SISTEM DAN TATA CARA PEMBUKUAN

SISTEM DAN TATA CARA PEMBUKUAN 2 Menjelaskan Prinsip Pembukuan Bendahara Pengeluaran Menerangkan Sistem Pembukuan Bendahara Pengeluaran Menguraikan Dokumen Sumber Pembukuan Bendahara Pengeluaran Menjelaskan Proses Pembukuan Bendahara Pengeluaran Menerangkan Tata Cara Pembukuan Bendahara Pengeluaran

Uraian dan Contoh Prinsip Pembukuan Bendahara Pengeluaran Prinsip pembukuan adalah ketentuan yang dipahami sebagai dasar yang digunakan untuk membukukan suatu transaksi keuangan oleh bendahara pengeluaran. Pembukuan bendahara pengeluaran menganut prinsip basis kas dan single entry. Basis kas artinya pencatatan transaksi dilakukan jika kasnya sudah diterima atau dibayarkan. Single entry artinya pencatatan transaksi dilakukan dengan mencatatnya satu kali. Transaksi yang mengakibatkan bertambahnya kas dicatat pada sisi debet, dan transaksi yang berakibat berkurangnya kas dicatat pada sisi kredit. Prinsip pembukuan lainnya adalah Buku Kas Umum hanya membukukan transaksi penerimaan dan pengeluaran yang melalui bendahara pengeluaran. Artinya hanya keluar masuk kas melalui bendahara pengeluaran saja yang tercatat di BKU. Terakhir, prinsip pembukuan bendahara pengeluaran adalah, buku pembantu hanya membukukan transaksi yang dibukukan di BKU. Artinya tidak ada pembukuan transaksi di buku pembantu tanpa dibukukan di BKU terlebih dahulu. Sistem Pembukuan Bendahara Pengeluaran Sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai serangkaian prosedur untuk mengubah input menjadi output. Suatu sistem merupakan kesatuan yang terdiri dari input, proses, dan output. Dalam sistem pembukuan, inputnya adalah dokumen sumber yang sah. Prosesnya adalah dokumen sumber diinput dalam Buku Kas Umum, buku-buku pembantu, dan buku pengawasan anggaran. Outputnya berupa pembukuan dalam BKU, buku-buku pembantu, buku pengawasan anggaran. Output dari pembukuan selanjutnya akan digunakan sebagai input penyusunan berita acara pemeriksaan kas dan rekonsiliasi serta penyusunan laporan pertanggungjawaban. Jadi sistem pembukuan bendahara pengeluaran adalah serangkaian prosedur yang dimulai dari input dokumen sumber, pencatatan dalam Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 2

buku, dan menghasilkan pembukuan dalam buku kas umum, buku-buku pembantu, serta buku pengawasan anggaran. Dokumen Sumber Pembukuan Bendahara Pengeluaran Pembukuan bendahara pengeluaran dilakukan berdasarkan dokumen sumber yang sah. Dokumen sumber dalam pembukuan bendahara pengeluaran terdiri dari: 1. SPM UP/TUP/GUP/GUP Nihil/PTUP/LS yang sudah SP2D; 2. Cek/bukti penarikan bank; 3. Bukti transfer bank; 4. Kuitansi/bukti pembayaran yang sudah SPBy; 5. Kuitansi/tanda terima uang muka yang sudah SPBy; 6. Faktur pajak dan bukti potong; 7. Surat Setoran Pajak (SSP); 8. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP); 9. Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB); 10. LPJ BPP; 11. Rekening koran. Proses Pembukuan Bendahara Pengeluaran Proses pembukuan adalah aktivitas pencatatan dokumen sumber ke dalam BKU, buku-buku pembantu serta buku pengawasan anggaran. Berdasarkan PMK 162 Tahun 2013 pasa 30 ayat (3), pembukuan yang dilakukan oleh Bendahara dimulai dari Buku Kas Umum, Buku-Buku Pembantu, dan selanjutnya pada Buku Pengawasan Anggaran. Penjelasan detil dari proses pembukuan akan dibahas pada sub pokok bahasan tata cara pembukuan. BKU adalah buku induk yang mencatat keluar masuknya uang melalui bendahara pengeluaran. Fungsi BKU adalah untuk membukukan uang yang dikelola bendahara pengeluaran. Saldo BKU mencerminkan saldo uang yang berada dalam pengelolaan bendahara pengeluaran. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 3

