UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Jenjang Pendidikan Strata-1 Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INVENTARISASI "EXTRA COMPTABLE (SIM-E)" BERBASIS WEB PADA PT. PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT Fritz Michael Martin Luther 0800769174 Pradana Wijaya Putra 0800770415 Vicky Narabudi 0800773083 Abstrak PT. PLN (Persero) merupakan perusahaan yang mempunyai banyak cabang dan memiliki banyak barang inventaris baik tetap maupun tidak tetap. Saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual sehingga dinilai kurang efektif dan dapat membuat pekerjaan menjadi tidak efisien. Tujuan menggunakan sistem informasi manajemen inventarisasi, perusahaan akan dapat meningkatkan efisiensi, karena semua data sudah terintegrasi dalam sebuah sistem. Dalam penelitian ini digunakan metodologi studi kepustakaan, analisis, dan metode perancangan. Dengan menggunakan metodologi ini dapat diketahui kebutuhan dan prosedur yang digunakan dalam sistem informasi manajemen inventarisasi. Simpulan dari sistem ini dapat memudahkan pengelolaan barang inventaris. Kata Kunci Inventarisasi, Extra Comptable, Sistem Informasi Manajemen, Web, Analisis dan Perancangan iv
PRAKATA Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat, rahmat, dan kasih sayang yang telah diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi dengan lancar dan tepat waktu. Laporan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Inventarisasi Extra Comptable (SIM-E) berbasis web pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan skripsi ini, dan dengan segala kerendahan hati penulis sangat menghargai saran dan kritik membangun dari pembaca untuk penyempurnaan skripsi ini. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak sekali mendapat dukungan, baik secara moral maupun materi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Bpk. Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc, selaku dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Freddy Purnomo, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Iguh Widipangestu, Ing selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, saran, serta motivasi dalam penulisan skripsi ini. v
5. Bapak Ir. Dody Bambang Widodo, selaku Koordinator IT PT. PLN (Persero) Kantor Pusat yang telah memberikan kesempatan kepada penulis dalam melakukan survei untuk membuat aplikasi SIM-E. 6. Bapak Imam Safei, S.Kom., selaku Solution Specialist yang telah meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membantu penulis dalam memecahkan kesulitan teknis yang dihadapi. 7. Orang tua beserta seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan moral dan materi kepada penulis demi kelancaran proses penulisan skripsi. 8. Teman-teman penulis yang banyak memberi masukan dan dukungan. 9. Semua pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung dalam menyelesaikan skripsi ini, yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu disini. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca, pihak-pihak yang membutuhkan, dan sebagai salah satu sumbangsih penulis kepada almamater dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Jakarta, Juni 2008 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Soft Cover... iii Abstrak... iv Prakata... v Daftar Isi... vii Daftar Tabel... xviii Daftar Gambar... xxii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat... 3 1.3.1 Tujuan... 3 1.3.2 Manfaat... 3 1.4 Metodologi... 4 vii
