STUDI KELAYAKAN BISNIS PERTEMUAN KETUJUH Putri Irene Kanny Putri_irene@staff.gunadarma.ac.id
POKOK BAHASAN : PERANAN STRATEGIS SDM DAN HUMAN RESOURCES SCORECARD
PERENCANAAN STRATEGI SDM SDM adalah faktor sentral dalam suatu perusahaan apapun bentuk dan tujuan perusahaan. Perusahaan dibuat berdasarkan visi untuk kepentingan manusia. Dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi. Perubahan yang demikian cepat membuat peran perencanaan strategis menjadi begitu penting, bahkan ini akan menjadi sulit untuk diformulasikan dalam pengelolaan sebuah perusahaan. Sedemikian pentingnya peran SDM, ia menempati peran yang strategis dan setara dengan manajemen keuangan, pemasaran, teknologi, produksi, maupun informasi.
Pengertian Perencanaan Strategi MSDM Strategi SDM merupakan rencana kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM secara keseluruhan demi perubahan yang diharapkan oleh perusahaan. Strategi SDM merupakan bagian dari strategi bisnis, kenyataannya rencana SDM dikembangkan secara terpisah.
l l l Dalam jajaran manajemen dan SDM yang langsung mendukung manajemen dalam menjalankan perusahaan sering dianggap sebagai faktor kunci yang aktif dalam membawa perusahaan ke arah pengembangan dan pertumbuhan atau sebaliknya. Oleh karena itu, performance manajemen perusahaan secara menyeluruh ditentukan oleh keterampilan atau skills dan profesionalismenya serta motivasinya. Dengan demikian, SDM dalam perusahaan harus dikelola secara baik dan dikembangkan secara kesinambungan dengan strategi yang tepat.
Aspek Utama Dalam Strategi Manajemen 1. Strategi perusahaan secara konsisten dalam memosisikan dirinya secara relatif terhadap para pesaing 2. Strategi untuk mencapai tujuan perusahaan dalam lingkungan yang sedang dihadapi saat ini. 3. Strategi manajemen pada dasarnya merupakan kumpulan dari tipe strategi, yang merupakan suatu proses untuk menganalisis situasi persaingan perusahaan untuk mengembangkan tujuan
Langkah Perencanaan Strategis 1. Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan dan menentukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut 2. Mengkaji kondisi lingkungan internal dan eksternal untuk mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan misinya.
3. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan : Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan (key success factors) 4. Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan, Mengevaluasi berbagai alternatif strategi dengan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki dan kondisi eksternal yang dihadapi. 5. Menyusun strategi akhir. Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang (Hariadi:2005)
Tingkatan Perencanaan Strategis Perencanaan strategis berhubungan dengan perspektif jangka panjang, dan secara otomatis mengalir ke dalam perencanaan operasional perusahaan. Perencanaan operasional memiliki perspektif jangka menengah dan pendek, yang berkaitan dengan program tertentu yang merencanakan jenis, jumlah SDM yang dibutuhkan, struktur organisasi, rencana suksesi dan pengembangan SDM, disamping rencana-rencana tertentu untuk menetapkan rencana strategis.
Pendekatan Penilaian Lingkungan VISI MASA DEPAN Situasi masa depan yang diharapkan Where we want to be Analisis GAP Analisis Masa Depan HARI INI Perubahan Situasi yang terjadi Where are today
PROSES STRATEGIS SDM 1. Perubahan lingkungan a. Perubahan Eksternal - Ekspansi global - Persaingan domestik - Karakteristik demografi - Karakteristik angkatan kerja - Trend ekonomi dan perusahaan yang meliputi perubahan skill dan pekerjaan
b. Perubahan Internal - Persoalan manajemen puncak - Struktur Organisasional - Budaya organisasi (filosofi SDM) - Ukuran organisasional (pengendalian perilaku) 2. Perubahan Peran Perubahan lingkungan bisnis akan membawa dampak pada perubahan strategi bisnis yang akan mengarahkan manajer untuk memperjelas ke arah mana visi dan misi SDM akan dibawa. Karena SDM merupakan bagian tak terpisahkan dalam perusahaan.
