BAB III ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 RIWAYAT PERUS AHAAN 3.1.1 Sejarah Perusahaan Tahun 1980 beberapa tokoh masyarakat di sekitar Tomang, Kebon Jeruk, Jakarta Barat mendirikan sekolah. Gagasan mendirikan sekolah dilandasi oleh semangat mengabdi dan melayani masyarakat di daerah tersebut. Pada saat itu, banyak anak usia sekolah tidak tertampung oleh sekolah yang sudah ada. Dunia pendidikan menjadi pilihan yang sangat tepat karena memungkinkan memberikan sumbangan yang sangat berarti bagi Gereja, Nusa dan Bangsa. Memajukan masyarakat yang ada di sekitar menjadi tujuan dalam mendirikan sekolah ini. Para tokoh ingin memberikan sumbangan yang terbaik bagi masyarakat, Gereja, Nusa dan Bangsa yang dicintainya. Berdasarkan pelayanan tersebut, diberilah nama sekolah yang didirikan ini SEKOLAH ABDI SISWA. Sekolah Abdi Siswa di bawah naungan Yayasan Abdi Siswa. Para pendiri Yayasan Abdi Siswa yaitu : Bapak Dhaya Soekotjo, S.H, Bapak Z. Adijuwono, Bapak Hamonangan Pasaribu, S.H, Bapak Ir. Reyno Adiputranto, Bapak Drs. Thalieb Halim, (+) Bapak F. Guntar Hasnan Bangun, Bapak Ir. Panji Kusuma, Bapak drg. Hendro Tjahyono, Bapak Ir. Firman Alamsyah, (+) Bapak Drs. Agustinus Kahono, Bapak Drs. Randy Setiawan 55
56 Yayasan Abdi Siswa disyahkan oleh Notaris M.M.I. Wiardi, S.H dengan Akta Pendirian no 19, Tanggal 11 Juni 1980. Sedangkan SMA Katolik Abdi Siswa berdiri tahun 1992. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi lembaga pendidikan yang menghasilkan manusia beriman, cerdas, tangguh dan dapat menjawab tantangan masa depan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Menyelenggarakan pendidikan berdasarkan nilai Katolik dengan menekankan kepribadian, kebudayaan, wawasan kebangsaan dan spiritualitas.
57 3.2 STRUKTUR ORGANISASI 3.2.1 Gambar Struktur Organisasi Kepala Dinas Dikmenti Yayasan KASUDI N Dikmenti Pengawas Kepala Sekolah Kepala Tata Usaha Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Tim SAS Wali Kelas Guru BK Pembina OSIS Guru OSIS Siswa Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Katolik Abdi Siswa 3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab di Sekolah Abdi Siswa 3.2.2.1 Tugas Kepala Sekolah Kepala Sekolah mempunyai 3 fungsi yaitu : a. Kepala Sekolah selaku pimpinan Menyusun Perencanaan Mengorganisasikan kegiatan
58 Mengarahkan kegiatan Melaksanakan kegiatan Melaksanakan pengawasan Melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan Menetukkan kebijaksanaan Mengadakan rapat Mengambil keputusan Mengatur proses belajar mengajar Mengatur administrasi - Kantor - Siswa - perlengkapan Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat b. Kepala Sekolah selaku Administrator Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengkoordinasian Pengawasan Kurikulum Kesiswaan
59 Kantor Kepegawaian Perlengkapan Keuangan Perpustakaan c. Kepala Sekolah Selaku Supervisor Kegiatan belajar mengajar Kegiatan bimbingan dan penyuluhan Kegiatan kurikulum dan ekstrakurikuler Kegiatan ketatausahaan Kegiatan kerjasama dengan masyarakat Tugas tugas tersebut bila diperinci sebagai berikut : a. Kegiatan mengatur proses belajar mengajar Mengatur program catur wulan atau semester dan program tahunan, termasuk juga pembagian tugas mengajar. Menyusun jadwal pelajaran setiap tahun. Mengatur pelaksanaan penyusunan model satuan pelajaran dan pembagian waktu yang digunakan.. Mengatur pelaksanaan evaluasi belajar. Mengatur norma penilaian. Mengatur norma kenaikan kelas atau tingkat. Mengatur pencatatan kemajuan pelajaran murid.
