BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Perencanaan Lapangan (Site Planning) Perencanaan lapangan kerja (site planning) dibuat untuk mengatur penempatan peralatan, stok material dan sarana penunjang lainnya yang akan digunakan dalam pelaksanaan pembangunan proyek, oleh karena itu dibutuhkan fasilitas lapangan (site facilities) diantaranya : direksi keet, gudang, barak kerja, posisi peralatan, stok material, jalur pekerja, area pembersihan untuk alat berat dan yang lainnya. Untuk rencana pengaturan penempatan bahan dan material perlu diperhatikan letaknya agar dapat memudahkan dan yang terutama tidak mengganggu alur pekerjaan yang sedang berjalan. Berikut faktor dalam menentukkan lokasi penempatan bahan dan material : Tidak mengganggu kelancaran dan keamanan lokasi proyek Mempermudah pengawasan Tidak menimbulkan resiko kesehatan dan keselamatan kerja Terjaga kebersihannya. Untuk penerangan lokasi kerja akan digunakan daya listrik dari PLN melalui unit kerja yang terkait di lingkungan proyek atau menggunakan genset terutama untuk pekerjaan lapangan. Kebutuhan air bersih, bila mungkin akan dicukupi dari sambungan lokal seijin pemegang otoritas yang mengurusi air bersih, bila hal tersebut tidak memungkinkan maka kebutuhan air akan dicukupi dari mobil tanki. III-1
3.2 Manajemen Proyek Pengelolaan pelaksanaan pekerjaan di proyek ini akan ditangani oleh tenaga-tenaga terampil PT. Waskita Karya yang sudah berpengalaman dalam penanganan proyek-proyek gedung, sehingga keberhasilan pelaksanaan pekerjaan akan benar-benar terjamin, sesuai dengan apa yang diharapkan oleh semua pihak. Disamping itu, tenaga-tenaga kerja yang akan diikut sertakan dalam pelaksanaan pekerjaan ini merupakan tenaga-tenaga yang telah dibina kemampuan dan produktifitasnya dalam pelaksanaan proyek gedung sehingga mampu menghasilkan produk jasa yang bermutu tinggi dan berkualitas. 3.3 Pihak Pihak Yang Terkait Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan proyek meliputi pemberi tugas / pemilik proyek (owner), konsultan perencana, kontraktor utama dan manajemen konstruksi. Keempat unsur pengelola proyek tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya. Hubungan kerja dalam pengelolaan Proyek Yukata Suites Apartement adalah sebagai berikut : Pemilik Proyek : PT.WASKITA REALTY PT.TRINITI (Joint Operation) Konsultan Perencana Arsitektur Stuktur M & E : OOZN Design Pte.Ltd : PT. LIMAJABATJAYA : PT. MITRA KARYA PRANATA Kontraktor Utama : PT. WASKITA KARYA Konsultan Pengawas : PT. PROSYS III-2
3.4. Hubungan Kerja Antara Pemilik, Perencana dan Kontraktor Pemilik Proyek PT.WASKITA REALTY PT.TRINITI Konsultan Pengawas Arsitektur OOZN Design Pte.Ltd Struktur PT. LIMAJABATJAYA Konsultan Pengawas PT. PROSYS M & E PT. MITRA KARYA PRANATA Kontraktor Utama PT. WASKITA KARYA Gambar 3.1: Bagan Hubungan Antara Pihak Pihak Terkait Sumber: Data proyek III-3
3.4.1. Pemberi Tugas / Pemilik Proyek (Owner) Pemberi tugas / pemilik proyek (owner) adalah seseorang atau badan hukum atau instansi yang memiliki proyek dan menyediakan dana untuk merealisasikannya. Antara owner dengan konsultan perencana & konsultan pengawas Owner merujuk Konsultan Perencana untuk merencanakan pembangunan (Arsitektur, Struktur, Mekanikal & Elektrikal). Konsultan pengawas memberikan jasa pengawasan dan memanajemen jalannya proses konstruksi sehingga pembangunan yang dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan. Sedangkan owner membayar upah atas semua jasa yang telah dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Antara pemilik proyek (Owner) dengan PT. Waskita Karya sebagai kontraktor utama Kontraktor utama berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai kontraknya yang bersifat progresif berdasarkan bobot pekerjaan, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan owner membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak. Kontrak yang dipakai antara pemilik proyek (owner) dengan kontraktor utama adalah kontrak Lump Sum Fixed Price. Lump Sum Fixed Price adalah suatu III-4