Fase Dalam Manajemen Strategi 1. Penilaian lingkungan 2. Pengembangan : Perumusan strategi 3. Penerapan/Implementasi strategi 4. Evaluasi dan Pengendalian Strategi
Penilaian Lingkungan - Telitilah lingkungan internal dan eksternalnya - Lakukan penilaian SWOT - Definisikan kemampuan utama dan manfaat kompetitifnya - Definisikan persoalan2 strategis
Perumusan Strategi Manajemen Perencanaan bisnis menguji faktor internal : maupun eksternal yang terkait dalam lingkungan bisnis berkaitan dengan situasi sekarang. Kemudian kesimpulan dicapai pada definisi usaha, visi dan misi, tujuan strategi, target penampilan, dan rencana kegiatan. Penilaian lingkungan dilengkapi: a) Manajemen mendefinisikan atau menegaskan visi, misi dan nilai perusahaan dan melengkapi arah strategi organisasi.
b) Perumusan strategi diterjemahkan ke dalam tujuan strategis dan bagian kegiatan yang luas, meliputi program, proyek dan proses yang akan mencapainya. c) Perumusan strategi menetapkan konteks bagi pendefinisian perencanaan operasi dan tujuan serta pengalokasian sumber daya melalui proses keputusan anggaran dan modal d) Unit, tim maupun individual mendefinisikan rencana kegiatannya, dengan tujuan kemampuan tertentu.
Penerapan/Implementasi strategi Jika planning atau perencanaan yang sudah kita buat tidak dijalankan, tidak akan ada gunanya planning tersebut. Oleh karena itu wujudkanlah planing tersebut kedalam wujud nyata sesuai dengan yang telah ditetapkan di awal. Pada dasarnya implementasi strategi di bagi menjadi beberapa bagian: l Program : Program adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan perencanaan sekali pakai. Program dapat melibatkan restrukturisi perusahaan, perubahan budaya internal perusahaan, atau awal suatu usaha penelitian. l Anggaran : Berbentuk angka, sebagai modal agar berjalannya perusahaan sesuai dengan perencanaannya l Prosedur/SOP : Langkah-langkah yang dijalankan perusahaan
Evaluasi dan Pengendalian Strategi l Evaluasi dan pengendalian adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas perusahaan, serta hasil kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan kinerja yang diinginkan. l Semua level yang ada diperusahaan menggunakan informasi hasil kerja tersebut untuk melakukan perbaikan tindakan dan memecahkan masalah. l Evaluasi juga dapat menunjukan secara tepat kelemahankelemahan dalam implementasi strategi sebelumnya dan mendorong proses keseluruhan untuk dimulai kembali.
Pemerikasaan perusahaan setelah dilakukan evaluasi dan pengendalian adalah seperti berikut, 1.Apakah sistem saat ini sudah cukup baik untuk memenuhi umpan balik mengenai implementasi aktivitas dan kinerja? 2.Apakah informasi tepat pada waktunya? 3.Apakah pengendalian dilakukan dengan baik? 4.Apakah perusahaan sudah menggunakan standar dan ukuran yang tepat? 5.Apakah sistem penghargaan mampu menghargai kinerja yang baik? Evaluasi yang dilakukan harus terkait dengan kualitas, kuantitas, dan penetapan waktu serta harus diperiksa secara objektif.
