BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT.Vinyl Monomer Chemical berdiri sejak tanggal 15 oktober 1999 dengan akte pendirian No.4 oleh notaris Johanes Limardi Soeharjo SH.,MH yang berada di daerah mojokerto surabaya. Perusahaan ini beralamat di Jl. Modern Industri VI/7 Cikande - Serang 42186 (Factory and Corporate Office). Selain itu perusahaan ini memiliki pula dua kantor, yaitu di Jl. Lodan Raya (Parang Tritis Raya) No.01 BLK-FK Jakarta Utara (Jakarta Office) dan di Jl. Mayjen Sungkono 151 Blok H1, Surabaya Jawa Timur (Representative Office Surabaya). Kegiatan usaha yang berjalan pada awalnya masih sederhana dengan jumlah karyawan yang sedikit. Seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini semakin berkembang dan memiliki banyak pelanggan. PT.VMC merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang industri manufaktur. Mulai dari awal pendiriannya sampai sekarang, perusahaan berbentuk badan hukum perseroan terbatas dan modal kepemilikannya masih bersifat tertutup, tidak diperjualbelikan kepada umum. Visi dari perusahaan ini adalah menjadi leader dalam bidang industri calendaring PVC Process di Indonesia, selain itu perusahaan ini memiliki kebijakan mutu yaitu untuk selalu menghasilkan produk yang berkualitas, penyelesaian secara tepat waktu, sehingga produk yang dihasilkan dapat memenuhi harapan pelanggan maupun peraturan yang berlaku. 31
Barang yang diproduksi adalah jenis produk yang berbahan dasar PVC Plastik, seperti : 1. PVC Sponge Leather (kulit imitasi dari bahan pvc plastik) 2. PVC Rigid Sheet Hampir 90% penjualan produk-produk tersebut dilakukan dengan sistem penjualan kredit, kepada pelanggan-pelanggan dalam dan luar kota. Untuk menjalankan aktivitasnya perusahaan ini memiliki sarana-sarana yang mendukung, yaitu sebagai berikut: 1. Gedung yang memenuhi syarat untuk melakukan proses produksi. 2. Gudang untuk tempat penyimpanan barang. 3. Sarana mesin-mesin dan fasilitas pabrik lainnya untuk proses pembuatan produk. 4. Alat - alat untuk pengukuran & pengujian produk. Jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan ini adalah sebanyak +/- 250 orang, dengan jam kerja sebagai berikut: Senin-jumat : 08.00 16.00 Sabtu : 08.00 13.00 dibagi kedalam 3 shift (sumber:pt.vinyl Monomer Chemical) III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas PT Vinyl Monomer Chemical Struktur organisasi merupakan suatu hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas,wewenang dan tanggung jawab antara bawahan dengan atasan maupun sebaliknya. Bentuk Struktur organisasi- 32
yang digunakan PT.Vinyl Monomer Chemical adalah struktur organisasi fungsional dimana setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti Penjualan, produksi,dll. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja serta menunjukan hubungan antara fungsi atau kegiatan yang berbeda- beda, serta menunjukan hirearki pelaporannya. Struktur organisasi pada PT.Vinyl Monomer Chemical adalah sebagai berikut: 33
STRUKTUR ORGANISASI PT.VINYL MONOMER CHEMICAL Direktur Management Representative Sales&Marketing Manager Plant Manager Document Controller Finance&Accounting Manager Sekretaris Manager Produksi HRD & GA Manager Purchase Manager Adm. Produksi Asst.Prod. Manager Kabag. Sponge Kabag. Rigid Kabag. Teknik Kabag. Q.Control Kabag. Gudang Kabag. PPIC Svp. Sponge Svp. Rigid Svp. Mekanik (Sumber: PT.Vinyl Monomer Chemical)
Berdasarkan struktur organisasi yang ada pada PT.Vinyl Monomer Chemical, uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan/bagian adalah sebagai berikut: 1. Direktur - Mempersiapkan perencanaan kerja jangka panjang beserta target kerjanya. - Menetapkan pokok - pokok kebijakan perusahaan sebagai dasar pedoman kerja para Manager dibawahnya. - Mengadakan rapat kerja periodik sebagai salah satu bentuk evaluasi performance perusahaan serta penerapan business plan. - Mengawasi, mengevaluasi, menganalisa operasional seluruh anggaran perusahaan. - Menerima laporan pertanggungjawaban para Manager dibawahnya. - Mempersiapkan pertanggungjawaban periodik ke Dewan Komisaris terkait dengan performance perusahaan. 2. Management Representative - Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara. - Mengkoordinir untuk pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. - Membuat dan memeriksa dokumen sistem manajemen mutu. - Melaporkan kepada Direktur tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan untuk peningkatannya. - Mengkoordinir untuk pelaksanaan audit mutu internal. 35
