4. Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) 4.1 Keperluan Am -Dokumen SPK. -Dokumen diselenggara: Minit Jawatankuasa Teknikal ISO. -Senarai Prosedur/Proses yang dibangunkan. -Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses -Hubungkait Prosedur ditunjukkan. -Minit Jawatankuasa bukti Kawalan ke atas proses-proses, keberkesanan dan penambahbaikan berterusan ke atas proses. Contoh Minit Jawatankuasa yang terlibat dalam prosedur 4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am -Terdapat penyataan Dasar Kualiti -Terdapat Manual Kualiti yang dibangunkan -Prosedur-prosedur dibangunkan dan terdapat senarai Dokumen rujukan 4.2.2 Manual Kualiti -Skop dinyatakan dalam MK -Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses -Hubungkait Prosedur/proses ditunjukkan. dan Jabatan berkaitan prosedur/proses (Pemegang Dokumen) Rujuk Manual Kualiti 4.2.3 Kawalan Dokumen -Terdapat bukti kelulusan dokumen (tandatangan kelulusan) -Terdapat bukti dikemaskini melalui Minit Mesyuarat JK berkaitan -Terdapat bukti status perubahan dokumen (Tarikh semakan) dan dokumen adalah terkini -Terdapat dokumen luaran yang diedarkan untuk rujukan -Terdapat bukti dokumen usang tidak digunakan contoh melalui cop pada Dokumen /JPSU ( cross check ) Rujuk UMS/PU/15 4.2.4 Kawalan Rekod - Adakah rekod diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPK -JPSU (bergantung kepada Proses/Prosedur/Klausa yang diaudit) Rujuk UMS/PU/13
5 Tanggungjawab Pengurusan 5.1 Komitmen -Pengurusan menyampaikan kepada kakitangan bahawa UMS perlu / JFPU Pengurusan memenuhi kehendak pelanggan melalui awareness atau lain kaedah komunikasi dengan pelanggan. -Dasar Kualiti diwujudkan -Objektif Kualiti diwujudkan -Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) -Bukti sumber yang perlu disediakan 5.2 Tumpuan kepada Pelanggan -Bukti pelanggan dikenalpasti ~lihat 7.2.1 dan 8.2.1 5.3 Dasar Kualiti -Dasar Kualiti ~ sesuai dengan tujuan penubuhan UMS ~ mengandungi komitmen Pengurusan ~ menyediakan asas untuk wujudkan dan semak semula objektif kualiti ~ disebarkan dan difahami ~ dikaji 5.4 Perancangan 5.4.1 Objektif Kualiti -Objektif Kualiti diwujudkan bagi aktiviti yang relevan kepada pencapaian dasar kualiti. ~ boleh diukur dan selaras dengan dasar polisi kualiti 5.4.2 Perancangan -Perancangan SPK untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti SPK -Integriti SPK dipelihara (bukti SPK dikemaskini diluluskan ~ melalui minit mesyuarat berkaitan/ tarikh semakan) -Wakil Pengurusan/Urus setia ISO -JPSU -Wakil Pengurusan/ Urus setia ISO -Wakil Pengurusan/ -Rujuk MK
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab -Carta Organisasi (menunjukkan tanggungjawab dan kuasa /Urus setia ISO Rujuk Lampiran pada MK dan Kuasa dikenalpasti) dan bukti ianya disebarkan 5.5.2 Wakil Pengurusan (Management Representative) 5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi -Surat lantikan MR ada penyataan tanggungjawab dan kuasa diberi -Wakil Pengurusan/Urus setia ISO -Sebaran mengenai SPK kepada kakitangan samada melalui E-mel/bulletin/ucapan/laman web/mesyuarat dan sebagainya 5.6 Semakan Pengurusan 5.6.1 Am -Minit MKSP -Minit/laporan menunjukkan penambahbaikan SPK: Pindaan, Perubahan dan mengemaskini 5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula -Laporan Audit -Penilaian Kursus (Maklumbalas Pelanggan) -Laporan ke MKSP -Minit MKSP -Keperluan Sumber dikenalpasti termasuk HR, Peralatan/mesin, bangunan, bahan dan sebagainya. /Urus setia ISO / JFPU
6 Pengurusan Sumber 6.1 Bekalan Sumber SPK: -SPK dilaksanakan dan sumber disediakan seperti budget, Prosedur- Prosedur untuk diaudit, Prosedur Kawalan Dokumen SPK, Bukti Penambahbaikan. Budget ~ Rujuk UMS/PU/07 Kepuasan Pelanggan: -Carta Organisasi, Pelan penempatan kakitangan, jadual utama melibatkan (kakitangan, bahan, peralatan), Prasarana dan infrastruktur. 6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Am -Carta Organisasi untuk kenalpasti anggota. -Senarai Tugas (Rujuk Fail Meja/Surat Lantikan). -Rekod/Sijil Pendidikan, Latihan, Kemahiran dan pengalaman yang sesuai dengan tugas dan penempatan. -Lesen (yang berkaitan). 