PERAN SDM SEBAGAI MITRA STRATEGIS SDM sebagai staf atau fungsi kemitraan telah mewariskan suatu reputasi yang miskin dengan ide-ide dan motivasi, serta tidak kreatif. Sebagai contoh, satu pandangan bahwa SDM itu terlalu fokus pada kegiatan operasional, sehingga kegiatan SDM sama sekali tidak strategis. Pandangan lain adalah bahwa MSDM merupakan suatu mitra sejajar dalam proses perencanaan strategis
l l Menurut pandangan ini, peran MSDM adalah bukan sekedar menyesuaikan kegiatankegiatannya pada tuntutan strategi bisnis, tetapi juga tentu saja sekedar menjalankan tugas operasional sehari-hari, seperti memastikan bahwa karyawan sudah dibayar. Sebaliknya, menurut pandangan ini kebutuhan untuk mendorong angkatan kerja sebuah perusahaan ke dalam suatu keunggulan bersaing, berarti bahwa manajemen SDM harus menjadi mitra sejajar, baik dalam formulasi dan implementasi dari strategi bersaing dan mencakup seluruh organisasi perusahaan.
HUMAN RESOURCES SCORECARD FINANSIAL Untuk secara finansial, bagaimana seharusnya perusahaan tampak di depan pemegang saham? PELANGGAN Untuk mencapai visi perusahaan, bagaimana seharusnya perusahaan tampak di depan pelanggan? VISI & STRATEGI PROSES BISNIS INTERNAL Untuk memuaskan pemodal dan pelanggan, proses bisnis apa yang harus perusahaan unggulkan? PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN Untuk mencapai visi perusahaan, bagaimana perusahaan menjamin kemampuan untuk berubah dan membuat perbaikan?
PENGERTIAN BALANCED SCORECARD Perspektif Keuangan Mengukur hasil tertinggi yang dapat diberikan kepada pemegang sahamnya Perspektif Pelanggan Fokus terhadap kebutuhan kepuasan pelanggan, termasuk pangsa pasarnya. Perspektif Internal Memfokuskan perhatiannya pada kinerja kunci proses internal yang mendorong bisnis perusahaan Pembelajaran & Berkembang Memperhatikan langsung bisnis seluruh akses mendatang orang-orang dalam organisasi dan infrastruktur
Latar Belakang Human Resource Scorecard v Suatu Model Pengukuran Kinerja SDM v Balanced Scorecard dalam dunia dan bidang tugas Sumber Daya Manusia dikenal dengan nama Human Resource Scorecard, yang dikembangkan dengan model yang terbukti ampuh dalam mendorong kinerja karyawan. v Human Resource Scorecard menunjukkan bahwa terdapat hubungan kinerja individu terhadap organisasi. v Human Resource Scorecard mengukur efektivitas dan efisiensi fungsi sumber daya manusia dalam mengarahkan perilaku karyawan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan sehingga dapat membantu menunjukkan bagaimana sumber daya manusia memberikan kontribusi dalam kesuksesan keuangan dan strategi perusahaan.
l l l Human Resources Scorecard adalah suatu sistem pengukuran sumber daya manusia yang mengaitkan orang - strategi - kinerja untuk menghasilkan perusahaan yang unggul. Human Resources Scorecard menjabarkan misi, visi, strategi menjadi aksi human resources yang dapat diukur kontribusinya. Human Resources Scorecard menjabarkan sesuatu yang tak berwujud/intangible (leading/sebab) à berwujud/ltangible (lagging/akibat)
Tahapan Model Human Resource Scorecard l Proses Perencanaan Kinerja l Proses Perbaikan Kinerja l Proses Tinjauan Kinerja Atas dasar SOP-SOP yang ada, dapat dilihat bahwa implementasi Balanced Scorecard di perusahaan terdiri dari 3 (tiga) tahapan utama yaitu:
l Tahap pengumpulan data Balanced Scorecard, Pada tahap pengumpulan data, masing-masing supervisor menyiapkan data-data yang diperlukan oleh kunci pengukuran (KPI) bagiannya. Setelah data-data tersebut disiapkan, para supervisor tersebut kemudian mengoreksi untuk kemudian menyerahkan yang telah ditentukan beserta data-data pendukungnya kepada manajer yang menjadi atasan langsungnya.
