PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Telkom Sri Widaningrum * *Universitas Telkom, Ka. Bagian Unit Satuan Penjaminan Mutu Universitas Telkom Abstract Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Telkom Sri Widaningrum, Indwiarti PENDAHULUAN Universitas Telkom didirikan pada tanggal 14 Agustus 2013 berdasarkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kemendikbud Nomor 309/E/0/2013. Univesitas Telkom adalah Perguruan Tinggi Swasta yang diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Telkom, merupakan penggabungan dari empat Perguruan Tinggi Swasta, yaitu Institut Teknologi Telkom (IT Telkom), Institut Manajemen Telkom (IM Telkom), Politeknik Telkom, dan Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia Telkom (STISI Telkom). Diawal berdirinya Universitas Telkom, Bagian Satuan Penjaminan Mutu (SPM) yang secara struktur organisasi bertanggung jawab secara langsung kepada Rektor membuat desain Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan pada standar ISO 9001:2008 yang digabungkan dengan standar Akreditasi Borang Program Studi dan standar Akreditasi Institusi. Dengan dikeluarkannya Permendikbud No 49 Tahun 2014 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang wajib diimplementasikan pada semua Perguruan Tinggi yang ada di Indonesia, maka Universitas Telkom melakukan pengembangan terhadap desain SMM, yang merupakan gabungan dari ISO 9001:2008, Borang Akreditas Program Studi, Borang Akreditasi Institusi serta Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN DIKTI). Adapun rencana desain pelaksanaan sistem penjaminan mutu di Universitas Telkom, pada prinsipnya merupakan proses sistematis untuk peningkatan mutu pendidikan tinggi berkelanjutan yang dimanifestasikan dalam bentuk siklus kegiatan penjaminan mutu. Satu siklus kegiatan penjaminan mutu Universitas Telkom terdiri atas komponen-komponen yang diimplementasikan dalam model siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Universitas Telkom memiliki 27 program studi yang beroperasi dengan usia lebih dari dua tahun dan 2 program studi yang beroperasi dengan usia kurang dari dua tahun. jumlah mahasiswa aktif sebanyak 23.612 orang di awal tahun akademik (terdiri dari mahasiswa reguler 23.391 orang dan mahasiswa transfer 221 orang dan jumlah dosen tetap sebanyak 723 orang. Dalam Pengelolaan Universitas Rektor dibantu oleh 4 orang Wakil Rektor, yaitu Wakil Rektor I bidang akademik dan sistem informasi, Wakil Rektor II bidang keuangan dan sumber daya, Wakil Rektor III bidang admisi
dan kerjasama, dan Wakil Rektor IV bidang penelitian dan kemahasiswaan, dibawah wakil rektor terdapat direktorat dan Unit yang mendukung pekerjaan pada level Rektor dan Wakil Rektor. 29 program studi dikelola oleh 7 Fakultas yaitu Fakultas Teknik Elektro (FTE), Fakultas Rekayasa Industri (FRI), Fakultas Informatika (FIF), Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB), Fakultas Komunikasi dan Bisnis (FKB), Fakultas Industri Kreatif (FIK), dan Fakultas Industri Terapan (FIT). program studi dikelola oleh 7 Fakultas, dan Struktur Organisasi Universitas Telkom. Secara detail struktur organisasi Universitas Telkom dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Telkom Pelaksana penjaminan mutu di Universitas Telkom dilaksanakan oleh unit Satuan Penjaminan Mutu (SPM) dan unit Satuan Audit Internal (SAI) yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. SPM berfungsi mengelola kegiatan perencanaan, penerapannya dan pengembangan sistem penjaminan mutu lembaga