60 Mengatur usaha usaha peningkatan perbaikan pengajaran (melaksanakan supervise intern). Mengatur program pengisian waktu waktu kosong karena guru berhalangan hadir. b. Mengatur kegiatan tata usaha dan keuangan sekolah Menyelenggarakan surat menyurat. Mengatur penerimaan keuangan. Mengelola penggunaan keuangan. Mempertanggungjawabkan keuangan. c. Kegiatan mengatur kesiswaan Mengatur penerimaan murid berdasarkan peraturan penerimaan murid baru. Mengatur program bimbingan dan penyuluhan. Mencatat kehadiran dan ketidakhadiran guru atau murid. Mengatur program ko-kurikulum (Pramuka,UKS dan lain lain). Mengatur mutasi (kepindahan murid). d. Kegiatan mengatur personalia Menginventarisasi personalia. Mengusulkan formasi guru dan merencanakan pembagian tugas guru, termasuk menghitung beban kerja guru.
61 Mengusulkan pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan guru dan administrasi kepegawaian lainnya.. Mengatur kesejahteraan sosial staff sekolah. Mengatur pembagian tugas bilamana guru sakit, cuti, pension dan lain sebagainya. e. Kegiatan mengatur peralatan pengajaran Mengatur buku buku pelajaran untuk pegangan guru dan murid. Mengatur perpustakaan untuk guru dan murid di sekolah. Mengatur alat alat pelajaran dan peraga tiap bidang studi. Ketiga kegiatan itu meliputi pengadaan, pemeliharaan, dan pertanggungjawabaannya. f. Kegiatan mengatur gedung dan perlengkapan sekolah Mengatur pemeliharaan kebersihan gedung dan keindahan halaman sekolah (lingkungan sekolah secara fisik) termasuk juga lapangan olah raga, ruangan senam (aula), kebun sekolah dan lain lain. Pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan sekolah (kursi, meja, lemari, papan tulis, kapur, perlengkapan tata usaha, atau alat tulis menulis kantor dan lain - lain).
62 Menyelenggarakan inventarisasi tanah, gedung, dan perlengkapan sekolah, baik yang habis pakai maupun yang permanen. g. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat Menerima dan memberikan pelayanan pada tamu Mewakili sekolah dalam hubungan kerja dengan pihak luar dalam kegiatan yang telah disetujui oleh yayasan. 3.2.2.2 Tugas Wakil Kepala Sekolah Secara umum, tugas Wakil Kepala Sekolah adalah : a. Wakil Kepala Sekolah mewakili Kepala Sekolah ke dalam dan keluar jika Kepala sekolah berhalangan. b. Wakil Kepala Sekolah membantu dalam menyiapkan Program, Perencanaan, Pelaksanaan evaluasi dan analisis atau program kegiatan yang dibuat. c. Wakil Kepala Sekolah secara khusus membidangi kegiatan / tugas tertentu. Secara khusus, Wakil Kepala Sekolah dipecah menjadi tiga yaitu : a. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum yang bertugas : Mempersiapkan rapat rapat guru. Menelaah dan mempelajari perkembangan kurikulum, kurikulum baru untuk diterapkan di sekolah. Merencanakan pembagian tugas mengajar.
63 Merencanakan dan melaksanakan ulangan ulangan, ulangan umum, pembagian rapor dan kenaikan kelas. Menyusun jadwal pelajaran yang sesuai dan efektif. Mengevaluasi hasil belajar. Melaksanakan kegiatan UAS/UAN. Mengusahakan peningkatan mutu pelajaran. Mengumpulkan dan memeriksa buku persiapan mengajar, program catur wulan, program semester dan program tahunan. Mengkoordinasi guru MGMP lokal (sekolah). b. Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan yang bertugas : Merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan pembentukan pengurus OSIS. Membina dan memantau kegiatan OSIS. Melaksanakan penataran Pengenalan lingkungan sekolah. Melaksanakan penerimaan siswa baru pada permulaan tahun ajaran. Mendorong dan mewujudkan latihan ke-osis-an. Merencanakan dan mengusulkan calon Pembina OSIS. Meningkatkan kegiatan ekstrakurikuler yang efektif dan berkualitas.
