Tugas Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan Dosen : Dr.Ir. Arief Iman Suroso, M.Sc PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DI PT UNITED TRACTORS, Tbk. OLEH : NURUL HIDAYAH P056101491.46 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 20111
PENDAHULUAN Alvin Toffler membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga gelombang yaitu era pertanian, era industri dan era informasi. Dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah muscle (otot) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot. Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah machine (mesin), dan pada era informasi faktor yang menonjol adalah mind (pengetahuan). Pengetahuan merupakan modal yang mempunyai pengaruh besar dalam menentukan kemajuan individu maupun kelompok (organisasi). Pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terusmenerus diperbaharui melalui proses belajar. Selain itu, pengetahuan sebagai sumber bisa hilang dari lingkungan organisasi dikarenakan beberapa sebab, seperti kematian, mutasi kerja, bahkan mungkin karena perpindahan anggota organisasi tersebut. Sehingga pada prinsipnya adalah kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan suatu organisasi, karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelajaran dan pengalaman yang cukup panjang Oleh karena itu, pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi juga perlu diuji, dimutakhirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Suatu organisasi agar dapat mencapai visi dan misinya harus mengelola pengetahuan yang dimilikinya dengan baik agar dapat bersaing dengan organisasi yang lain. Salah satu cara tersebut adalah dengan menerapkan manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan merupakan hal yang sudah tidak asing lagi di Indonesia. Konsep ini telah digunakan oleh berbagai macam perusahaan dan menampakkan hasil yang optimal. Salah satu perusahaan yang sukses dalam menerapkan konsep manajemen pengetahuan adalah United Tractor (UT). Penerapan konsep tersebut sebagai perwujudan dari
visi dan misi organisasi, dan penyelarasan dengan dinamika bisnis perusahaan. Kesuksesan UT dalam penerapan konsep manajemen pengetahuan ini, terlihat dengan terpilihnya UT sebagai pemenang dalam Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study tahun 2009.
MANAJEMEN PENGETAHUAN 2.1 Pengetahuan Menurut Notoatmodjo 2007, pengetahuan merupakan hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan penginderaan terhadap obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagaian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga (www.duniabaca.com). Dalam organisasi, pengetahuan dipandang dari berbagai perspektif. Pertama, pengetahuan dipandang sebagai sumber daya yang terakumulasi yang menunjukkan kapabilitas. Kedua pengetahuan dipandang sebagai suatu struktur yang membatasi tindakan. Ketiga, pengetahuan sebagai produk. Nonaka dan Takeuchi (1995) menyebutkan knowledge terdiri dari dua jenis, yaitu: 1. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang terdokumentasikan dalam berbagai bentuk, seperti paper, laporan penelitian, buku, artikel, manuskrip, paten dan software, dan lain-lain. Dengan kata lain knowledge yang sudah dapat dikemukakan dalam bentuk data, formula, spesifikasi produk, manual, prinsip-prinsip umum, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lain secara formal dan sistematis. 2. Tacit knowledge berarti sesuatu yang tidak dengan mudah dilihat dan diekspresikan. Ia berakar dalam tindakan dan pengalaman pribadi, seperti dambaan, nilai, atau pun emosi. Wawasan dan intuisi subjektif juga masuk dalam kategori ini. Pengetahuan tacit sangat bersifat pribadi dan sulit diformalisasikan. Tacit knowledge memiliki 2 dimensi, yaitu: a) dimensi teknis, yang lebih bersifat informal dan know-how dalam melakukan sesuatu. Dimensi teknis yang mengandung prinsip-prinsip dan teknis pengetahuan yang