- Membina hubungan dengan pihak luar yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu ( misal dari pihak konsultan, dengan Badan Sertifikasi ) - Memberi teguran atau peringatan kepada karyawan perusahaan yang tidak mau atau tidak konsisten dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu. 3. Document Controller - Mempersiapkan / mengetik dokumen Sistem Manajemen Mutu - ISO yang akan diterbitkan. - Mendistribusikan dokumen Sistem Manajemen Mutu - ISO 9001 kepada personil - personil yang berhak menerima disertai dengan Tanda Terima Distribusi. - Membuat Daftar Induk Dokumen. - Menyimpan dan memelihara dengan rapi, benar dan tertib terhadap dokumen - dokumen Sistem Manajemen Mutu - ISO 9001 sehingga memudahkan pencariannya saat dibutuhkan. 4. Sales & Marketing Manager - Memeriksa dan menyetujui dokumen-dokumen penjualan, seperti SPP (surat pemberitahuan produksi) dan faktur penjualan. - Bertanggung jawab untuk meningkatkan penjualan perusahaan. - Merencanakan dan mengorganisir pemasaran produk. - Mengkoordinasi bawahannya agar bisa bekerja sama dengan baik dan memiliki kinerja yang baik. - Membina hubungan yang baik dengan para pelanggan dengan meningkatkan mutu pelayanan serta berusaha untuk mendapatkan pelanggan-pelanggan baru. 36
- Mengontrol pemasaran dan harga jual produk. - Menganalisis perkembangan situasi dan harga di pasar yang dapat mempengaruhi pemasaran hasil produksi dan segera mengambil tindakan yang diperlukan. - Menentukan strategi penjualan dan pemasaran yang tepat. Dalam melaksanakan tugasnya sales & marketing manager dibantu beberapa staff dibawahnya, yaitu: A. Staff dan Administrasi - Menerima order pembelian dari pelanggan dan membuat surat pesanan. - Membuat SPP (Surat Pemberitahuan Produksi) berdasarkan surat pesanan yang telah dibuat dan diotorisasi. - Membuat faktur penjualan. - Menyerahkan SPP yang telah dibuat kepada bagian PPIC untuk diproses kemudian oleh bagian produksi. - Melaksanakan penjualan barang berdasarkan surat pesanan yang telah disetujui baik secara kredit maupun tunai. - Menyelenggarakan proses administratif dan mengarsip dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan. 5. Finance & Accounting Manager - Menyiapkan data keuangan perusahaan dan membuat anggaran keuangan perusahaan. 37
- Mengawasi penyelenggaraan kegiatan akuntansi dan keuangan serta pengarsipan dokumen-dokumen terkait. - Menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang serta pengawasan fisik keuangan secara keseluruhan sesuai dengan ketentuan-ketentuan pokok perusahaan. - Menyetujui setiap penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan yang didukung oleh bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang yang sah. - Mengatur masalah-masalah yang berhubungan dengan kas, perbankan, penagihan kepada pihak ketiga, perpajakan, hutang dan akuntansi. - Mengawasi pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan dan membuat laporan atas penyimpangan-penyimpangannya. - Mengawasi penyimpanan uang atau cek serta pembuatan daftar gaji perusahaan. Dalam melaksanakan tugas Finance & Accounting Manager dibagi menjadi dua bagian yaitu A. bagian Accounting - Membuat laporan keuangan perusahaan dan laporan lainnya secara periodik. - Mengadakan pencatatan atas setiap transaksi yang telah disetujui. - Melaksanakan pengarsipan dokumen-dokumen dengan tertib dan teratur. - Melaksanakan stock opname pada persediaan digudang secara periodik, bekerja sama dengan bagian gudang. B. bagian Finance - Mengkonsolidasi rencana anggaran dari bagian-bagian ke dalam suatu anggaran dan proyeksi keuangan perusahaan yang menyeluruh. 38
