BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bisnis retail memiliki berbagai macam jenis, seperti jenis store retail, nonstore retail atau biasanya yang kita kenal dengan penjualan melalui online, organization retail, dan masih banyak lagi. Dengan banyaknya model dan jenis bisnis retail ini persaingan bisnis dibidang ini pun semakin ketat dan sulit. Berbagai strategi diterapkan oleh sejumlah perusahaan dan pelaku bisnis untuk bisa mencapai tujuan dari perusahaan untuk memperoleh keuntungan atau setidaknya bisa bertahan agar perusahaan tetap berjalan. Strategi yang diambil tentunya harus didukung oleh kemampuan perusahaan dalam mengolah data yang ada di dalam perusahaan menjadi informasi yang akurat dan relevan dengan kondisi yang ada saat ini. Berdasarkan informasi tersebut dapat menghasilkan keputusan yang baik mengenai strategi yang akan diterapkan untuk mendukung tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, baik itu tujuan jangka pendek ataupun tujuan jangka panjang. Al-Rahman dan Al-Zeaud (2012:99) mengemukakan bahwa manajemen membutuhkan informasi yang memiliki karakter realistis, akurat, dan tepat untuk menjamin keamanan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, keberhasilan resolusi dan peningkatan efektivitas bergantung pada keberhasilan sistem informasi dengan menyediakan informasi yang memadai dan terintegrasi untuk memudahkan pengambilan keputusan manajemen. Perusahaan dapat mengolah data dengan baik apabila didukung oleh suatu sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Sistem informasi akuntansi ini sendiri merupakan aktivitas yang dijalankan oleh sebuah perusahaan guna menunjang kinerja operasional dalam pengambilan keputusan untuk berbisnis. Nnenna (2012:53) mengemukakan bahwa pengunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat membantu pengambilan keputusan dalam organisasi, dan dapat disimpulkan bahwa terdapat hubungan yang kuat antara penggunaa SIA dalam perusahaan dan efesiensi manajerial. Dengan adanya SIA akan membantu perusahaan untuk mengedalikan hal-hal yang terkait dengan keuangan. Pengendalian tersebut mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan sekaligus mempercepat proses bisnis perusahaan. 1
2 Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa siklus di dalamnya, salah satunya adalah siklus pembelian. Dull (2012:431) menyebutkan bahwa proses pembelian adalah an interacting structure of people equipment, activities, and controls that is designed to accomplish the following primary functions: 1. Handle the repetitive work routines of the purchasing department and the receiving department. 2. Support the decision needs of those who manage the purchasing and receiving departments. 3. Assist in the preparation of internal and external reports. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa proses pembelian menangani sejumlah pekerjaan rutinitas yang berulang dari departemen pembelian dan penerimaan dengan menangkap dan mencatat data yang terkait dengan operasi sehari-hari dari departemen. Kemudian data yang ada dapat digunakan untuk menghasilkan dokumen (purchase order dan laporan penerimaan) dan juga untuk menghasilkan laporan internal dan eksternal. Siklus pembelian ini sangat berperan dalam proses bisnis suatu perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya suatu sistem informasi yang mampu menunjang kegiatan tersebut. PT. RMP JAYA PERKASA merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang bisnis retail barang khususnya fashion dan aksesoris. Tujuan utama sistem informasi akuntansi siklus pembelian pada perusahaan ini adalah berupaya menyediakan barang yang berkualitas dengan harga yang terjangkau bagi para pelanggannya. Tetapi sistem pembelian yang ada dalam perusahaan ini masih memiliki beberapa kelemahan yang mungkin disebabkan oleh sebagian sistem informasinya masih menggunakan cara manual atau