Buku Pembantu berfungsi menjelaskan pembukuan di BKU. Buku pembantu menjelaskan pembukuan di BKU dari sisi tempat dan sumber uangnya. Dengan buku-buku pembantu, saldo uang yang dikelola oleh bendahara dapat dijelaskan di mana keberadaannya dan dari mana sumbernya. Buku pembantu yang menggambarkan keberadaan kas bendahara pengeluaran terdiri dari: 1. buku pembantu kas tunai, 2. buku pembantu kas bank, 3. buku pembantu BPP, 4. buku pembantu uang muka. Buku pembantu yang mencerminkan sumber kas bendahara pengeluaran meliputi: 1. buku pembantu UP, 2. buku pembantu LS Bendahara, 3. buku pembantu pajak, 4. buku pembantu lain-lain. Jenis buku pembantu yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan satker. Sedangkan buku pengawasan anggaran berfungsi sebagai alat kontrol ketersediaan anggaran. Buku ini diperlukan karena bendahara pengeluaran sebelum membayarkan uang persediaan yang dikelolanya diwajibkan untuk menguji ketersediaan anggaran. Berhubung realisasi anggaran juga dilakukan melalui mekanisme LS, maka buku pengawasan anggaran tidak hanya mencatat realisasi UP, tetapi juga realisasi belanja LS. Semua pengeluaran belanja di satker harus dicatat di buku ini, termasuk yang tidak dibukukan di BKU dan buku pembantu sekalipun. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 4

Guna keseragaman, Perdirjen 03 tahun 2014 telah menetapkan format buku-buku tersebut sebagai berikut: 1. Halaman Muka BKU Gambar 2.1. Halaman Muka Buku Sumber Perdirjen 03 tahun 2014 Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 5

2. Halaman Isi BKU Gambar 2.2. Halaman Isi BKU Sumber Perdirjen 03 tahun 2014 Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 6

3. Buku Pembantu Gambar 2.3. Buku Pembantu Sumber Perdirjen 03 tahun 2014 Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 7

4. Buku Pembantu Pajak Gambar 2.4. Buku Pembantu Pajak Sumber Perdirjen 03 tahun 2014 Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 8

5. Buku Pengawasan Anggaran Gambar 2.5. Buku Pengawas Anggaran Sumber Perdirjen 03 tahun 2014 Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 9

Tata Cara Pembukuan Bendahara Pengeluaran Tata cara pembukuan adalah prosedur manual bagaimana suatu transaksi harus dibukukan. Tata cara pembukuan dimulai dengan identifikasi dokumen sumber. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa dokumen sumber tersebut memang harus dibukukan. Setelah diidentifikasi, selanjutnya dokumen sumber dibubuhi Nomor Bukti Pembukuan. Nomor bukti berfungsi sebagai identitas dokumen sumber bagi pembukuan bendahara pada BKU dan buku pembantu. Nomor bukti dibuat secara kronologis berdasarkan urutan pembukuan dokumen sumber di BKU dan bersifat unik untuk satu tahun anggaran. Setelah diberikan nomor bukti, langkah selanjutnya adalah menganalisis transaksi, yaitu menentukan harus dibukukan di buku mana saja dokumen sumber tersebut dan di sisi apa. Analisis dilakukan berdasarkan prinsip pembukuan. Analisis dimulai dari BKU, kemudian buku-buku pembantu. Berdasarkan prinsip pembukuan, maka pembukuan di BKU dapat dianalisis sebagai berikut: 1. Di Debet jika menambah saldo BKU. 2. Di Kredit jika mengurangi saldo BKU. 3. Di Debet dan Kredit jika tidak menambah maupun mengurangi saldo BKU, namun terdapat mutasi kas melalui bendahara pengeluaran. Contoh transaksi yang menambah saldo BKU misalnya penerimaan kas, maka pembukuannya Debet di BKU. Transaksi yang mengurangi saldo BKU misalnya pembayaran tunai, maka pembukuannya Kredit di BKU. Sedangkan transaksi yang tidak mempengaruhi saldo BKU misalnya penarikan uang di bank, pembukuannya Debet dan Kredit di BKU. Sebagai catatan bahwa saldo BKU menunjukkan saldo kas yang ada di bendahara pengeluaran. Buku pembantu adalah suatu buku yang menjelaskan BKU dari sisi tempat dan sumber dananya. Oleh karena itu pembukuan di buku pembantu hanya terjadi jika terdapat pembukuan di BKU. Analisis pembukuan di buku pembantu adalah sebagai berikut: 1. Hanya dibukukan jika sebelumnya dibukukan di BKU 2. Di Debet jika menambah saldo buku pembantu terkait 3. Di Kredit jika mengurangi saldo buku pembantu terkait 4. Tidak Dibukukan, jika tidak mempengaruhi saldo buku pembantu terkait. Sebagai contoh, transaksi pencairan SP2D UP pengaruhnya menambah saldo bank sehingga dibukukan Debet di buku pembantu bank. Karena tidak mempengaruhi saldo kas Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 10