- Melaksanakan dan membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank perusahaan. - Mencatat dan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan secara periodik. - Membuat daftar gaji karyawan. - Melakukan penyetoran uang dan pencairan cek/giro ke bank. 6. Plant Manager (Manajer Pabrik) - Memeriksa dan menyetujui setiap dokumen terkait dengan produksi. - Menangani masalah yang berkenaan dengan proses produksi di pabrik. - Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kerja bawahannya sesuai dengan ketentuan/kebijakan yang telah ditetapkan. Plant Manager mengawasi beberapa manajer dibawahnya yaitu: o Purchasing Manager - Menerima bukti permintaan pembelian (BPP) dari bagian-bagian yang membutuhkan. - Melakukan seleksi dan evaluasi atas para supplier dan menetapkan supplier yang akan diterima. - Memeriksa setiap order pembelian yang telah dibuat dan menyerahkannya kepada Plant Manager untuk disetujui. - Mengkoordinasikan pekerjaan bawahannya agar bekerja secara optimal. Dalam melaksanakan tugasnya purchasing manager dibantu beberapa staff dibawahnya: 39
o Staff dan Administrasi - Melaksanakan pembelian berdasarkan bukti permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan. - Memeriksa stock barang (berdasarkan laporan dari bagian gudang) dan menghubungi beberapa supplier untuk menanyakan ketersediaan dan harga barang untuk memutuskan order pembelian dapat dipenuhi. - Membuat Order Pembelian berdasarkan bukti permintaan pembelian yang telah disetujui. - Berkoordinasi dengan staff laborat perusahaan untuk melakukan uji coba terhadap contoh bahan baku. - Melakukan proses administratif atas setiap transaksi pembelian yang terjadi dan mengarsip dokumen terkait. - Mengawasi proses penerimaan barang dan menerima laporan penerimaan penerimaan barang dari gudang serta menginformasikan kepada kabag.pembelian mengenai permintaan pembelian yang belum diproses. o HRD (Human Resources Development) & GA (General Affairs) Manager - Menerima form permintaan karyawan baru dari bagian yang membutuhkan. - Memeriksa & memutuskan permintaan karyawan dapat disetujui atau tidak - Merekrut & memutuskan karyawan yang dapat dinyatakan memenuhi syarat. - Menyerahkan karyawan yang memenuhi syarat ke bagian yang membutuhkan karyawan. 40
- Membuat surat kesepakatan kerja untuk karyawan yang diterima - Bertanggung jawab atas prosedur pelatihan para karyawan. - Membagikan form penilaian ke masing-masing Manajer dan Kabag. - Merekap hasil penilaian kompetensi SDM dan mengkoordinir ataupun melaksanakan tindak lanjut yang perlu dilakukan. o PPIC (Production Planning Inventory Control) Manager - Mengendalikan proses produksi dengan pembuatan jadwal/rencana kerja, proses pengerjaan produk, pemeriksaan produk sampai penyerahan produk ke gudang barang jadi. - Menerima Surat Pemberitahuan Produksi (SPP) dari bagian marketing setiap ada order. - Menerima laporan stock gudang bahan baku dari bagian gudang bahan baku setiap pagi. - Membuat daftar urut produksi yang dibuat per mesin dan di gantungkan di tiap mesin - Membuat bukti permintaan pembelian kemudian di tindak lanjuti sesuai dengan Prosedur Pembelian. - Membuat dan menyerahkan kartu petunjuk pembikinan produksi dan kartu campur bahan baku ke kabag.produksi untuk ditindak lanjuti sesuai dengan prosedur pengendalian produksi - Membuat bon bahan untuk tiap jenis bahan baku sesuai jumlah yang akan di produksi 41
- Membuat Bukti Permintaan Pembelian yang kemudian ditindaklanjuti sesuai Prosedur Pembelian. o Production Manager - Berkoordinasi dengan bagian PPIC untuk melaksanakan produksi sesuai dengan keinginan pelanggan. - Menginstruksikan ke semua bagian operator produksi untuk melaksanakan produksi sesuai dengan ketentuan/prosedur yang telah ditetapkan. - Memeriksa, menganalisa dan menyetujui laporan produksi. - Memeriksa dan menyetujui semua dokumen produksi yang diterima dari PPIC berkaitan dengan proses produksi sebelum didistribusikan pada operator produksi sponge dan rigid. - Memeriksa dan menyetujui laporan kerusakan atau perawatan mesin dan sarana yang dibuat staffnya. Dalam melaksanakan tugasnya production manager dibantu seorang asisten dan staff administrasi produksi: o Asisten production manager - Membantu production manager dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. o Administrasi produksi - Menerima kartu petunjuk pembikinan produksi (KP3), kartu campur bahan baku dan bon bahan untuk tiap-tiap jenis produk dari bagian PPIC 42