belum terkomputerisasi. Permasalahan secara umum yang teridentifikasi adalah perusahaan belum memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai untuk mendukung proses bisnis, pengendalian persediaan yang masih belum terkontrol dengan baik dan database yang memadai untuk menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan perusahaan. Akibatnya dari sisi finansial, perusahaan mengalami kerugian dalam beberapa bulan terakhir. Ini dilihat dari persentase penjualaan yang mengalami penurunan dari 100% menjadi 89 % bulan berikutnya. Hal tersebut dipengaruhi oleh purchase order yang terlambat dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, net profit margin perusahaan juga mengalami penurunan dari 12% menjadi 9% pada bulan berikutnya. Ini akibat dari barang yang menumpuk di dalam gudang yang memaksa perusahaan untuk melakukan diskon terhadap barangnya karena kapasitas gudang yang terbatas. Selain
3 itu, ada beberapa kali barang persediaan yang ada digudang hilang atau tidak sesuai dengan stok dalam tiga bulan terakhir. Oleh karena itu, melalui sistem yang dibangun ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja operasionalnya dan dapat mengurangi kesalahan yang tidak diinginkan oleh perusahaan sebagai akibat dari kelemahan sistem informasi perusahaan tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Pada perancangan sistem informasi akuntansi ini akan berfokus dalam membahas siklus pembelian barang, penerimaan barang, pembayaran dan persediaan barang. Pokok pembahasannya antara lain adalah: 1. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian barang meliputi analisis, prosedur operasi standar, dan dokumen yang berhubungan dengan: a. Permintaan pembelian barang yang didasarkan atas adanya model baru yang dirancang dan penambahan stok. b. Pembuatan order pembelian barang berdasarkan permintaan pembelian oleh Manajer Pembelian kepada vendor. c. Otorisasi order pembelian oleh Wakil Direktur. d. Pembuatan penerimaan faktur oleh Manajer Pembelian. e. Pembuatan jurnal pembelian oleh sistem karena adanya order pembelian. f. Laporan pembelian barang. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi pembayaran barang meliputi analisis, prosedur operasi standar, dan dokumen yang berhubungan dengan: a. Otorisasi penerimaan faktur oleh Wakil Direktur. b. Pembuatan bukti pembayaran oleh Manajer Keuangan karena adanya pembayaran berdasarkan penerimaan faktur. c. Pembuatan jurnal pembayaran oleh sistem berdasarkan bukti pembayaran yang dibuat. d. Laporan bukti pembayaran.
4 3. Perancangan sistem informasi akuntansi persediaan barang meliputi analisis, prosedur standar operasi, dan dokumen yang berhubungan dengan: a. Pembuatan penerimaan barang oleh Manajer Gudang karena adanya order pembelian. b. Pembuatan memo debit oleh Manajer Pembelian ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan order pembeliannya. c. Otorisasi penerimaan barang oleh Manajer Pembelian. d. Stok barang diupdate oleh sistem ketika penerimaan barang telah diotorisasi. e. Pengelolaan stok barang dengan adanya re-order point. f. Pengendalian persediaan barang di gudang dengan melakukan stok opname. g. Pembuatan jurnal penerimaan barang oleh sistem setelah penerimaan barang diotorisasi. h. Laporan persediaan barang. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan sistem informasi akuntansi untuk PT. RMP Jaya Perkasa adalah: 1. Menganalisa proses bisnis yang terkait dengan siklus pembelian dan persediaan yang berjalan pada perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam proses tersebut. 2. Menganalisa dan memberikan usulan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan untuk menyelesaikan permasalahan yang ditemukan terkait dengan siklus pembelian dan persediaan perusahaan. 3. Menganalisa dan merancang sistem informasi akuntansi terkait dengan siklus pembeliaan dan persediaan pada PT. RMP Jaya Perkasa.
