Teknik Pembukuan BP dan BPP

Transkripsi

1 2012 Teknik Pembukuan BP dan BPP Pembukuan Sederhana Menggunakan Microsoft Excel 2007 Modul ini menjelaskan teknik pembukuan Bendahara Pengeluaran (BP) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)menggunakan aplikasi Microsoft Excel dengan disertai contoh-contoh penggunaannya. Aplikasi yang digunakan dilengkapi dengan macro untuk mempermudah dan mempercepat teknik pembukuan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh Hayun Kusumah, SE, MM Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar - Kemdikbud 10/31/2012

2 Di susun oleh : Hayun Kusumah, SE, MM hayunks@gmail.com Bagian Keuangan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3 Kata Pengantar Modul Teknik Pembukuan Bendahara Pengeluaran (BP) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) ini disusun dengan maksud untuk membantu para Bendahara di Kementeraian/Lembaga khususnya di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam memahami pembukuan. Kami menyadari bahwa modul pembukuan ini tidak akan terwujud tanpa dukungan banyak pihak. Oleh karena itu, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setingi-tingginya penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyelesaian modul ini. Kami menyadari sepenuhnya akan keterbatasan kemampuan, waktu dan bahan-bahan referensi yang tersedia sehingga modul pembukuan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saransaran dari para pembaca sangat kami harapkan untuk menyempurnakan modul ini. Jakarta, November 2012 Penulis Chapter: Kata Pengantar i

4 Daftar Isi Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii 1 Pendahuluan Dasar Hukum Pembukuan Dengan Komputer Mengenal Transaksi Pembayaran Pembayaran Langsung ke Pihak ke Pembayaran oleh BP dari Dana LS Bendahara Pembayaran oleh BP dari Dana Uang Persediaan Pembayaran oleh BPP dan Penyusunan LPJ BPP Mengenal Pembukuan BP dan BPP Prinsip Pembukuan Dokumen Sumber Pembukuan Penatausahaan Kas Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) Penomoran Bukti Transaksi Jasa Giro dan Administrasi Bank Koreksi Kesalahan Pembukuan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara Pergantian Bendahara Jenis Buku Pembukuan Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) Transaksi Non Kas Transaksi atas Uang Persediaan (UP/TUP) Transaksi atas SPM LS Bendahara Transaksi atas LPJ BPP Transaksi atas Uang Muka Perjalanan Dinas Transaksi Lain-lain Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) Transaksi atas Uang Persediaan (UP/TUP) Chapter: Daftar Isi ii

5 5.2 Transaksi atas SPM LS Bendahara Transaksi atas Uang Muka Perjalanan Dinas Transaksi Lain-lain Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan Pengenalan Aplikasi Mengaktifkan Macro pada Microsoft Excel Tampilan Aplikasi Pembukuan Setting Data Referensi Cara Input Transaksi Proses Pembukuan Membuat Laporan Pertanggungjawaban Membuat Pengawasan MAK Membuat Berita Acara Pemeriksaan Kas Penutup Lampiran Contoh Soal Chapter: Daftar Isi iii

6 1 Pendahuluan Dalam rangka memenuhi amanat reformasi dibidang Keuangan Negara maka dilakukan pengaturan yang komprehensif mengenai penatausahaan kas di Bendahara instansi. Bagi pimpinan Satker penatausahaan kas Bendahara ini merupakan managerial report, sebagai sarana untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari terkait dengan keadaan sisa pagu dana yang sesungguhnya (kuitansi UP dianggap mengurangi pagu dana), pelengkap SAI, terkait dengan perkiraan Kas di Bendahara. 1.1 Dasar Hukum Modul pembukuan ini disusun dengan referensi pada beberapa peraturan atau kebijakan dibidang keuangan, sebagai berikut: a. UU No. 1 Tahun 2004, Pasal 53 (1) menyatakan: Bendahara bertanggungjawab secara fungsional atas pengelolaan uang yang menjadi tanggungjawabnya kepada Kuasa BUN; b. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006, Pasal 31 menyatakan: Bendahara wajib menatausahakan dan menyusun laporan pertanggungjawaban atas uang yang dikelolanya dalam rangka pelaksanaan APBN; Laporan pertanggungjawaban disampaikan kepada BUN atau Kuasa BUN, Menteri/pimpinan lembaga, dan BPK; c. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 73/MK.05/2008 tentang Tatacara Penatausahaan dan Penyusunan LPJ Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/ Kantor/Satuan Kerja; d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 170/PMK.05/2010 tentang Penyelesaian Tagihan atas Beban APBN pada Satuan Kerja; e. Peraturan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor 66/PB/2005 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagaimana telah dirubah dengan Peraturan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-11/PB/2011; f. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-47/PB/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penatausahaan dan Penyusunan LPJ Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satuan Kerja. 1.2 Pembukuan Dengan Komputer Pelaksanaan pembukuan oleh Bendahara dapat dilakukan dengan komputer sebagaimana Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-47/PB/2009 Pasal 7 ayat (1) yang menyatakan Pembukuan terhadap seluruh penerimaan dan pengeluaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dapat dilakukan dengan tulis tangan atau komputer. Dalam melaksanakan pembukuan dengan komputer, perlu diperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Chapter: Pendahuluan 1

7 a. Bendahara wajib mencetak Buku Kas Umum (BKU) dan buku-buku pembantu, sekurang-kurangnya satu kali dalam satu bulan; b. Bendahara wajib menatausahakan hasil cetakan yang ditandatangani Bendahara dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); c. Bendahara wajib memelihara database pembukuan. Chapter: Pendahuluan 2

8 2 Mengenal Transaksi Pembayaran Transaksi pembayaran pada dasarnya dilakukan secara langsung oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) tetapi untuk pembayaran dalam jumlah kecil atau pembayaran tertentu dapat dilakukan oleh Bendahara sesuai dengan tingkat kewenangannya dan ketentuan yang berlaku. Transaksi pembayaran secara umum dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu: a. Pembayaran langsung melalui KPPN menggunakan SPM LS (Pihak ke-3); b. Pembayaran melalui kas di Bendahara dari Uang Persediaan (UP/TUP) atau LS Bendahara yang dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran (BP) maupun Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP); Pembayaran oleh BP dari Dana Uang Persediaan; Pembayaran oleh BP dari Dana LS Bendahara; Pembayaran oleh BPP dan Penyusunan LPJ BPP. 2.1 Pembayaran Langsung ke Pihak ke-3 Transaksi pembayaran ini dilakukan secara langsung oleh KPPN ke rekening penerima pihak ke-3 berdasarkan SPM yang diajukan oleh satuan kerja, diilustrasikan sebagai berikut: Keterangan bagan pembayaran langsung ke pihak ke-3 : 1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengadakan kontrak dengan penyedia barang dan jasa; Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 3