- Mendistribusikan rekaman-rekaman tersebut (KP3,dll) ke bag. Sponge atu Rigid. - Menerima Daftar Urut Produksi untuk tiap-tiap mesin dari PPIC - Menerima laporan produksi (harian dan Bulanan) dari bagian produksi sponge dan rigid. - Menyerahkan laporan produksi ke production manager. - Membuat laporan kerusakan atau perawatan bila ada masalah pada mesin dan sarana produksi. Production Manager mengawasi beberapa bagian dibawahnya, yaitu: a. Kepala bagian Sponge - Bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sponge. - Mengawasi proses produksi yang dilakukan masing-masing operator produksi. b. Kepala bagian Rigid - Bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi rigid. - Mengawasi proses produksi yang dilakukan masing-masing operator produksi. c. Kepala Bagian Teknik - Membuat Jadwal Perawatan tiap periode atas mesin dan sarana - Menyerahkan Jadwal Perawatan dan meminta persetujuan ke Plant Manager - Melaksanakan kegiatan perbaikan atau perawatan dan hasilnya dicatat pada Check List Pemeriksaan 43
- Memeriksa hasil kegiatan perawatan yang dilakukan oleh Petugas Teknik dan mencatatnya pada Formulir Jadwal Perawatan - Menerima Laporan Kerusakan dari bagian yang membutuhkan perbaikan - Mengajukan permintaan perbaikan dengan mengisi formulir Bukti Permintaan Pembelian, kemudian ditindaklanjuti sesuai Prosedur Pembelian c. Kepala Bagian Quality Control (QC) - Menerima memo dan sample barang dari bagian pembelian. - Bertanggung jawab atas pengendalian alat ukur dan pengujian produk. - Melaksanakan uji coba terhadap sample/bahan baku sesuai dengan petunjuk kerja pengujian bahan (staff laborat). - Mencatat dan menyetujui hasil dari percobaan dalam Laporan Percobaan dan merekomendasikannya ke bagian pembelian. - Membuat desain - desain produk baru, baik berupa desain formula maupun desain motif (staff Teknik development). d. Kepala Bagian Gudang - Membuat data persedian semua barang dan bahan digudang. - Memeriksa dan mengawasi pengerjaan teknik, perbaikan sarana dan prasarana. - Mengendalikan barang dan bahan dalam gudang agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan. - Memeriksa dan mengawasi proses identifikasi barang yang dilakukan bawahannya. 44
- Mengawasi dan menyetujui keluar masuknya bahan baku, barang jadi, dan spare part serta avalan (barang sisa) dari gudang. - Mengawasi penyimpanan bahan/barang sesuai dengan lokasi dan aturan yang ditetapkan. - Melakukan Stock Opname tiap bulan sekali bersama dengan bagian Accounting. III.3 Operasional Perusahaan PT Vinyl Monomer Chemical merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi jenis barang berbahan dasar PVC plastik. Tujuan dari pendirian perusahaan adalah untuk memperoleh laba secara optimal sehingga perusahaan mampu bertahan bahkan berkembang semakin besar. Garis besar operasional pada perusahaan ini meliputi aktivitas pembelian, penjualan, produksi, akuntansi dan keuangan, serta personalia. Aktivitas pembelian meliputi kegiatan seperti pembelian bahan baku, spare part maupun umum. Dalam melakukan aktivitas pembelian, bagian pembelian melakukannya berdasarkan permintaan pembelian barang dari bagian gudang atau dari bagian yang membutuhkan, selain itu bagian pembelian harus melakukan proses seleksi terhadap suplier, kemudian menghubungi supplier tersebut terpilih untuk melakukan pembelian barang yang diminta. Aktivitas penjualan meliputi kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang yang diproduksi oleh perusahaan yaitu barang jadi maupun avalan (barang sisa). Bagian penjualan mengenalkan produk-produk perusahaan dan melakukan penawaran 45
