BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Berlian Komputer Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan komputer, notebook, laptop. Perusahaan ini didirikan oleh Ibu Yulia Natalia selaku komisaris dari PT. Berlian Komputer Utama dan berdiri pada tanggal 4 Mei 2011. Namun Ibu Yulia Natalia tidak sendiri, beliau dibantu oleh rekan-rekan kerjanya untuk membangun perusahaan ini yaitu Bapak Sigit dan Bapak Herdianto selaku Direktur dan Wakil Direktur perusahaan. Sebelum mendirikan PT. Berlian Komputer Utama, Ibu Yulia Natalia bekerja pada salah satu perusahaan yang juga bergerak di bidang penjualan komputer selama 25 tahun. Dimulai dari seorang sales, dan terakhir sebagai General Manager pada perusahaan sebelumnya. Begitu pula dengan Bapak Sigit dan Bapak Herdianto, mereka bekerja pada perusahaan yang sama dengan Ibu Yulia. Dua tahun sebelum mendirikan perusahaannya, Bapak Herdianto melakukan survei ke beberapa tempat yang menurutnya strategis untuk mendirikan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan komputer. Setelah melakukan survei ke lapangan, akhirnya diputuskan untuk mendirikan PT. Berlian Komputer Utama di Orion Dusit lantai Dasar nomor 29, Jalan Mangga Dua Raya, Jakarta Pusat. 33
Untuk mendapatkan persediaan komputer dan laptop, Ibu Yulia Natalia memiliki rekan rekan yang sekaligus merupakan supplier dari beberapa merk merk ternama seperti Hewlett Packard (HP), ASUS, DELL, Samsung, dan sebagainya. PT. Berlian Komputer Utama saat ini masih belum membuka cabang di tempat lain, hal ini disebabkan karena perusahaan ini baru berdiri selama satu setengah tahun sehingga belum berani untuk membuka cabang. 3.1.2 Stuktur Organisasi Gambar 3.1 Stuktur Organisasi 3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur: Menentukan tujuan dan strategi untuk mengembangkan perusahaan. Mengambil keputusan strategis dalam pengembangan perusahaan. Membuat target yang harus dicapai secara periodic 34
2. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab Wakil Direktur: Menentukan tujuan dan strategi dalam menjalankan perusahaan. Membantu Direktur dalam pengambilan keputusan strategis. 3. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan: Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan. Mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan. 4. Retail Manajer Tugas dan tanggung jawab Retail Manajer: Mengontrol stok barang (pembelian dan penjualan). Membuat promosi harga agar menarik perhatian pelanggan. 5. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang: Membantu Retail Manajer dalam mengontrol persediaan barang di gudang. Memeriksa dan melaporkan ketersediaan barang apa saja yang akan habis Melakukan pengeluaran barang terhadap pemesanan. 6. Bagian Pembelian Tugas dan tanggung jawab Bagian Pembelian: Membantu Retail Manajer untuk mengurus proses pembelian barang. Bertanggung jawab atas hubungan dengan Supplier. 35
7. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan: Membantu Retail Manajer untuk mengurus proses penjualan barang. Melayani pelanggan dalam melakukan pemesanan barang. 8. Teknisi Tugas dan tanggung jawab Teknisi: Membantu pelanggan melakukan instalasi barang (laptop) apabila terjadi transaksi. Membantu pelanggan melakukan pemasangan barang. 9. Manajer HRD Tugas dan tanggung jawab Manajer HRD: Melakukan seleksi terhadap karyawan baru. Mengurus peraturan-peraturan tentang karyawan dan jam kerja. 10. Manajer Korporat Tugas dan tanggung jawab Manajer Korporat Mencari tender-tender baik melalui internet, koran, maupun langganan (Banking, Government, BUMN). Memeriksa barang-barang yang dibutuhkan dalam tender dan meminta surat dukungan ke principal yang bersangkutan. Membuat surat penawaran lengkap dengan dokumen yang dibutuhkan untuk tender. 36
11. Manajer Pemasaran Tugas dan tanggung jawab Manajer Pemasaran: Membuat pricelist bulanan untuk diberikan kepada dealers. Membantu melakukan penawaran ke dealers baik dalam dan luar kota untuk membeli barang. Mengajak kerja sama dengan Bank untuk mengadakan pameran. Melakukan penawaran barang untuk dimasukan kedalam catalogue dari sebuah Bank. 3.2 Visi dan Misi Visi PT. Berlian Komputer Utama yaitu: Tumbuh bersama dengan rekan kerja, kesuksesan Anda berarti kebanggaan dan manfaat untuk kami. Misi PT. Berlian Komputer Utama yaitu: Menjadikan semua kalangan pengguna IT sebagai partner kerja. 37