kontrak dimana volume pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak tidak boleh dihitung ulang. Pemilik proyek mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : - Mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan. - Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan kewajiban sesuai prosedur. - Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek tersebut. - Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek. - Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja. - Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan. - Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor. - Menerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor. 3.4.2 Perencana Perencana adalah badan yang menyusun program kerja, rencana kegiatan dan pelaporan serta ketatalaksanaan sesuai ketentuan yang berlaku. III-5
Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor Konsultan mengkoordinasikan serta mengawasi rencana pekerjaan kepada PT. Waskita Karya agar sesuai dengan konsep desain, sehingga pelaksanaan proyek berjalan dengan baik. Apabila terjadi perbedaan, baik gambar, maupun metode kerja maka dapat dikonsultasikan melalui konsultan pengawas. Perencana mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : - Membuat perencanaan lengkap meliputi gambar bestek (for construction, perhitungan struktur, serta perencanaan anggaran biaya. - Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas (owner) tentang pelaksanaan proyek. - Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal hal yang kurang jelas dari gambar bestek dan Rencana Kerja dan Syarat (RKS). - Membuat gambar revisi jika ada perubahan. - Menghadiri rapat koordinasi proyek yang dilakukan tiap 2 minggu sekali. 3.4.3 Kontraktor PT. Waskita Karya sebagai kontraktor utama merupakan pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak (rencana kerja dan syarat syarat serta gambar gambar kerja) dengan biaya yang telah disepakati. III-6
Antara Kontraktor dengan Sub Kontraktor Kontraktor sebagai pelaksana dapat meng-sub kan pekerjaannya sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja. Kontraktor mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : - Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat - syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. - Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan. - Membuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan diserahkan kepada owner. - Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek. - Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. - Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya. 3.5. Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Struktur organisasi pada Proyek Yukata Suites Alam Sutera yang dikerjakan oleh PT. WASKITA KARYA dapat dilihat pada lampiran. 3.6. Koordinasi Kepala proyek memimpin semua kegiatan proyek, baik di bidang administrasi, teknik dan bidang lainnya. III-7
1. kepala proyek dibantu Staf teknik engineering dan quality control untuk membantu dalam permasalahan teknis pekerjaan. 2. Mengenai keuangan, administrasi umum dan personalia, dibantu oleh Bagian Personalia dan Keuangan beserta stafnya. 3. Urusan logistik dan peralatan, dibantu oleh Bagian Logistik dan Peralatan. Secara organisasi perusahaan, Kepala Proyek bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Sipil PT. Waskita Karya yang bertindak sebagai pengelola operasional Perusahaan dan bertanggung jawab langsung kepada Direksi PT. Waskita Karya. Dengan sistem organisasi seperti tersebut, maka pelaksanaan proyek akan berjalan dengan lancar, dan penyelesaian pekerjaan akan dapat tercapai dalam waktu yang ditentukan dan dengan mutu yang diharapkan. Hal tersebut benarbenar menjadi perhatian dan semboyan kami, sebab apabila terjadi keterlambatan di dalam penyelesaian proyek ini, akan mengakibatkan kerugian moril maupun material, bagi PT. Waskita Karya sebagai Pelaksana. 3.7. Metode Pencapaian Sasaran Untuk menjamin sistem manajemen dapat berlangsung dengan baik, PT Persero Waskita Karya telah mengeluarkan Kebijakan Mutu, sesuai prosedur mutu ISO 9002 (lihat Diagram Quality Assurance Process Control ISO 9002 PT WASKITA KARYA). Sistim manajemen tersebut di atas, dalam pelaksanaannya ditunjang dengan sarana-sarana lain, berupa perangkat lunak (software) sebagai sarana pengendali, dan perangkat keras (hardware) yang berupa peralatanperalatan sebagai sarana penunjang pelaksanaan pekerjaan. III-8