barang tersebut kepada pihak pelanggan. Setelah mendapat pesanan barang dari pelanggan, maka staff marketing akan segera memprosesnya dengan membuat order pesanan kemudian dilanjutkan dengan membuat SPP (surat pemberitahuan produksi), SPP tersebut akan diserahkan ke bagian PPIC (production planning inventory control) dan dilanjutkan ke bagian produksi untuk proses pelaksanaan produksi. Aktivitas produksi meliputi perencanaan, pelaksanaan sampai dengan pemeriksaan hasil produksi, bagian PPIC berperan untuk mengendalikan proses produksi perusahaan agar dapat berjalan efektif dan efesien, bagian produksi berperan melaksanakan proses produksi sesuai dengan persetujuan bagian PPIC untuk memenuhi pesanan sesuai dengan keinginan pelanggan, barang jadi yang selesai diproduksi disimpan oleh bagian gudang, bagian gudang bertanggung jawab menyimpan dan menjaga kondisi bahan baku produksi dan barang jadi hasil produksi dari kerusakan ataupun kehilangan. Aktivitas bagian akuntansi dan keuangan meliputi kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pelaporan akuntansi umum, akuntansi persediaan, akuntansi pajak, akuntansi biaya, keuangan kas, keuangan bank, keuangan hutang, keuangan piutang dan penggajian. Aktivitas personalia meliputi kegiatan di bidang personalia dan kegiatan yang bersifat umum. Bagian personalia mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian, seperti penerimaan karyawan baru, pelatihan dan penilaian/evaluasi kinerja karyawan. 46
III.4 Kebijakan Penjualan Perusahaan Perusahaan ini menerapkan beberapa kebijakan yang harus dipatuhi oleh bagianbagian yang terlibat dalam aktivitas ini. Kebijakan ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang berfungsi untuk menuntun dan mengarahkan setiap tindakan dalam aktivitas yang dilakukan oleh entitas dalam perusahaan. Kebijakan-kebijakan penjualan yang berlaku pada PT.Vinyl Monomer Chemical antara lain, sebagai berikut: 1. Transaksi penjualan harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang lengkap antara lain: surat pesanan, faktur dan surat jalan. 2. Setiap dokumen penjualan harus diotorisasi oleh pejabat berwenang dan didistribusikan dengan tepat. 3. Setiap retur penjualan dilengkapi dengan nota retur dan STTR (surat tanda terima retur) yang diotorisasi oleh pejabat berwenang. 4. Jangka waktu pelunasan piutang oleh pelanggan adalah dua sampai empat minggu. III.5 Prosedur Penjualan Perusahaan Penjualan hasil produksi dilakukan secara tunai maupun kredit, sebagian besar dilakukan secara kredit. Prosedur penjualan kredit yang ada pada PT.Vinyl Monomer Chemical meliputi penerimaan pesanan barang dari pelanggan, persetujuan kredit, pembuatan surat jalan dan faktur, penyerahan/ pengiriman barang, pencatatan dan penagihan piutang serta transaksi retur penjualan. 47
berikut: Prosedur penjualan kredit pada PT. Vinyl Monomer Chemical adalah sebagai III.5.1 Prosedur Penerimaan Pesanan Prosedur untuk menangani setiap permintaan dari pelanggan atas produk yang ditawarkan perusahaan, prosedurnya adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan memberikan informasi pesanan dengan membuat order pembelian dan memberikannya langsung/via fax kepada staff marketing perusahaan, berdasarkan hal itu staff marketing (sales) membuat surat pesanan. 2. Staff marketing perusahaan berkoordinasi dengan bagian keuangan (piutang) dan bagian gudang untuk menentukan bisa atau tidak pesanan tersebut dipenuhi. 3. Jika pesanan sudah disetujui, staff marketing segera membuat SPP (Surat Pemberitahuan Produksi) dan menyerahkannya ke bagian PPIC (Product Planning Inventory Control). 4. Bagian PPIC menyiapkan rencana produksi kemudian menyerahkannya kepada bagian produksi. 5. Bagian produksi segera melaksanakan proses produksi. III.5.2 Prosedur Persetujuan Kredit Prosedur diterima atau tidaknya permohonan kredit dari pelanggan, prosedurnya adalah sebagai berikut: 48
a) Staff marketing melihat status kredit pelanggan yang melakukan pesanan, staff marketing meminta informasi dan rekomendasi tersebut dari bagian piutang. b) Jika status kredit tidak memenuhi syarat (sudah melebihi limit kredit yang ditetapkan) maka pesanan pelanggan tidak bisa dipenuhi oleh pihak perusahaan. III.5.3 Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Prosedur untuk membuat dokumen-dokumen penjualan: a) Bagian gudang menyiapkan surat jalan sebanyak empat rangkap. o Surat jalan (SJ): - Lembar Putih (asli) : didistribusikan kepada bagian penagihan, untuk digunakan pada saat melakukan penagihan atas penjualan yang telah dilakukan. - Lembar Putih : didistribusikan kepada bagian accounting, digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan kredit yang terjadi. - Lembar Biru : didistribusikan kepada bagian gudang, digunakan sebagai bukti dari barang-barang yang telah dikeluarkan oleh bagian gudang. - Lembar Merah : Diberikan kepada pelanggan sebagai bukti barang telah diterima oleh pelanggan. b) Bagian marketing menyiapkan faktur penjualan sebanyak empat rangkap. o Faktur Penjualan 49