1.4.1 Studi Pustaka... 4 1.4.2 Analisis... 4 1.4.3 Metode Perancangan... 5 1.5 Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI... 7 2.1 Teknologi Informasi... 7 2.2 Internet Sistem Informasi Manajemen (SIM)... 7 2.2.1 Extra Comptable.. 8 2.3 Internet... 8 2.3.1 World-Wide Web... 9 2.3.1.1 Istilah dalam World-Wide Web... 9 2.3.1.2 Protokol Komunikasi Internet... 11 2.4 Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)... 14 2.4.1 Delapan Aturan Emas Perancangan Interface... 15 2.4.2 Tiga Pilar Perancangan Interface... 17 2.4.3 Kesalahan Umum dalam Men-Design Web... 18 2.5 Software Engineering (SE)... 19 viii
2.6 Software Development Life Cycle (SDLC)... 20 2.7 Sistem Basis Data (Database)... 25 2.7.1 Pengertian Sistem Basis Data... 25 2.7.2 Database Management System (DBMS).. 26 2.7.3 Keuntungan dan Kerugian DBMS 27 2.7.4 Desain Database 28 2.7.4.1 Pendekatan pada Design Database. 28 2.7.4.2 Pemodelan Data. 29 2.8 Unified Modeling Language (UML). 31 2.8.1 Class Diagram 31 2.8.2 Use Case 33 2.8.3 Activity Diagram 35 2.9 Entity Relationship Diagram (ERD).. 37 2.10 Stade Transition Diagram (STD) 38 2.11 Sequence Diagram.. 40 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 42 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 42 ix
3.1.1 Riwayat Perusahaan 42 3.1.2 Visi. 43 3.1.3 Misi... 43 3.1.4 Motto. 43 3.2 Aktivitas Bisnis 43 3.2.1 Pengembangan Organisasi. 44 3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan. 46 3.3 Hasil Survey (Wawancara)... 47 3.4 Analisis Permasalahan. 48 3.5 Analisis Kebutuhan.. 50 3.5.1 Kebutuhan Fungsional... 50 3.5.2 Kebutuhan Non Fungsional... 52 3.6 Bisnis Proses Sistem Informasi Manajemen Extra Comptable (SIM-E) 53 3.6.1 Penerimaan dan Penempatan Barang...... 54 3.6.2 Mutasi Barang... 56 3.6.3 Inventarisasi Barang...... 58 3.7 Rancangan Database 59 x
3.8 Rancangan Class Diagram... 70 3.9 Rancangan Use Case... 71 3.9.1 Aktor... 71 3.9.2 Use Case Specification... 72 3.10 Rancangan Sequence Diagram... 111 3.10.1 Sequence Diagram Login 111 3.10.2 Sequence Diagram Ubah Profil 112 3.10.3 Sequence Diagram Mencatat Penerimaan Barang 113 3.10.4 Sequence Diagram Melihat Penerimaan Barang.. 114 3.10.5 Sequence Diagram Melihat Penempatan Barang. 114 3.10.6 Sequence Diagram Mencatat Permintaan Penempatan Barang... 116 3.10.7 Sequence Diagram Mencatat Pengeluaran Barang 118 3.10.8 Sequence Diagram Melihat Pengeluaran Barang.. 119 3.10.9 Sequence Diagram Mencatat Feedback Penerimaan Barang. 120 3.10.10 Sequence Diagram Mencatat Permintaan Penarikan Barang 121 3.10.11 Sequence Diagram Melihat Permintaan Penarikan Barang.. 122 3.10.12 Sequence Diagram Update Data Barang 123 xi