64 Mempersiapkan dan melaksanakan upacara upacara bendera. Menegakkan terwujudnya dan terlaksananya tata tertib sekolah secara baik dan konsisten. c. Wakil Kepala Sekolah Urusan Administrasi Sarana/Prasarana dan Lingkungan Hidup yang bertugas : Merencanakan dan mensupervisi administrasi sekolah. Memelihara dan mengawasi barang barang inventaris sekolah untuk dapat dimanfaatkan secara efektif dan tahan lama. Mengusulkan pada Kepala Sekolah barang barang yang perlu diperbaiki, diganti, dibeli, ditambah atau dihapuskan. Memelihara dan meningkatkan kebersihan lingkungan sekolah. Memelihara dan meningkatkan penghijauan lingkungan sekolah. Menerima dan memanfaatkan barang barang yang diterima oleh sekolah dari pihak pihak tertentu. Merencanakan dan melaksanakan kerja bakti sekolah. Catatan : - Masalah keuangan (perencanaan, penggunaan laporan dan supervisi) di bawah tanggung jawab langsung Kepala Sekolah.
65 - Selama jabatan Wakil Kepala Sekolah Urusan Administrasi, Sarana/Prasarana belum terisi, tugasnya menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah. 3.2.2.3 Tugas Guru Guru dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : a. Guru Kelas yang bertugas : Menyusun program pengajaran. Menyajikan program pengajaran. Evaluasi belajar. Menganalisis hasil evaluasi belajar. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan pengayaan. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan penyuluhan di kelas yang menjadi tanggungjawabannya. Bimbingan guru dalam bidang dalam kegiatan ekstrakurikuler. Bimbingan guru dalam kegiatan proses belajar mengajar. Bimbingan karier siswa. Kegiatan UAS/UAN. Pelaksanaan tugas tertentu di sekolah. Pembuatan karya tugas ilmiah di bidang pendidikan. Penemuan teknologi tepat guna di bidang pendidikan. Pembuatan alat pelajaran/ alat peraga.
66 Penciptaan karya seni. Keikutsertaan dalam pengembangan kurikulum. b. Guru Bidang Studi yang bertugas : Membuat rencana semester atau tahunan mata pelajaran masing masing. Membuat PSP/SP sebelum mengajar. Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum mata pelajaran masing masing. Mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa. Membantu siswa yang mengalami kesulitan dalam proses belajar mengajarnya. Mencatat dan melaporkan hasil kesulitan belajar siswa. Menyampaikan kepada guru BP/BK masalah masalah siswa yang bersifat khusus. Bersedia menggantikan guru yang berhalangan hadir. Menyelesaikan sendiri masalah siswa dalam hubungan dengan mata pelajaran yang diajarkan. Memeriksa absensi siswa. Memeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada siswa. Membuat catatan kegiatan harian. Membuat rencana ko-kurikuler.
67 Membuat rencana pengayaan perbaikan. Mengumpulkan soal soal sebagai bank soal. c. Guru Bimbingan dan Penyuluhan yang bertugas : Menyusun program bimbingan dan penyuluhan. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar. Melaksanakan koordinasi dengan : Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan atau wali kelas dalam menilai siswa apabila terjadi pelanggaran oleh siswa. Memberi layanan bimbingan dan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi. Memberi saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan kerja yang sesuai. Member penilaian tentang pelaksanaan BP. Menyusun statistic BP. Mengisi formulir BP. Menyusun laporan BP. 3.2.2.4 Tugas Wali Kelas Tugas Wali Kelas adalah : a. Mengenal semua murid yang ada di kelasnya. b. Mengadakan atau memelihara inventarisasi kelas.
68 c. Membuat peta atau denah tempat duduk siswa kelasnya. d. Membuat jadwal kegiatan kelas. e. Menentukkan atau membuat regu kerja harian. f. Membantu siswa memecahkan persoalan pribadi maupun persoalan kelas. g. Membuat identitas pribadi siswa. h. Mencatat hasil belajar anak. i. Membuat laporan hasil belajar cawu/semester siswa(rapor). j. Bekerja sama dengan guru BP memecahkan problem yang dihadapi siswa. k. Mengadakan kunjungan rumah (home visit) bila dianggap perlu atau sepengetahuan Kepala Sekolah. l. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan di luar sekolah seperti camping, karya wisata, misa di gereja, piknik, anak kelasnya yang mengalami musibah (kematian atau sakit) dan lain lain. 3.2.2.5 Tugas Tata Usaha Tugas bagian tata usaha yang dipimpin oleh Kepala Tata Usaha adalah : a. Penyusunan program tata usaha sekolah. b. Penyusunan keuangan. c. Pengurusan pegawai. d. Pembinaan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah. e. Penyusunan perlengkapan sekolah.