5 1.3.2 Manfaat Melalui pembangunan sistem ini diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat kepada perusahaan. Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Memaksimalkan kinerja operasinal perusahaan dalam melakukan aktivitas yang terkait dengan proses pembelian barang kepada pemasok yang bekerja sama. 2. Meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses pembelian dan penerimaan barang. 3. Melakukan pemesanan persediaan barang dalam jumlah yang tepat untuk mengatasi masalah penumpukan barang digudang. 4. Melakukan pencatatan persediaan barang serta menyediakan informasi yang memadai mengenai persediaan barang. 5. Meningkatkan kontrol internal perusahaan terkait dengan proses pembelian dan persediaan barang untuk mencegah terjadinya fraud. 6. Memberikan informasi yang relevan dengan kondisi perusahaan. 1.4 Metodologi 1.4.1 Metode Pengumpulan Data a. Studi Pustaka Pada penelitian yang dilakukan, penulis melakukan pencarian informasi melalui berbagai media seperti buku, jurnal, artikel, dan internet. Semua informasi yang didapatkan berhubungan dengan siklus pembelian dan persediaan akan diteliti agar dapat digunakan sebagai acuan landasan teori. b. Survey Survey adalah proses pengumpulan data dan informasi dengan cara meninjau langsung untuk menentukan permasalahan yang terjadi pada perusahaan. c. Wawancara Wawancara adalah proses tanya jawab dengan narasumber yang berkepentingan dalam kaitannya dengan topik yang dibahas. Dalam pengumpulan data dan informasi, dilakukan dengan mewawancarai langsung bagian pengadaan barang dan bagian lain yang terkait dari PT. RMP Jaya Perkasa.
6 1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Metode sistem analisis yang digunakan terdiri dari: a. Analisis terhadap temuan survey dan identifikasi kebutuhan informasi. Berdasarkan hasil survey dan wawancara pada tahap pertama, maka dilakukan analisis untuk memahami proses bisnis yang sedang berjalan dengan mengidentifikasi semua aktivitas di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menemukan permasalahan pada sistem yang sedang berjalan. b. Identifikasi persyaratan sistem. Pada tahap ini, hasil analisis dari hasil survey dan wawancara akan digunakan untuk menetapkan persyaratan bagi sistem yang baru. Persyaratan sistem mencakup fungsi sistem dan isu terkait format antarmuka (user-interface), kehandalan sistem, kinerja sistem, serta keamanan sistem. Metode perancangan sistem yang digunakan didasarkan atas Object-oriented Analysis Design with Unified Modeling Language berdasarkan teori dari (Satzinger, 2005) yang terdiri atas 3 tahap, yaitu: a. Modeling Discipline yang akan dijelaskan menggunakan activity diagram. b. Requirement Discipline yang akan dijelaskan menggunakan use case diagram, use case description, event table, dan domain model class diagram. c. Design Decipline yang akan dijelaskan menggunakan completed three layer design sequence diagram, updated class diagram dan user interface. 1.5 Sistematika penulisan Sistematika penulisan dalam perancangan sistem ini adalah gambaran umum pada setiap bab dari keseluruhan percangan sistem ini. Berikut ini merupakan sistematika penulisan pada perancangan proyek: BAB 1 PENDAHULUAN Di dalam bab pertama ini membahas mengenai latar belakang dari perancangan sistem ini, ruang lingkup dari perancangan sistem, tujuan dan manfaat dari perancangan sistem ini, kemudian menjelaskan metodologi yang digunakan untuk perancangan sistem, serta sistematika penulisannya.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab kedua ini akan membahas mengenai teori-teori yang digunakan dalam perancangan sistem ini yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi beserta teori lain yang dapat mendukung pembuatan perancangan sistem ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Di dalam bab ketiga ini akan membahas mengenai sejarah singkat dari perusahaan PT. RMP Jaya Perkasa, struktur organisasi dari perusahaan, sistem informasi yang sedang berjalan dalam perusahaan, masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan, dan usulan atas pemecahan masalah perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab yang keempat ini akan membahas mengenai analisa dan perancangan sistem informasi untuk PT. RMP Jaya Perkasa yang meliputi perancangan UML (Unified Modeling Language) Diagram, perancangan User Interface, dan perancangan database untuk perusahaan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Di dalam bab yang kelima ini yang merupakan bab yang terakhir akan berisi tentang simpulan dan saran yang diharapkan dapat berguna bagi PT. RMP Jaya Perkasa.