3.10.13 Sequence Diagram Melihat Barang Inventaris.. 124 3.10.14 Sequence Diagram Melihat Rekapitulasi Inventaris... 125 3.10.15 Sequence Diagram Melihat Pergerakan Barang Inventaris 126 3.10.16 Sequence Diagram Melihat Pengguna 127 3.11 Rancangan State Chart 128 3.12 Rancangan Layar... 130 3.12.1 Halaman Login... 130 3.12.2 Halaman Home 130 3.12.3 Menu Penerimaan Barang.. 131 3.12.3.1 List Penerimaan Barang.. 131 3.12.3.2 Catat Penerimaan Baru 131 3.12.4 Menu Penempatan.. 132 3.12.4.1 Permintaan Penempatan.. 132 3.12.4.2 Catat Permintaan Penempatan Barang. 133 3.12.4.3 Persetujuan Permintaan 133 3.12.4.4 Pengeluaran Barang.. 134 3.12.4.5 Feedback Penempatan Barang 135 xii
3.12.5 Menu Penarikan Barang.... 135 3.12.5.1 Daftar Penarikan Barang 135 3.12.5.2 Catat Permintaan Penarikan Barang... 136 3.12.5.3 Persetujuan Penarikan 136 3.12.5.4 Proses Penarikan Barang 137 3.12.5.5 Feedback Penarikan Barang 138 3.12.6 Menu Laporan 138 3.12.6.1 Daftar Inventaris. 138 3.12.6.1.1 Berdasarkan Penanggung Jawab dan Pengguna 138 3.12.6.1.2 Berdasarkan Ruangan... 139 3.12.6.1.3 Rekapitulasi Detil. 139 3.12.6.1.4 Rekapitulasi Ringkasan... 140 3.12.6.2 Track Barang.. 140 3.12.7 Menu Administrasi 141 3.12.7.1 Manajemen Pengguna 141 3.12.7.1.1 Daftar Bagian.. 141 3.12.7.1.2 Daftar Jabatan. 141 xiii
3.12.7.1.3 Daftar Pengguna. 142 3.12.7.1.4 Daftar Role. 142 3.12.7.1.5 Daftar Akses Role.. 143 3.12.7.1.6 Daftar User. 143 3.12.7.2 Manajemen Lokasi. 144 3.12.7.2.1 Daftar Unit Kerja... 144 3.12.7.2.2 Daftar Gedung. 144 3.12.7.2.3 Daftar Lantai... 145 3.12.7.2.4 Daftar Ruangan 145 3.12.7.2.5 Daftar Jenis Barang. 146 3.12.7.3 Manajemen Barang. 146 3.12.7.3.1 Daftar Katalog Barang. 146 3.12.7.3.2 Daftar Kondisi Barang... 147 3.12.7.3.3 Daftar Satuan... 147 3.12.7.3.4 Daftar Merk. 148 3.12.7.3.5 Daftar Tipe Penerimaan.. 148 3.12.7.3.6 Daftar Tipe Mutasi 149 xiv
3.12.7.3.7 Daftar Spesifikasi Barang. 149 3.12.7.3.8 Daftar Rekanan... 150 3.12.7.3.9 Daftar Kode Formulir 150 3.12.7.3.10 Daftar Alasan Penarikan. 151 BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM 152 4.1 Spesifikasi Sistem.. 152 4.1.1 Hardware 152 4.1.2 Software. 152 4.2 Penjelasan Antar Muka Website 153 4.2.1 Login. 153 4.2.2 Home. 155 4.2.3 Penerimaan Barang 156 4.2.3.1 List Penerimaan Barang. 156 4.2.4 Penempatan Barang.. 158 4.2.4.1 Mencatat Permintaan Penempatan. 158 4.2.4.2 Mencatat Persetujuan Permintaan Penempatan. 160 4.2.5 Pengeluaran Barang 162 xv
4.2.5.1 Mencatat Feedback Penerimaan Barang.. 164 4.2.6 Penarikan Barang 166 4.2.6.1 Mencatat Permintaan Penarikan.. 166 4.2.6.2 Persetujuan Penarikan.. 167 4.2.6.3 Proses Penarikan Barang.. 168 4.2.6.4 Feedback Penarikan Barang. 169 4.2.7 Laporan.. 171 4.2.7.1 Melihat Track Barang Inventaris. 172 4.2.8 Administrasi Data... 173 4.2.8.1 Manajemen Pengguna.. 173 4.2.8.2 Manajemen Lokasi 177 4.2.8.3 Manajemen Barang.. 179 4.2.8.4 Manajemen Rekanan. 186 4.3 Evaluasi Sistem 187 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 195 5.1 simpulan... 195 xvi