Gambar 3. Balanced Scorecard sebagai kerangka kerja. Sumber: Kaplan & Norton (1996)
l Tahap pelaporan manajer terkait kemudian menyampaikan data tersebut beserta dokumen pendukungnya kepada manajer yang mengolah ke dalam format Balanced Scorecard. Pada bagian ini data-data tersebut kembali diperiksa untuk mendapatkan jaminan atas validitas dan kewajarannya. Setelah proses ini data tersebut di-input ke loader Balanced Scorecard dan ke dalam form laporan Balanced Scorecard yang telah distandarkan. Setelah mengoreksi hasil input baik pada loader Balanced Scorecard maupun form laporan Balanced Scorecard, bagian manajer tersebut mengirimkan laporan Balanced Scorecard kepada Pimpinan perusahaan.
l Tahap monitoring Laporan Balanced Scorecard yang ditampilkan pada PC (Personal Computer) manajemen dalam bentuk database untuk mendapatkan tindak lanjut dari apa-apa yang telah dicapai perusahaan selama periode yang bersangkutan. Setelah data masukan ini diproses, aplikasi Balanced Scorecard perusahaan akan menyajikan pencapaian kinerja perusahaan dibandingkan dengan target atau anggaran pada periode atau waktu yang terkait.
Model Human Resource Scorecard Perspektif Keuangan Perspektif Konsumen Memaksimalkan keuntungan para shareholder Perspektif Proses Bisnis Internal Meningkatkan kinerja, kompetensi, dan kepuasan pegawai Perspektif Pembelajaran & Pengembangan Menerapkan strategi berfokus pada pegawai Meningkatkan kompetensi yang ada
l l l l Fungsi Dan Tujuan Human Resource Scorecard Mengukur efektivitas dan efisiensi fungsi SDM. Memberikan pemahaman dan keahlian untuk menjadi mitra strategis organisasi. Membekali penyusunan lead indicators dan lag indicators di bidang SDM dan melakukan pengukuran. Memperkenalkan software sederhana sebagai dashboard kinerja SDM yang memudahkan bagian SDM mengelola kinerja SDM secara optimal.
LEADING INDICATOR (SINYAL AWAL) ialah performance yang diharapkan untuk mencapai sebuah hasil akhir yang ingin dicapai. Seperti namanya, indikator yang sifatnya mendahului yang dirancang untuk memimpin hasil. LAGGING INDICATOR (SINYAL AKHIR) l Indikator ini ialah hasil dari kinerja kita, key result indicator. l Misalkan, saya mempunyai Misi dapat bekerja mantap dan bermutu. Untuk mencapai misi ini maka ide salah satunya ialah "Tubuh senantiasa sehat bugar." l Supaya tubuh sehat bugar maka kuncinya ialah: 1.Tidur cukup, dengan spesifikasi lama tidur 7-8 Jam sehari. 2.Olah raga rutin, dengan spesifikasi 3 x/mgg melakukan jogging selama 40 menit. 3.Minum susu, dengan spesifikasi 1-2 gelas sehari. Key Result Indicator (KRI) -> Lagging : Tubuh sehat bugar ini Key performance indicator (KPI) -> Leading : ketiga prasyarat ;; tidur, olahraga, Susu Lag indikator contoh lainnya ialah: -jumlah karyawan yang puas dalam mengabdi -jumlah kecelakaan kerja -jumlah komplin pelanggan -jumlah pelanggan yang datang ke warung - jumlah karyawan resign (turn over rate
l l l l Faktor Penyebab Kegagalan Penerapan HRS Pandangan bahwa HRS merupakan suatu pendekatan yang berdiri sendiri yang berbeda dengan pendekatan lain. Kekeliruan dalam penentuan variabel dan tolak ukur HRS. Improvement goals tidak didasarkan pada kebutuhan stakeholders. Karyawan kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan.