PROSES PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 1

PROSES PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 1

PERANCANGAN PEROLEHAN Perancangan tahunan perlu ada untuk sebut harga dan tender yang akan dibuat perolehan bagi mengelakkan pecah kecil dan perolehan yang berbeza harga bagi item yang sama Dikemukakan pada Ketua Agensi pada Disember tahun sebelumnya Mengandungi Kategori perolehan Peruntukan kewangan Tarikh sebut harga/ tender PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 2

Dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada membuat pelawaan secara tender. Perancangan Perolehan perlu dibuat mengikut jenis item sebagai pengukuran untuk kaedah perolehan yang akan dilaksanakan. Contoh jenis item yang sama :- item pelbagai jenis seperti pelbagai saiz paku (1 inci, 1.5 inci) / pembelian pelbagai toner PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 3

PEKELILING YANG MASIH BERKUATKUASA PEKELILING BENDAHARI BIL. 8/2009 Digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, mulai 1 September 2009 Pekeliling Perbendaharaan P.K 2.1

SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER 1. BEKALAN/PERKHIDMATAN Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa syarikat bertaraf Bumiputera. Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera Melebihi RM500,000 setahun terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera 2. KERJA/PERKHIDMATAN Bumiputera (bawah RM200 ribu) Daftar dengan PKK Daftar dengan CIDB dalam gred dan kategori yang berkaitan PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 5

SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA (TUGAS BPPPB) Notis perlu terkandung: * tarikh dan waktu tutup dan * alamat sebut harga perlu dihantar BILANGAN KONTRAKTOR/ PEMBEKAL Sekurang-kurangnya 5 syarikat/pembekal untuk pelawaan PELAWAAN SEBUT HARGA 1. Dihantar/Fax terus kepada syarikat /pembekal yang layak. 2. Notis ditampal di papan kenyataan. 3. Tempoh minima iklan 7 hari dan iklan di website https://myfinancial.uitm.edu.my/new/ 4. Dokumen sebut harga dicetak untuk dijual pada syarikat. Arahan kepada penyebut harga: * dokumen sebut harga hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri; * tulis nombor rujukan sebut harga. 5. Bagi sebut harga yang mempunyai lawatan tapak/taklimat, hanya syarikat yang datang lawatan tapak/taklimat akan dijual dokumen. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 6

IKLAN TENDER Tender Tempatan Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu. Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari. (mulai tarikh/iklan/jual/lawatan/taklimat) Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi https://myfinancial.uitm.edu.my/new/ Tender Antarabangsa Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari. Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-Kedutaan Asing yang mana PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 7

PELAWAAN-PEMILIHAN VENDOR PELAWAAN Menyemak senarai vendor yang dicadangkan oleh PTJ (pelawaan akan dibuat mengikut kod bidang yang di tetapkan) Menyemak senarai panel vendor MOF, ikut item yang hendak dipelawa Pelawaan kepada Pembekal, Jika tiada Pembuat Mengeluarkan resit untuk setiap dokumen sebut harga yang dibeli. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 8

LAWATAN TAPAK Sekiranya sebut harga melibatkan taklimat/lawatan tapak/premis tujuh hari hendaklah dikira mulai tarikh taklimat/lawatan tapak/premis. Agensi hendaklah mensyaratkan bahawa hanya penama di dalam Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan KerjaKerajaan (SPKK), PUKONSA, UPKJ atau bagi pembekal yang berdaftar dengan K ementerian Kewangan hanya penama di Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat sahaja yang boleh menghadiri lawatan tapak atau taklimat sebut harga dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada penama yang dibenarkan dalam sijil. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 9

PELAWAAN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS PTJ) 1. Surat Arahan panggilan 2. Surat Kelulusan pembelian peralatan daripada Jawatankuasa Pembangunan Projek IT(JPPIT) 3. Surat Kelulusan Spesifikasi dari JiTE bagi perolehan ICT, Alat Pandang Dengar dan peralatan Elektronik (kegunaan di pejabat) 4. Surat Kelulusan Jawatankuasa Peralatan Saintifik bagi peralatan bernilai melebihi RM500,000. 5. Borang PB - Pengesahan bajet peruntukan dari Unit Kewangan Zon 6. Spesifikasi yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal (contoh) 7. Borang MITI bagi peralatan import yang bernilai melebihi RM50,000.00 8. Borang pelepasan GST 9. PTJ boleh memberi senarai nama syarikat yang berdaftar dengan MOF untuk sertai Sebut Harga Rasmi Kesemua dokumen ini haruslah melalui Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari Cawangan untuk urusan pengesahan peruntukan dan Jawatankuasa yang berkaitan untuk pengesahan spesifikasi. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 10

