BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Saat ini sistem informasi telah berkembang dengan sangat pesat. Hal ini ditandai dengan semakin luas dan beragamnya penggunaan sistem informasi dalam berbagai bidang kehidupan. Sistem informasi merupakan salah satu alat untuk membantu mendapatkan informasi secara cepat dan akurat. Bidang usaha yang dapat menerapkan sistem informasi dengan effektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang belum dapat memanfaatkan sistem informasi dengan baik. Pengelolaan data dan informasi yang cepat, tepat, dan akurat akan sangat mempengaruhi efisiensi dan peningkatan kinerja dari perusahaan atau organisasi. Dengan adanya sistem informasi, perusahaan atau organisasi dapat dengan mudah memperoleh dan menyediakan informasi yang diperlukan. Data dan informasi harus disusun sedemikian rupa sehingga mudah diakses, dapat diintegrasikan, dan selalu tersedia tepat pada waktunya ketika data dan informasi tersebut dibutuhkan. PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation merupakan tempat penjualan resmi (Authorized Main Dealer) bagi kendaraan merk Toyota. Kendala yang sering dihadapi adalah ketika kantor cabang ingin mengirimkan rincian anggaran kantor cabang kepada kantor pusat / Head Office(HO) sering terjadi kesimpangsiuran data yang diminta dengan data yang dikirimkan dan juga kendala Human Error. Hal ini mengakibatkan terhambatnya proses di kantor pusat / Head Office(HO) untuk pengambilan keputusan, sehingga membutuhkan waktu lebih lama dan terkadang lewat dari jadwal yang berlaku. Karena tedapat kantor cabang yang banyak, maka pihak perusahaan ingin menerapkan suatu system untuk mengatur sistemasi laporan anggaran secara online dan terorganisir dan dapat dimonitor, sehingga kantor cabang maupun pusat bisa langsung mengkoreksi dan menginformasikan kembali laporan anggaran tersebut. 1
2 1.2 Perumusan Masalah Masalah yang dihadapi oleh PT. Astra International Tbk. Toyata Sales Operation saat ini dapat dirumuskan antara lain: 1. Masih banyak kendala yang terjadi ketika ingin mengajukan Over-budget atau Under-budget. 2. Terjadi banyak kesimpangsiuran data-data yang dikirim ke kantor pusat dari kantor cabang, maupun sebaliknya. 3. Masih terjadi Human Error, yang menjadi keterlambatan penerimaan keputusan dari kantor pusat yang akan berdampak kepada pengambilan keputusan. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem yang termasuk di dalamnya: 1. Menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation, sebagai acuan untuk membuat aplikasi yang mempermudah pekerjaan. 2. Menganalisis dan memahami masalah-masalah yang terkait di bagian budget. 3. Mempelajari sistematika proses pengajuan budget, sebagai dasar penerapan untuk applikasi yang akan di rancang. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah karyawan dalam mengelola data Budget di PT.Astra International Tbk. Toyota Sales Operation. 2. Mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses laporan. 3. Mempermudah bagian departemen budget untuk memeriksa laporan dan permintaan dari kantor cabang. 4. Menyediakan laporan yang dibutuhkan PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation yang dilaporkan kepada Pimpinan Perusahaan untuk pengambilan keputusan.
3 1.4 Ruang Lingkup Dalam penelitian ini, yang menjadi batasan-batasan yang akan menjadi ruang lingkup ialah aspek budget perusahaan untuk kantor cabang yang dinilai dari permintaan budget yang berlaku dalam 6 bulan / 1 smester, dikarenakan pencatatan jurnal perusahaan dilakukan per smester setiap tahunnya. Penelitian ini menganalisa tentang dampak yang akan terjadi di bagian akuntansi maupun Sistem informasi terkait dalam perubahan budget di perusahaan, baik under-budget maupun overbudget tetapi tidak terperinci sampai ke applikasi akuntansi lainnya seperti SAP maupun Pajak Pertambahan Nilai di perusahaan. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan adalah: 1. Studi Kepustakaan Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, dan sumber-sumber yang terkait serta internet sehingga diperoleh teori dan dasar untuk mendukung evaluasi dan perancangan sistem informasi akuntansi Unbudget Online. 2. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dalam proses unbudget pada PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation. 3. Observasi Dengan dilakukannya observasi maka akan diperoleh pengalaman langsung, sehingga memungkinkan peneliti mendapatkan pandangan secara menyeluruh. 4. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode pendekatan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design/OOAD) menurut pendekatan teori dari (Satzinger, Jackson, & Burd, 2005). Untuk metode perancangan mengacu pada tahapan sebagai berikut:
4 a. Business Modelling 1) Identifikasi kegiatan yang terdapat dalam proses bisnis. 2) Membuat model dari proses bisnis yang berjalan. Dalam pembuatan proses bisnis yang berjalan menggunakan model struktur organisasi dan activity diagram. 3) Menghubungkan informasi terkait dari model yang terdapat dalam alur proses bisnis. b. Requirement Analysis 1) Pengumpulan informasi detil berkaitan dengan kebutuhan untuk pembuatan sistem yang diinginkan perusahaan. 2) Pendefinisian kebutuhan fungsional menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : a) Activity Diagram b) Event Table c) Usecase Diagram d) Domain Class Diagram e) System Sequence Diagram 3) Pendefinisian kebutuhan non-fungsional dari sistem yang akan dibuat. 4) Membuat prioritas kebutuhan sistem yang akan dibuat. 5) Pengembangan dialog untuk interaksi dengan pengguna menggunakan user interface dialog. c. Design Activity 1) Desain support service architecture dan deployment environment. 2) Desain software architecture. 3) Desain usecase realization dan database menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : a) First Cut Class Diagram b) Entity Relationship Diagram d. Desain system interface dan user interface menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : 1) User Interface 2) User Interface Storyboard e. Design system security and control
5 1.6. Sistematika Penulisan Terdapat lima bab pembahasan,terdiri dari : 1. BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini berisikan pendahuluan dalam penyusunan karya ilmiah dimana membahas latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan metodologi penelitian serta sistematika penulisan karya ilmiah. 2. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diberikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang akan dibuat. 3. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, proses bisnis perusahaan, analisis sistem yang berjalan, analisis temuan hasil survey dan usulan untuk mengatasi permasalahan. 4. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan diusulkan rancangan sistem informasi akuntansi pada rencana anggaran biaya untuk membantu memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan 5. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini menyajikan simpulan dari hasil evaluasi sistem yang berjalan pada PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation, sistem yang telah dibangun dan dirancang untuk membantu memecahkan masalah terkait rencana anggaran biaya perusahaan dan beberapa saran perbaikan agar perusahaan terus menuju kearah yang lebih baik.
6