69 f. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala. g. Penyusunan perlengkapan sekolah. 3.2.2.6 Tugas Rumah Tangga Sekolah Rumah tangga sekolah terdiri dari lima bagian yaitu : a. Petugas Kebersihan yang bertugas : Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapihan ruang belajar, ruang kantor, halaman sekolah, toilet dan WC. Bertanggungjawab dalam merawat tanaman tanaman di lingkungan sekolah. b. Petugas Keamanan (Satpam) yang bertugas : Bertanggungjawab menjaga kemanan sekolah pada siang dan malam hari. Mengatur kelancaran perparkiran sekolah. c. Pesuruh Sekolah yang bertugas : Mengantar surat. Mengatur minuman karyawan. Selalu siap di tempat (kantor) bila tidak ada kegiatan khusus, dapat menjalankan tugas sebagai kurir. d. Petugas Perawatan dan Perbaikan yang bertugas : Mengadakan perbaikan dan perawatan bangunan yang rusak.
70 Mengadakan pengecatan/pengapuran bangunan sekolah yang perlu dilaksanakan. e. Petugas Perawatan Listrik dan AC yang bertugas : Mengawasi keamanan kelistrikan di lingkungan sekolah. Mengadakan perbaikan listrik atau lampu lampu yang rusak. Perawatan AC, telepon, sound system dan alat alat listrik lainnya. 3.3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Sistem belajar mengajar yang ada di sekolah ini mulai memanfaatkan komputer dan media internet sebagai sarana pembelajaran. Guru memanfaatkan media internet untuk memberi contoh dan penjelasan yang lebih detail kepada siswa. Dalam sistem belajar mengajar, siswa menerima pengajaran sebagian besar dari guru melalui tatap muka dan diskusi secara langsung dengan guru. Jika siswa merasa kurang mengerti akan pelajaran yang ada, maka siswa langsung bertanya pada guru tetapi jika guru tersebut tidak ada, maka siswa tidak bisa mendapat jawaban tersebut. Selain itu terdapat juga studi lapangan dengan mengunjungi tempat - tempat yang berkaitan dengan mata pelajaran tersebut. Sistem penilaian di sekolah menengah atas Abdi Siswa juga secara manual. Guru memberikan ulangan kepada siswa. Setelah itu, guru memeriksa ulangan siswa dan nilai nilai yang ada dikalkulasi manual oleh para guru. Jadi, setiap guru akan menulis raport siswa, guru tersebut akan mengkalkulasi nilai siswa tersebut secara
71 manual dan menuliskannya secara manual. Setelah itu, guru menuliskan hasil raport tersebut di buku raport yang disediakan. Sistem absensi juga dilakukan secara manual. Absensi diterapkan dengan menggunakan buku absen. Setiap hari, ketua kelas mengambil buku absen dan memberikan tanda di buku tersebut untuk siswa yang hadir, izin maupun alpha. Lalu buku tersebut dikembalikan ke tata usaha. Setelah itu, pihak tata usaha akan menyimpan data tersebut dan di akhir tahun ajaran, absen tersebut akan dikalkulasi jumlah izin dan alpha lalu dimasukkan ke raport. 3.4 DIAGRAM ALIRAN DATA 3.4.1 Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks
72 3.4.2 Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol 3.5 DEFINISI SISTEM 3.5.1 Mission Statement Tujuan dari pembuatan sistem E Learning ini adalah untuk membantu kegiatan belajar mengajar yang ada di sekolah Abdi Siswa. Dalam sistem ini
73 mempermudah untuk menjelaskan materi pelajaran, mengkalkulasi hasil pembelajaran siswa, melakukan diskusi antar guru dan siswa, memberikan siswa soal soal latihan, dan dalam menyesuaikan dengan sistem pembelajaran yang ada. 3.5.2 Mission Objective a. Memasukkan data Memasukkan data siswa Memasukkan data guru Memasukkan data mata pelajaran Memasukkan data absensi Memasukkan data nilai Membuat topik di forum Membuat pendapat di forum b. Mengubah data Mengubah data siswa Mengubah data guru Mengubah data mata pelajaran Mengubah data absensi Mengubah data nilai Mengubah topik di forum Mengubah pendapat di forum c. Menghapus data