ARAHAN PELAWAAN OLEH UNIT KEWANGAN Unit Kew Zon/Cawangan kemaskini maklumat peruntukan dalam FAIS dan sediakan surat arahan pelawaan perolehan (cover letter) kepada Bahagian Perolehan :- Dokumen lengkap dari PTJ yang ingin membuat perolehan Nombor FAIS bajet telah di peruntukkan dalam FAIS pejabat bendahari

ANGGARAN JABATAN Anggaran jabatan haruslah melalui market survey untuk bekalan/perkhidmatan yang diperlukan Anggaran Jabatan yang dibuat oleh pemohon harus juga terkini bagi mengelakkan batal sebut harga disebabkan oleh anggaran kurang/melebihi 20%. (tambahan GST 6% bermula April 2015) Anggaran Jabatan haruslah dinyatakan dalam borang arahan pelawaan Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran (bagi anggaran kerja/perkhidmatan Fasiliti/Pembangunan) Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 12

PENYEDIAAN SPESIFIKASI Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurang kurangnya 3 orang pegawai mahir dalam bidang yang berkenaan dan berkelayakan. Dilantik oleh Ketua Pengawal Butiran spesifikasi yang jelas. Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan, guna ungkapan atau persamaan. Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan secara jelas dan terperinci PB 8/2009 PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 13

PENYEDIAAN SPESIFIKASI Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut: Jenis Warna Saiz Berat Bentuk/ukuran Kualiti Pembungkusan Cara penghantaran Nisbah kandungan Tempoh jaminan Pembelian alat eksesori atau alat ganti dibenarkan untuk mengikut jenama bagi penyesuaian dengan alat yang sedia ada. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 14

PENYEDIAAN SPESIFIKASI Spesifikasi yang khusus atau am yang diperlukan mestilah dimasukkan dalam spesifikasi Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaras (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawai yang diiktiraf. 1. Mengelakkan tender dibatalkan kerana spesifikasi yang menjurus pada jenama dan terlalu menjurus pada spesifikasi 2. Pembaziran pada sumber dan proses (pembayaran pada iklan) 1. Tiada kehendak yang jelas pada spesifikasi menyebabkan syarikat boleh melepaskan tanggungjawab untuk memberi bekalan.perkhidmatan sebagaimana yang dikehendaki dan tiada tindakan yang dapat diambil kepada syarikat. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 15

PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUT HARGA/TENDER PELAWAAN- Penyediaan Dokumen Pelawaan Menombor setiap pelawaan Sebut Harga Rasmi dan mendaftarkan pelawaan dalam buku daftar. Menyediakan Borang Q (BRS)/Tender untuk dilampirkan bersama dokumen dan untuk Fail Am. Fail Am perlulah SULIT (warna hijau) Penyediaan 2 dokumen berasingan teknikal dan harga dan mempunyai nombor siri (rujuk Pekeliling Bendahari Bil 8/2009 untuk pengecualian dari menyediakan 2 dokumen berasingan) pejabat bendahari

MAKLUMAT DOKUMEN SEBUT HARGA RASMI DAN TENDER Penyediaan Dokumen Harga dan Dokumen Teknikal Secara Berasingan Bagi Peralatan Penyediaan 1 Dokumen Sebut Harga Rasmi Bagi Kerja kecuali Design& Built /& Projek TurnkeyPeralatan NOMBOR SIRI DOKUMEN Tajuk Sebut Harga Rasmi Nombor Sebut Harga Rasmi(FORMAT: PB/PER/2/XXX/2010) Tarikh Lawatan Tapak/Taklimat Tapak, jika berkaitan Syarat-syarat dan arahan kepada penyebutharga Syarat Khas Spesifikasi Borang Sebut Harga Rasmi Surat setuju terima Ringkasan Harga

Syarat-syarat kontrak Terma-terma kontrak Senarai kuantiti/ringkasan tender Jadual kadar harga Lukisan teknikal/pelan Tempat penghantaran Tempoh siap/penghantaran Cadangan pemindahan teknologi(jika ada) Prestasi/trek rekod pengalaman Profail dan kedudukan kewangan petender Tarikh, waktu tutup dan alamat tempat tender perlu di hantar. Dokumen Sebut Harga Rasmi diterima dalam sampul bergam/berlakri. Perkara lain yang berkaitan.

SYARAT-SYARAT TAMBAHAN DALAM DOKUMEN PENGGUNAAN PANEL KONTRAKTOR PUSAT / ITEM KONTRAK PUSAT DALAM DOKUMEN TOLAK JIKA ADA TAWARAN ALTERNATIF / OPTION TOLAK JIKA TIDAK MENGHANTAR NOMBOR DOKUMEN YANG DIBELI (No.Siri Dokumen Beli dan Hantar tak sama) ARAHAN GUNA BARANG TEMPATAN SENARAI SEMAKAN pejabat bendahari

Kandungan iklan di papan kenyataan Sebut Harga Rasmi: - Jabatan pengguna - Tajuk Sebut Harga Rasmi - Syarat-syarat kelayakan penyebutharga - Tempat, tarikh dan masa dokumen boleh diambil - Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen sebut harga (jika dijual) - Tempat, tarikh dan waktu sebut harga rasmi diterima dan ditutup. - Syarat-syarat lain seperti tarikh dan tempat taklimat tapak/lawatan tapak

PENJUALAN DOKUMEN SEBUT HARGA DAN TENDER (TUGAS BPPPB) 1. Semak sijil asal pendaftaran (kod/sah laku) 2. Borang s/harga mempunyai nombor siri (satu borang sahaja dan satu tawaran sahaja- tawaran alternatif tidak dibenarkan) 3. Daftar penghantaran borang sebut harga 4. Jika bayaran hendak dikenakan perlu mengikut kadar maksimum RM50.00 bagi ( 1 ) satu set dokumen KELULUSAN JKP untuk penetapan harga bagi dokumen PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 21

ADDENDUM Dalam tempoh pelawaan Sebut Harga Rasmi / Tender, jika ada pindaan pada dokumen teknikal dengan syarat: Pindaan boleh dipohon dengan kelulusan J/kuasa Teknikal berkaitan, Tempoh pemakluman kepada penyebutharga dan petender adalah munasabah Jika perlu, memohon pelanjutan tarikh tutup Tender / Sebut Harga Rasmi pejabat bendahari

TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN JIKA ADA BANTAHAN SPESIFIKASI ATAU SYARAT: Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Perselisihan Dokumen Menubuhkan Jawatankuasa Siasatan Aduan Spesifikasi yang diterima dalam tempoh 14 hari dari tarikh iklan/jualan tender

TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA 1. Maksimum 90 hari dari tarikh tutup sebut harga (analisa harga/spesifikasi, keputusan Jawatankuasa Sebut Harga haruslah diterima dalam tempoh ini) 2. Pelanjutan tempoh tidak dibenarkan 3. Jika tamat tempoh sah laku, proses pelawaan semula haruslah dilakukan Tempoh 14 hari untuk analisa teknikal dari tarikh terima urusetia PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 24

TEMPOH SAH LAKU TENDER 1. Minimum 90 hari dari tarikh tutup tender 2. Pelanjutan tempoh adalah dibenarkan Urusetia akan memohon perlanjutan tempoh sah laku sebelum tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi Dimaklumkan kepada semua pembeli tender 3. Jika tamat tempoh sah laku tanpa sempat perlanjutan tempoh, proses pelawaan semula haruslah dilakukan 4. Pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA sebab-sebabnya kemudian Tempoh 30 hari untuk analisa teknikal dari tarikh terima urusetia PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 25

PENERIMAAN SEBUT HARGA DAN TENDER PETI TAWARAN Dikunci dengan 2 kunci berbeza dan dipegang secara berasingan oleh 2 orang pegawai kanan Agensi. (Pendaftar dan Pejabat Bendahari) Dilabel tajuk, tarikh dan waktu ditutup pada jam 12 tengah hari waktu bekerja TAWARAN LEWAT Tawaran lewat diterima tidak boleh diterima. PEMBUKAAN PETI TAWARAN Dibuka secepat mungkin selepas SH/TENDER ditutup. Dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender: sekurang-kurangnya 2 orang pegawai, seorang daripadanya Kumpulan Pengurusan dan Profesional; dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis. PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 26

TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA/TENDER 1. Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; 2. membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran; 3. menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatatkan: * nama penyebut harga; * amaun; * tempoh siap/tempoh penyerahan; 4. tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apaapa pindaan; PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 27

JANGKA MASA PROSES SEBUT HARGA RASMI Kemaskini permohonan Unit Kew Panggilan S. Harga Rasmi-Sedia Dokumen Pelawaan Pembukaan Dokumen Penilaian Sebut Harga Rasmi Mesyuarat Sebut Harga Rasmi 2 hari 1 minggu 2 minggu 2 hari 2 minggu 1 minggu

JANGKA MASA PROSES TENDER Kemaskini permohonan Unit Kew Panggilan Tender-Sedia Dokumen Panggilan Tender-Iklan Pembukaan Dokumen Tender Penilaian Tender Mesyuarat Tender 3 hari 2 hari 3 minggu 2 hari 4 minggu 2 minggu

Syarat Pelawaan Bekalan dan Perkhidmatan Melebihi RM50,000-RM100,000 Sekurang-kurang 5 pembuat / pembekal tempatan, Bumiputera, Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkenaan (Mesti pelawa pembuat. Jika tiada pembuat, pelawa pembekal) Melebihi RM200,000-RM500,000 Sekurang-kurang 5 pembuat / pembekal, Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkenaan (Mesti pelawa pembuat. Jika tiada pembuat, pelawa pembekal)

Syarat Pelawaan Kerja /Perkhidmatan Fasiliti: Melebihi RM20,000-RM200,000 Kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam. Sekurang-kurang 5 kontrakor kelas G1 (dalam daerah berkenaan,berhampiran/sempad an). -Berdaftar dengan CIDB dalam gred,kategori dan pengkhususan berkenaan. -Mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dari CIDB dan -Mempunyai Sijil taraf Bumiputera dari PKK) -Berdaftar dengan CIDB dalam gred,kategori dan pengkhususan berkenaan. -Mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dari CIDB dan Melebihi RM200,000- RM500,000 Sekurang-kurang 5 kontrakor kelas G2 (dalam negeri, berhampiran/sempadan berkenaan. Melebihi RM50,000- RM500,000 Sekurang-kurang 5 kontrakor Elektrik tempatanyang berdaftar dengan CIDB, PKK dalam gred dan kategori berkenaan dan -Mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dari CIDB dan -Mempunyai Sijil taraf Bumiputera dari PKK), ikut nilai kerja

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012 Kelas G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1 Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Bangunan/Awam/Mekanikal Melebihi RM10,000,000.00 Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000 Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000 Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000 Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had kawasan. Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar Melebihi RM200,00 hingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja undi, sebut harga dan requisition) RM 200,000 dan ke bawah (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi, sebut harga dan requisition) pejabat bendahari

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH CIDB BAGI KERJA-KERJA -SPP 6/2012 Kelas G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1 Had Nilai Perolehan Kerja Kategori Elektrik Melebihi RM200,000 dan ke atas Melebihi RM200,000 hingga RM10,000,000 Melebihi RM200,000 hingga RM5,000,000 Melebihi RM200,000 hingga RM3,000,000 Sehingga RM1,000,000 Jika bertaraf bumiputera- boleh sertai tender tanpa had kawasan. Jika BB, boleh sertai tender dalam negeri yang ianya berdaftar Sehingga RM500,000 (Dalam Negeri bagi kerja undi, sebut harga dan requisition) Sehingga RM 200,000 (Dalam Daerah/WP bagi kerja undi, sebut harga dan requisition) pejabat bendahari

PENDAFTARAN KONTRAK KERJA DENGAN AGENSI LAIN YANG BOLEH SERTAI PEROLEHAN KERAJAAN Nama Singkatan PUKONSA UPKJ Badan Pendaftaran Lain Pusat Pendaftaran Kontraktor Kerja, Bekalan dan Perkhidmatan Negeri Sabah Unit PendaftaranKontraktor dan Juru Perunding Sarawak pejabat bendahari

PENDAFTARAN KONTRAK DI BAWAH BIDANG Kategori CE B ME Bidang Pembinaan Kejuruteraan Awam Pembinaan Bangunan Mekanikal (M), dan Elektrikal (E) pejabat bendahari

