39 BAB III ANALISA SISTEM 3.1 Tinjauan Organisasi PT. Ayutrans Utama didirikan pada tahun 1999 yang lalu memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan logistik darat, laut dan udara serta layanan lain. Selain pengalaman dan profesionalisme, PT. Ayutrans Utama telah memiliki jaringan di seluruh dunia yang mendukungnya dalam memberikan pelayanan terbaik bagi klien nya. PT. Ayutrans Utama merupakan perusahaan yang sangat dikenal dengan personal touch nya yang memberikan pengalaman terbaik untuk klien akan servis nya yang cepat, tepat dan akurat. Semakin meningkatnya permintaan global membuat traffic pun meningkat terutama pada laju export dan import keluar dan masuk Indonesia. Berdasarkan data statistik internal, Gross Volum yang ditangani oleh PT. Ayutrans Utama estimasi 200 tonase per bulan. Dan juga 100 kontainer per bulan untuk Oceanfreight. PT. Ayutrans Utama berlokasi dan beroperasi di Jalan Asem Baris Raya, Tebet yang merupakan Prime Area di Jakarta dan dekat dengan Soekarno Hatta Intl Airport dan Pelabuhan. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi Bank Mandiri tidak terlalu kompleks terdiri dari 3 Divisi, 3 Manager, dan dikelola sekitar 25 staf. Berikut struktur organisasi PT. Ayutrans Utama:
40 Adapun tugas-tugas dari struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut : President Director bertugas untuk memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian ( Manager ) dan menyampaikan laporan kepada komisaris atas kinerja perusahaan. Finance Manager bertugas untuk menganalisa laporan keuangan dari senior staff, memantau kinerja tim dan melaporkan keuangan kepada president director Finance Senior Staff bertugas untuk memantau pekerjaan staf keuangan, mengecek kas keuangan dan melaporkan kepada Finance Manager. Finance Staff bertugas mengerjakan pekerjaan yang berelasi dengan keuangan seperti membuat invoice dan membuat laporan Outstanding. HRD Manager bertugas untuk menganalisa laporan kinerja sumber daya dari senior staff, memantau kinerja tim dan melaporkan keadaan kepada president director. HRD Senior Staff bertugas untuk memantau pekerjaan staf HRD, mengecek kebutuhan sumberdaya dan melaporkan kepada HRD Manager.
41 HRD Staff bertugas mengerjakan pekerjaan yang berelasi dengan sumberdaya seperti recruitment dan kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor). Operation Manager bertugas untuk memantau jalan nya airfreight & oceanfreight baik export maupun import, Memantau penjualan dan profit. Menjaga dan me-maintain client, serta menjadi problem solving dalam menyelesaikan masalah. Export Manager bertugas untuk memantau flow kegiatan export dari tangan pertama (shipper) kepada tangan terakhir (consignee), memantau pekerjaan staff team sehingga dapat menghindari dan meminimalisir masalah. Export Senior Staff bertugas mengerjakan job sheet apabila barang sudah diterima oleh penerima. Memantau pekerjaan staf dan menjaga servis agar penyampaian informasi tetap akurat dan cepat. Export Staff bertugas mengerjakan pekerjaan yang berelasi dengan kegiatan export seperti booking space, custom documentation dan handling. import Manager bertugas untuk memantau flow kegiatan import dari tangan pertama (shipper) kepada tangan terakhir (consignee), memantau pengeluaran barang dan bernegoisasi dengan bea cukai, sehingga dapat menghindari dan meminimalisir masalah. Import Senior Staff bertugas mengerjakan job sheet apabila barang sudah diterima oleh penerima. Memantau pekerjaan staf dan menjaga servis agar penyampaian informasi tetap akurat dan cepat. Import Staff bertugas mengerjakan pekerjaan yang berelasi dengan kegiatan Import seperti Clearance barang, delivery ke client dan Trucking. 3.3 Representasi Masalah Pada sistem tracing secara manual yang berjalan terdapat beberapa masalah yang timbul seperti : a. Proses update keberadaan barang memakan waktu lama.
42 Pengirim dan penerima barang sangat membutuhkan update dengan segera mengenai kondisi barang dan keberadaan barangnya agar dapat prepare kedatangan barang, Oleh sebab itu apabila update yang diterima oleh client terlambat maka akan mengurangi performa dan berdampak kehilangan kepercayaan serta loyalti client. Aplikasi Pelacak Kargo Udara berbasis web ini membantu client karena tidak perlu lagi menunggu update keberangkatan barang menggunakan email atau mengakses kembali satu per satu situs maskapai yang dipakai karena setelah input hasil tracing terekam menjadi satu sistem tracing. Tempo yang singkat dapat membantu dan meningkatkan performa kepada client. b. Pengurangan kinerja komputer akibat terlalu banyak Tab terbuka Kinerja komputer merupakan krusial apabila kita dihadapi sesuatu yang urgent dan dibutuhkan informasi dengan segara. Dengan sentralisasi sistem tracing dapat mengurangi jumlah Tab Browser yang dibuka sehingga peforma pun meningkat. c. Client yang proaktif. Menghadapi client yang proaktif dan yang membutuhkan informasi dengan segera lebih mudah. Karena, client dapat mengakses sendiri dan menerima update langsung tanpa harus menunggu update dari export team/ import team, Adapun representasi masalah yang didapat penulis setelah melakukan wawancara kepada bagian customer service air export di PT. Ayutrans Utama. Dengan detail sebagai berikut: Nama: Candra Mischa Jenis Kelamin : Pria Usia : 25 tahun Jabatan : Customer Service Air Export Tempat Wawancara : Kantor
43 Penulis : Adakah kendala yang dialami saat melakukan pelacakan kargo? Candra : Saat melakukan update menggunakan email ke maskapai kadang mendapat respon yang relatif lama sehingga di push terus oleh client. Penulis : Apa kendala yang didapat menghadapi client yang proaktif? Candra : Apabila berkas pelacakan sudah masuk ke arsip tiba-tiba client menanyakan status nya kembali. Saya harus mencari berkas nya dulu di arsip karena data pelacakan tidak ada riwayatnya. 3.4 Pemecahan masalah Untuk memecahkan masalah tersebut maka dibuatlah suatu aplikasi pelacak kargo berbasis web yang akan membantu mempercepat proses update, meningkatkan kinerja dan mengurangi pekerjaan tim karena shipper bisa melakukan update dengan sendiri untuk mereka yang proaktif. Kemudahan lain nya adalah tim dapat melihat riwayat pelacakan lebih mudah, tidak perlu lagi mencari arsip dokumen karena semua laporan terekam pada database.