POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PKB-PK-PS-07 PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN SALINAN TERKAWAL NO: KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014
PKB-PK-PS-07 1/11 1.0 OBJEKTIF Audit Dalaman hendaklah dikendalikan sekurang-kurangnya sekali setiap setahun mengikut jadual yang ditetapkan dan diluluskan sebelum Kajian Semula Pengurusan dijalankan. Laporan rasmi Audit Dalaman hendaklah dikemukakan kepada Pengarah PKB tidak lewat daripada empat belas hari bekerja selepas mesyuarat penutup audit dalaman. 2.0 SKOP Prosedur ini hendaklah dirujuk dalam merancang, melapor dan melaksanakan audit dalaman bagi memastikan semua aktiviti-aktiviti tersebut telah dilaksanakan dengan berkesan. Audit dalaman dikendalikan mengikut keperluan sistem pengurusan kualiti dan Standard MS ISO 9001: 2008. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 4.2.4, 8.2.2 3.2 PKB-PK-PS-04 Tindakan Pencegahan 3.3 PKB-PK-PS-05 Tindakan Pembetulan KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014
PKB-PK-PS-07 2/11 4.0 DEFINISI Ketua Pasukan Audit Dalaman Pegawai yang telah mendapat latihan Lead Auditor atau pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman sebanyak dua (2) kali dengan pengalaman menjalankan kerja-kerja audit dalaman serta bebas daripada proses yang diaudit yang dilantik oleh Pengarah PKB sebagai Ketua Pasukan Audit Dalaman. Pasukan Audit Dalaman Terdiri daripada pegawai-pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman dan bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah PKB untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman. Ketakuran Tidak mematuhi keperluan sistem pengurusan kualiti dan/atau MS ISO 9001: 2008. Sesuatu ketakuran perlu disokong oleh bukti ketakuran dan tindakan pembetulan perlu diambil apabila ia dilaporkan. Ketakuran Major Ketakuran memberi kesan yang serius/lumpuhnya perkhidmatan ke atas SPK MS ISO 9001: 2008. Ia menunjukkan sebahagian daripada sistem tidak dilaksanakan secara efektif dan kelulusan tidak boleh dilakukan sekiranya ketakuran ini ditemui. Ketakuran Minor Ketakuran tidak memberi kesan yang serius ke atas sistem Pengurusan kualiti dan/atau MS ISO 9001: 2008. Ia menunjukkan sistem dilaksanakan seperti yang dikehendaki tetapi terdapat kesilapan kecil dalam pelaksanaannya. Namun, sekiranya terdapat banyak ketakuran minor, ketakuran ini boleh menjadi ketakuran major
PKB-PK-PS-07 3/11 Pemerhatian Dilaporkan apabila keberkesanan sistem kualiti mungkin atau akan terjejas tetapi bukti objektif tidak dapat disahkan semasa pengauditan. Cadangan Dikemukakan oleh juruaudit apabila dianggap terdapat ruang untuk penambahbaikan sistem kualiti. Samada tindakan diambil ke atas cadangan adalah di bawah budibicara Pengurus Kualiti atau Pengarah Politeknik Kota Bharu. Auditee Pegawai yang diaudit. KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 4/11 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Pengarah Tindakan 1. Mengarahkan Pengurus Kualiti menyediakan program Tahunan Audit Dalaman pada awal tahun. Pengurus Kualiti 2. Menyediakan progrsm Tahunan Audit Dalaman dengan mengenalpasti: a. Kekerapan audit dan cadangan tempoh audit. b. Proses-proses yang perlu diaudit mengikut keutamaan dan kepentingan proses. 3. Mengemukakan program Tahunan Audit Dalaman kepada Pengarah untuk kelulusan. Pengarah 4. Meneliti program Tahunan Audit Dalaman untuk memastikan semua proses di dalam jadual bilangan dan kekerapannya ditentukan mengikut keutamaan kepentingan proses-proses berkenaan. Sekiranya ada pindaan, mengarahkan Pengurus Kualiti membuat pindaan dan sekiranya tiada pindaan, meluluskan program berkenaan. Pengurus Kualiti 5. Menghantar program Tahunan Audit Dalaman kepada Pengarah. KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 5/11 Tanggungjawab Tindakan Pengarah/WP 6. Mengarah Ketua Pasukan Audit Dalaman menjalankan pengauditan mengikut program Tahunan Audit Dalaman. Ketua Pasukan Audit dan Pasukan Audit Dalaman 7. Menjalankan pengauditan. A. Persediaan Sebelum Audit 8. Mengadakan mesyuarat pasukan audit untuk membincangkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan sesudah melaksanakan audit. Ini termasuk perbincangan tentang penemuan audit yang lepas. 