BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH 3.1. Metodologi Pemecahan Masalah Metodologi pemecahan masalah adalah serangkaian urutan langkah-langkah yang disusun secara sistematis untuk digunakan sebagai pedoman dalam penyelesaian masalah. Salah satu cara untuk menggambarkan langkah-langkah sistematis tersebut dengan menggunakan diagram alur (flowchart). Adapun langkah-langkah yang digunakan untuk penyelesaian masalah pengendalian kualitas pada PT. Pratama Plastindo Utama akan ditampilkan dalam flowchart pada Gambar 3.1, berikut ini :
Gambar 3.1 Flowchart Metode Pemecahan Masalah 74
Gambar 3.1 Flowchart Metode Pemecahan Masalah (Lanjutan) 75
Gambar 3.1 Flowchart Metode Pemecahan Masalah (Lanjutan) 76
77 Untuk mempermudah dalam memahami setiap langkah dalam flowchart metode pemecahan masalah diatas, berikut ini akan dijabarkan masing-masing langkah tersebut secara komprehensif : 1. Penelitian Pendahuluan Penelitian pendahuluan dilakukan dengan mengunjungi PT. Pratama Plastindo Utama untuk melakukan observasi dan wawancara mengenai kondisi pabrik dan perusahaan secara umum, sebagai dasar dalam melakukan identifikasi masalah yang terjadi di dalam perusahaan. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Dari hasil observasi dan wawancara dengan pihak manajemen di lapangan, diketahui bahwa proses pengendalian kualitas yang dijalankan perusahaan saat ini masih minim, dimana sering kali penyebab variasi baru teridentifikasi dan ditangani pada saat terjadi reject dalam jumlah yang cukup besar. Hal ini dikarenakan belum menggunakan suatu metode pengukuran kualitas yang memantau penyebab variasi dalam proses. Ditambah lagi, belum adanya pendokumentasian penyebab variasi, serta prioritas tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap penyebab variasi yang timbul, sehingga sering menyebabkan operator yang belum expert harus menganalisa ulang penyebab terjadinya berbagai variasi proses produksi dan tindakan perbaikan yang harus diambil setiap kali terjadi masalah. Hal ini akan memperlambat dalam proses penanganan terhadap penyebab variasi yang terjadi. Berdasarkan informasi tersebut, maka dilakukan perumusan masalah sesuai dengan tujuan untuk meningkatkan manajemen pengendalian kualitas pada perusahaan tersebut.
78 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan informasi melalui literatur, berupa buku, jurnal, dan hasil penelitian pihak lain sebagai sumber referensi dalam memahami masalah yang terjadi, dan metode yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah tersebut. 4. Pengumpulan Data Awal Pengumpulan data awal mengenai jenis produk yang dihasilkan dan urutan proses produksi yang dilakukan dengan mengadakan wawancara sambil observasi ke lokasi pabrik. Data historis jumlah penjualan masing-masing produk selama 6 bulan terakhir dari bulan Maret sampai Agustus 2007 turut diberikan sebagai masukan dalam penentuan produk yang akan menjadi fokus penelitian. 5. Penentuan Produk yang Akan Diteliti Penentuan produk yang akan diteliti ditujukan agar penelitian untuk pemecahan masalah lebih terpusat dan detail pada satu produk tertentu yang proses produksi dan jenis reject-nya dapat mewakili semua proses dan jenis reject dari semua produk yang ada. Untuk penentuan produk yang akan diteliti dilakukan brainstorming dengan pihak manajemen mengenai produk dengan jumlah penjualan terbesar, yang memiliki jumlah produksi yang relatif stabil, jenis reject dan proses penanganan masalah kualitas dalam produksinya telah mewakili produk-produk lain yang dihasilkan perusahaan tersebut. 6. Identifikasi Jenis Reject Untuk mengidentifikasi berbagai jenis reject yang terjadi pada produk yang dihasilkan, dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung terhadap produk reject di lapangan sambil mewawancarai pihak manajemen yang bertugas.
79 7. Identifikasi Proses Inti Identifikasi proses inti yang berpotensi menyebabkan reject pada produk yang dihasilkan dilakukan dengan mengamati secara langsung semua proses produksi dari persiapan bahan baku yang digunakan sampai produk tersebut di-packaging dan siap dikirimkan. 8. Pengumpulan Data Reject Pengumpulan data reject, yaitu tanggal observasi, jumlah, dan jenis reject yang terjadi dilakukan dengan menggunakan bantuan check sheet yang dirancang berdasarkan hasil wawancara dengan pihak manajemen pada tahapan-tahapan sebelumnya. Pengumpulan data reject dilakukan sejak tanggal 2 Agustus sampai tanggal 30 September 2007. 9. Pembuatan Flowchart Pengendalian Kualitas Sekarang Pembuatan flowchart pengendalian kualitas sekarang berdasarkan hasil observasi dan brainstorming dengan pihak managemen ditujukan untuk memberikan gambaran proses pengendalian kualitas produk yang sedang berjalan di perusahaan, sehingga mempermudah dalam melakukan analisis perbaikan kualitas. 10. Pembuatan Check Sheet Pada tahap ini ditampilkan check sheet usulan yang dirancang berdasarkan hasil wawancara dengan pihak manajemen pada tahap sebelumnya untuk mempermudah dalam malakukan pendataan dan menganalisa tanggal terjadinya reject, jumlah produk reject, jenis reject, dan penyebab reject produk.