diperoleh karena pengalaman ini, relatif sulit didefinisikan, b) dimensi kognitif, terdiri dari kepercayaan, persepsi, idealisme, values, emosi dan mental yang juga sulit dijelaskan. Dimensi ini akan membentuk cara seseorang menerima segala sesuatu yang ada di lingkungannya. Dalam pendekatan yang berbeda, Quinn (1996) dalam Tiwana, 2002 mendeskripsikan pengetahuan ke dalam 4 level operasional yaitu knowwhat, know-how, know-why dan care-why. Know-what atau cognitive knowledge merupakan knowledge yang diperoleh melalui pelatihan, pembelajaran dan kualifikasi formal. Know-how merupakan aplikasi praktis. Pada level ini apa yang telah didapat pada level I diterjemahkan dalam pelaksanaan. Pada tahap ini merupakan area dimana knowledge menambahkan nilai dalam suatu organisasi melalui kemampuan untuk menterjemahkan knowledge yang bersifat teoritis menjadi eksekusi yang efektif. Know-why disebut juga system understanding merupakan knowledge terdalam dari jaringan hubungan sebab akibat yag ada pada suatu disiplin ilmu. Level ini memungkinkan profesional untuk berpindah dari pelaksanaan kerja ke pemecahan masalah yang lebih besar dan kompleks dan menciptakan solusi baru bagi permasalahan yang baru. Care-why tahap lanjutan dari kreativitas diri (self-motivated creativity) merupakan level dimana inovasi radikal dapat terjadi melalui lompatan imajinatif dari pemikiran lateral. 2.2 Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Manajemen Pengetahuan dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. Manajemen Pengetahuan secara operasional artinya Manajemen Pengetahuan merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan Manajemen Pengetahuan secara strategis
merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi/perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Menurut Demarest (1997), fase Manajemen Pengetahuan dalam sebuah organisasi mencakup konstruksi pengetahuan, pemencaran (diseminasi) pengetahuan, penggunaan pengetahuan; dan perwujudan pengetahuan. Selain itu, Davenport et al (1998), menjelaskan bahwa manajemen pengetahuan berkaitan dengan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan sebuah organisasi dengan arah mencapai dan memajukan sasaran organisasi. Jadi, Manajemen Pengetahuan meliputi: proses penciptaan pengetahuan, distribusi pengetahuan dan aplikasi pengetahuan. Dalam Manajemen Pengetahuan, selain manusia sebagai subjek inspirasi pengetahuan, dua hal lain yang perlu di-manage adalah tempat (hard & soft) yang menjadi media dalam proses meraih pengetahuan serta isi pengetahuan itu sendiri. Pengukuran hasil implementasi Manajemen Pengetahuan sangat diperlukan untuk dapat mengetahui keefektifan dari implementasi Manajemen Pengetahuan di suatu perusahaan. Menurut Bramley dan Newby (Bramely & Newby, 1984), ada 4 tujuan utama untuk melakukan pengukuran dan evaluasi, yaitu: 1. Feedback Memastikan bahwa pelaksanaan Manajemen Pengetahuan sesuai dengan harapan para staff dan tujuan dari Knowledge Management itu sendiri, dan sebagai sarana untuk quality control. 2. Control Memastikan agar pelaksanaan Manajemen Pengetahuan sesuai dengan jalurnya yaitu sesuai dengan kegiatan operasional di perusahaan, dan untuk memastikan bahwa Knowledge Management tepat guna. 3. Research Untuk melihat apakah proses pembelajaran karyawan dan transfer pengetahuan dari para karyawan berjalan dengan baik dan efektif.
