ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA REGISTRASI, PEMILIHAN DAN PENILAIAN VENDOR PADA PT ADARO ENERGY Andre Wahyu Wirawan; Rizki Apriliyarso; Fachri Anggi Maulana; Abdul Aziz Computer Science Department, School of Computer Science Binus University Jl. Syahdan No.9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 andre_ww@yahoo.com;tarsox666@gmail.com;afafuri@gmail.com; abdulazizpro@yahoo.com ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem basis data untuk mendukung proses registrasi, pemilihan, dan penilaian vendor pada kantor pusat PT. ADARO ENERGY beserta cabangnya, dengan harapan dapat mempermudah kerja bagian procurement dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Metode penelitian yang digunakan meliputi metode analisis (survei terhadap sistem yang sedang berjalan dan studi kepustakaan) dan metode perancangan basis data (perancangan konseptual, logikal, fisikal), serta metode perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hasil penelitian adalah implementasi rancangan basis data, dan rancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna. Simpulan dari penelitian ini yaitu dengan pengunaan basis data dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pendataan dan pencarian vendor, project, dan project manager. Kata kunci: sistem basis data, procurement ABSTRACT The purpose of this study is to analyze and design a database system to support the process of registration, selection, and assessment of vendors at the headquarters of PT. ADARO ENERGY and its branches, with the hope to facilitate the work and parts procurement can improve the performance of the company. Research methods used include analysis method (a survey of the current system and library research) and methods of database design (conceptual design, logical, physical), as well as the method of designing the system according to user needs. Results of the research is the implementation of a database design, and system design according to user needs. The conclusions of this study is to use the database to improve effectiveness and efficiency in data collection and search vendors, project, and project manager. Keywords: database systems, procurement
PENDAHULUAN Peranan teknologi dalam kehidupan tidak dapat dipungkiri lagi keberadaannya. Berbagai macam teknologi dengan kegunaan yang berbeda dapat dengan mudah dijumpai, misalnya telepon genggam sebagai salah satu media komunikasi, komputer sebagai media pendidikan, televisi sebagai media informasi, dan lain-lain. Dengan adanya teknologi-teknologi seperti itu tentunya akan memudahkan aktivitas penggunanya. Salah satu teknologi yang sering dijumpai adalah basis data (database). Basis data merupakan salah satu komponen terpenting dalam teknologi informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pengguna. Oleh sebab itu bisa digambarkan pentingnya basis data dalam sebuah perusahaan untuk mengatur, mengelola, menyimpan semua informasi terkait yang dibutuhkan perusahaan untuk jangka waktu singkat maupun jangka panjang. Untuk mempermudah pengaksesan basis data memerlukan sebuah media yang dapat membuat basis data bekerja tidak mengenal waktu dan tempat. Sebuah media yang bernama internet merupakan salah satu bagian pendukung dari perkembangan teknologi basis data. Internet dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna teknologi tersebut tidak hanya itu media internet juga dapat mempermudah pengelolaan dan pengaksesan data-data perusahaan menjadi lebih efisien. Dengan demikian dapat dilihat pentingnya internet sebagai media pendukung dari teknologi basis data. Berdasarkan pengamatan di PT. Adaro Energy ada beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul di dalam perusahaan seperti pendaftaran dan pengolahan data-data vendor yang masih manual. Oleh sebab itu, perancangan sistem basis data ini dimaksudkan untuk mengubah sistem yang sebelumnya menggunakan metode manual menjadi metode yang lebih mudah yaitu dengan system online. Metode ini dibuat seefisien dan sepraktis mungkin agar dapat diakses kapanpun dan dimanapun, sehingga diharapkan aplikasi sistem basis data ini dapat menjaring seluruh vendor yang ada dan mempemudah perkerjaan karyawan di perusahaan tersebut. Hal-hal tersebut melatarbelakangi penulisan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Registrasi, Pemilihan, dan Penilaian Vendor pada PT. Adaro Energy untuk menghasilkan suatu sistem basis data yang dirancang sebagai sarana pendukung kegiatan yang dilakukan perusahaan PT. Adaro Energy. a. Penelitian ini dibatasi pada ruang lingkup antara lain: (1)Registrasi vendor. (2)Penyerahan berkas vendor. (3)Penentuan penerimaan vendor (Pemilihan Vendor). (4)Registrasi admin company (bagian procurement). (5)Registrasi PM (Project Manager). (6)Penilaian vendor. (7)Penggunaan internet untuk memperluas dan mempercepat akses. (8)Tidak meliputi keamanan jaringan, namun tetap membuat otentikasi atau pemberian username dan password pada pengguna yang berhak.