6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran -Kelayakan kakitangan Diskripsi jawatan, speksifikasi tugas -Latihan Rekod menjalani latihan -Kawalan keberkesanan- Ujian Kemahiran, Penilaian Pencapaian, Audit -Kesedaran kakitangan Program Orientasi, Induksi, maklumat dipapan kenyataan, taklimat. -Rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman (rujuk 4.2.4) 6.3 Infrastruktur -Tempat, ruang kerja dan kemudahan berkaitan disediakan -peralatan menjalankan kerja disediakan seperti mesin, peralatan, komputer, perisian, video, monitor -kemudahan sokongan seperti elektrik, lampu, telefon, faksimili, pengangkutan, komunikasi (bulletin, laman web) 6.4 Persekitaran Kerja -Suhu (penghawa dingin) -Keselamatan (pemadam api) -Bebas habuk /BSM -BSM /BSM Rujuk UMS/PU/09
7. Pelaksanaan Program Akademik 7.1 Perancangan Program Akademik Objektif kualiti/keperluan kualiti bagi Perkhidmatan -Pelan Strategi/KPI/Rekabentuk Program/pangkalan data bagi program/silibus (spesifikasi program/kursus) 7.2 Proses-proses yang berkaitan dengan Pelanggan 7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan yang berkaitan Program Akademik 7.2.2 Semakan terhadap penyampaian program akademik 7.2.3 Komunikasi pelanggan Keperluan Proses dan Dokumentasi/Sumber/Kemudahan -Prosedur dan Dokumen, carta alir proses Aktiviti pengesahan/pengsahihan/pengawalan/pemeriksaan -Minit-minit mesyuarat meluluskan pembangunan program, kertas soalan, keputusan peperiksaan, penilaian kursus Rekod (lihat 4.2.4) silibus, Keperluan pelajar semasa dan selepas melalui program akademik -Prospektus/struktur pengajian/senarai semak/buku maklumat/kontrak/peraturan/arahan/auku/buku panduan pelajar/perancangan penilaian kursus. Keperluan yang tidak dinyatakan -Panduan pendaftaran/tepat pada masa/manual Keperluan undang2, peraturan dan statutori -Perlembagaan, AUKU, Peraturan, Polisi dan Pekelililing -Bukti keperluan disediakan seperti kelayakan, akreditasi, kelulusan, perancangan sumber sebelum program ditawarkan -surat, memo, faks, kontrak -E-mel/ Brosur/ buku-buku panduan/ Sistem Maklumat Pelajar (SMP)/ Laman Web/sms/Buletin/Mesyuarat/Papan Kenyataan/ Radio/maklumbalas pelanggan/aduan pelanggan/kaunter -Urus setia ISO/Pemegang Dokumen /BPA Rujuk UMS/PK/06
7.3 Reka Bentuk dan program/kursus 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan program/kursus 7.3.2 Input Rekabentuk dan Program/Kursus Peringkat-peringkat terlibat dalam kertas cadangan pembangunan program/semakan program/kursus: -Minit Mesyuarat JK Akademik Sekolah, Minit Mesyuarat Sekolah, Minit Mesyuarat Program, Minit Mesyuarat Senat @ petikan minit -Kertas kerja penawaran program baru/semakan program yang tercatat tujuan penawaran program baru/semakan program. -Surat kelulusan/arahan/cadangan bagi penawaran program baru/semakan kursus. /PPA Rujuk UMS/PK/01 Rujuk UMS/PK/01 7.3.3 Output kepada AKtiviti Rekabentuk dan Program/kursus 7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Program/kursus 7.3.5 Varifikasi Rekabentuk dan -Garis Panduan program baru/semakan program/kursus baru. -Silibus Kursus (berdasarkan keperluan MQA: penggunaan LOKI). -Bukti aktiviti perancangan perolehan sebagai persediaan melaksanakan pengajaran dan pembelajaran. -Prospektus/struktur program/peraturan/modul/manual/kertas Cadangan Penilaian Program bagi memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran yang betul dan selamat. -Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akademik, Minit Mesyuarat Jawatankuasa Program, Minit Mesyuarat Senat membuktikan kelulusan Program -Silibus seperti yang diluluskan pada kertas cadangan pembangunan program/semakan program/kursus (lihat 7.3.1) -Rekod mesti dipelihara (lihat 4.2.4)
7.3.6 Validasi -Minit Mesyuarat Senat/Minit Mesyuarat Lembaga Rekabentuk dan -Surat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Negara / Urus setia Senat/Urus Program Setia LPU 7.3.7 Kawalan Terhadap Perubahan Rekabentuk dan Program/kursus -Kertas Cadangan semakan Program/kursus setiap 3 hingga 5 tahun. -Pandangan/Alasan/komen pihak tertentu seperti penilai luar, Industri terhadap program yang ditawarkan. -Minit Mesyuarat Jawatankuasa berkaitan. Rujuk UMS/PK/01
