BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1. Pihak Pihak Yang Terkait Dengan Proyek 3.1.1. Pemilik Proyek / Owner Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instasi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikannya kepada pihak lain yang mampu melaksanakannya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja untuk merealisasikan proyek. Owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Pada pembangunan Proyek Pembangunan Menara Sentraya Office Park pemberi tugas adalah PT. Pasaraya International Hedoni Sarana, yang mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. b) Mengadakan kegiatan administrasi proyek. c) Melakukan penunjukan langsung untuk main kontraktor (PT. Total Bangun Persada, Tbk) & menyelenggarakan pelelangan (tender) untuk sub kontraktor. d) Meminta pertanggung jawaban kepada Manajemen konstruksi (MK) e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses konstruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana & konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya. III-1
Wewenang yang dimiliki pemilik proyek atau owner adalah : a) Membuat surat perintah kerja (SPK) b) Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. c) Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana konstruksi atas hasil pekerjaan konstruksi. d) Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana pekerjaan yang tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. 3.1.2. Manajemen Konstruksi / MK Manajemen Konstruksi adalah suatu Team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses konstruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar Proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Manajemen konstruksi memiliki beberapa fungsi antara lain : a) Sebagai Quality Control untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan. III-2
b) Mengantisipasi terjdinya perubahan kondisi lapngan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu pelaksanaan. c) Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai, hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan. d) Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan. e) Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sistem informasi yang baik untuk menganalisis performa dilapangan. Yang bertindak selaku Manajemen Konstruksi pada Proyek Pembangunan Menara Sentraya Office Park adalah PT. Enam PM. 3.1.3. Konsultan Perencana Konsultan perencana merupakan suatu badan perorangan atau badan hukum yang dipilih dan ditunjuk oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan perencanaan. Konsultan perencana pada proyek Menara Sentraya Office Park terdiri dari : Konsultan arsitektur, Konsultan struktur, Konsultan MEP, Konsultan QS, Konsultan landscape, Konsultan perijinan Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Merealisasikan gagasan/ kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek konstruksi. b) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, III-3
mekanikal, elektrikal, landscape, dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. c) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. d) Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. e) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syarat-syarat (RKS). f) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : Perjanjian Pemborongan Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan. g) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasannya. h) Menghadiri rapat koordinasi pengelola/ pelaksana proyek secara berkala. III-4
i) Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau pemilik proyek (owner). Yang bertindak selaku konsultan perencana dalam Proyek Pembangunan Menara Sentraya Office Park adalah sebagai mana yang tertulis dalam data administratif proyek. 3.1.4. Pelaksana / Kontraktor Kontraktor adalah orang/ badan hukum yang menerima dan melaksanakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya kontraktor dapat menunjuk sub-sub kontraktor untuk membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Pada pelaksanaan proyek Menara Sentraya Office Park, main kontraktor ditunjuk langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. Tugas dan tanggung jawab Main Kontraktor pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). III-5
b) Mengkoordinasi secara langsung dan melakukan pengawasan kepada sub kontraktor. Dimana pada proyek ini, kontrak pekerjaan dari sub kontraktor adalah langsung dengan pemilik pekerjaan/ owner. c) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d) Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang disyaratkan. e) Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja lainnya. f) Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g) Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h) Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i) Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. III-6
k) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l) Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m) Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor utama (Main Kontraktor) pada Proyek Pembangunan Menara Sentraya Office Park adalah PT. Total Bangun Persada. 3.1.5. Sub Kontraktor Pada proyek Menara Sentraya Office Park ini, terdapat 2 macam sub kontraktor, yaitu sub kontraktor yang langsung ditunjuk owner melalui konsultan MK atau disebut NSC (Nominated Sub Contract). Subkon ini meliputi pekerjaan Mekanikal dan Elektrikal, diantaranya adalah Pekerjaan Lift, Genset, dll. Yang kedua adalah Subkon DC (Direct Contract). Subkon ini ditunjuk oleh Main kontraktor dan dibawah koordinasi main kontraktor. Subkon ini meliputi pekerjaan Struktur, Arsitektur, dan Plumbing. Salah satu contoh nya dalah pekerjaan begisting, pondasi, dll. Tugas dan tanggung jawab sub kontraktor pada proyek konstruksi antara lain : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan oleh main kontraktror dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). b) Mematuhi dan menjalankan tugas-tugas sesuai schedule yang telah ditetapkan oleh main kontraktor. Schedule yang telah dibuat oleh main kontraktor III-7