BEKALAN /PERKHIDMATAN SEBUTHARGA TENDER NILAI RM50ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan PENDAFTARAN KKM TARAF BUMIPUTERA Berdaftar Sehingga RM100ribu Bumiputera Lebih RM100ribu Terbuka Berdaftar Terbuka TEMPOH PELAWAAN IKLAN Minimum 7 hari Papan kenyataan BPP Laman web PB Minimum 21 hari Utusan Malaysia Papan kenyataan BPP Laman web PB JABATAN BPP BPP

KERJA-KERJA SEBUTHARGA TENDER NILAI RM20ribu -RM500ribu Lebih RM500ribu KAEDAH Pelawaan & iklan Iklan PENDAFTARAN CIDB & PKK SSPK SSPK TEMPOH PELAWAAN Minimum 7 hari Minimum 21 hari IKLAN Papan kenyataan BPP Laman web PB Utusan Malaysia Papan kenyataan BPP Laman web PB

PEROLEHAN TENDER TERHAD Justifikasi jika diketahui tidak banyak petender dalam bidang yang berkaitan yang boleh menyertai sesuatu projek atau projek penyelamat Mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi senarai pendek dan kelulusan perolehan. Senarai pendek perlu dibuat analisa kemampuan kewangan dan prestasi vendor Bilangan petender: Minimum 10 petender dan pejabat bendahari

TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA / KETUA UNIT PEROLEHAN PB UiTM CAWANGAN Menyediakan Peti Tender/Sebut Harga Rasmi yang berkunci. Menguruskan pelantikan ahli Jawatankuasa Teknikal Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Harga untuk: Cawangan masing-masing tertakluk kepada syarat-syarat di dalam Pekeliling Bendahari 8 /2009

ISU PROSES PELAWAAN Tiada bukti pelawaan sebut harga rasmi- senarai panggilan dan edaran (pos daftar/telefon) Bilangan pelawaan/penyertaan Sebut Harga Rasmi sedikit- mohon password MOF Tidak menggunakan Lampiran Q (BRS) untuk pelawaan Sebut Harga Rasmi pejabat bendahari

ISU PROSES PELAWAAN Tiada nombor dokumen mengikut siri/turutan Format dokumen tidak seragam antara cawangan misalannya senarai semak, maklumat arahan isu rasuah, guna barangan tempatan Menjual dokumen kepada yang tidak layak Tidak mengasingkan dokumen teknikal dan harga untuk pelawaan sebut harga rasmi Tidak memohon akses syarikat dari MOF untuk pelawaan sebut harga rasmi di cawangan pejabat bendahari

ISU-ISU PELAWAAN Spesifikasi yang dihantar oleh PTJ menjurus kepada jenama dan model.-pb 8/2009- Penjelasan spesifikasi yang melibatkan berat,saiz atau spesifikasi yang boleh diukur adalah terlalu tepat. Sepatutnya bagi yang melibatkan julat sebolehbolehnya diletakkan range. Pembelian barang saintifik melebihi RM500,000 per item tidak mendapat kelulusan pembelian dari Jawatankuasa Peralatan Saintifik. Permohonan pembelian bagi bekalan yang melibatkan panel kontraktor seperti pembelian perabut kayu haruslah dipelawa syarikat yang disenaraikan. www.bendahari.uitm.edu.my-

PENUBUHAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER & SEBUT HARGA UiTM SHAH ALAM UiTM NEGERI Lantikan Naib Canselor UiTM Rektor Keanggotaan 1. Wakil Pejabat Bendahari 1. Wakil Pejabat Bendahari 2. Wakil Pejabat Pendaftar 2. Wakil Pejabat Rektor

KEAHLIAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA 1. Pegawai berikut adalah TIDAK dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa: a) Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari b) Pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Pejabat Bendahari, UiTM Negeri c) Rektor UiTM Negeri 2. Pegawai yang mempunyai kepentingan atau akan membuat analisa sebut harga rasmi/tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan TIDAK dibenarkan membuka peti tender/sebut harga 3. Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga / Ketua Unit Perolehan UiTM Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka tetapi TIDAK dibenarkan untuk membuka peti tender/sebut harga

TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA 1. Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi 2. Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender Dan Sebut Harga Rasmi 3. Pembuka Peti Tender Dan Sebut Harga Rasmi 4. Penerima Dokumen Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bagi Tujuan Analisa