- Lembar Putih (asli) : didistribusikan kepada bagian penagihan, untuk digunakan pada saat melakukan penagihan atas penjualan yang telah dilakukan. - Lembar Putih : didistribusikan kepada bagian accounting, digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan kredit yang terjadi, faktur ini dicocokan dengan SJ. - Lembar Biru : didistribusikan kepada bagian gudang, digunakan sebagai bukti dari barang-barang yang telah dikeluarkan oleh bagian gudang dan untuk dicocokan dengan SJ. - Lembar Merah : Diberikan kepada pelanggan sebagai dasar untuk melakukan pembayaran dan untuk dicocokan dengan barang yang telah diterima. III.5.4 Prosedur Pengiriman Barang. Prosedur mengenai proses penyerahan barang kepada pelanggan atas pesanannya: a) Setelah barang selesai diproduksi, bagian gudang membuat dokumen pengiriman berupa surat jalan. b) Membuat daftar rincian barang yang keluar dan menandatangani serta membubuhi cap pada surat jalan tersebut. c) Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang disertai dokumendokumen pendukung dan bertanggung jawab atas barang tersebut sampai diterima oleh pelanggan. 50
d) Setelah barang diterima, pelanggan harus menandatangani surat jalan tersebut sebagai bukti barang tersebut telah diterima. III.5.5 Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang Prosedur mengenai pencatatan yang dilakukan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi, prosedurnya adalah sebagai berikut: a) Bagian accounting menerima surat jalan dan faktur penjualan lembar putih dan surat pesanan pelanggan dari bagian marketing. b) Setelah menerima surat jalan dan faktur penjualan, bagian accounting melakukan pemeriksaan atas ketepatan perhitungan, kelengkapan dan keabsahan dokomen-dokumen tersebut. c) Setelah dokumen dinyatakan benar dan sah, bagian accounting membuat jurnal penjualan dan mencatat transaksi tersebut dibuku besar piutang. d) Pada proses penagihan, bagian penagihan memberikan surat jalan dan faktur berwarna merah kepada pelanggan. e) Bagian penagihan menyerahkan bukti tanda terima faktur kepada pelanggan untuk ditandatangani sebagai bukti dokumen telah diserahkan pada pelanggan. f) Bukti tanda terima tersebut disimpan/diarsip sampai dengan tanggal jatuh tempo dan digunakan sebagai dasar untuk melakukan penagihan serta mengambil pembayaran pada saat tanggal sudah jatuh tempo. g) Jika pada tanggal jatuh tempo, pelanggan belum juga memenuhi kewajibannnya maka bagian penagihan segera mengkomunikasikannya 51
dengan bagian marketing untuk kemudian dilakukan tindakan, mengingatkan via telpon ataupun mengirimkan surat tagihan. III.5.6 Prosedur Transaksi Retur Penjualan Selain prosedur-prosedur diatas, terdapat pula prosedur untuk transaksi retur penjualan, yaitu barang-barang yang dikembalikan oleh pelanggan atas dasar sesuatu hal dan bisa mengurangi jumlah saldo piutang pelanggan. Prosedur untuk retur penjualan adalah sebagai berikut: a) Pelanggan mempunyai hak retur bila ada ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima. b) Bagian penerimaan menerima barang retur dari pelanggan, kemudian membuat nota retur. c) Berdasarkan nota retur bagian penerimaan berkoordinasi dengan bagian quality control (staff laborat) untuk memeriksa kondisi barang retur tersebut, setelah disetujui bagian penerimaan barang kemudian menyiapkan dokumen STTR (surat tanda terima retur) sebagai tanda barang sudah diterima dengan sah, sudah diotorisasi pejabat berwenang terkait. d) Berdasarkan laporan penerimaan barang/sttr, bagian gudang mencatatnya ke dalam kartu gudang. e) Berdasarkan nota retur dan STTR, bagian piutang (accounting) mencatat kedalam buku besar pembantu piutang (pengurangan piutang). f) Bagian accounting mencatat dan menjurnal transaksi retur penjualan berdasarkan nota retur dan STTR yang telah di setujui. 52