9 2. Pembayaran atas kewajiban yang timbul dari kontrak tesebut, dilakukan dengan menerbitkan SPP LS oleh PPK untuk diserahkan ke PP SPM; 3. PP SPM menerbitkan SPM LS setelah menguji dan memeriksa SPP dari PPK dan selanjutnya diserahkan ke KPPN. 4. KPPN menerbitkan SP2D dan memerintahkan Bank Operasional untuk melakukan transfer atau pemindahbukuan ke rekening penyedia barang dan jasa atau pihak ke SPM yang telah diterbitkan SP2D-nya dijurnal pada Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) di UAKPA. 6. Bendahara Pengeluaran menerima dan membukukan SPM/SP2D pada BKU dan buku pembantunya. 2.2 Pembayaran oleh BP dari Dana LS Bendahara Transaksi pembayaran ini dilakukan oleh Bendahara dimana dana yang diajukan ke KPPN ditransfer ke rekening Bendahara untuk dilakukan pembayaran oleh Bendahara. Transaksi ini dimulai dari penerbitan SPM-LS Bendahara, transaksi pembayaran dan pertanggungjawabannya Penerbitan SPM LS Bendahara Penerbitan SPM LS Bendahara ini dimulai dari penerbitan SPPLS oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sampai dengan penerimaan dana oleh Bendahara Pengeluaran, yang diilustrasikan sebagai berikut: Keterangan bagan penerbitan SPM LS Bendahara : 1. PPK menerbitkan SPP LS beserta dokumen pendukungnya dan diserahkan ke PP SPM. 2. PP SPM menerbitkan SPM LS setelah menguji dan memeriksa SPP dari PPK selanjutnya diserahkan ke KPPN. Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 4

10 3. KPPN menerbitkan SP2D dan memerintahkan Bank Operasional (BO I) untuk melakukan pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran. 4. SPM yang telah diterbitkan SP2D nya dijurnal pada Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) di UAKPA. 5. Bendahara Pengeluaran menerima dan membukukan SPM/SP2D pada BKU dan buku pembantunya Pembayaran atas Dana LS Bendahara Bendahara (BP/BPP) melakukan pembayaran kepada pihak ke-3 atas perintah PPK dari dana LS Bendahara yang diterimanya, diilustrasikan sebagai berikut: Keterangan bagan pembayaran atas dana LS Bendahara: 1. PPK melakukan kontrak / pengadaan barang atau jasa ke pihak ke PPK memerintahkan Bendahara (BP/BPP) untuk membayarkan atas kewajiban yang timbul dari kontrak atau pengadaan tersebut. 3. Bendahara (BP/BPP) membayarkan sejumlah uang sesuai dengan perintah atau otorisasi PPK Pertanggungjawaban atas Dana LS-Bendahara Dana LS Bendahara yang diterima Bendahara Pengeluaran di pertanggungjawabkan berdasarkan bukti bukti pembayaran, dokumen pajak dan dokumen keuangan lainnya. Apabila masih terdapat sisa dana, maka harus dikembalikan atau disetorkan ke Kas Negara menggunakan Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB). Pengembalian belanja atas dana LS Bendahara yang telah melewati tahun anggaran disetorkan ke Kas Negara menggunakan Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) kecuali yang belanja-balanja yang bersifat sistemik atau berulang. Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 5

11 2.3 Pembayaran oleh BP dari Dana Uang Persediaan Transaksi pembayaran ini dilakukan oleh Bendahara dari dana uang persediaan (UP/TUP). Transaksi ini dimulai dari penerbitan SPM UP/TUP, transaksi pembayaran dan pertanggungjawabannya melalui penerbitan SPM GUP / Nihil Penerbitan SPM UP atau TUP Penerbitan SPM UP/TUP ini dimulai dari penerbitan SPP UP/TUP oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sampai dengan penerimaan dana oleh Bendahara Pengeluaran. Penerbitan SPM UP dilakukan satu kali dalam tahun anggaran dengan besaran sesuai ketentuan. Apabila dana UP tidak mencukupi untuk membiayai suatu kegiatan, maka PPK dapat menerbitkan tambahan uang persediaan atau TUP. Penerbitan SPM UP/TUP diilustrasikan sebagai berikut: Keterangan bagan penerbitan SPM UP/TUP : 1. PPK menerbitkan SPP UP/TUP beserta dokumen pendukungnya dan diserahkan ke PP SPM. 2. PP SPM menerbitkan SPM UP/TUP setelah menguji dan memeriksa SPP dari PPK selanjutnya diserahkan ke KPPN. 3. KPPN menerbitkan SP2D dan memerintahkan Bank Operasional (BO I) untuk melakukan pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran. 4. SPM yang telah diterbitkan SP2D nya dijurnal pada Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) di UAKPA. 5. Bendahara Pengeluaran menerima dan membukukan SPM/SP2D pada BKU dan buku pembantunya. Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 6

12 2.3.2 Pembayaran/Penggunaan Dana Uang Persediaan Bendahara (BP/BPP) melakukan pembayaran kepada pihak ke-3 atas perintah PPK dari dana uang persediaan yang diterimanya, diilustrasikan sebagai berikut: Keterangan bagan pembayaran atas dana uang persediaan : 1. PPK melakukan kontrak / pengadaan barang atau jasa ke pihak ke PPK memerintahkan Bendahara (BP/BPP) untuk membayarkan atas kewajiban yang timbul dari kontrak atau pengadaan tersebut. 3. Bendahara (BP/BPP) membayarkan sejumlah uang sesuai dengan perintah atau otorisasi PPK Pertanggungjawaban Dana Uang Persediaan Pertanggungjawaban uang persediaan yang diterima oleh Bendahara Pengeluaran dipertanggungjawabkan melalui SPM GU atau Nihil. Uang persediaan yang berasal dari penerbitan SPM UP dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan SPM GUP sekaligus untuk pengisian kembali uang persediaan yang terdapat di Bendahara Pengeluaran, diilustrasikan sebagai berikut: Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 7

13 Keterangan bagan penerbitan SPM GUP : 1. PPK menerima pertanggungjawaban belanja oleh Bendahara dilengkapi bukti-bukti pengeluaran. 2. PPK menerbitkan SPP GUP beserta dokumen pendukungnya dan diserahkan ke PP SPM. 3. PP SPM menerbitkan SPM GUP setelah menguji dan memeriksa SPP dari PPK selanjutnya diserahkan ke KPPN. 4. KPPN menerbitkan SP2D dan memerintahkan Bank Operasional (BO I) untuk melakukan pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran. 5. SPM yang telah diterbitkan SP2D nya dijurnal pada Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) di UAKPA. 6. Bendahara Pengeluaran menerima dan membukukan SPM/SP2D pada BKU dan buku pembantunya. Tambahan Uang persediaan yang berasal dari penerbitan SPM TUP dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan SPM GU Nihil, apabila masih terdapat sisa dana uang persediaan maka disetorkan ke Kas Negara menggunakan Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP). Penerbitan SPM GU Nihil diilustrasikan sebagai berikut: Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 8