80 11. Pembuatan Run Chart Pembuatan run chart ditujukan untuk mengetahui pola tren jumlah produksi dan kemungkinan produksi tersebut mengalami penyebab umum atau penyebab khusus. 12. Pembuatan Histogram Pembuatan histogram dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi terbesar dari jumlah reject yang terjadi. 13. Pembuatan Scatter Diagram Pemuatan scatter diagram ditujukan untuk mengetahui jenis hubungan antara jumlah produksi yang dilakukan dengan jumlah reject yang terjadi. 14. Pembuatan Peta Pengendalian Proporsi Pembuatan peta pengendali proporsi dilakukan untuk mengetahui bila proses produksi masih berada di dalam atau di luar batas pengendalian statistik. Selain itu, juga dilakukan analisis bila proses tersebut dipengaruhi oleh penyebab umum yang secara langsung dapat distabilkan, atau penyebab khusus yang perlu dicari tindakan pencarian penyebabnya untuk segera dilakukan perbaikan. Peta pengendali dilakukan revisi untuk menganalisa penyebab variasi yang terjadi dalam proses produksi. 15. Pembuatan Diagram Pareto Pembuatan diagram pareto ditujukan untuk mengetahui urutan jenis reject berdasarkan potensinya dalam menyebabkan terjadinya reject pada produk, sehingga membantu pihak manajemen dalam menentukan prioritas penanganan terhadap berbagai jenis reject tersebut.
81 16. Pembuatan Fishbone Diagram Setelah mengetahui prioritas jenis reject, perlu diidentifikasi faktor-faktor penyebab yang mengakibatkan terjadinya masing-masing jenis reject tersebut. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menggambarkan hubungan sebabakibat antara faktor-faktor penyebab tersebut dengan jenis reject yang terjadi adalah dengan menggunakan fishbone diagram. Pembuatan fishbone diagram dilakukan berdasarkan hasil observasi dan brainstorming dengan pihak manajemen di lapangan. 17. Pembuatan AHP (Analytical Hierarchy Process) Pembuatan AHP ditujukan untuk melakukan perhitungan prioritas dimensi penyebab jenis reject berdasarkan pendapat dari ketiga karyawan quality control, yang akan digunakan dalam penentuan urutan tahapan penanganan jenis reject pada saat pembuatan SOP usulan. 18. Pembuatan FMEA (Failure Mode Effect & Analysis) Tahap selanjutnya adalah pembuatan FMEA berdasarkan faktor penyebab potensial hasil identifikasi dari diagram sebab-akibat tahap sebelumnya. Melalui pembuatan FMEA akan diketahui hubungan antara penyebab potensaial dengan akibat potensial yang dapat ditimbulkan, tindakan rekomendasi yang diperlukan untuk mengatasi atau mencegah terjadinya reject, dan prioritas penanganan berdasarkan perbandingan nilai RPN yang didapat dari hasil wawancara faktor severity, occurence, dan detectibility dengan pihak manajemen terkait. 19. Pembuatan SOP (Standard Operating Procedures) Usulan Perbaikan Kualitas Pembuatan SOP usulan dimaksudkan sebagai masukan bagi pihak manajemen dalam melakukan penanganan terhadap jenis reject yang terjadi berdasarkan urutan
82 prioritas-prioritas yang telah diidentifikasi pada tahap sebelumnya. Selain itu, pembuatan SOP juga diharapkan dapat berguna sebagai dokumentasi pedoman kerja bagi operator dalam melakukan tindakan pencegahan pada awal sebelum dimulainya proses produksi. 20. Preliminary Analysis Tahapan awal dalam melakukan analisa dan perancangan berorientasi objek adalah melakukan preliminary analysis. Pada tahap preliminary analysis ini dilakukan pendefenisian sistem pengendalian kualitas yang sedang dijalankan pihak perusahaan saat ini, identifikasi masalah yang terjadi pada sistem yang sedang dijalankan tersebut, membuat usulan perbaikan melalui perancangan sistem baru, dan membuat defenisi kebutuhan dan solusi sistem komputerisasi dalam bentuk system defenition dan kriteria FACTOR. Melalui pendefenisian system defenition dan kriteria FACTOR akan membantu proses analisa dan perancangan sistem agar dapat dilakukan secara lebih terarah agar tujuan awal pembuatan sistem tersebut dapat tercapai. 21. Problem-Domain Analysis Pada tahap problem-domain analysis dilakukan pendefenisian objek, kelas, event, hubungan keduanya dalam event table, kemudian dilanjutkan dengan pendefinisian cluster, pendefinisian hubungan struktural, baik statis atau dinamis antar kelaskelas dan objek-objek tersebut dalam class diagram, dan akhirnya membuat state chart diagram yang menggambarkan behaviour dan attribut umum untuk setiap kelas tersebut.