5.2 Saran 195 DAFTAR PUSTAKA. 197 RIWAYAT HIDUP. 198 DAFTAR LAMPIRAN Daftar Pertanyaan Wawancara... L1 Daftar Pertanyaan Kuisioner... L2 Surat Survey xvii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 SDLC 20 Gambar 2.2 Contoh Sequence Diagram. 41 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan. 46 Gambar 3.2 Diagram Alir Penerimaan dan Penempatan Barang.. 55 Gambar 3.3 Diagram Alir Mutasi Barang..... 57 Gambar 3.4 Diagram Alir Proses Inventarisasi Barang 58 Gambar 3.5 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Extra Comptable.. 54 Gambar 3.6 Kebutuhan Fungsional... 51 Gambar 3.7 Rancangan Class Diagram. 70 Gambar 3.8 Aktor pada use case... 71 Gambar 3.9 Use Case Diagram Login dan Ubah Profil User... 72 Gambar 3.10 Use Case Diagram Pengelolaan Penerimaan Barang Inventaris. 75 Gambar 3.11 Use Case Diagram Pengelolaan Permintaan Barang Inventaris.. 80 Gambar 3.12 Use Case Diagram Pengelolaan Mutasi Barang Inventaris. 89 Gambar 3.13 Use Case Diagram Pengelolaan Pengguna.. 93 Gambar 3.14 Use Case Diagram Pengelolaan Katalog Barang 104 Gambar 3.15 Use Case Diagram Laporan. 107 Gambar 3.16 Sequence Diagram Login 111 Gambar 3.17 Sequence Diagram Ubah Profil... 112 Gambar 3.18 Sequence Diagram Mencatat Penerimaan Barang.. 113 Gambar 3.19 Sequence Diagram Melihat Penerimaan Barang. 114 xxii
Gambar 3.20 Sequence Diagram Melihat Penempatan Barang 115 Gambar 3.21 Sequence Diagram Mencatat Permintaan Penempatan Barang.. 116 Gambar 3.22 Sequence Diagram Mencatat Pengeluaran Barang. 118 Gambar 3.23 Sequence Diagram Melihat Pengeluaran Barang 119 Gambar 3.24 Sequence Diagram Mencatat Feedback Penerimaan Barang.. 120 Gambar 3.25 Sequence Diagram Mencatat Permintaan Penarikan... 121 Gambar 3.26 Sequence Diagram Melihat Permintaan Penarikan. 122 Gambar 3.27 Sequence Diagram Update Data Barang. 123 Gambar 3.28 Sequence Diagram Melihat Barang Inventaris 124 Gambar 3.29 Sequence Diagram Melihat Rekapitulasi Inventaris... 125 Gambar 3.30 Sequence Diagram Melihat Pergerakan Barang Inventaris. 126 Gambar 3.31 Sequence Diagram Melihat Pengguna 127 Gambar 3.32 State Chart Penerimaan dan Penempatan Barang... 128 Gambar 3.33 State Chart Mutasi dan Penarikan Barang. 129 Gambar 3.34 Rancangan Halaman Login. 130 Gambar 3.35 Rancangan Halaman Home. 130 Gambar 3.36 Rancangan List Penerimaan Barang 131 Gambar 3.37 Rancangan Catat Penerimaan Baru. 131 Gambar 3.38 Rancangan Permintaan Penempatan... 132 Gambar 3.39 Rancangan Catat permintaan penempatan barang.. 133 Gambar 3.40 Rancangan Persetujuan Permintaan 133 Gambar 3.41 Rancangan Pengeluaran Barang. 134 Gambar 3.42 Rancangan Feedback Penempatan Barang. 135 xxiii
Gambar 3.43 Rancangan Daftar Penarikan Barang.. 135 Gambar 3.44 Rancangan Catat Permintaan Penarikan Barang. 136 Gambar 3.45 Rancangan Persetujuan Penarikan... 136 Gambar 3.46 Rancangan Proses Penarikan Barang.. 137 Gambar 3.47 Rancangan Feedback Penarikan Barang.. 138 Gambar 3.48 Rancangan Laporan Berdasar Penanggungjawab dan Pengguna. 138 Gambar 3.49 Rancangan Laporan Berdasarkan Ruangan. 139 Gambar 3.50 Rancangan Laporan Rekapitulasi Detil... 139 Gambar 3.51 Rancangan Laporan Rekapitulasi Ringkasan.. 140 Gambar 3.52 Rancangan Track Barang 140 Gambar 3.53 Rancangan Daftar Bagian 141 Gambar 3.54 Rancangan Daftar jabatan... 141 Gambar 3.55 Rancangan Daftar Pengguna... 142 Gambar 3.56 Rancangan Daftar Role... 142 Gambar 3.57 Rancangan Daftar Akses Role. 143 Gambar 3.58 Rancangan Daftar User... 143 Gambar 3.59 Rancangan Daftar Unit Kerja.. 144 Gambar 3.60 Rancangan Daftar Gedung.. 144 Gambar 3.61 Rancangan Daftar Lantai. 145 Gambar 3.62 Rancangan Daftar Ruangan. 145 Gambar 3.63 Rancangan Dafar Jenis Barang 146 Gambar 3.64 Rancangan Daftar Katalog Barang.. 146 Gambar 3.65 Rancangan Daftar Kondisi Barang.. 147 xxiv