74 Menghapus data siswa Menghapus data guru Menghapus data mata pelajaran Menghapus topik di forum Menghapus pendapat di forum d. Menampilkan laporan Menampilkan laporan penilaian Menampilkan data siswa Menampilkan data guru 3.5.3 Sistem Boundaries Gambar 3.4 Sistem Boundaries 3.6 US ER REQUIREMENT S PECIFIC ATION 3.6.1 Data Requirement a. Informasi yang diinput : Data Siswa
75 Informasi yang berisi tentang data data siswa yang bersekolah di sekolah menengah atas Abdi Siswa Data Guru Informasi yang berisi tentang data data guru yang mengajar di sekolah Abdi Siswa Data Mata Pelajaran Informasi yang berisi tentang data data mata pelajaran yang diajarkan di sekolah Abdi Siswa Data Penilaian Informasi yang berisi tentang data data proses penilaian yang ada di sekolah Abdi Siswa Data Sekolah Berisi laporan-laporan kegiatan siswa dan kinerja guru serta informasi internal sekolahan. Data Absensi Berisi laporan absensi siswa setiap hari hingga akhir semester pelajaran. Data Tugas Berisi tugas-tugas siswa yang diberikan oleh guru. Data Ulangan Berisi data-data ulangan siswa. 3.6.2 Transaction Requirement Data Data Entry - Entry detail data siswa
76 - Entry detail data guru - Entry detail nilai siswa - Entry detail informasi / laporan - Entry detail kurikulum - Entry detail data sekolahan - Entry detail absensi siswa Data Update/Delete - Update/Delete data siswa - Update/Delete data guru - Update/Delete nilai siswa - Update/Delete informasi / laporan - Update/Delete kurikulum Data Queries - Tampilkan data pertanyaan siswa forum - Guru menjawab pertanyaan dari siswa - Tampilkan nilai siswa - Melihat data siswa - Melihat data guru - Mendownload materi materi pelajaran - Mengisi nilai untuk rapor bayangan untuk siswa bersangkutan - Melihat nilai rapor bayangan yang diberikan ke siswa - Melihat isi topic yang dibuat siswa dan guru - Tampilkan 10 nama siswa dengan rata-rata nilai tertinggi di kelas
77 - Memberikan bank soal sesuai mata pelajaran yang bersangkutan - Siswa dapat melihat materi yang akan diajarakan 3.6.3 General System Requirement Sistem yang di butuhkan oleh sekolahan Abdi Siswa adalah sebagai berikut: 1. Sebuah Database yang terintegrasi yang mampu menampung data siswa, guru, seta data-data internal dan eksternal. 2. Dibutuhkan Sistem aplikasi yang dapat memudahkan siswa dalam belajar mengajar secara online, sehingga siswa juga bisa belajar di luar sekolah. 3. Dibutuhkan juga sarana forum untuk berkomunikasi sehingga diluar sekolahpun siswa masih bisa berdiskusi dengan teman atau guru. 4. Sarana untuk mengumpulkan tugas (upload) sehingga memudahkan siswa dalam menggumpulkan tugasnya. 3.7 PERMAS ALAHAN YANG DIHAD API Permasalah yang dihadapi adalah sebagai berikut: - Pihak sekolah sulit dalam melakukan update data karena sering terjadi redudansi dalam penginputan data. - Guru kesulitan dalam pengkalkulasian nilai sehingga memungkinkan terjadi kesalahan dalam pengkalkulasian nilai siswa. - Data yang tidak tercatat secara komputerisasi sulit untuk di update, karena bila terjadi kesalahan harus mengulang dari awal. - Para siswa sulit dalam mencari materi pelajaran yang dibutuhkan karena materi disampaikan secara lisan. - Security data yang lemah karena data masih dalam bentuk fisik atau tertulis.
78 - Belum ada data integrity karena data data diupdate secara manual sehingga tidak bisa diakses secara realtime. 3.8 ALTERN ATIF PEMEC AHAN MAS ALAH Berdasarkan analisa terhadap masalah yang dihadapi saat ini oleh sekolahan menengah atas Abdi Siswa, maka dibutuhkan aplikasi basis data (E-Learning) yang mampu menampung dan mengelola data-data sekolahan baik itu siswa maupun guru. Dengan adanya aplikasi ini, mampu mempermudah kegiatan belajar mengajar dan penyediaan informasi bagi siswa.