9. Menyediakan senarai semak (Lampiran 2) berasaskan manual kualiti, prosedur kualiti, manual prosedur kerja, fail meja dan arahan kerja. 10. Menyediakan bahan dan dokumen berikut: a. Borang Laporan Ketakuran (Lampiran 3) yang mencukupi. b. Dokumen yang berkaitan. c. Senarai semak, nota audit, borang laporan audit, laporan audit terdahulu dan lain-lain yang berkaitan. 11. Ketua Audit memastikan pasukan audit memahami skop, objektif audit, proses dan prosedur yang akan diaudit. KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 6/11 Tanggungjawab Tindakan 12. Menyediakan program Pengauditan berdasarkan skop dan objektif audit serta proses / prosedur yang telah ditetapkan (Lampiran 1). 13. Memaklumkan program Pengauditan kepada Ketua Jabatan / Unit yang diaudit sekurangkurangnya 3 hari sebelum pengauditan. Ketua Pasukan Audit Dalaman B. Pelaksanaan Audit 14. Mengadakan Mesyuarat Pembukaan (Opening Meeting) sebelum proses audit dijalankan. Agenda mesyuarat ini adalah seperti berikut: a. Melantik seorang setiausaha mesyuarat. b. Perkenalkan kumpulan Audit. c. Mengesahkan program pengauditan, skop dan objektif audit. d. Mendapat persetujuan mengenai hal-hal pentadbiran merangkumi keperluan bilik pasukan audit, wakil jabatan/unit dan lainlain untuk diaudit. e. Memaklumkan kaedah pelaporan dan pengkelasan ketakuran. f. Memaklumkan juga format Mesyuarat Penutup, tarikh, tempat dan masa mesyuarat tersebut akan diadakan. Ketua Pasukan Audit dan Pasukan Audit Dalaman 15. Menjalankan audit ke atas proses-proses yang ditetapkan bagi mengesahkan pelaksanaan proses-proses berkenaan mematuhi kehendak sistem kualiti melalui kaedah temuduga berdasarkan senarai semak, dokumen yang berkaitan, rekod pelaksanaan dan keperluan MS KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 7/11 Tanggungjawab Tindakan ISO 9001: 2008. 16. Mencatatkan penemuan audit dalam nota audit. ( Lampiran 8 ) C. Pelaporan Audit Ketua Pasukan Audit 17. Merekodkan ketakuran sekiranya ada dalam Borang Laporan Ketakuran (Lampiran 3). 18. Merekodkan butiran pemerhatian dalam Laporan Pemerhatian (Lampiran 4). 19. Mengadakan perbincangan dengan pasukan audit tentang penemuan-penemuan audit. 20. Merekodkan cadangan penambahbaikkan sekiranya ada. 21. Menyelaraskan bagaimana penemuan audit dilaporkan dalam Mesyuarat Penutup. 22. Melaporkan penemuan pengauditan dalam Mesyuarat Penutup Audit Dalaman. 23. Mengadakan Mesyuarat Penutup Audit Dalaman. Agenda mesyuarat ini ialah seperti berikut: a. Menyatakan Disclaimer b. Rakaman penghargaan ke atas kerjasama auditee. c. Memaklumkan penemuan audit yang merangkumi aspek-aspek positif dan perkara-perkara ketakuran. d. Mendapatkan persetujuan Wakil Auditee daripada jabatan / unit yang diaudit mengenai ketakuran tersebut. Mengemukakan satu salinan Laporan Ketakuran dan Laporan Pemerhatian kepada Pengurus Kualiti / Pengarah PKB / KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 8/11 Tanggungjawab Tindakan Ketua Jabatan / Unit yang berkaitan. Auditor merekod dan memberi tempoh masa kepada auditee selama 7 hari untuk tindakan pembetulan. e. Pernyataan Kerahsiaan. f. Mendapat persetujuan daripada Pihak Pengurusan mengenai tarikh penghantaran Laporan Audit Dalaman (Lampiran 5). WP 24. Sekiranya ada ketakuran, auditee / wakil auditee dikehendaki melakukan tindakan bagi ketakuran yang memerlukan tindakan segera dan boleh diambil tindakan di bawah bidang kuasanya atau Ketua Jabatan/Ketua Unit dalam masa tujuh ( 7 ) hari selepas mesyuarat penutup. Membuat pemantauan status