Gambar 3.66 Rancangan Daftar Satuan 147 Gambar 3.67 Rancangan Daftar Merk.. 148 Gambar 3.68 Rancangan Daftar Tipe Penerimaan 148 Gambar 3.69 Rancangan Daftar Tipe Mutasi 149 Gambar 3.70 Rancangan Daftar Spesifikasi Barang. 149 Gambar 3.71 Rancangan Daftar Rekanan. 150 Gambar 3.72 Rancangan Daftar Kode Formulir... 150 Gambar 3.73 Rancangan Daftar Alasan Penarikan... 151 Gambar 4.0 Halaman Login... 153 Gambar 4.1 Halaman Registrasi... 154 Gambar 4.2 Halaman Home... 155 Gambar 4.3 Halaman Penerimaan Barang... Gambar 4.4 Halaman Penerimaan Barang... 156 157 Gambar 4.5 Halaman Penerimaan Penempatan... 158 Gambar 4.6 Halaman Catat Permintaan Penempatan barang... 159 Gambar 4.7 Halaman Persetujuan Permintaan penempatan (1)... 160 Gambar 4.8 Halaman Persetujuan Permintaan penempatan (2)... Gambar 4.9 Halaman Pengeluaran Barang... 161 162 Gambar 4.10 Halaman Proses Pengeluaran Barang... 163 Gambar 4.11 Halaman Feedback Penerimaan barang... 164 Gambar 4.12 Halaman Proses Pengeluaran Barang..... 165 Gambar 4.13 Halaman Mencatat Permintaan Penarikan... 166 Gambar 4.14 Halaman Catat Permintaan Penarikan Barang... 167 xxv
Gambar 4.15 Halaman Persetujuan Penarikan... 167 Gambar 4.16 Halaman Persetujuan Permintaan Penarikan... 168 Gambar 4.17 Halaman Proses Penarikan Barang... 168 Gambar 4.18 Halaman Proses Permintaan Penarikan... 169 Gambar 4.19 Halaman Feedback Penarikan Barang... 169 Gambar 4.20 Catat Penerimaan Penarikan Barang.. 170 Gambar 4.21 Halaman Laporan... 171 Gambar 4.22 Halaman Rekapitulasi Detil... 171 Gambar 4.23 Halaman Track Barang Inventaris... 172 Gambar 4.24 Halaman Manajemen Pengguna... 173 Gambar 4.25 Halaman Administrasi DaftarBagian. 173 Gambar 4.26 Halaman Daftar Jabatan... 174 Gambar 4.27 Halaman Daftar Pengguna... 174 Gambar 4.28 Halaman Daftar Penerima Barang... 175 Gambar 4.29 Halaman Role... 175 Gambar 4.30 Halaman Akses Role... 176 Gambar 4.31 Halaman Daftar User... 176 Gambar 4.32 Halaman Manajemen Lokasi... 177 Gambar 4.33 Halaman Daftar Unit Kerja... 177 Gambar 4.34 Halaman Daftar Gedung... 178 Gambar 4.35 Halaman Daftar Lantai... 178 Gambar 4.36 Halaman Daftar Ruang... 179 Gambar 4.37 Halaman Manajemen Barang... 179 xxvi
Gambar 4.38 Halaman Daftar Jenis Barang... 180 Gambar 4.39 Halaman Daftar Katalog Barang... 180 Gambar 4.40 Halaman Daftar Kondisi... 181 Gambar 4.41 Halaman Daftar Satuan... 181 Gambar 4.42 Halaman Daftar Merk... 182 Gambar 4.43 Halaman Tipe Penerimaan... 182 Gambar 4.44 Halaman Tipe Penarikan... 183 Gambar 4.45 Halaman Spesifikasi Barang... 183 Gambar 4.46 Halaman Kode Formulir... 184 Gambar 4.47 Halaman Alasan Penarikan... 184 Gambar 4.48 Halaman Sumber Dana... 185 Gambar 4.49 Halaman Usia Ekonomis... 185 Gambar 4.50 Halaman Manajemen Rekanan... 186 Gambar 4.51 Halaman Administrasi Data Daftar Rekanan.. 186 Gambar 4.52 Diagram 1... 189 Gambar 4.53 Diagram 2... 190 Gambar 4.54 Diagram 3... 190 Gambar 4.55 Diagram 4... 191 Gambar 4.56 Diagram 5.... 191 Gambar 4.57 Diagram 6... 192 Gambar 4.58 Diagram 7... 192 Gambar 4.59 Diagram 8... 193 xxvii