Tujuan dari topik pembahasan ini yaitu: a. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan permasalahan yang ada di PT. Adaro Energy untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan dan permasalahan yang terjadi sebagai tolak ukur dalam perancangan aplikasi sistem basis data. b. Merancang sistem basis data berdasarkan kebutuhan perusahaan agar nantinya dapat berfungsi dengan baik dan berguna bagi kegiatan yang berjalan di PT. Adaro Energy. METODE PENELITIAN Terdapat dua metode penelitian yang digunakan yaitu metode analisis dan metode perancangan.pada metode analisis dilakukan pengumpulan informasi dengan cara: (1) Studi Kepustakaan yaitu dengan melakukan pencarian data-data yang berhubungan dengan sistematika penelitian, penulisan makalah, dan perancangan aplikasi sistem yang akan dibuat. (2) Studi Lapangan yaitu dengan melakukan peninjauan langsung ke perusahaan. Peninjauan ini disertai pencarian data-data yang dirasa berguna untuk perancangan aplikasi sistem. Datadata yang didapatkan berasal dari hasil wawancara terhadap karyawan perusahaan yang nantinya berlaku sebagai user dari aplikasi sistem yang akan dibuat. Dilakukan juga analisa terhadap desain user interface yang dirasa cocok untuk pemakai aplikasi agar tidak kesusahan dalam pemakaian aplikasinya nanti. Pada metode perancangan dilakukan perancangan aplikasi sistem basis data dengan cara: (1) Perancangan Database, melalui metode tersebut dimulailah perancangan database dari datadata yang didapat dari studi lapangan yang dilakukan langsung ke perusahaan. Perancangan basis data ini meliputi perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. (2) Perancangan Sistem, dengan metode tersebut mulai diimplementasikan perancangan aplikasi sistem sesuai kebutuhan-kebutuhan pengguna yang didapatkan dari survei langsung di perusahaan sebelumnya. Perancangan ini didasarkan dari hasil studi pustaka yang juga telah dilakukan sebelumnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah dilakukan proses-proses perancangan, akan dihasilkan suatu model basis data yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna di perusahaan. Berikut ini merupakan tabel-tabel utama yang terdapat pada model basis data yang telah dibangun: Tabel 1 Tabel MsSuperAdmin 1 SuperAdminID char 6 Primary 2 NIK varchar 20 3 Name varchar 50
4 Gender varchar 5 5 Address varchar 200 6 Phone varchar 20 7 Email Varchar 50 Tabel 2 Tabel MsAdminCompany 1 AdminCompanyID char 6 Primary 2 NIK varchar 20 3 Name varchar 50 4 Gender varchar 5 5 Address varchar 200 6 Phone varchar 20 7 Email Varchar 50 Tabel 3 Tabel MsProjectManager 1 ProjectManagerID char 6 Primary 2 NIK varchar 20 3 Name varchar 50 4 Gender varchar 5 5 Address varchar 200 6 Phone varchar 20 7 Email Varchar 50 Tabel 4 Tabel MsCalonVendor 1 CalonVendorID char 15 Primary 2 VendorName varchar 100 3 CompanyAddress varchar 200 4 Phone varchar 20
5 Fax varchar 20 6 Email varchar 50 7 NilaiProject int - 8 Posisi varchar 20 9 PicName varchar 50 10 PicPhone varchar 20 11 PicEmail varchar 50 12 PicRole varchar 50 13 StatusVendor varchar 20 Tabel 5 Tabel MsVendor 1 VendorID char 6 Primary 2 VendorName varchar 100 3 CompanyAddress varchar 200 4 Phone varchar 20 5 Fax varchar 20 6 Email varchar 50 7 NilaiProject int - 8 Posisi varchar 20 9 PicName varchar 50 10 PicPhone varchar 20 11 PicEmail varchar 50 12 PicRole varchar 50 Tabel 6 Tabel MsCompany 1 CompanyID char 6 Primary 2 CompanyName varchar 50
3 Phone varchar 20 4 Fax varchar 20 5 Email varchar 50 Dari struktur basisdata yang telah dibentuk, diperlukan suatu aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem basisdata. Untuk itu dibuatlah rancangan aplikasi tersebut. Berikut ini merupakan salah satu struktur menu yang telah dibentuk. Gambar 1 Struktur Menu pada Session Admin Company Gambar 2 Rancangan Layar Candidate Vendor pada Session Admin Company
Gambar 3 Rancangan Layar Register Vendor SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan dapat di ambil kesimpulan bahwa proses pendataan calon vendor, vendor, admin company, project manager, project menjadi lebih efisien, Proses pencarian data calon vendor, vendor, admin company, project manager, menjadi lebih cepat, Proses pemilihan calon vendor menjadi vendor menjadi lebih mudah. Proses penilaian vendor lebih mudah dan meminimalisasi kehilangan data penilaian. Berdasarkan kesimpulan terdapat beberapa saran yang antara lain perlunya buku panduan (user guide) atau pelatihan pada penguna agar dapat memudahkan dan memaksimalkan pekerjaan dari penguna. Penambahan konten ekspor data-data yang ada ke dalam microsoft excel untuk laporan dan backup data.
DAFTAR PUSTAKA Connolly, Thomas M dan Begg, Carolyn E. (2010). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (5 th edition). United States of America: Addison Wesley Inc.
RIWAYAT PENULIS Andre Wahyu Wirawan Andre Wahyu Wirawan lahir di kota Jakarta pada 26 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Rizki Apriliyarso Rizki Apriliyarso lahir di kota Pontianak pada 20 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Fachri Anggi Maulana Fachri Anggi Maulana lahir di kota Tanggerang pada 4 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014.