TUGAS KETUA JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER / SEBUT HARGA RASMI 1. Menyelaras sesi pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi (Jadual bertugas disediakan seminggu lebih awal dari tarikh buka) 2. Menyelaras keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga 3. Memastikan peti tawaran dibuka secepat mungkin setelah tender/sebut harga ditutup 4. Menguruskan penyerahan dokumen berkaitan untuk tujuan analisa Surah Penyerahan Dokumen Jadual Pembukaan Tender/Sebut Harga Rasmi 5. Memastikan Jadual Harga Rasmi Tender/Sebut Harga Rasmi dipamer di papan kenyataan dengan kadar segera 6. Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen

TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 1. Menyimpan dokumen tawaran yang telah dibuka di tempat terkawal/berkunci 2. Mengarahkan semakan semula dokumen jika terdapat perselisihan. 3. Melapor Kehilangan Dan Kecurian Anak Kunci Peti Tawaran Dengan Serta-merta 4. Menyelaras Kehadiran Ahli Mengikut Jadual Bertugas 5. Memaklumkan Jika Terdapat Ahli Jawatankuasa Yang Bertukar/Berhenti/Bersara, Ahli Jawatankuasa Yang Mempunyai Masalah Disiplin Atau Mempunyai Kepentingan Di Dalam Menjalankan Tugas

TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 1. Menyimpan anak kunci peti tender dengan selamat. 2. Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak. 3. Lantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan sebut harga rasmi. 4. Isytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga rasmi yang akan dibuka. 5. Pastikan semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan daripada peti dan kunci peti. 6. Melengkapkan perakuan Integrity-Pact setelah selesai tugasan.

TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 7. Menyemak, tandatangan ringkas dan mengisi LAMPIRAN A & Senarai Semak. 8. SEMAK DAN PASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL. 9. Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak lengkap atau janggal dalam dokumen 10. Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender / penyebut harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai TIADA DALAM SENARAI PEMBELI. 11. Melengkapkan perakuan Integrity-Pact setelah selesai tugasan.

TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI TIDAK 1. Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat diterima 2. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika mempunyai kepentingan atau akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender tersebut. 3. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa kehadiran wakil pembuka yang lain. 4. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika tiada wakil daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional. 5. Membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika pegawai-pegawai pembuka adalah terdiri daripada wakil dari kumpulan yang sama (Bendahari-Bendahari / Pendaftar-Pendaftar).

TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN ANALISA 1. Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama seperti yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi. 2. Memastikan bilangan dokumen mencukupi. 3. Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Jawatankuasa Pembuka Tender & Sebut Harga Rasmi dalam tempoh 14 hari dari terima dokumen dari Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat perselisihan dokumen yang diterima. 4. Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan keselamatan dokumen adalah terjamin. 5. Membuat laporan dengan serta merta jika berlaku kehilangan dokumen tender dan sebut harga rasmi. 6. Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi hendaklah DIRAHSIAKAN.

ISU-ISU BERKAITAN PROSES PEMBUKAAN TENDER & SEBUT HARGA 1. Peti Tender, kunci dan dokumen-dokumen tawaran boleh diakses oleh staf yang tidak berkenaan. 2. Sesi pembukaan tidak berjalan lancar / terlalu lama kerana kurang komitmen daripada pegawai pembuka 3. Format Jadual Pembukaan Tender tidak dikemaskini 4. Jadual Pembukaan Tender tidak diisi tepat dan lengkap 5. Senarai pembeli dokumen tidak dikemaskini menyebabkan semakan tidak dapat dibuat dengan tepat 6. Jadual Pembukaan Tender tidak dipamer di papan kenyataan 7. Tiada Jadual Tugasan Pegawai Pembuka. 8. Kelewatan menghantar Anggaran Jabatan sebelum masa tutup peti tender/sebut harga- Kesan Ketelusan

PENILAIAN SEBUT HARGA A. JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Terdiri dari pegawai mahir,berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut seperti dari JKR,JPS,Jabatan Kimia,MAMPU dan sebagainya. B. JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA tidak kurang 2 orang, 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli. Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia. Laporan penilaian/minit hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K. PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 53

PENILAIAN SEBUT HARGA C. PENILAIAN SEBUT HARGA KERJA tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal. (selalunya perlantikan dibuat oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti) Penilaian dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima daripada Urus Setia. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K. PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 54

KESIMPULAN SENARAI SEMAK PELAWAAN TENDER / SEBUT HARGA PEMBUKAAN TENDER / SEBUT HARGA PENILAIAN TENDER / SEBUT HARGA PROSES & PENGUATKUASAAN TENDER / SEBUT HARGA