penyerahan atau pengembalian borang ketakuran daripada auditee. Auditee dan Ketua yang bertanggungjawab 25. Melengkapkan ruang Punca-punca Ketakuran dan Tindakan Pembetulan di Borang Laporan Ketakuran dan mengisi tarikh penyelesaian tindakan pembetulan. (Rujuk Lampiran 3). Dan diserahkan kepada pasukan audit. Ketua Pasukan Audit dan Pasukan Audit Dalaman 26. Menandatangani Borang Laporan Ketakuran dan menyerahkan Borang Laporan tersebut kepada Pengarah/WP. KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 9/11 Tanggungjawab Tindakan Pengarah/WP 27. Mengarah Ketua Pasukan Audit Dalaman menjalankan pengauditan susulan untuk memastikan bahawa tindakan pembetulan dilaksanakan. Ketua Pasukan Audit dan Pasukan Audit Dalaman 28. Menjalankan audit susulan dan melengkapkan ruang Tindakan Susulan dalam borang laporan ketakuran ( Lampiran 3 ) 29. Sekiranya tindakan pembetulan telah dibuat, sediakan laporan audit susulan. (Lampiran 6) 30. Sekiranya tindakan pembetulan belum dibuat/tidak berkesan, Ulangkan tindakan 28, 29 dan 30 sehingga semua tindakan pembetulan telah diambil. WP Auditee/Wakil Auditee/ Ketua yang Bertanggungjawab 31. Jika sekiranya terdapat pemerhatian, auditee/ wakil auditee dikehendaki melakukan tindakan bagi pemerhatian tersebut dan memaklumkan secara bertulis dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat penutup. 32. Melakukan tindakan dan memaklumkan pemerhatian tersebut kepada ketua pasukan audit. Ketua Pasukan Audit 33. Menghantar Laporan rasmi Audit Dalaman dan Analisa Audit (Lampiran 5 dan 7) dan Laporan Audit Susulan (Lampiran 6) bersama Borang Laporan Ketakuran yang lengkap tidak lewat daripada empat belas hari bekerja selepas mesyuarat penutup kepada Pengarah. KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 17 APRIL 2011
PKB-PK-PS-07 10/11 Tanggungjawab Tindakan Jawatankuasa Mesyuarat Pengurusan Politeknik Kota Bharu 34. Membincangkan Laporan Audit Dalaman dalam Mesyuarat Pengurusan Politeknik. 35. Membuat keputusan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan berdasarkan laporan audit dalaman bagi penemuan audit yang tidak melibatkan perubahan dasar dan perubahan sistem. Pengarah 36. Mengarahkan pegawai yang berkenaan untuk mengambil tindakan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan supaya ketakuran yang dilaporkan dalam audit dalaman tidak berulang. 37. Memastikan semua tindakan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan telah dilaksanakan. WP 38. Membentangkan laporan audit dalaman di dalam Kajian Semula Pengurusan. KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 17 APRIL 2011
PKB-PK-PS-07 11/11 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran Salinan surat Perlantikan Sepanjang 1. Ketua dan ahli-ahli tempoh Bilik Kualiti Pasukan Audit Dalaman perlantikan 2. Rekod-rekod latihan dan salinan sijil-sijil Sepanjang tempoh perlantikan Bilik Kualiti 3. program Tahunan Audit 1 tahun Bilik Kualiti 4. Program Audit 1 tahun Bilik Kualiti 1 5. Senarai Semak Audit Dalaman 1 tahun Bilik Kualiti 2 6. Borang Laporan Ketakuran 1 tahun Bilik Kualiti 3 7. Laporan Pemerhatian 1 tahun Bilik Kualiti 4 9. Laporan Audit Dalaman 1 tahun Bilik Kualiti 5 10. Laporan Audit Susulan 1 tahun Bilik Kualiti 6 11. Analisis Audit Dalaman 1 tahun Bilik Kualiti 7 12. 12. Minit Mesyuarat Pasukan Juruaudit Minit Mesyuarat Pembukaan dan Penutup Audit Dalaman. 1 tahun Bilik Kualiti 1 tahun Bilik Kualiti KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07 10/11 POLITEKNIK KOTA BHARU PROGRAM AUDIT Lampiran 1 TARIKH AUDIT DARI :. HINGGA PASUKAN AUDIT..... MESYUARAT PEMBUKAAN MASA : dari... hingga TARIKH : JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI TARIKH MASA KEPERLUAN/PROSES/ PROSEDUR AUDIT JAB/UNIT AUDITEE JURU-AUDIT CATATAN MESYUARAT PENUTUP : dari..hingga. TARIKH : PS-07(1) (P00) (01-02-07)