14 Keterangan bagan penerbitan SPM GU Nihil : 1. PPK menerima pertanggungjawaban belanja oleh Bendahara dilengkapi bukti-bukti pengeluaran. 2. PPK menerbitkan SPP GU Nihil beserta dokumen pendukungnya dan diserahkan ke PP SPM. 3. PP SPM menerbitkan SPM GU Nihil setelah menguji dan memeriksa SPP dari PPK selanjutnya diserahkan ke KPPN. 4. KPPN menerbitkan SP2D Nihil. 5. SPM yang telah diterbitkan SP2D nya dijurnal pada Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) di UAKPA. 6. Bendahara Pengeluaran menerima dan membukukan SPM/SP2D pada BKU dan buku pembantunya. Pada akhir tahun anggaran, Bendahara Pengeluaran harus me-nihil-kan seluruh kas termasuk uang persediaan yang berasal dari penerbitan SPM UP, SPM TUP atau SPM GUP. Uang persediaan pada akhir tahun dipertanggungjawabkan menggunakan SPM GU Nihil, sedangkan sisanya disetorkan ke Kas Negara menggunakan SSBP untuk tahun anggaran bersangkutan. 2.4 Pembayaran oleh BPP dan Penyusunan LPJ BPP Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) menerima penyaluran dana dari Bendahara Pengeluaran (BP) berupa uang persediaan ataupun dana LS Bendahara. BPP melakukan pembayaran kepada pihak ke-3 atas perintah PPK dari dana yang diterimanya, diilustrasikan sebagai berikut: Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 9

15 Keterangan bagan pembayaran dan penyusunan LPJ BPP : 1. BP menyalurkan dana ke BPP berupa dana uang persediaan atau dana LS Bendahara. 2. PPK melakukan kontrak / pengadaan barang atau jasa ke pihak ke PPK memerintahkan BPP untuk membayarkan atas kewajiban yang timbul dari kontrak atau pengadaan tersebut. 4. BPP membayarkan sejumlah uang sesuai dengan perintah atau otorisasi PPK. 5. PPK menerima pertanggungjawaban belanja BPP dilengkapi bukti-bukti pengeluaran. 6. PPK menerbitkan SPP GUP/Nihil beserta dokumen pendukungnya dan diserahkan ke PP SPM. BPP juga membuat LPJ atas penggunaan dananya ke BP. Apabila terdapat sisa dana uang persediaan maka BPP mengembalikan ke BP, sedangkan untuk dana LS Bendahara disetorkan langsung ke Kas Negara menggunakan SSPB. Chapter: Mengenal Transaksi Pembayaran 10

16 3 Mengenal Pembukuan BP dan BPP 3.1 Prinsip Pembukuan Prinsip-prinsip pembukuan Bendahara adalah sebagai berikut : a. Bendahara wajib menyelenggarakan pembukuan; b. Setiap transaksi harus segera dicatat dalam Buku Kas Umum sebelum pembukuan dalam buku-buku pembantu dan pengawasan anggaran; c. PA/KPA dapat menentukan buku-buku bantu/register selain Buku Kas Umum; d. Pembukuan dilaksanakan berdasarkan asas bruto; e. Pembukuan dapat dilakukan dengan tulis tangan dan/atau komputer; f. KPA melaksanakan pemeriksaan kas sekurang-kurangnya satu kali dalam satu bulan. 3.2 Dokumen Sumber Pembukuan Dokumen sumber adalah seluruh dokumen terkait dengan uang yang dikelola Bendahara serta transaksi dalam rangka pelaksanaan anggaran satuan kerja, antara lain: a. DIPA yang telah mendapat pengesahan; b. SPM-UP/SPM-TUP/SPM-GUP/SPM-LS yang telah diterbitkan SP2D; c. SSP/SSBP/SSPB yang telah mendapat NTPN dan NTB/NTP/NPP; d. Kwitansi/dokumen pembayaran atas uang yang bersumber dari UP atau LS-Bendahara; e. Faktur pajak atas potongan uang yang bersumber dari UP atau LS-Bendahara; f. SBS/bukti penerimaan Bendahara Penerimaan. 3.3 Penatausahaan Kas Dalam melaksanakan penatausahaan kas Bendahara perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran tidak boleh saling merangkap kecuali dalam hal tertentu dengan kondisi tertentu dengan ijin BUN/Kuasa BUN; b. Bendahara wajib menatausahakan seluruh transaksi satuan kerja (termasuk SPM-LS), namun bertanggung jawab sebatas uang yang dikelolanya dalam rangka pelaksanaan APBN; c. Bendahara tidak diperkenankan menyimpan uang atas nama pribadi; d. Bendahara dan penyelenggara kegiatan dalam rangka melakukan pembayaran wajib melakukan pemotongan kewajiban (pajak dan bukan pajak) pihak ketiga kepada negara; e. Bendahara melakukan pembayaran atas perintah PA/KPA; f. Bendahara wajib menolak perintah bayar dari PPK apabila persyaratan tidak terpenuhi dan bertanggungjawab secara pribadi atas pembayaran yang dilaksanakannya ; Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 11

17 g. Penerimaan yang merupakan penerimaan negara harus segera disetor ke Kas Negara dan tidak dapat dipergunakan langsung untuk membiayai pengeluaran kecuali diatur khusus dalam peraturan perundang-undangan tersendiri; h. Pada akhir tahun anggaran/kegiatan, bendahara wajib menyetor seluruh uang negara yang dikuasainya ke Kas Negara; i. Bendahara menyampaikan LPJ kepada KPPN paling lambat 10 hari kerja bulan berikutnya, dengan disertai salinan rekening koran ; j. PPK menyampaikan SPP kepada PA/Kuasa PA disertai bukti-bukti pengeluaran; k. KPA melakukan pemeriksaan kas sekurang-kurangnya satu kali dalam satu bulan. 3.4 Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) BPP adalah bendahara yang bertugas membantu Bendahara Pengeluaran (BP) untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan, dengan beberapa ketentuan sebagai berikut: a. BPP diangkat oleh Menteri/pimpinan lembaga atau pejabat yang diberi kuasa, atas dasar pertimbangan lokasi dan kompleksitas kegiatan; b. Ketentuan mengenai penatausahaan kas untuk Bendahara Pengeluaran berlaku juga bagi BPP; c. Pada akhir tahun anggaran/kegiatan, BPP wajib menyetorkan seluruh uang negara yang dikuasainya ke kas negara, khusus sisa UP dikembalikan kepada Bendahara Pengeluaran; d. BPP menyampaikan LPJ kepada Bendahara Pengeluaran paling lambat 5 hari kerja bulan berikutnya, dengan disertai salinan rekening koran ; e. Bendahara Pengeluaran dapat membukukan transaksi atas dasar nilai/jumlah yang tertuang dalam laporan pertanggungjawaban BPP. 3.5 Penomoran Bukti Transaksi Bendahara terlebih dahulu membubuhi nomor urut dan tanggal pada dokumen transaksi atau dokumen sumber sebelum dibukukan, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Nomor bukti dibuat berdasarkan urutan dan bersifat unik untuk satu tahun anggaran; b. Penerimaan SPM yang dinyatakan sah dan penerimaan LPJ-BPP setelah tanggal transaksi, penomoran dan penanggalannya adalah sbb : 1) SPM yang dinyatakan sah, yang diterima KPPN,diberikan tanggal waktu penerimaannya dengan nomor yg berurutan; 2) LPJ-BPP yang diterima dari BPP, diberi tanggal waktu diterima dengan penomoran secara berurutan; 3) Khusus untuk SPM dan LPJ-BPP akhir tahun anggaran, diberi tgl 31 Desember dengan penomoran mengikuti urutannya. Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 12

