KOMUNIKASI BISNIS & SOSIAL Pengantar Mata Kuliah: I Gede Iwan Suryadi,SE.,MM. STMIK STIKOM BALI 2007
Pengantar Komunikasi Bisnis Memahami Komunikasi Bisnis Pengertian Komunikasi Bisnis Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. (Himstreet & Baty) Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih flexible (luwes) dan informal. Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural/cross-cultural Communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi Bisnis (Business Communications) adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verba maupun nonverbal untuk mencpai tujuan tertentu.
Pengantar Komunikasi Bisnis (2) Uraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis Orientasi/tujuan Pokok bahasan Bahasa yang digunakan Format penulisan Gaya penulisan Kertas surat yang digunakan Stempel/cap Contoh Kepentingan pribadi Masalah pribadi Informal, bahasa campuran Tidak standar, fleksibel Tidak standar Tanpa kop surat Tanpa stempel Surat keluarga Kepentingan bisnis Masalah bisnis Formal, baku Standar Standar Dengan kop surat Dengan stempel Surat bisnis Tabel 1.1. Perbedaan antara Komunikasi Antarpribadi dengan Komunikasi Bisnis
Pengantar Komunikasi Bisnis (3) Bentuk Dasar Komunikasi Komunikasi Verbal Berbicara dan Menulis Mendengar dan Membaca Mengirim Pesan Menulis 9% Membaca 16% Berbicara 30% Mendengar 45% Menerima Pesan Gambar 1.2. Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis
Pengantar Komunikasi Bisnis (4) Komunikasi Nonverbal Orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya. Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras Simbol dilarang merokok dipasang di ruang tamu Asbak ditaruh diatas meja, dsb. Pentingnya Komunikasi Nonverbal Penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan.
Pengantar Komunikasi Bisnis (5) Tujuan Komunikasi Nonverbal Menurut Thil dan Bovee dalam Exellence in Business Communications: 1. Memberikan Informasi 2. Mengatur alur suatu percakapan 3. Mengekpresikan emosi 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal. 5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain 6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar. Proses Komunikasi Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today, 6e: 1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan 4. Penerima menerima pesan 5. Penerima menaksirkan pesan 6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Pengantar Komunikasi Bisnis (6) Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Tahap 2 Pengirim mengubah ide Menjadi pesan Tahap 3 Pengirim mengirim pesan SALURAN Dan MEDIA Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 5 Penerima menaksirkan pesan Tahap 6 Penerima menerima pesan Gambar 1.4. Proses Komunikasi
Pengantar Komunikasi Bisnis (7) Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi Masalah dalam Mengembangkan Pesan Masalah dalam Menyampaikan Pesan Masalah dalam Menerima Pesan Masalah dalam Menafsirkan Pesan Perbedaan Latar Belakang Perbedaan Penafsiran Kata Perbedaan Reaksi Emosional Bagaimana Memperbaiki Komunikasi Persyaratan Komunikasi Efektif: Persepsi Ketepatan Kredibilitas Pengendalian Keharmonisan Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati Minimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi Mempermudah upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan
Pengantar Komunikasi Bisnis (7b) Hambatan Komunikasi Komunikasi Antarindividu Perbedaan Persepsi dan Bahasa Pendengaran yang buruk Gangguan Emosional Perbedaan Budaya Gangguan Fisik Komunikasi dalam Organisasi Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing. Penyaringan yang tidak tepat Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai
Pengantar Komunikasi Bisnis (8) Komunikasi Antar Pribadi Pengertian Komunikasi Antar Pribadi Komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (face-to-face) Bahasa yang digunakan bersifat informal (tidak baku) dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa indonesia, atau campuran. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (pribadi) bila komunikasi terjadi dalam masyarakat, dan untuk melaksanakan tugas pekerjaan apabila komunikasi terjadi dalam organisasi.
Pengantar Komunikasi Bisnis (8) Tujuan Komunikasi Antar Pribadi Menyampaikan Informasi Berbagi Pengalaman Menumbuhkan Simpati Melakukan Kerja Sama Menceritakan Kekecewaan atau Kesalahan Menumbuhkan Motivasi Gaya Kepemimpinan Teori X dan Y dari Douglas McGregor:
Pengantar Komunikasi Bisnis (9) Teori X Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya Karyawan selalu ingin diarahkan Manajer harus selalu mengawasi kerja Teori Y Karyawan suka bekerja Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja Tabel 2.1. Asumsi Teori X dan Y
Pengantar Komunikasi Bisnis (10) Empat gaya kepemimpinan Pengarahan (directing) Karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan Pembekalan (coaching) Karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam mnyelesaikan pekerjaan Dukungan (supporting) Karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer Pendelegasian (delegating) Karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang manajer
Pengantar Komunikasi Bisnis (11) Gaya Kepemimpinan Situasional Keterampilan Analitis (analitical skills) Keterampilan Fleksibillitas (flexibility skills) Keterampilan Komunikasi (communications skills) Kepemimpinan Inti (Hellriegel dan Slocum) Pemberdayaan (empowerment) Intuisi (intuition) Pemahaman Diri (self-understanding) Visi (vision) Kesesuaian Nilai (value congruence)
Pengantar Komunikasi Bisnis (12) Kebutuhan Manusia Teori Hierarki Kebutuhan (Abraham Maslow; Hierarchy of needs theory ) Kebutuhan Fisiologis (physiological needs) Kebutuhan Keamanan (safety needs) Kebutuhan Sosial (social needs) Kebutuhan Status (status needs) Kebutuhan Aktualisasi Diri (self-actualizations)
Pengantar Komunikasi Bisnis (13) Self-actualizations Status needs Social needs Safety needs Physiological needs Gambar 2.1: Teori Hierarki kebutuhan dalam bentuk Piramida
Pengantar Komunikasi Bisnis (14) Teori Dua-Faktor (two-factor / motivation hygiene theory; Herzberg. Faktor Hygiene (sumber ketidakpuasan kerja) Faktor Motivator (sumber kepuasan kerja) Kondisi Kerja Pekerjaan itu sendiri Kebijakan Perusahaan Tanggung jawab Supervisi Pengakuan Gaji Prestasi Hubungan dengan rekan kerja Promosi Status Pertumbuhan Keamanan kerja Pengembangan Kehidupan pribadi Tabel 2.2: Komponen Teori Dua-Faktor
Pengantar Komunikasi Bisnis (15) Mendengarkan Sebagai Keahlian Antar Pribadi Pikiran Kata-kata Pemahaman Emosi Perasaan Mengadakan Hubungan Bahasa Tubuh Tindakan Dampak Gambar 2.2.: Mendengar dengan aktif