BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang yaitu tentang pendataan karyawan, pendataan barang dan inventaris, proses penggajian karyawan, proses barang masuk, proses penggunaan barang, dan proses pencatatan jasa laundry. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem. 3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.1.1 Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penggajian karyawan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 27
28 1. Sekretaris membuat laporan absensi bulanan karyawan untuk diserahkan ke bagian kasir. 2. Kasir melakukan perhitungan gaji bulanan karyawan berdasarkan jumlah hari kerja, jabatan, uang makan. 3. Kasir membuat slip gaji sebanyak dua rangkap per karyawan berdasarkan perhitungan gaji bulanan tersebut kemudian diserahkan ke pimpinan untuk ditandatangani. 4. Pimpinan menyetujui lalu mengembalikan slip gaji tersebut ke kasir. 5. Kasir memberikan satu rangkap slip gaji ke karyawan dan satu rangkap lagi untuk diarsipkan. 6. Kasir membuat laporan gaji bulanan karyawan.
29 Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Karyawan Kasir Sekretaris Pimpinan Laporan Absensi Bulanan Karyawan Laporan Absensi Bulanan Karyawan Hitung Gaji Bulanan dan Buat Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Persetujuan dan Tandatangan Slip Gaji Slip Gaji yang sudah Disetujui Slip Gaji yang sudah Disetujui Slip Gaji yang sudah Disetujui Buat Laporan Gaji Bulanan Karyawan Laporan Gaji Bulanan Karyawan Gambar 3.1 Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan
30 3.1.2 Prosedur Pembelian Habis Pakai yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pembelian barang habis pakai yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Kasir membuat laporan barang untuk diserahkan ke sekretaris. 2. Sekretaris membuat surat pemesanan barang untuk diserahkan ke pimpinan. 3. Pimpinan mengecek dan menyetujui surat pemesanan barang tersebut, apabila tidak sesuai, pimpinan akan mengembalikan surat pemesanan barang tersebut ke sekretaris. 4. Apabila sesuai, pimpinan akan menandatangani dan mengembalikan surat pemesanan barang tersebut ke sekretaris. 5. Sekretaris mengirimkan surat pemesanan barang ke supplier. 6. Supplier membuat nota pembelian dan mengirimkan barang yang dipesan ke perusahaan. 7. Setelah barang sampai, sekretaris melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirim apakah sudah sesuai dengan surat pemesanan barang. 8. Apabila tidak sesuai, barang dan nota pembelian akan dikembalikan ke supplier. Apabila sesuai, sekretaris akan membuat laporan barang masuk dan menyerahkan ke kasir untuk dilakukan pencatatan stok.
31 Prosedur Pembelian yang Sedang Berjalan Kasir Sekretaris Supplier Pimpinan Laporan Laporan Buat Surat Pemesanan Surat Pemesanan Surat Pemesanan Cek Surat Pemesanan Surat Pemesanan T Sesuai? Y Surat Pemesanan Surat Pemesanan Tandatangan Surat Pemesanan Nota Pembelian Buat Nota Pembelian Surat Pemesanan Cek dengan Surat Pemesanan Nota Pembelian Laporan Pembelian Sesuai? T Nota Pembelian Y Pencatatan Stok Nota Pembelian Laporan Pembelian Buat Laporan Pembelian Laporan Pembelian Gambar 3.2 Prosedur Pembelian yang Sedang Berjalan
32 3.1.3 Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pencatatan laundry yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Pelanggan memberikan data laundry ke kasir. 2. Kasir mengisi data laundry ke nota bukti laundry dan melakukan perhitungan biaya laundry berdasarkan berat laundry, jenis pakaian yang akan dilaundry, jangka waktu pencucian, dan status pelanggan. 3. Kasir mencatat total biaya laundry ke nota bukti laundry tersebut dan memberikan satu rangkap nota bukti laundry ke pelanggan, satu rangkap untuk karyawan dan satu lagi untuk diarsipkan. 4. Kasir memberikan data laundry ke karyawan.
33 Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan Pelanggan Kasir Karyawan Data Laundry Data Laundry Isi Nota Bukti Laundry Hitung Biaya Laundry Data Laundry Gambar 3.3 Prosedur Pencatatan Laundry yang Sedang Berjalan
34 3.1.4 Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pengambilan laundry yang sedang berjalan di Laundry Trojen Tanjungpinang : 1. Pelanggan membawa nota bukti laundry dan diserahkan ke kasir. 2. Kasir mengecek apakah laundry sudah selesai atau belum. 3. Jika belum, kasir mengembalikan nota bukti laundry tersebut ke pelanggan. 4. Jika sudah, kasir memberikan laundry tersebut ke pelanggan sesuai dengan nota bukti laundry. 5. Pelanggan mengecek apakah laundry sudah sesuai dengan nota bukti laundry. 6. Jika tidak sesuai, pelanggan mengembalikan laundry tersebut ke kasir. 7. Jika sama, pelanggan melunasi pembayaran dan menandatangani nota bukti laundry tersebut.
35 Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan Pelanggan Kasir Cek Laundry T Selesai? Y Data Laundry dan Data Laundry dan Cek Data Laundry T Sesuai? Data Laundry dan Y Data Laundry dan Pembayaran dan Tandatangan Nota Gambar 3.4 Prosedur Pengambilan Laundry yang Sedang Berjalan
36 3.3 Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Laundry Trojen Tanjungpinang diperoleh dokumen yaitu : 3.2.1 Dokumen Input a. Laporan absensi Fungsi Sumber : Digunakan untuk proses penggajian karyawan. : Sekretaris. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Kasir. b. Laporan barang Fungsi : Digunakan untuk mengetahui stok barang sehingga dapat digunakan untuk melakukan pemesanan barang. Sumber : Kasir. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Sekretaris. c. Data laundry Fungsi Sumber : Digunakan untuk mencatat data per laundry. : Pelanggan. Rangkap : 1 (Tiga). Ditujukan : Kasir.
37 3.2.2 Dokumen Output a. Laporan Gaji Fungsi Sumber : Untuk rekap gaji bulanan semua karyawan. : Kasir. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Pimpinan. b. Laporan Masuk Fungsi : Untuk penambahan stok barang yang ada di perusahaan. Sumber : Sekretaris. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Kasir. c. Fungsi : Untuk mengetahui total biaya dari data data per laundry. Sumber : Kasir Rangkap : 3 (Tiga). Ditujukan : Pelanggan, Kasir, Arsip. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada pengolahan data laundry di Laundry Trojen Tanjungpinang yang dilakukan secara manual tentu
38 tidak efektif, tidak efisien dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan,diantaranya : 1. Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji bulanan karyawan. 2. Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan stok barang. 3. Pengolahan data member laundry masih menggunakan sistem manual, sehingga harus dilakukan pengecekan member kembali untuk setiap transaksi laundry. 4. Pengarsipan nota bukti laundry masih menggunakan kertas, sehingga kasir harus mencari nota bukti laundry pada saat pengambilan laundry. 5. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan data. 6. Kesulitan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan. 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi pengolahan data laundry yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya aplikasi, diantaranya: 1. Aplikasi yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan dan penyajian data-data. 2. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar untuk keperluan pengecekan data baik untuk pihak keuangan maupun untuk pemilik. 3. Aplikasi yang dapat dengan cepat mencetak laporan.
39 4. Aplikasi yang dapat menjamin keamanan data sehingga data tidak dapat diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan. 5. Perangkat keras yang dapat mendukung berjalannya aplikasi seperti alat input, penyimpanan, output atau cetak.