Lampiran 2 POLITEKNIK KOTA BHARU SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN JURUAUDIT : TANDATANGAN M.S..drp JABATAN/UNIT AUDITEE: TARIKH AUDIT: SOALAN/TOPIK/KEPERLU AN AUDIT Maklumbalas auditee Butiran maklumat ( siapa, apa, di mana, bila, bagaimana dan bukti) Ulasan Keseluruhan Proses yang diaudit: PS-07(2) (P00) (01-02-07)
Seksyen 3 : Diisi oleh Juruaudit Seksyen 2 : Diisi oleh Auditee Seksyen 1 : Diisi oleh Juruaudit LAPORAN KETAKURAN POLITEKNIK KOTA BHARU No. Rujukan : Lampiran 3 Jabatan/Bahagian/Unit : Tarikh Audit : Prosedur Rujukan : M.S drpd Seksyen ISO/MK/Prosedur : Kategori ketakuran : Major : ( ) Minor : ( ) Pemerhatian : ( ) Butiran Ketakuran : a) Kehendak standard/prosedur : b) Keterangan Ketakuran : c) Bukti Objektif (No. rujukan fail dll) : Juruaudit : Diterima oleh : (tandatangan dan nama) (tandatangan dan nama auditee/wakil auditee) Tarikh : Jawatan : Tarikh : Punca Ketakuran : Tindakan Pembetulan : Tarikh tindakan pembetulan selesai : Auditee : Wakil Auditee : Diterima oleh : (tandatangan) (tandatangan) (tandatangan) Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Nama juruaudit : Tarikh : Tarikh : Tarikh : Tindakan susulan : Ditutup Status Ketakuran: Buka NCR baru Tarikh ketakuran ditutup : Tandatangan dan Nama Juruaudit : ( ) Nota : Laporan ketakuran ini perlu dijawab dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh ketakuran diterima oleh pihak auditee. PS-07(3) (P00) (01-02-07)
POLITEKNIK KOTA BHARU Lampiran 4 No. Rujukan : AUDIT DALAMAN MS ISO 9001: 2008 Tarikh Audit :. LAPORAN PEMERHATIAN Bil. 1. Rekod/Proses Butir Pemerhatian Klausa 2. Nama Juruaudit :.. Tandatangan PS-07(4)( P00 ) (01-02-07)
POLITEKNIK KOTA BHARU LAPORAN AUDIT DALAMAN Lampiran 5 JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT: No. Laporan../ Tarikh Audit.. PERKARA DIAUDIT: PASUKAN AUDIT: PENEMUAN AUDIT: A. Tempoh Pengauditan : B. Skop dan Objektif : C. Disclaimer : D. Tumpuan semakan : PS-07(5)(P00)(01-02-07)
E. Keterangan Perkara Ketakuran: (Petik daripada Borang Laporan Ketakuran Perkara 1 (b) dan 2) SEKSYEN ISO / MK / PROSEDUR Ringkasan Ketakuran No. Rujukan Borang Laporan Ketakuran (*Nyatakan samada ketakuran Major / Minor berlaku pada dua sesi audit yang lepas) F. Cadangan (Jika ada): G. Ringkasan Penemuan H. Lampiran: 1. Analisis Audit Dalaman 2. Laporan Pemerhatian Disediakan oleh : Tarikh :. Ketua Pasukan Audit : Tandatangan Nama : PS-07(5)(P00) (01-02-07)
POLITEKNIK KOTA BHARU Lampiran 6 No. Laporan Audit Susulan / Tarikh Audit Susulan... JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT: LAPORAN AUDIT SUSULAN No. Laporan Audit Awal yang berkaitan..../.. Tarikh Audit. PERKARA DIAUDIT: PASUKAN AUDIT: RINGKASAN: Skop dan Objektif: Tumpuan semakan: Tahap Kepatuhan : LAMPIRAN: 1. Borang Laporan Ketakuran yang lengkap. Disediakan oleh : Tarikh :. Ketua Pasukan Audit : (Nama Ketua Pasukan Audit & Tandatangan) PS-07(6) (P00) (01-02-07)
Lampiran 7 POLITEKNIK KOTA BHARU ANALISA AUDIT DALAMAN - Tarikh PKB-MK MAJOR MINOR PEMERHATIAN CATATAN PKB-MK : Manual Kualiti JUMLAH PKB - PK - PS MAJOR MINOR PEMERHATIAN CATATAN PKB-PK-PS-01 Kawalan Dokumen PKB-PK-PS-02 Kawalan Rekod Kualiti PKB-PK-PS-03 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan PKB-PK-PS-04 Tindakan Pencegahan PKB-PK-PS-05 Tindakan Pembetulan PKB-PK-PS-06 Kawalan Perkhidmatan Tidak Menepati Spesifikasi PKB-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan PKB-PK-PS-09 Penyenggaraan Peralatan PKB-PK-PS-10 Pengurusan Latihan Staf JUMLAH PKB - PK - PLSP MAJOR MINOR PEMERHATIAN CATATAN PKB-PK-PLSP-01 Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus
PKB-PK-PLSP-02 Proses Pengajaran Dan Pengajaran PKB-PK-PLSP-03 Proses Peperiksaan Dan Persijilan PKB-PK-PLSP-04 Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan Industri JUMLAH PS-07(07)(P01) (11-01-09)
Lampiran 8 POLITEKNIK KOTA BHARU NOTA AUDIT Jabatan/Unit: Muka Drp Tarikh : Auditor: PS-07(8) (P00) (01-02-07)