merupakan hasil koordinasi dan kesepakatan dengan pihak owner/ pemilik pekerjaan yang telah disetujui. c) Selalu berkoordinasi dengan main kontraktor ketika akan maupun selama melaksanakan konstruksi sesuai item pekerjaan masing-masing. Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Proyek Menara Sentraya. 3.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang mengatur pola hubungan kerja antar orang atau badan yang berada di dalamnya, dimana masingmasing mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh. Dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui dengan jelas kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing struktur organisasi kontraktor adalah sebagai berikut : III-8
3.2.1. Manajer Proyek / Project Manager ( PM ) Manajer proyek mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Membuat sistem yang baik dan benar. b) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. c) Membuat time schedule pelaksanaan pekerjaan. d) Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada kantor pusat kontraktor. 3.2.2. Site Manajer ( SM ) Site manajer adalah orang yang bekerja pada kontraktor yang ditunjuk mewakili perusahaan dan memimpin pelaksanaan proyek dilapangan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara semua anggota pelaksana proyek serta mengatur tugas bawahannya sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. b) Memberikan pengarahan kepada pelaksana mengenai masalah-masalah teknis di lapangan. c) Menyiapkan progress report. III-9
3.2.3. Pelaksana Pelaksana mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para mandor. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Memberi pengarahan pada staf bawahannya mengenai masalah-masalah teknis di lapangan b) Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan c) Membuat perencanaan pekerjaan mingguan d) Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan e) Menyiapkan gambar shop drawing f) Menyiapkan laporan harian dan mingguan g) Menyiapkan progress report h) Mengontrol pelaksanaan pekerjaan sub kontraktor i) Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan j) Memelihara dan mengusahakan efektifitas penggunaan bahan, tenaga kerja dan peralatan. 3.2.4. Tenaga Teknik / Engineering Tenaga teknik merupakan tenaga pelaksana yang mengelola dan mengatur kegiatan pekerjaan dilokasi proyek. Tugas tenaga teknik antara lain adalah sebagai berikut ini : a) Membuat gambar kerja b) Melaksanakan pengukuran III-10
c) Mengontrol hasil kerja d) Mengatur penempatan peralatan dan material bangunan e) Memonitoring hasil pekerjaan. 3.2.5. Tenaga Administrasi dan Keuangan Tenaga administrasi dan keuangan bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali d) Membuat rekapitulasi gaji karyawan dan upah kerja. 3.2.6. Tenaga Logistik dan Peralatan Seseorang yang berada pada bagian ini mempunyai tugas mengurusi pemasukan dan pengeluaran material untuk kelancaran pekerjaan. Disamping bertugas juga melakukan pencatatan dan pemesanan material serta peralatan. Pencatatan dilakukan untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan kontraktor pada supplier. Tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Merencanakan pembelian bahan peralatan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. 2) Melaksanakan pembelian material dan peralatan sesuai dengan spesifikasi. III-11
3) Melaksanakan sistem administrasi pembelian dan penyimpanan bahan serta peralatan termasuk pengeluarannya dari gudang. 4) Memberi pengarahan pada bagian gudang mengenai pengaturan material dan peralatan yang didatangkan, penyimpanan dan pengeluaran dari gudang serta pemakaian dan pelaksanaan proyek. Gambar 3.2 : Struktur Organisasi PT. Total Bangun Persada 3.3. Jenis Kontrak Yang dimaksud dengan kontrak kerja dalam hal ini yaitu suatu perjanjian atau persetujuan bersama secarala sukarela, tanpa ada unsur paksaan yang mempunyai kekuatan hukum untuk saling mengikat antara pemilik proyek atau yang mewakilinya dengan kontraktor sebagai pelaksana proyek. Pada pelaksanaan proyek Menara Sentraya Office Park yang sedang dibangun ini, sistem kontrak III-12
yang digunakan adalah Fixed Unit Price Contract (Kontrak harga satuan). Fixed Unit Price Contract (Kontrak harga satuan) adalah kontrak pengadaan barang / jasa borongan atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/ unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya akan didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar benar telah dilaksanakan oleh pemborong. Dengan demikian, pekerjaan tambah/ kurang dimungkinkan berdasarkan hasil pengukuran bersama atas pekerjaan yang diperlukan. Pertimbangan untuk memilih kontrak dengan cara ini adalah karena untuk keakuratan pengukuran volume pekerjaan yang tinggi diperlukan survey dan penelitian yang sangat mendalam, detail, sampel yang banyak, dan waktu yang lama sehingga biayanya yang sangat besar padahal pengukurannya juga lebih mudah dalam pelaksanaan. Di pihak lain pekerjaan bersifat mendesak dan harus segera dilaksanakan, sehingga untuk pekerjaan yang sifat kondisinya seperti hal tersebut tidak tepat bila digunakan kontrak dengan sistem lump sum. 3.4. Sistem pembayaran Pembayaran secara khusus dibahas pada buku RKS, berikut ini merupakan kutipan dari RKS tentang masalah pembayaran prestasi pekerjaan. a) Pembayaran prestasi hasil pekerjaan yang disepakati dilakukan oleh pengguna jasa, apabila penyedia jasa telah mengajukan tagihan disertai laporan kemajuan hasilpekerjaan; III-13
b) Pembayaran prestasi hasil pekerjaan hanya dapat dilakukansenilai pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan, alat-alat yang ada di lapangan; c) Pengguna jasa dalam kurun waktu 7 (tujuh) hari harus sudah mengajukan surat permintaan pembayaran; d) Sistem pembayaran prestasi pekerjaan sesuai dengan ketentuan dalam syarat-syarat khusus kontrak; e) Bila terdapat ketidaksesuaian dalam perhitungan angsurantidak akan menjadi alas an untuk menunda pembayaran.pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa untuk menyampaikan perhitungan prestasi sementara dengan mengesampingkan hal-hal yang sedang menjadi perselisihan dan besarnya tagihan yang dapat disetujui untuk dibayar setinggi-tingginya sebesar sesuai ketentuan dalam dalamsyarat-syarat khusus kontrak; f) Setiap pembayaran harus dipotong jaminan pemeliharaan, angsuran uang muka, denda (bila ada), dan pajak; g) Untuk kontrak yang mempunyai subkontrak, permintaan pembayaran kepada pengguna jasa harus dilengkapi bukti pembayaran kepada seluruh sub kontraktor sesuai dengan kemajuan pekerjaan; h) Pembayaran terakhir hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) dan berita acara penyerahan pertama pekerjaan diterbitkan. III-14