3.3 Prosedur Sistem yang Berjalan Adapun proses bisnis penjualan yang sedang berjalan pada PT. Berlian Komputer Utama adalah sebagai berikut: a. Prosedur Penjualan 6b. Kartu kredit + charge 3% 7a,b, c. Nota Penjualan+Nota Pengiriman+barang 6a. cash 1. list barang 5. Konfirmasi pesanan 2. data barang Customer 6c. Down Payment 25% Bagian Penjualan Spreadsheet 8c. Surat Tagihan 9c. Sisa Payment+ surat tagihan 10c. Surat Pelunasan 3. Nota Pemesanan 4. nota pengiriman +barang Bagian Gudang Gambar 3.2 Prosedur Penjualan 1. Customer datang ke toko dilayani oleh Bagian Penjualan dengan membawa list/ spesifikasi barang yang diinginkan 2. Bagian Penjualan akan mengecek barang yang diinginkan oleh Customer di spreadsheet 3. Jika barang yang diinginkan Customer ada, lalu Bagian Penjualan akan membuatkan Nota Pemesanan dan memberikannya ke Bagian Gudang 4. Bagian Gudang akan membuatkan Nota Pengiriman sebagai bukti keluar barang dan memberikan barang yang sesuai dengan Nota Pemesanan kepada Bagian Penjualan 38
5. Bagian Penjualan akan mengkonfirmasi pesanan kepada Customer 6. a. Customer akan membayarkan barang yang dibelinya dilakukan secara cash (tunai) b. Customer akan membayarkan barang yang dibelinya dengan menggunakan Credit Card dan di kenakan charge 3% c. Customer akan memberikan DP (Down Payment) 25% terhadap barang yang dibelinya sesuai dengan kesepakatan yang ada. 7. Bagian Penjualan akan memberikan Nota Penjualan, Nota Pengiriman dan Barang yang dibeli kepada Customer. 8. c. Bagian Penjualan akan mengirimkan Surat Tagihan kepada Customer. 9. c. Customer akan membayarkan sisa pembayaran sesuai dengan Surat Tagihan yang telah diberikan kepada Bagian Penjualan. 10. c. Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Pelunasan sebagai tanda bahwa Customer telah melunasi tagihan. 39
b. Prosedur Retur Gambar 3.3 Prosedur Retur 1. Customer akan dating ke Bagian Penjualan membawa Barang yang ingin diretur dan Nota Penjualan pembelian barang tersebut 2. Bagian Penjualan akan menginput data barang tersebut ke Spreadsheet 3. Bagian Penjualan akan memberikan Nota Debet kepada Customer sebagai bukti barang sedang di retur 4. Customer akan membawa Nota Debet kepada Bagian Penjualan untuk mengambil barang yang sedang diretur 5. Bagian Penjualan akan memberikan barang yang sudah diperbaiki kepada Customer 40
c. Prosedur Penghitungan Komisi dan Penggajian Gambar 3.4 Prosedur Penghitungan Komisi dan Penggajian 1. Manajer Keuangan akan mengambil data penjualan dari Spreadsheet lalu menjumlah penjualan dari Bagian Penjualan 2. a. Jika jumlah penjualan tidak mencapai target yang ditentukan maka Bagian Penjualan hanya akan mendapatkan gaji pokok yang telah disepakati sebelumnya b. Jika jumlah penjualan mencapai target yang ditentukan maka Bagian Penjualan akan mendapatkan komisi sebesar 3% dari jumlah penjualan yang telah dicapainya pada bulan tersebut beserta gaji pokok. 3.4 Identifikasi Masalah Meskipun saat ini menggunakan sistem komputer, namun perusahaan hanya menggunakan spreadsheet yaitu berupa Microsoft Excel, sehingga data yang ada belum dapat saling terhubung satu sama lainnya. Pengelolaan data masih belum menggunakan database, sehingga berpotensi terjadinya redudansi data Sulit untuk mengelola data ( select, insert, update, delete ). Kesulitan dalam mengolah data menjadi informasi dan pembuatan laporan dikarenakan hubungan antar data belum dapat saling terhubung satu sama lainnya. 41
3.5 Usulan Pemecahan Masalah Identifikasi pemecahan masalah yang dihadapi PT Berlian Komputer Utama dalam proses bisnisnya, adalah sebagai berikut: Merancang database untuk meningkatkan hubungan antar data dan mengurangi redudansi data. Mempermudah menyimpan data sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan kerusakan data. Menyediakan fitur untuk mengelola data ( select, insert, update, delete ). Mempermudah pembuatan laporan yang hubungan antar datanya sudah terhubung satu dengan lainnya. 42