tunai maka tidak perlu dibukukan di buku pembantu kas tunai. Demikian pula sebaliknya, pembayaran secara tunai hanya akan dicatat di buku pembantu kas tunai karena hanya mempengaruhi saldo kas tunai dan tidak perlu dicatat di buku pembantu bank karena tidak mempengaruhi saldo bank. Jadi dalam buku pembantu hanya transaksi yang mempengaruhi buku tersebut saja yang dibukukan. Setelah dianalisis, langkah berikutnya barulah melakukan pencatatan di BKU dan buku-buku pembantu terkait. Sesuai prosedur pembukuan, pembukuan diawali dari BKU, dilanjutkan ke buku-buku pembantu, kemudian ke buku pengawasan anggaran. Jadi tatacara pembukuan bendahara pengeluaran secara manual adalah sebagai berikut: 1. Pembukuan SPM UP/TUP yang sudah SP2D Dokumen Sumber : SPM dan SP2D UP/TUP Analisis Transaksi : - Karena menambah saldo kas bendahara, BKU debet. - Karena menambah saldo bank, BP Bank debet. - Karena berasal dari UP, BP UP debet. Pembukuan : BKU (D), BP Bank (D), dan BP UP (D). 2. Pembukuan penarikan uang Dokumen Sumber : Cek/bukti penarikan bank Analisis Transaksi : - Karena tidak mempengaruhi saldo kas bendahara, BKU debetkredit. - Karena menambah saldo kas tunai, BP Kas Tunai debet - Karena mengurangi saldo bank, BP Bank kredit. Pembukuan : BKU (D/K), BP Kas Tunai (D), BP Bank (K). 3. Pembukuan pembayaran UP secara tunai Dokumen Sumber : Kuitansi/bukti pembayaran yang sudah SPBy Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit - Karena mengurangi saldo kas tunai,bp Kas Tunai kredit - Karena mengurangi saldo UP, BP UP kredit. - Karena mengurangi saldo pagu anggaran, BPAB kredit. Pembukuan : BKU (K), BP Kas Tunai (K), BP UP (K), dan BPAB (K). 4. Pembukuan pembayaran UP melalui transfer bank Dokumen Sumber : Cek dan Kuitansi/bukti pembayaran yang sudah SPBy Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit. - Karena mengurangi saldo bank, BP Bank kredit. - Karena mengurangi saldo UP, BP UP kredit. - Karena mengurangi saldo pagu anggaran, BPAB kredit. Pembukuan : BKU (K), BP Bank (K), BP UP (K), dan BPAB (K). Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 11

5. Pembukuan memungut pajak Dokumen Sumber : Faktur Pajak atau Bukti Potong Analisis Transaksi : - Karena menambah saldo kas bendahara, BKU debet. - Karena menambah saldo kas tunai, BP Kas Tunai debet - Karena menambah saldo pajak, BP Pajak debet. Pembukuan : BKU (D), BP Kas Tunai (D), dan BP Pajak (D). 6. Pembukuan menyetor pajak Dokumen Sumber : SSP (Surat Setoran Pajak) Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit. - Karena mengurangi saldo kas tunai, BP Kas Tunai kredit. - Karena mengurangi saldo pajak, BP Pajak kredit. Pembukuan : BKU (K), BP Kas Tunai (K), dan BP Pajak (K) 7. Pembukuan SPM GUP yang sudah SP2D Dokumen : SPM dan SP2D GUP Analisis Transaksi : - Karena menambah saldo kas bendahara, BKU debet. - Karena menambah saldo Bank, BP Bank debet. - Karena menambah saldo UP, BP UP debet. - Karena mengesahkan belanja, BPAB kolom disahkan. Pembukuan : BKU (D), BP Bank (D), BP UP (D), dan BPAB (Disahkan). 8. Pembukuan SPM GUP Nihil/PTUP yang sudah SP2D Dokumen Sumber : SPM dan SP2D GUP Nihil/PTUP Analisis Transaksi : - Karena tidak mempengaruhi saldo kas bendahara, BKU debet-kredit. - Karena mengesahkan belanja, BPAB kolom disahkan. Pembukuan : - BKU D-K - BPAB (Disahkan). 9. Pembukuan setor sisa UP/TUP tunai Dokumen Sumber : SSBP/Surat Setoran Bukan Pajak yang sudah NTPN Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit. - Karena mengurangi saldo kas tunai, BP Kas Tunai kredit. - Karena mengurangi saldo UP/TUP, BP UP kredit. Pembukuan : BKU (K), BP Kas Tunai (K), BP UP (K). 10. Pembukuan SPM LS Bendahara yang sudah SP2D Dokumen Sumber : SPM dan SP2D LS Bendahara Analisis Transaksi : - Karena menambah saldo kas bendahara, BKU debet *). - Karena menambah saldo Bank, BP Bank debet **). - Karena menambah saldo LS BP, BP LS Bend. Debet **) *)Jika ada potongan, jumlah potongan dikredit di BKU, **) di buku Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 12