dipimpin oleh seorang Kepala Bagian. SAI berfungsi melakukan proses audit atas penyelenggaraan kegiatan akademik dan pengelolaan pendukung akademik dalam kerangka penjaminan mutu lembaga dipimpin oleh seorang Kepala Bagian. ISI Desain Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Struktur organisasi penjaminan mutu dirancang untuk menjamin efektifitas pelaksanaan penjaminan mutu di universitas telkom. Penjaminan mutu merupakan tanggungjawab seluruh karyawan atau dosen yang berada pada level Universitas (Rektor), Wakil Rektor, Fakultas, Program Studi, Direktorat, dan Unit. Organisasi fungsional penjaminan mutu dibentuk dengan menunjuk MR (Management Representative) pada tingkat Universitas, MR Kantor Warek, dan MR Fakultas, serta Gugus Kendali Mutu pada tingkat Program Studi, yang dikukuhkan dengan SK Rektor Universitas Telkom nomor KR 1136/SP13/SPM/2014. Gambar 2. Organisasi Penjaminan Mutu pada level Universitas Organisasi fungsional Penjaminan Mutu Level Universitas dipimpin oleh seorang QMR (Quality Management Representative) Universitas yang ditunjuk langsung oleh Rektor. Dalam pelaksanaan operasional Penjaminan Mutu ditangani oleh satu unit yang langsung berada dibawah Rektor, yaitu Unit Satuan Penjaminan Mutu dan Satuan Audit Internal. Gambar 3. Organisasi Penjaminan Mutu pada level Wakil Rektor Organisasi fungsional Penjaminan Mutu Level Warek dipimpin oleh seorang QMR (Quality Management Representative) yang ditunjuk langsung oleh Wakil Rektor. Dalam pelaksanaan operasional Penjaminan Mutu ditangani oleh SATGAS penjaminan mutu. Gambar 4. Organisasi Penjaminan Mutu pada level Fakultas dan Prodi Organisasi fungsional Penjaminan Mutu Level Fakultas dipimpin oleh seorang QMR (Quality Management Representative) Fakultas dimana secara struktural juga sebagai Wakil Dekan I Bidang Akademik, kemahasiswaan, dan penjaminan mutu. Dalam pelaksanaan operasional Penjaminan Mutu ditangani oleh SATGAS penjaminan mutu. Pelaksanaan operasional Penjaminan mutu di Program Studi dilaksanakan oleh Tim gugus kendali mutu yang diatur dalam SK Rektor Universitas Telkom nomor KR 1136/SP13/SPM/2014. Desain SN DIKTI Perancangan dan penetapan SN DIKTI di universitas Telkom sebagai acuan atau pedoman dalam melaksanakan penjaminan mutu. Saat ini Universitas Telkom memiliki 34 standar yang mencakup 8 Standar Nasional Pendidikan, 8 Standar Nasional Penelitian, 8 Standar Pengabdian Kepada Masyarakat serta 10 Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Universitas Telkom. Berikut nama standar yang ada di Universitas Telkom : Standar penerimaan mahasiswa baru, standar kerjasama, standar tata kelola, standar kebersihan dan keamanan, standar kemahasiswaan dan lulusan, standar sistem Informasi, standar e-learning, standar buku ajar, standar pembelajaran jarak jauh, dan standar tata kelola keuangan. 34 Standar ditetapkan dan dijadikan target yang harus dicapai oleh seluruh fungsi dalam organisasi. Pencapaian standar dimonitor pada pelaksanaan Audit
Mutu Internal dan dijadikan checklist audit, sehingga bisa diketahui mana standar yang sudah tercapai dan mana yang belum tercapai. Desain Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Kebijakan mutu ditetapkan sebagai acuan implementasi penjaminan mutu, kebijakan mutu ditetapkan pada level universitas. Kebijakan mutu universitas tertuang dalam dokumen manual SPMI (No. Tel_U-UT-REK-SPM-PM-2.1), yaitu : a. Peningkatan mutu berkesinambungan (Countinous Quality Improvement) b. Hasil efektif dari proses efisien (Effective result