18 3.6 Jasa Giro dan Administrasi Bank Bendahara yang mengelola rekening di bank, perlu memperhatikan pendapatan dan biaya atas rekening tersebut, antara lain: a. Jasa Giro atas saldo kas bendahara dalam rekening koran dibukukan pada BKU, BP Kas, dan BP Lain- Lain pada sisi debet; b. Pajak atas jasa giro sebagaimana tercatat dalam rekening koran dibukukan pada BKU, BP Kas, dan BP Lain-lain pada sisi kredit; c. Biaya administrasi bank diperlakukan sebagai Biaya Operasional Kantor yang pembayarannya melalui mekanisme Uang Persediaan. Dibukukan pada BKU, BP Kas dan BP UP pada sisi kredit, serta sebagai pengurang pagu dalam Buku Pengawasan Anggaran. 3.7 Koreksi Kesalahan Pembukuan Pada saat diketahui adanya kesalahan pembukuan, segera dibuat Berita Acara Kesalahan Pembukuan yang diketahui KPA/PPK.Berita Acara dimaksud menjelaskan bahwa telah terjadi kesalahan pembukuan atas transaksi (nomor, tgl, nilai, dst), telah dibukukan sebagai berikut.., seharusnya dibukukan sebagai berikut Berita Acara Kesalahan Pembukuan merupakan dokumen sumber pembukuan koreksi, dibukukan sesuai tanggal Berita Acara, sebagai berikut : a. Dibukukan kebalikan/reversal dari pembukuan yang salah; b. Dibukukan menurut seharusnya. Pada Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)Bendahara dilampiri : a. Berita Acara Kesalahan Pembukuan; b. Fotokopi transaksi yang salah dibukukan; c. Fotokopi pembukuan yang salah (lembaran BKU & buku-bukupembantu berkenaan). 3.8 Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara Pengertian LPJ Laporan Pertanggungjawaban atau LPJ adalah bentuk pertanggungjawaban Bendahara yang menyajikan informasi tentang: a. Keadaan pembukuan pada bulan pelaporan meliputi saldo awal, penambahan, penggunaan, dan saldo akhir dari buku- buku pembantu b. Keadaan kas pada akhir bulan pelaporan meliputi uang tunai di brankas dan saldo rekening bank c. Hasil rekonsiliasi internal (antara pembukuan bendahara dengan unit akuntansi) d. Penjelasan atas selisih (jika ada) antara saldo pembukuan dan saldo kas Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 13

19 LPJ disusun berdasarkan BKU, buku-buku pembantu dan buku pengawasan anggaran yang telah diperiksa dan direkonsiliasi oleh KPA/PPK, sehingga LPJ BPP dapat dengan mudah diperiksa atau ditelaah berdasarkan BKU dan buku pembantunya, sebagai berikut : a. Saldo akhir dan nomor bukti terakhir BKU merupakan data saldo terakhir BKU pada bulan LPJ; b. Saldo awal buku pembantu (BP Kas, BP UM Perjadin, BP BPP, BP UP, dll) merupakan data saldo terakhir buku pembantu bersangkutan bulan sebelumnya; c. Penambahan merupakan jumlah mutasi debet dalam buku pembantu bersangkutan pada bulan LPJ, sebaliknya Pengurangan merupakan jumlah mutasi kreditnya; d. Periksa saldo akhir sesuai dengan persamaan berikut : (BP Kas + BP UM Perjadin + BP BPP) = (BP UP + BP LS Bdhr + BP Pajak + BP Lain) e. Uang tunai di brankas dapat di cek pada hasil opname kas di Bendahara Pengeluaran. f. Uang di rekening bank dapat di cek pada rekening koran sesuai bulan LPJ. g. Saldo UP pada Buku Pembantu UP ditambah kuitansi-kuitansi yang belum di pertanggungjawabkan dengan GU harus sama dengan Kas di Bendahara Pengeluaran pada SAK. h. Apabila terdapat selisih kas pada LPJ dengan Kas di Bendahara Pengeluaran pada SAK, maka harus diuraikan pada penjelasan selisih. Selisih ini antara lain terjadi untuk transaksi akhir bulan karena tanggal dokumen sumber berbeda dengan tanggal fisik dana yang diterima di rekening koran Bendahara Pengeluaran Penyampaian LPJ Laporan Pertanggungjawaban atau LPJ Bendahara wajib disampaikan secara bulanan paling lambat 10 hari kerja bulan berikutnya disertai rekening koran dari bank/pos bulan berkenaan kepada : a. Kepala KPPN (rangkap 2); b. Menteri/Pimpinan Lembaga masing-masing; c. Badan pemeriksa Keuangan. LPJ dapat disampaikan kepada KPPN bersamaan dengan rekonsiliasi Laporan Keuangan UAKPA. Dalam hal LPJ ditolak oleh KPPN karena tidak memenuhi ketentuan, LPJ tersebut segera dikembalikan kepada bendahara untuk diperbaiki, selanjutnya dikirimkan kembali ke KPPN selambat-lambatnya 5 hari kerja sejak tanggal pengembalian. Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 14

20 3.8.3 Perbedaan LPJ dengan Laporan Keuangan Perbedaan antara Laporan Pertanggungjawaban Bendahara dengan Laporan Keuangan UAKPA, sebagai berikut: No Uraian Laporan UAKPA Laporan Bendahara 1 Kuitansi pembayaran dg UP yang belum disahkan (belum di SPM/SP2D-kan). 2 Kas di Bendahara Pengeluaran Belum dianggap sbg realisasi yg mengurangi pagu anggaran dalam DIPA Terbatas pada saldo UP 3 Surat Bukti Setoran (SBS) Belum dianggap sebagai realisasi yg mengurangi target pendapatan 4 Kas di Bendahara Penerimaan Tidak tercatat Sudah dianggap sebagai realisasi yang mengurangi Pagu Anggaran dalam DIPA Mencakup seluruh saldo kas yg ada pada Bendahara : a. Kas dari UP. b. Kas dr SPM LS Bendahara c. Kas dari pungutan pajak oleh Bendahara. d. Kas dari sumber lainnya Sudah dianggap sebagai realisasi yang mengurangi target pendapatan Tercatat sebesar SBS yang belum disetor ke Kas Negara 3.9 Pergantian Bendahara Dalam hal terjadi pergantian Bendahara dalam suatu periode pembukuan, dilakukan pemeriksaan kas dan serah terima yang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Serah Terima sebagaimana format dalam lampiran Perdirjen PB No. 47/PB/ Jenis Buku Pembukuan Pembukuan BP Jenis buku yang digunakan dalam pembukuan BP terdiri dari: a. Buku Kas Umum (BKU) b. Buku Pembantu Kas ( Kas Tunai dan Kas Bank ) c. Buku Pembantu Uang Persediaan d. Buku Pembantu BPP e. Buku Pembantu Pajak f. Buku Pembantu UM Perjalanan Dinas g. Buku Pembantu LS Bendahara h. Buku Pembantu Lainnya i. Buku Pengawasan Anggaran Belanja j. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) BP Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 15