Pembukuan pembantu dibukukan jumlah netto. : BKU (D-K potongan), BP Bank (D Netto), BP LS Bendahara (D netto), dan BPAB (K). 11. Pembukuan Pembayaran LS Bendahara secara tunai Dokumen Sumber : Kuitansi/Bukti Pembayaran Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit - Karena mengurangi saldo kas tunai, BP Kas Tunai kredit. - Karena mengurangi saldo LS Bend, BP LS Bend. kredit Pembukuan : BKU (K), BP Kas Tunai (K), BP LS Bendahara (K). 12. Pembukuan Pembayaran LS bendahara melalui transfer Dokumen Sumber : Cek dan Kuitansi/bukti pembayaran Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit. - Karena mengurangi saldo bank, BP Bank kredit. - Karena mengurangi saldo LS Bend, BP LS Bend kredit Pembukuan : BKU (K), BP Bank (K), BP LS Bend (K). 13. Pembukuan pengembalian belanja secara tunai Dokumen Sumber : SSPB/Surat Setoran Pengembalian Belanja yang sudah NTPN Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit. - Karena mengurangi saldo kas tunai, BP Kas Tunai kredit. - Karena mengurangi saldo LS Bend, BP LS Bend. Kredit Pembukuan : BKU (K), BP Kas Tunai (K), BP LS Bendahara (K) *) jika sudah dikonfirmasikan ke KPPN, pagu anggaran disesuaikan dengan menambahkan sebesar jumlah setoran. 14. Pembukuan Jasa giro/bunga bank Dokumen Sumber : Rekening Koran Analisis Transaksi : - Karena menambah saldo bendahara, BKU debet - Karena menambah saldo bank, BP Bank debet. - Karena berasal dari penerimaan lainnya, BP Lain-lain debet Pembukuan : BKU D, BP Bank D, BP Lain-lain D 15. Pembukuan biaya administrasi bank Dokumen Sumber : Rekening Koran Analisis Transaksi : - Karena mengurangi saldo kas bendahara, BKU kredit - Karena mengurangi saldo bank, BP Bank kredit. - Karena termasuk biaya operasional kantor, BP UP kredit. - Karena mengurangi pagu anggaran, kredit di BPAB Pembukuan : BKU K, BP Bank K, BP UP K, BPAB Kredit Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 13

16. Pembukuan Koreksi Kesalahan Dokumen Sumber : Berita Acara Kesalahan Pembukuan*) Analisis Transaksi : - Untuk mengoreksi kesalahan pembukuan, jumlah pembukuan yang salah dibukukan kebalikan/reversal/kontra pos (cp) - Untuk membetulkan pembukuan, bukukan jumlah yang seharusnya. Pembukuan : BKU dan buku pembantu terkait Gambar 2.6. Format Berita Acara 17. DIPA dan POK Dokumen Sumber : DIPA dan POK Analisis Transaksi : - Karena tidak mempengaruhi saldo kas bendahara, tidak dibukukan, hanya dicatat di buku pengawasan anggaran belanja Pembukuan : Buku Pengawasan Anggaran Belanja 18. SPM LS Pihak ketiga yang sudah SP2D Dokumen Sumber : SPM/SP2D LS Pihak Ketiga Analisis Transaksi : - Karena tidak mempengaruhi saldo kas bendahara, tidak dibukukan di BKU - Karena mengurangi saldo anggaran, di kredit di buku pengawasan anggaran Pembukuan : Buku Pengawasan Anggaran Belanja Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 14

Rangkuman Pembukuan bendahara pengeluaran menganut single entry dan basis kas. Input pembukuan bendahara adalah dokumen sumber yang sah. Proses pembukuan bendahara adalah pencatatan dokumen sumber dalam BKU dan buku pembantu. Output pembukuan bendahara adalah BKU dan buku-buku pembantu yang telah direkonsiliasi dengan UAKPA. Tata cara pembukuan mengacu pada prinsip pembukuan. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 15