by the efficient process) c. Mematuhi aturan (Comply with regulations) Sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Sasaran Mutu ditetapkan untuk beberapa level dalam organisasi, yaitu level universitas, direktorat, unit, fakultas, dan program studi. Sasaran mutu ditetapkan mengacu pada Rencana strategis Universitas, Renstra Fakultas, persyaratan akreditasi institusi, dan persyaratan akreditasi prodi. Penetapan sasaran mutu dilakukan berdasarkan pentahapan pencapaian rencana strategis universitas. Desain Prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir SPMI Prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir SPMI disusun sebagai alat untuk melaksanakan SPMI. Saat ini universitas telkom memiliki 132 prosedur, 71 instruksi kerja, 60 formulir akademik dan 207 formulir non akademik. Pemilik dokumen tersebut adalah Fakultas, program studi, unit di bawah Wakil Rector 1, 2, 3, 4, dan unit SPM dan SAI. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Implementasi SPMI Universitas Telkom mengikuti pola P-P-E-P-P yang terdiri dari lima komponen pokok, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian serta Peningkatan, seperti yang terlihat pada gambar 5. Gambar 5. Implementasi SPMI dengan siklus PPEPP di Universitas Telkom Penetapan Pada tahap ini dilakukan perumusan dan penetapan sasaran mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara berjenjang mulai dari sasaran mutu universitas, fakultas, program studi, direktorat, bidang, dan sasaran mutu unit pendukung. Sasaran mutu universitas ditetapkan untuk mendukung pencapaian rencana strategis universitas, sasaran mutu fakultas ditetapkan untuk mendukung sasaran mutu universitas, sasaran mutu prodi mendukung sasaran mutu fakultas, sasaran mutu sasaran mutu universitas, sasaran mutu unit ditetapkan untuk mendukung sasaran mutu Prodi, fakultas, direktorat, dan universitas. Sebagai contoh salah satu sasaran mutu universitas adalah : Universitas memiliki jumlah Program Studi Terakreditasi Nasional A minimal 50% di tahun 2017 dengan pentahapan pencapaian sasaran mutu sebagai berikut : Tabel 1. Contoh Sasaran Mutu Universitas INDIKATOR TAHUN 2014 2015 2016 2017 Universitas memiliki jumlah Program Studi Terakreditasi Nasional A minimal 50% 22% 33% 37% 51% Pelaksanaan Pada tahap pelaksanaan, dibuat program kerja yang dapat mendukung meningkatnya akreditasi program studi, yaitu : a. Pelatihan penyusunan borang akreditasi Prodi, pelatihan penyusunan borang akreditasi dikoordinir oleh Unit Satuan Penjaminan Mutu dengan melaksanakan in house training dengan mengundang pembicara assesor dari eksternal. Peserta pelatihan adalah para Ka. Prodi, Sekretaris Prodi, atau Tim penyusun borang akreditasi Prodi. b. Pendampingan dan monitoring penyusunan borang akreditasi Prodi, pendampingan dan penyusunan borang akreditasi Prodi diatur dalam SOP Nomor Tel_U-AK-FAK-WD1-UAK-PR-001 tentang pengajuan akreditasi prodi. Dalam SOP dijelaskan bahwa unit yang melakukan monitoring dan pendampingan borang akreditasi Prodi adalah unit Satuan Penjaminan Mutu. c. Pelaksanaan Audit Mutu Internal dan Eksternal, yang dikelola oleh unit Satuan Audit Internal (SAI). Audit Mutu Internal dan Audit Mutu Eksternal dilakukan dua kali dalam setahun. d. Dukungan untuk meningkatkan akreditasi Prodi, dilakukan
pengembangan program akademik dan non akademik untuk mendukung Program Studi, yaitu : Pengembangan metode Pembelajaran oleh Bagian pengembangan pembelajaran, Pengembangan tata kelola Akademik oleh Direktorat Akademik, kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh Direktorat PPM, pengembangan sarana dan prasarana oleh bidang keuangan dan logistik, dukungan kegiatan kemahasiswaan oleh Direktorat Kemahasiswaan, kegiatan tracer study dan tracer alumni oleh Direktorat pengembangan karir, dan pengembangan sumber daya manusia oleh bidang sumber daya. e. Penetapan Sasaran Mutu Level fakultas dan Prodi, mendukung pencapaian sasaran mutu universitas, yaitu : Sasaran Mutu level fakultas (Jumlah Prodi terakreditasi A, Rasio Dosen berpendidikan S3, Jumlah publikasi internasional (jurnal dan proceeding terindeks). Sasaran mutu level Prodi (Presentasi mahasiswa lulus tepat waktu dan Jumlah mahasiswa Drop Out). Evaluasi Kegiatan evaluasi dilakukan dengan membandingkan hasil pengukuran sasaran mutu dengan target yang ditetapkan. Pengukuran sasaran mutu dilakukan oleh pemilik proses dan direkap oleh Unit SAI (Satuan Audit Internal) pada saat melakukan kegiatan Audit Mutu Internal atau bisa juga dilaksanakan pada saat Audit Mutu Eksternal. Sasaran mutu tahun 2015 adalah 33% Prodi terakreditasi A, hasil pengukuran 35,71%. Artinya sasaran mutu sudah tercapai atau bahkan melebihi target yang ditetapkan, dengan demikian perlu dilihat kembali sasaran mutu di tahun 2016 dan 2017 apakah cukup realistis atau tidak. Pengendalian Pengendalian dilakukan apabila terjadi ketidak sesuaian pada saat melakukan monitoring atau pengukuran pencapaian sasaran mutu. Apabila ada ketidak sesuaian perlu dilakukan análisis penyebabnya dengan mengidentifikasi penyebab berdasarkan faktor 5M + 1E, yaitu apakah penyebabnya dari manusia (pelaku proses), metode (mencakup cara atau program kerja yang dilaksanakan), mesin (mencakup peralatan, media, atau sistem informasi yang digunakan untuk mendukung program kerja), money atau uang (mencakup sumber daya keuangan yang digunakan untuk mendukung program kerja) dan environment atau lingkungan yang dapat mempengaruhi kinerja. Apabila sudah diketahui penyebab masalah berikutnya perlu dilakukan tindakan korektif dan preventif. Apabila target sasaran mutu tercapai, perlu dievaluasi target sasaran mutu tahun berikutnya apakah masih realistis atau tidak. Peningkatan Sasaran mutu tahun 2015 sudah tercapai bahkan melebihi target yang ditetapkan, untuk itu perlu dilakukan peningkatan sasaran mutu di tahun berikutnya. Target sasaran mutu di tahun 2016 adalah 37%, sementara peluang dan target Prodi terakreditasi A jumlahnya 1 prodi sehingga sasaran mutu tahun 2016 menjadi 39%. Tahun 2017 peluang dan target Prodi terakreditasi A jumlahnya 4 prodi, sehingga sasaran mutu tahun 2017 menjadi 54%. Tahun 2018 peluang dan target Prodi terakreditasi A jumlahnya 6 prodi, sehingga sasaran mutu tahun 2018 menjadi 75%. Tabel 2. Contoh Peningkatan Sasaran Mutu Universitas No. Tahun Sasaran Mutu Peluang dan target prodi terakreditasi A Usulan Perubahan Sararan mutu Target Realisasi 1 2015 33% 35% 4 Prodi - 2 2016 37% - 1 Prodi 39% 3 2017 51% - 4 Prodi 54% 4 2018 - - 6 Prodi 75% Monitoring dan Evaluasi Mekanisme monitoring kegiatan Universitas Telkom diatur dalam SOP Prosedur Monitoring dan Pengendalian Ketidak sesuaian Proses Akademik & Pendukung Akademik Nomor : Tel_U-NA-REK- SAI-PR-003. Monitoring mencakup kegiatan akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat) dan kegiatan pendukung akademik (sarana prasarana, keuangan, dan manajemen). Kegiatan monitoring dilaksanakan pada tingkat Institusi dan tingkat Fakultas/ Prodi yang dilakukan oleh QMR Fakultas dan QMR kantor warek dan dilaporkan kepada QMR Universitas, diatur dalam Keputusan Rektor nomor : KR.382/SPI3/SPM/2015 tentang Penunjukan Quality Management Representative (QMR) Universitas, QMR Kantor Wakil Rektor, QMR Fakultas, dan Gugus Kendali Mutu (GKM) Program Studi di Lingkungan Universitas Telkom. Pelaporan ini dibuat dalam Laporan Manajemen setiap tiga bulan, yaitu Triwulan I, Triwulan II, Triwulan III, dan Triwulan IV. Selain itu,