21 Pembukuan BPP Jenis buku yang digunakan dalam pembukuan BPP terdiri dari: a. Buku Kas Umum (BKU) b. Buku Pembantu Kas ( hanya Kas Tunai ) c. Buku Pembantu Uang Persediaan d. Buku Pembantu Pajak e. Buku Pembantu LS Bendahara f. Buku Pembantu Lainnya g. Buku Pengawasan Anggaran Uang Persediaan (hanya untuk kas yang diterima melalui UP/TUP) h. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) BPP Chapter: Mengenal Pembukuan BP dan BPP 16

22 4 Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 4.1 Transaksi Non Kas Penerimaan DIPA Dokumen Sumber : DIPA yang telah disahkan Posting Rule : In - Out 2 Pengawasan Anggaran Penerbitan SPM LS Pihak ke-3 Penerbitan SPM LS Pihak ke-3 digunakan untuk transaksi pembayaran yang ditransfer langsung ke rekening penerima, misal : Pembayaran Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa, Penyaluran Bantuan Sosial / Blokgrant (Uang), dan lain-lain. Pembukuan SPM-LS Pihak ke-3 dicatat bruto, sedangkan potongan-potongan (pajak, asuransi, dll) dapat dibukuan atau diakomodir dengan membuat jenis transaksi tersendiri bersifat prememory atau in-out. Dokumen Sumber : SPM/SP2D LS Posting Rule : In - Out 2 Buku Pengawasan Anggaran 3 Pengesahan Belanja Pengesahan Potongan atas SPM LS Pihak ke-3 Jenis transaksi ini merupakan potongan yang terjadi atas penerbitan SPM LS Pihak ke-3. Potongan dapat berupa potongan pajak (PPN, PPh 22, PPh 23, Pajak Lainnya) atau potongan selain pajak. Dokumen Sumber : SPM/SP2D LS, SSP Posting Rule : In - Out 2 Buku Pembantu Pajak Khusus potongan pajak Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 17

23 4.2 Transaksi atas Uang Persediaan (UP/TUP) Penerbitan SPM UP/TUP Penerbitan SPM UP/TUP digunakan untuk pengisian/penambahan uang persediaan pada Bendahara yang akan dipertanggungjawabkan kemudian menggunakan SPM GUP/Nihil. Dokumen Sumber : SPM/SP2D UP/TUP Posting Rule : 3 Buku Pembantu UP Apabila dalam penerbitan SPM UP/TUP terdapat potongan, maka dibukukan kebalikannya dengan posting rule sebagai berikut : 3 Buku Pembantu UP Penerbitan SPM GUP Penerbitan SPM GUP digunakan untuk mempertanggungjawabkan Uang Persediaan (SPM/SP2D UP sekaligus mengisi kembali Uang Persediaan pada Bendahara senilai SPM GUP tersebut. Apabila terdapat potongan atas SPM GUP, maka dibukukan kebalikannya sebagaimana posting rule pada point Dokumen Sumber : SPM/SP2D GUP Posting Rule : 3 Buku Pembantu UP 2 Pengesahan Belanja Pengesahan Penerbitan SPM GU Nihil Penerbitan SPM GU Nihil digunakan untuk mempertanggungjawabkan SPM/SP2D TUP atau SPM/SP2D UP pada akhir tahun. Penerbitan SPM GU Nihil hanya berfungsi sebagai pengesahan belanja, tidak mengisi kembali Uang Persediaan. Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 18

24 Dokumen Sumber : SPM/SP2D Nihil Posting Rule : In - Out 2 Pengesahan Belanja Pengesahan Penarikan Dana Tunai dari Rekening Bank Transaksi penarikan dana tunai dari rekening bank dilakukan oleh BP untuk memindahkan dana dari rekening bank ke tunai atau cash on hand. Transaksi ini tidak mempengaruhi Buku Kas Umum atau Buku Pembantu Kas, hanya terjadi perpindahan posisi dana dari Kas Bank ke Kas Tunai. Dokumen Sumber : Cek / Slip Penarikan Dana Posting Rule : In - Out In - Out 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Pembayaran Tunai dari Dana UP Jenis transaksi ini merupakan transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BP secara tunai. Apabila terdapat potongan-potongan, transaksi ini harus dibukukan secara bruto, sedangkan potongannya dibukukan tersendiri. Dokumen Sumber : Kwitansi, Faktur Pembelian Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu UP 6 Buku Pengawasan Anggaran Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 19

25 4.2.6 Potongan Pajak atas Transaksi Pembayaran Jenis transaksi ini merupakan potongan pajak atas transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BP secara tunai, sehingga secara riil Bendahara hanya membayarkan kas-nya secara netto. Dokumen Sumber : Faktur Pajak, Bukti Potong Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu Pajak Setoran Pajak Jenis transaksi ini merupakan setoran pajak atas potongan-potongan pajak pada transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BP secara tunai. Dokumen Sumber : Surat Setoran Pajak (SSP) Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu Pajak Setoran Sisa Uang Persediaan Jenis transaksi ini merupakan setoran sisa Uang Persediaan pada BP baik dana yang berasal dari penerbitan SPM TUP maupun UP yang dikembalikan pada akhir tahun. Dokumen Sumber : Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu UP Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 20

26 4.3 Transaksi atas SPM LS Bendahara Penerbitan SPM LS Bendahara Jenis transaksi ini merupakan penerbitan SPM LS yang dananya ditransfer ke Rekening Bendahara Pengeluaran. Penerbitan SPM LS Bendahara dicatat bruto, jika terdapat potongan maka harus bukukan tersendiri sehingga jumlah dana yang diterima Bendahara sesuai dengan fisik kas yang diterima di rekening. Transaksi ini sudah diakui sebagai realisasi belanja sehingga dibukukan disisi kredit dalam Buku Pengawasan Anggaran dan sekaligus sebagai pengesahan belanja. Dokumen Sumber : SPM/SP2D LS Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Tidak ada transaksi 4 Buku Pembantu Kas Bank 5 Buku Pembantu LS Bendahara 3 Buku Pengawasan Anggaran 2 Pengesahan Belanja Pengesahan Potongan atas Penerbitan SPM LS Bendahara Jenis transaksi ini merupakan potongan yang terjadi atas penerbitan SPM LS Bendahara. Potongan atas SPM ini secara umum merupakan potongan pajak. Dokumen Sumber : SPM/SP2D LS, SSP Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Tidak ada transaksi 4 Buku Pembantu Kas Bank 5 Buku Pembantu LS Bendahara 6 Buku Pembantu Pajak Khusus potongan pajak Pembayaran dari Dana LS Bendahara Transaksi pembayaran ini merupakan pembayaran yang dilakukan oleh BP menggunakan dana LS Bendahara. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer langsung dari rekening bank yang akan mempengaruhi Buku Pembantu Kas Bank, dapat pula dilakukan secara tunai yang akan mempengaruhi Buku Pembantu Kas Tunai. Pembayaran yang dilakukan secara tunai, maka Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 21

27 perlu memperhatikan saldo kas di Buku Pembantu Kas Tunai, apabila tidak mencukupi maka perlu dilakukan penarikan dana tunai sebagaimana jenis transaksi point Penarikan Dana Tunai dari Rekening Bank. Jika terdapat potongan pajak pada saat pembayaran, dapat digunakan Potongan Pajak sebagaimana jenis transaksi point Potongan Pajak atas Transaksi Pembayaran. Pengawasan anggaran atau MAK utk LS Bendaharaterdapat pada di BP sedangkan BPP hanya penyalurkan tidak melakukan pengawasannya. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Untuk transaksi tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Untuk transaksi bank 5 Buku Pembantu LS Bendahara Pengembalian Sisa Dana LS Bendahara Jenis Transaksi ini merupakan setoran secara tunai pengembalian sisa dana atas penerbitan SPM LS Bendahara yang tidak tersalurkan atau tidak dapat dibelanjakan. Dokumen Sumber : Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu LS Bendahara 4.4 Transaksi atas LPJ BPP Penyaluran Dana ke BPP Jenis Transaksi ini merupakan penyaluran dana ke BPP baik Uang Persediaan maupun LS Bendahara yang dilihat dari sisi BP. Penyaluran dana ke BPP dapat dilakukan secara tunai sehingga akan mempengaruhi Buku Pembantu Kas Tunai, atau dilakukan non tunai menggunakan cek sehingga akan mempengaruhi Buku Pembantu Kas Bank. Dokumen Sumber : Kwitansi, Cek Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 22

28 Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Untuk transaksi tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Untuk transaksi cek 5 Buku Pembantu BPP Penerimaan Sisa Dana Uang Persediaan dari BPP Jenis Transaksi ini merupakan penerimaan secara tunai atas sisa dana Uang Persediaan yang dikembalikan oleh BPP. Sisa dana Uang Persediaan di BPP harus dikembalikan ke BP tidak disetor langsung ke Kas Negara. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu BPP LPJ BPP Belanja atas Dana Uang Persediaan Data belanja ini berasal dari LPJ BPP yang merupakan total belanja selama periode laporan per MAK yang dilakukan oleh BPP dari dana Uang Persediaan. Data Belanja atas UP dicatat per MAK berdasarkan LPJ BPP. Dokumen Sumber : LPJ BPP Posting Rule : 2 Buku Pembantu BPP 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan Anggaran Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 23

29 4.4.4 LPJ BPP Pembayaran dari Dana LS Bendahara Data pembayaran ini berasal dari LPJ BPP yang merupakan total pembayaran dari dana LS Bendahara yang disalurkan ke BPP selama periode laporan. Dokumen Sumber : LPJ BPP Posting Rule : 2 Buku Pembantu BPP 3 Buku Pembantu LS Bendahara LPJ BPP Setoran Pengembalian Sisa Dana LS Bendahara Data setoran ini berasal dari LPJ BPP yang merupakan total setoran sisa dana LS Bendahara selama periode laporan yang disetorkan ke kas negara menggunakan Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB). Sisa dana LS Bendahara yang disalurkan ke BPP disetorkan langsung ke kas negara menggunakan SSPB dan dilaporkan melalui LPJ BPP, tidak dikembalikan ke BP. Dokumen Sumber : LPJ BPP Posting Rule : 2 Buku Pembantu BPP 3 Buku Pembantu LS Bendahara LPJ BPP Potongan Pajak Data potongan pajak ini berasal dari LPJ BPP yang merupakan total potongan pajak selama periode laporan atas transaksi-transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BPP. Dokumen Sumber : LPJ BPP Posting Rule : 2 Buku Pembantu BPP 3 Buku Pembantu Pajak Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 24

30 4.4.7 LPJ BPP Setoran Pajak Data setoran pajak ini berasal dari LPJ BPP yang merupakan total setoran pajak selama periode laporan yang dilakukan oleh BPP menggunakan SSP. Dokumen Sumber : LPJ BPP Posting Rule : 2 Buku Pembantu BPP 3 Buku Pembantu Pajak 4.5 Transaksi atas Uang Muka Perjalanan Dinas Pembayaran Uang Muka Perjadin Jenis transaksi ini merupakan pembayaran secara tunai oleh Bendahara sebagai Uang Muka (UM) Perjalanan Dinas (Perjadin) yang akan dipertanggungjawabkan kemudian. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu UM Perjadin Pertanggungjawaban Perjadin Jenis transaksi ini merupakan pertanggungjawaban perjalanan dinas yang telah dilakukan atau SPPD rampung yang didukung bukti-bukti pengeluaran. Dokumen Sumber : Bukti / Kwitansi Perjadin Posting Rule : 2 Buku Pembantu UM Perjadin 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan Anggaran Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 25

31 Apabila dalam pertanggungjawaban perjadin terdapat kekurangan bayar, maka pembayaran kekurangan tersebut dilakukan secara tunai dan dibukukan dengan posting rule sebagai berikut : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu UM Perjadin Apabila dalam pertanggungjawaban perjadin terdapat kelebihan bayar, maka penerimaan kelebihan tersebut diterima secara tunai dan dibukukan dengan posting rule sebagai berikut : 3 Buku Pembantu Kas Tunai 4 Buku Pembantu Kas Bank Tidak ada transaksi 5 Buku Pembantu UM Perjadin 4.6 Transaksi Lain-lain Penerimaan Lain-lain Jenis transaksi ini merupakan penerimaan lain-lain yang diterima Bendahara baik secara tunai maupun pemindahbukuan. Penerimaan lain-lain secara tunai akan mempengaruhi posisi Buku Pembantu Kas Tunai, sedangkan penerimaan melalui pemindahbukuan akan mempengaruhi posisi Buku Pembantu Kas Bank. Dokumen Sumber : Kwitansi, Tanda Terima, Rekening Koran Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Khusus transaksi kas 4 Buku Pembantu Kas Bank Khusus transaksi bank 5 Buku Pembantu Lain-lain Pengeluaran Lain-lain Jenis transaksi ini merupakan pengeluaran lain-lain yang dikeluarkan Bendahara baik secara tunai maupun pemindahbukuan. Pengeluaran lain-lain secara tunai akan mempengaruhi posisi Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 26

32 Buku Pembantu Kas Tunai, sedangkan pengeluaran melalui pemindahbukuan akan mempengaruhi posisi Buku Pembantu Kas Bank. Dokumen Sumber : Bukti Pengeluaran, Rekening Koran Posting Rule : 3 Buku Pembantu Kas Tunai Khusus transaksi kas 4 Buku Pembantu Kas Bank Khusus transaksi bank 5 Buku Pembantu Lain-lain Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran (BP) 27

33 5 Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 5.1 Transaksi atas Uang Persediaan (UP/TUP) Penerimaan Dana Uang Persediaan Jenis transaksi ini merupakan penerimaan secara tunai atas penyaluran dana yang bersumber dari Uang Persediaan (UP/TUP) oleh BP ke BPP. BPP melakukan pengawasan Uang Persediaan, sehingga ketika BPP menerima dana dari BP harus diinput alokasi penggunaannya per MAK. Sisa dana Uang Persediaan (UP/TUP) dikembalikan ke BP, tidak disetor langsung ke Kas Negara, dapat menyebabkan ketidakcocokan permasalahan UP/TUP. Dokumen Sumber : Kwitansi, Cek Posting Rule : 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan UP Pembayaran dari Dana Uang Persediaan Jenis transaksi ini merupakan pembayaran secara tunai yang dilakukan oleh BPP bersumber dari dana Uang Persediaan (UP/TUP) yang disalurkan oleh BP ke BPP. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan UP Potongan Pajak atas Transaksi Pembayaran Jenis transaksi ini merupakan potongan pajak atas transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BPP secara tunai, sehingga secara riil Bendahara hanya membayarkan kas-nya secara netto. Dokumen Sumber : Faktur Pajak, Bukti Potong Posting Rule : Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 28

34 3 Buku Pembantu Pajak Setoran Pajak Jenis transaksi ini merupakan setoran pajak atas potongan-potongan pajak pada transaksi pembayaran yang dilakukan oleh BPP secara tunai. Dokumen Sumber : Surat Setoran Pajak (SSP) Posting Rule : 3 Buku Pembantu Pajak Penerbitan SPP GU Jenis transaksi ini merupakan penerbitan SPP GU yang dilakukan oleh BPP sebagai pertanggungjawaban atas dana Uang Persediaan yang telah dibelanjakannya. Dokumen Sumber : SPP GU Posting Rule : 2 Pengesahan Belanja Pengesahan Pengembalian Sisa Uang Persediaan ke BP Jenis transaksi ini merupakan pengembalian sisa Uang Persediaan kepada BP. Dokumen Sumber : Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) Posting Rule : 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan UP 5 Pengesahan Belanja Pengesahan Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 29

35 5.2 Transaksi atas SPM LS Bendahara Penerimaan Dana LS Bendahara Jenis transaksi ini merupakan penerimaan secara tunai atas penyaluran dana yang bersumber dari LS Bendahara oleh BP ke BPP. Pengawasan anggaranuntuk LS Bendahara oleh BP sedangkan BPP hanya penyalurkan tidak melakukan pengawasan anggaran. Dokumen Sumber : Kwitansi, Cek Posting Rule : 3 Buku Pembantu LS Bendahara Pembayaran dari Dana LS Bendahara Jenis transaksi ini merupakan pembayaran secara tunai yang dilakukan oleh BPP bersumber dari dana LS Bendahara yang disalurkan oleh BP ke BPP. Apabila terdapat potongan pajak pada transaksi pembayaran, maka potongan tersebut dibukukan sebagaimana point Potongan Pajak atas Transaksi Pembayaran. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 3 Buku Pembantu LS Bendahara Pengembalian Sisa Dana LS Bendahara Jenis Transaksi ini merupakan setoran secara tunai pengembalian sisa dana LS Bendahara yang tidak tersalurkan atau tidak dapat dibelanjakan. Dokumen Sumber : Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) Posting Rule : 3 Buku Pembantu LS Bendahara Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 30

36 5.3 Transaksi atas Uang Muka Perjalanan Dinas Pembayaran Uang Muka Perjadin Jenis transaksi ini merupakan pembayaran secara tunai oleh BPP sebagai Uang Muka (UM) Perjalanan Dinas (Perjadin) yang akan dipertanggungjawabkan kemudian. Dokumen Sumber : Kwitansi Posting Rule : 5 Buku Pembantu UM Perjadin Pertanggungjawaban Perjadin Jenis transaksi ini merupakan pertanggungjawaban perjalanan dinas yang telah dilakukan atau SPPD rampung yang didukung bukti-bukti pengeluaran. Dokumen Sumber : Bukti / Kwitansi Perjadin Posting Rule : 2 Buku Pembantu UM Perjadin 3 Buku Pembantu UP 4 Buku Pengawasan UP Apabila dalam pertanggungjawaban perjadin terdapat kekurangan bayar, maka pembayaran kekurangan tersebut dilakukan secara tunai dan dibukukan dengan posting rule sebagai berikut : 3 Buku Pembantu UM Perjadin Apabila dalam pertanggungjawaban perjadin terdapat kelebihan bayar, maka penerimaan kelebihan tersebut diterima secara tunai dan dibukukan dengan posting rule sebagai berikut : 3 Buku Pembantu UM Perjadin Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 31

37 5.4 Transaksi Lain-lain Penerimaan Lain-lain Jenis transaksi ini merupakan penerimaan lain-lain yang diterima Bendahara secara tunai. Dokumen Sumber : Kwitansi, Tanda Terima Posting Rule : 3 Buku Pembantu Lain-lain Pengeluaran Lain-lain Jenis transaksi ini merupakan pengeluaran lain-lain yang dikeluarkan Bendahara secara tunai. Dokumen Sumber : Bukti Pengeluaran Posting Rule : 3 Buku Pembantu Lain-lain Chapter: Jenis Transaksi Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) 32

38 6 Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 6.1 Pengenalan Aplikasi Aplikasi pembukuan sederhana ini menggunakan Microsoft Excel dan macro sehingga setting macro harus dalam kondisi aktif. Aplikasi yang dapat digunakan mulai dari Microsoft Excel 2003 sampai dengan Secara umum aplikasi dapat berjalan dengan baik, tetapi terdapat sedikit permasalahan pada format uraian transaksi yang berbeda panjang karakternya untuk setiap versi Microsoft Excel. Untuk menggunakan aplikasi ini perlu diketahui hal-hal sebagai berikut: a. Semua pencatatan transaksi pembukuan hanya dilakukan melalui Sheet Transaksi, selanjutnya hanya di posting untuk dilakukan pembukuan ke BKU dan Buku Pembantunya; b. Uraian transaksi sebaiknya tidak terlalu panjang, secukupnya tetapi informatif, mengingat keterbatasan aplikasi ketika melakukan wrapping teks dalam satu cell; c. Periode pembukuan adalah satu tahun, jika dilakukan per bulan maka fungsi Wasmak dan LPJ tidak dapat digunakan; d. Pengawasan MAK (Wasmak) dan LPJ harus di Proses terlebih dahulu / tidak otomatis; e. Backup sebaiknya dilakukan minimal setiap bulan, dengan tetap melanjutkan transaksi sebelumnya. 6.2 Mengaktifkan Macro pada Microsoft Excel Mengaktifkan Macro pada Aplikasi Cara Mengaktifkan Macro pada Microsoft Excel 2003, sebagai berikut: a. Pada saat membuka aplikasi akan tampil form konfirmasi Enable Macros atau Disable Macros. b. Pilih / tekan Enable Macros. Cara Mengaktifkan Macro pada Microsoft Excel 2007 atau 2010, sebagai berikut: a. Pada aplikasi akan tampil toolbar Security Warning b. Tekan Options c. Pilih Enable this content d. Tekan OK Setting Macro pada Microsoft Excel Setting Macro pada Microsoft Excel secara default pada setting Default atau Disable all macros with notification sehingga hampir tidak perlu dilakukan perubahan setting ini. Apabila diperlukan perubahan setting ini, pada aplikasi Microsoft Excel 2003 dapat dilakukan sebagai berikut: Chapter: Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 33

39 a. Pilih menu Tools Macro Security b. Pada Tab Security Level pilih option Medium atau Low c. Jika memilih Medium maka setiap membuka excel akan ditanya Enable Macros atau Disable Macros. Untuk menjalankan aplikasi ini pilih Enable Macros. Sedangkan cara setting Macro pada Microsoft Excel 2007, dapat dilakukan sebagai berikut: a. Pilih Ms Office Button Button, pilih Excel Options b. Pilh Trust Center c. Pilih Trust Center Settings d. Pilih Macro Settings e. Pilih option Enable all macros 6.3 Tampilan Aplikasi Pembukuan Chapter: Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 34