83 22. Application-Domain Analysis Pada tahap application domain analysis dilakukan pembuatan use case diagram yang menggambarkan hubungan antar user dengan sistem yang akan dibangun, pendefinisian function list yang menggambarkan fungsi yang dapat dilakukan oleh sistem, kemudian sequance diagram yang menggambarkan urutan waktu hubungan antar aktor dengan sistem, serta navigation diagram yang menggambarkan hubungan antar system interface atau user interface dalam sistem yang dirancang. 23. Architecture Design Pada awal tahap architecture design dilakukan pendefenisian dan prioritas kriteria desain, dilanjutkan dengan penggambaran hubungan logika antar komponen yang membentuk suatu sistem dalam component architecture, dan pembuatan deployment diagram yang menggambarkan struktur fisik proses-proses di dalam sebuah sistem. 24. Component Design Pada tahap component design dilakukan revised class diagram dengan mengamati hubungan class diagram tersebut dengan event table untuk pengaplikasian problem domain ke dalam aplikasi sistem. Kemudian dilakukan pembuatan function component yang menggambarkan revised class diagram yang berhubungan dengan function dan dilengkapi operasi pada masing-masing class. 25. Perancangan Database Sistem Pada tahap perancangan database sistem dilakukan pembuatan sebuah database yang mendukung sistem pengendalian kualitas dengan menggunakan Microsoft Access 2003.
84 26. Coding Tahap selanjutnya adalah melakukan coding dengan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Crystal Report 8.5 untuk pembuatan aplikasi sistem. 27. Testing Pada tahap ini dilakukan pengetesan aplikasi sistem yang dibuat untuk memastikan sistem yang dibuat dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. 28. Usulan Penerapan Sistem Informasi Pada tahap ini dilakukan penentuan kebutuhan spesifikasi hardware, spesifikasi software, serta pembuatan jadwal rencana pengimplementasian sistem informasi pengendalian kualitas yang dirancang dengan menggunakan bantuan Gantt Chart. 29. Kesimpulan dan Saran Pembuatan kesimpulan ditujukan sebagai jawaban atas rumusan masalah dan tujuan yang dibuat pada tahap identifikasi dan perumusan masalah sebelumnya. Pada tahap ini juga diberikan saran-saran yang mungkin berguna dan dapat diterapkan oleh pihak perusahaan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi. 3.2. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam usaha identifikasi untuk memecahkan masalah yang terjadi pada PT. Pratama Plastindo Utama, antara lain : a. Observasi Observasi dilakukan dengan cara mengamati dan pendataan kondisi objek di lapangan secara langsung, baik proses produksi, kondisi lingkungan pabrik, jumlah produksi per hari, jumlah reject per hari, dan jenis reject produk.
85 b. Wawancara & Brainstorming Wawancara dan brainstorming dilakukan dengan pihak manajemen untuk mengetahui masalah intangible yang dihadapi, keadaan historis yang krusial, seperti pada saat penentuan produk yang akan diteliti dilakukan berdasarkan hasil brainstorming antara hasil perhitungan data jumlah penjualan dengan pengetahuan historis penjualan produk oleh manajemen terkait. Selain itu, wawancara dan brainstorming juga dilakukan untuk pengumpulan ide-ide mengenai faktor penyebab reject, akibat yang ditimbulkan, penentuan nilai severity, occurence, dan detectibility, serta rekomendasi tindakan dalam mengatasi dan mencegah terjadinya reject produk. 3.3. Variabel dan Parameter Penelitian Berikut ini adalah beberapa parameter yang digunakan dalam usaha untuk memecahkan masalah kualitas yang dihadapi PT. Pratama Plastindo Utama, antara lain : a. Jumlah produksi per hari Jumlah produksi per hari merupakan jumlah produk dihasilkan dalam proses produksi selama waktu kerja sehari. Parameter jumlah produksi per hari ini akan digunakan dalam perhitungan run chart dan peta pengendali, dimana dari hasil run chart digunakan untuk mengetahui variasi penyebab yang mempengaruhi proses produksi berdasarkan pola data produksi per hari yang digambarkan tersebut. Perhitungan peta pengendali (control chart) yang juga melibatkan parameter jumlah produk reject per hari digunakan untuk memantau variasi yang terjadi dalam proses dengan menggunakan nilai batas pengendali statistik yang didapat.
86 b. Jumlah produk reject per hari Jumlah produk reject per hari merupakan jumlah produk yang tidak memenuhi spesifikasi penerimaan produk yang telah ditentukan perusahaan dalam waktu kerja sehari. Parameter jumlah produk reject per hari digunakan bersamaan dengan parameter jumlah produksi per hari untuk memantau variasi yang terjadi dalam proses, sehingga dapat dilakukan tindakan penangganan dengan segera bila terjadi proses yang berada di luar batas pengendalian statistik. c. Jenis reject Jenis reject digunakan untuk identifikasi dan pengelompokan produk reject berdasarkan ciri-ciri reject yang terjadi. Parameter jenis reject digunakan untuk pencarian penyebab terjadinya jenis reject dan rekomendasi tindakan untuk penanganan penyebab jenis reject tersebut.