proses monitor dan evaluasi juga berdasarkan pada pencapaian sasaran mutu prodi, dan fakultas yang dilaporkan melalui Laporan Manajemen pada Triwulan II dan Triwulan IV dan juga diperiksa pada Audit Mutu Internal (AMI). Audit Mutu Internal Bagian Satuan Audit Internal (SAI) melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) minimal satu kali dalam dua belas bulan. Pelaksanaan AMI dapat dilakukan dalam kegiatan: audit akademik, audit pendukung akademik, atau audit tematik. Pelaksanaan AMI dilakukan sesuai dengan Prosedur Audit Mutu Internal no Tel_U-NA-REK-SAI-PR-001. Adapun auditee dari AMI ini adalah seluruh fakultas, program studi, direktorat/ bidang, dan unit pendukung yang terdapat dalam Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Telkom. Dalam pelaksanaan audit internal, digunakan checklist audit sebagai pedoman bagi auditor dan auditee. Checklist audit untuk setiap unit berbeda tergantung dari pekerjaan yang dilakukan oleh unit, tetapi checklist audit untuk prodi dan fakultas sama untuk seluruh prodi dan fakultas. Isi checklist audit meliputi : a. Hasil audit sebelumnya, b. Implementasi dan kinerja prosedur, c. Pencapaian kinerja yang mencakup pengukuran sasaran mutu, pengukuran hasil survey, proses kinerja akademik (pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat), pencapaian RKM (Rencana Kerja Manajerial). d. Standar SN-DIKTI e. Persyaratan ISO 9001:2008 f. Persyaratan akreditasi Institusi dan akreditasi Prodi Secara umum pelaksanaan audit melalui beberapa tahap berikut : 1) Tahap Persiapan. 2) Desk Evaluation 3) Pelaksanaan Visitasi on-site Audit Mutu Eksternal Audit Mutu Eksternal merupakan proses akuntabilitas institusi oleh pihak eksternal. Universitas Telkom secara rutin diaudit oleh pihak eksternal, yaitu: BAN PT, yang dilakukan secara rutin tiap 4 (empat) tahun untuk setiap Prodi dan untuk Institusi. Badan Sertifikasi ISO 9001: 2008 (Bureau Veritas Indonesia), yang dilakukan secara rutin tiap 6 (enam) bulan. ABEST 21, pelaporan kemajuannya dilakukan tiap tahun dalam bentuk kaizen (continuous improvement) report. Audit Keuangan oleh Kantor Akuntan Publik, dilakukan tiap akhir tahun berjalan. PENUTUP Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) universitas Telkom sudah diterapkan sejak tahun 2014, dalam pelaksanaannya masih banyak kendala yang dihadapi, diantaranya awareness tentang penjaminan mutu belum sama untuk semua Dosen dan Karyawan Universitas Telkom, apalagi universitas telkom terbentuk dari empat lembaga (IT Telkom, IM Telkom, Politeknik Telkom, dan STISI Telkom) yang memiliki latar belakang budaya kerja yang berbeda. Beberapa cara diupayakan untuk meningkatkan awareness, mulai dari pelatihan yang melibatkan sebagian besar dosen dan karyawan, melibatkan sebagai auditor dan penyusun sistem penjaminan mutu internal. Kritik dan saran sangat diperlukan untuk memperbaiki Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Universitas Telkom. Demikian disampaikan semoga bermanfaat. Sri Widaningrum, Ka. Bagian Unit Satuan Penjaminan Mutu, Universitas Telkom, 082126629109, swidaningrum@telkomuniversity.ac.id.