40 6.4 Setting Data Referensi Setting aplikasi dan referensi ini perlu dilakukan awal penggunaan aplikasi atau terdapat perubahan jenis transaksi, kode mata anggaran atau perubahan lainnya Setting Diagram Posting Rule Konfigurasi posting rule secara default dapat dilihat pada sheet Diagram. Konfigurasi ini dapat diubah baik ditambah atau dikurang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan tentang pembukuan. Hal-hal perlu diperhatikan dalam perubahan diagram posting rule, yaitu: a. Kode jenis transaksi harus unik atau tidak boleh sama; b. Tidak boleh ada baris yang kosong kecuali posisi data terakhir, karena sistem akan menbaca baris secara berurutan sampai baris terakhir kosong; c. Penambahan atau pengubahan posting rule harus memperhatikan jenis transaksi, substansi transaksi serta menjaga kesesuaian persamaan dalam pembukuan Setting Mata Anggaran Keluaran (MAK) Konfigurasi mata anggaran secara default dapat dilihat pada sheet MAK. Konfigurasi ini harus disesuaikan dengan mata anggaran yang digunakan masing-masing Bendahara, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Kode mata anggaran harus unik atau tidak boleh sama; b. Tidak boleh ada baris yang kosong kecuali posisi data terakhir, karena sistem akan menbaca baris secara berurutan sampai baris terakhir kosong; c. Kolom data pengawasan anggaran tidak perlu diisi, karena pagu, realisasi dan saldo per mata anggaran akan terisi secara otomatis pada saat posting transaksi Setting Sampul BKU Konfigurasi juga dilakukan terhadap informasi BKU pada sheet Sampul BKU. Sesuaikan data pada sheet Sampul BKU sesuai dengan data Bendahara Pengeluaran (BP) atau Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). 6.5 Cara Input Transaksi Input transaksi dilakukan pada sheet Transaksi dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Input transaksi dilakukan langsung pada sheet Transaksi, isikan pada kolom-kolom tersedia; b. Kolom Nomor Urut tidak perlu diisi, akan otomatis terisi ketika proses posting; c. Tanggal harus sesuai format DD/MM/YYYY. Kolom tanggal ini menggunakan format Text sehingga data dibaca sebagai string bukan format date atau tanggal sistem; Chapter: Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 35

41 d. Kode Transaksi harus sesuai dengan jenis transaksi pada sheet Diagram ; e. Kolom MAK dan Pajak akan ditentukan warnanya sesuai jenis transaksinya. Jika cell MAK atau Pajak normal (putih) maka harus diisi, jika berwarna hitam maka tidak perlu diisi; f. Nomor bukti diisi ber-urutan berdasarkan dokumen sumber atau bukti transaksi. 6.6 Proses Pembukuan Pada sheet Transaksi terdapat 2 (dua) buah tombol yaitu Posting dan Re Posting. Posting digunakan untuk melakukan posting terhadap data-data transaksi baru yang belum diberi nomor urut transaksi, berfungsi untuk melanjutkan posting data transaksi. Sedangkan Re Posting digunakan untuk melakukan posting ulang seluruh transaksi, berfungsi untuk memperbaiki data pembukuan apabila terjadi kendala atau permasalahan teknis atau permasalahan lainnya dalam pembukuan. 6.7 Membuat Laporan Pertanggungjawaban Untuk membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) harus diproses terlebih dahulu sesuai dengan bulan laporan yang akan dibuat. Ketika sheet LPJ BP atau LPJ BPP dipilih maka secara otomatis akan muncul form pilihan bulan untuk membuat LPJ seperti gambar dibawah. Apabila tidak perlu diproses ulang, tekan tombol Cancel atau tutup form melalui icon [X]. 6.8 Membuat Pengawasan MAK Untuk membuat pengawasan anggaran juga harus diproses terlebih dahulu sesuai dengan group MAK yang akan dibuat. Ketika sheet Wasmak dipilih maka secara otomatis akan muncul form pilihan Chapter: Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 36

42 group MAK untuk membuat laporan seperti gambar dibawah. Apabila tidak perlu diproses ulang, tekan tombol Cancel atau tutup form melalui icon [X]. Pengawasan anggaran pada BP berbedan dengan BPP, dimana BP melakukan pengawasan anggaran belanja per MAK, sedangkan BPP hanya mengawasi anggaran uang persediaan. 6.9 Membuat Berita Acara Pemeriksaan Kas Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Kas dilakukan pada sheet BA Kas. Sheet ini terhubung langsung dengan data-data pada LPJ BP/BPP sehingga mengikuti bulan laporan pada sheet LPJ. Chapter: Teknik Menggunakan Aplikasi Pembukuan 37

43 7 Penutup Demikian Modul Teknik Pembukuan Bendahara Pengeluaran (BP) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) disusun untuk membantu para Bendahara memahami tata cara pembukuan dan diharapkan dapat memberikan informasi dan kontribusi yang berarti bagi perbaikan pengelolaan keuangan pada unit-unit kerja terkait. Informasi dan update aplikasi, kunjungi website : hayunks@gmail.com Chapter: Penutup 38

44 Lampiran Contoh Soal Soal Latihan 1 No Tanggal Uraian Transaksi BP BPP 1 01/01/2012 Diterima DIPA 2012, dengan rincian per MAK sebagai berikut: - MAK : Rp MAK : Rp MAK : Rp /01/2012 Diterbitkan SPM/SP2D UP sebesar Rp /01/2012 Ditarik kas tunai dari Rekening BP sebesar Rp /01/2012 Disalurkan dana UP ke BPP sebesar Rp /01/2012 Dibayar tagihan listrik Januari 2012 sebesar Rp /01/2012 Dibeli ATK melalui UP utk keperluan perkantoran sebesar Rp , kemudian dipungut PPN 10%. 7 24/01/2012 Dibayarkan UM Perjadin a.n. Bp. A sebesar Rp /01/2012 Pertanggungjawaban perjadin a.n. Bp. A sebesar Rp dan dikembalikan kelebihan UM Perjadin sebesar Rp /01/2012 Diterbitkan SPM/SP2D LS Bendahara untuk perjalanan dinas dalam rangkakegiatan workshop sebesar Rp MAK , dipotong pajak PPh 23 untuk biaya penginapan Rp /01/2012 Diambil dana tunai dari rekening bendahara sebesar Rp , /01/2012 Dibayarkan oleh BP dari dana LS Bdh untuk biaya penginapan (Fullboard) sebesar Rp /01/2012 Dibayarkan oleh BP dari dana LS Bdh untuk biaya tiket Peserta workshop sebesar Rp /01/2012 Disetorkan oleh BP ke KasNegara sisa LS Bendahara 14 31/01/2012 Dibuat LPJ BP bulan Januari 2012 Keterangan : MAK Belanja Keperluan Perkantoran MAK Belanja Langganan Listrik MAK Belanja Perjalanan Lainnya Chapter: Lampiran Contoh Soal 39