7.4 Perolehan 7.4.1 Proses Perolehan -Senarai Pembekal yang berdaftar di UMS -Kriteria Penilaian Pembekal disediakan oleh Jabatan Bendahari -Rekod Penilaian Pembekal /Bendahari Rujuk UMS/PU/08 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.3 Verifikasi terhadap produk yang diterima daripada pembekal 7.5 Penyediaan Proses Pengajaran dan Pembelajaran 7.5.1 Kawalan ke Atas proses Pengajaran dan Pembelajaran 7.5.2 Validasi Proses Penyediaan dan Perkhidmatan 7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan program pengajian 7.5.4 Hartamilik Pelanggan -Kelulusan perolehan/perkhidmatan -Bukti kelayakan kakitangan terlibat dalam aktiviti perolehan -speksifikasi disediakan dan lengkap -Laporan pemeriksaan barangan yang dibeli (DO) -Laporan pengujian dan bukti kelulusan -Pangkalan Data Program/struktur pengajian yang menjelaskan ciri-ciri program akademik/silibus -Senarai Peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran. -Terdapat bukti aktiviti pemantauan dan pengukuran ke atas pengajaran dan pembelajaran. -Bukti Aktiviti Pendaftaran kursus, Penjadualan, peperiksaan dan Penilaian kursus. -Semakan Program berdasarkan keperluan MQA/JPT. -bukti kelulusan peralatan, bukti pengujian dan pemeriksaan peralatan. -kelayakan kakitangan sesuai dengan aktiviti pengajaran (CV/Sijil). -Semakan semula program hasil maklum balas pihak berkaitan -Bukti maklumat program/kursus dikemas kini (contoh melalui cop/label/tag/tarikh semakan/nombor siri/nama lokasi) -Maklumat penawaran program/kursus mudah dikesan -Tesis pelajar, kertas tugasan, skrip jawapan dan data pelajar -Rekod perlu dipelihara (lihat 4.2.4) Rujuk UMS/PU/08 /BPA Rujuk UMS/PK/06, UMS/PK/07, UMS/PK/08, UMS/PK/09, UMS/PK/10 /BPA/SMP /BPA/ SMP
7.5.5 Pemuliharaan -Rekod berkaitan pelajar (rekod pelajar, kurikulum, kertas soalan, /BPA/ Sistem Akademik peperiksaan, transkrip, ijazah dan sebagainya) dijaga secara SMP Rujuk UMS/PK/12 sistematik. (lihat 4.2.4) -Pengendalian bilik Kebal -BPA 7.6 Kawalan Peralatan -Senarai alat ditentukur Pemantauan dan -Standard Of Prosedur (SOP) Pengukuran -Sijil Pengujian, pengesahan perisian -Jadual alat ditentukur -Rekod dan pengujian semula
8. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan 8.1 Am -Bukti penambahbaikan dalam SPK -Urus setia -Bukti prosedur yang dibangunkan dipatuhi ISO/Pemegang Dokumen/ JPSU Rujuk semua prosedur 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan -Penilaian kursus dijalankan Pelanggan -Komunikasi dengan pelanggan (pengendalian e respon/aduan) -JPSU 8.2.2 Audit Dalaman -Prosedur Audit Dalam didokumenkan -Pelan/ Jadual Audit -Laporan Audit -Kelayakan Auditor -Laporan Tindakan Pembetulan -Pelan Penambahbaikan -Pindaan Dokumen 8.2.3 Pengawal selia -Penilaian ke atas proses dan Pengukuran -Laporan Audit Proses 8.2.4 Mengawal selia -Laporan Penilaian Kursus dan Pengukuran -Laporan Semakan semula Program (setiap 3 hingga 5 tahun) Produk (program ~adakah bukti laporan penilai luar dilaksanakan. pengajian) -Bukti Pengajaran dan Pembelajaran dijalankan seperti yang dirancang (contoh: semak fail pensyarah dan cross check pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran adakah seperti pada silibus) 8.3 Kawalan ke atas Produk yang Tidak -Bukti tindakan diambil ke atas kursus yang memperolehi Min kurang Menepati keperluan daripada 2 yang ditetapkan 8.4 Analisa Data -Laporan Audit Dalam -Data Kepuasan Pelanggan -Data Kepuasan Pembekal /Ketua Juruaudit -Urus setia ISO/Pemegang Dokumen -JPSIU Rujuk UMS/PU/14 Rujuk UMS/PK/08
8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berterusan 8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan -Pelaksanaan Audit -MKSP -Pelan Strategi -Projek/program penambahbaikan seperti projek-projek KIK -Pelaksanaan Majlis Anugerah -Pelaksanaan Anugerah/penghargaan peringkat Jabatan -Laporan Audit, NCR -Pelan Tindakan -Minit Mesyuarat MKSP -Senarai tindakan pencegahan -Bukti tindakan pencegahan dapat mengelak ketakakuran dan punca ketakakuran daripada berlaku. -JPSIU/Urus setia ISO/ Jabatan Pendaftar -JPSIU/Urus setia ISO -JPSIU/Urus setia ISO Rujuk UMS/PU/11 Rujuk UMS/PU/12 Selamat Menjalankan Audit kepada semua Juruaudit selaku Agen Perubahan