4. Intervention Hasil dari evaluasi dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan mengenai langkah selanjutnya yang perlu diambil untuk Manajemen Pengetahuan ke depannya. 2.3 Manajemen Pengetahuan di PT United Tractors, Tbk. (UT) Penerapan Manajemen Pengetahuan di UT didasarkan pada timbulnya rasa sayang ketika seorang karyawan pindah kerja atau pensiun. Selain itu, UT juga ingin mewujudkan visi dan misi organisasi seiring dengan dinamika pertumbuhan bisnis di sektor-sektor insutri yang menggunakan jasa solusi UT. Dari hasil penjabaran visi dan misi, lahirlah tiga pilar bisnis UT, yaitu mesin-mesin konstruksi, kontrak penambangan, dan penambangan batu bara. Transformasi paling utama yang terjadi di UT adalah transformasi SDM. Namun, dalam penerapannya masih terdapat beberapa kendala, antara lain upaya untuk menggugah karyawan agar berbagi pengetahuan. Implementasi Manajemen Pengetahuan di UT dilakukan dengan mengubah training centre menjadi learning centre. Selanjutnya untuk mendapatkan inovasi, UT harus bisa menyatukan Manajemen Pengetahuan di perusahaan sebaga budaya yang terintegrasi dan melekat pada seluruh karyawan. Transfer pengetahuan dan informasi hanya terjadi jika para individu punya pola pikir terbuka dan mengedepankan tim. Ketika UT berjualan baterai alat berat, maka UT diarahkan untuk menjadi battery management yang mengurusi dari proses delivery barang hingga penampungan limbah baterai itu. Penerapan pola ini juga dilakukan di salah satu pelanggan UT yaitu perusahaan pertambangan besar di Papua. UT bahkan membantu menjualkan aki bekas (disposal) sehingga perusahaan tambang itu tak repot memikirkan di mana akan membuang limbah, tetapi justru mendapatkan uang. Cara-cara baru seperti itu tentu saja lebih solutif bagi pelanggan. Di sisi lain, hal itu juga
merupakan jurus tersendiri bagi UT guna menghindar dari jebakan perang harga murah yang biasa terjadi di industri ini yang akan merugikan posisinya jika diikuti. Bentuk transformasi lain sebagai bentuk perwujudan penerapan Manajemen Pengetahuan adalah transforamsi tugas tenaga penjualan, dimana dahulu tenaga penjualan lebih ditugaskan sebagai salesman. Tugasnya tentu saja menjual, menjual dan menjual. Namun seiring dengan pergeseran bisnis, kemudian mereka ditiadakan dan diubah menjadi konsultan. Jadi, yang dibentuk bukan salesman, melainkan business consultant. Ia tidak sekedar menjual, tetapi juga memberi informasi solusi layaknya seorang konsultan kepada kliennya. Dari sisi pengembangan SDM, perusahaan tak serta-merta menuntut karyawannya bertransformasi, misalnya agar tenaga penjualan berubah menjadi konsultan bisnis, dll. UT memfasilitasi berbagai kegiatan pengembangan diri yaitu dengan lembaga pelatihan yang diarahkan menjadi learning center. Karyawan yang dimasukkan ke UT learning center dikembangkan hard skill dan soft skill-nya, serta diarahkan menjadi manajer yang punya jiwa kewirausahaan tinggi agar bisa menciptakan dan mengembangkan bisnis-bisnis di lingkup UT. Selain penerapan manajemen pengetahuan dalam SDM, UT juga menerapkan manajemen pengetahuan dalam sistem teknologi informasi. Sistem teknologi informasi dikolaborasikan dengan pelanggan, dengan berbagai keunggulannya. Sistem teknologi informasinya bergesar dari desk base ke arah solusi yang mudah diakses di lapangan (mobile application), sebagai contoh penerapan sistem vehicle manajemen untuk pengelolaan armada alat berat dan angkutan.
KESIMPULAN Pengetahuan merupakan modal yang mempunyai pengaruh besar dalam menentukan kemajuan individu maupun kelompok (organisasi). Pengetahuan dibagi menjadi tacid knowledge dan explicit knowledge. Tacid knowledge perlu ditransformasi menjadi explicit knowledge agar dapat bermanfaat bagi orang lain. Penerapan manajemen pengetahuan di PT United Tractors Tbk. Menunjukkan dampak yang positif terlihat dengan terpilihnya UT sebagai pemenang dalam Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study tahun 2009.. Salah satu bentuk penerapannya adalah perubahan training center menjadi learning center, dan transformasi tenaga penjualan menjadi business consultant. Tenaga penjualan yang tadinya hanya berjualan saja, bertransformasi menjadi tenaga konsultan, yang menyalurkan pengetahuannya kepada pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA Bramely, P., and Newby, A. C. 1984. The Evaluation of Training Part I: Clarifying the Concept. J. Eur. Ind. Train, 10-16. Davenport, T.H. and Prusak, L. 1998. Working knowledge: how organizations manage what they know. Bosto,MA: Harvard Business School Press. Demares, M. 1997. Knowledge management, Journal of Long Range Planning, 30 (3):378-84 Nonaka, Ikujiro. 1995. The knowledge-creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation. New York: Oxford University Press. Tiwana, Amrit. 2002. The knowledge management toolkit: orchestrating it, strategy, and knowledge platforms 2 nd. New Jersey: Prentice Hall. www.duniabaca.com [diakses tanggal 27 September 2011]