mengkaji sistem yang saat ini sedang dipakai oleh PT. Bank Mandiri Persero. b. Metode Perancangan Metode yang digunakan adalah perancangan Database Life Cycle (DBLC), dengan tahapan sebagai berikut : i. Database Planning Tahap ini merencanakan keseluruhan perancangan database agar dapat direalisasikan dengan baik. ii. System Definition Tahap ini mendefinisikan ruang lingkup database, aplikasi, user dan dimana aplikasi akan diterapkan. iii. Requirement collection and Analysis Tahap ini mengumpulkan data dan menganalisa kebutuhan PT. Bank Mandiri Persero serta ruang lingkup aplikasi. Pada tahap ini, PT. Bank Mandiri Persero memberikan RFP (Request Format Project) dan gambaran bagaimana aplikasi yang mereka inginkan. iv. Database Design Tahap ini mendesain database secara konseptual, logikal dan fisikal. v. DBMS Selection
6 Tahap ini menentukan DBMS yang sesuai dengan keperluan. vi. Application Design Tahap ini mendesain tampilan web. vii. Prototyping Tahap ini membangun sebuah model kerja agar pihak PT. Bank Mandiri Persero dapat mengevaluasi dan melihat bagaimana sistem bekerja. viii.implementation Pada tahap ini, model kerja yang sudah dibangun akan diimplementasikan dan dihubungkan ke dalam sistem perusahaan yang sudah ada sebelumnya. ix. Data Conversion and Loading Melalui pelaksanaan tahap ini, data-data yang terdapat di dalam sistem lama dipindahkan ke dalam sistem yang baru dan dikonversikan ke dalam bentuk yang didukung oleh sistem baru (jika diperlukan). x. Operational Maintenance Tahapan ini bertujuan untuk pemeliharaan sistem yang telah dibuat, sistem akan dikontrol terus-menerus kinerjanya. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini, kami melakukan pembahasan akan latar belakang penulisan, masalah, tujuan & manfaat serta metodologi yang digunakan.
7 BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini, diuraikan tentang landasan teori yang mendukung aplikasi yang kami buat, didalam membangun basis data yang tepat hingga menyajikannya dalam bentuk laporan. Landasan teori tersebut meliputi pengertian-pengertian, contoh serta rumusanrumusan. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini akan dibahas tentang riwayat organisasi serta sistem yang saat ini sedang diterapkan di PT. Bank Mandiri Persero BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan dibahas tentang perancangan sistem yang diusulkan yang terdiri dari rancangan database, spesifikasi modul, perancangan tampilan, evaluasi sistem dan implementasi. BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas garis besar kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan, serta garis besar saran-saran yang perlu diambil sebagai tindak lanjut terhadap pemecahan masalah yang diusulkan.