BAB III ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. TENTANG PERUSAHAAN Pada bab ini akan membahas segala informasi mengenai perushaan, mulai dari sejarah perusahaan, tujuan bisnis perusahaan, kegiatan bisnis perushaan, struktur organisasi perushaan, dan gambaran sistem perusahaan. 3.1.1. SEJARAH PERUSAHAAN PT. KIA Mobil Indonesia Sunter Garden adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa yaitu perbaikan mobil yang terletak di cabang Sunter, Jakarta Utara yang didirikan pada tahun 1999. Saat ini PT. KIA Mobil Indonesia Sunter Garden memiliki kurang lebih 20 karyawan. PT. KIA Mobil Indonesia Sunter Garden setiap harinya mempunyai cukup banyak pelanggan yang datang untuk memperbaiki mobilnya. Rata-rata mobil yang diperbaiki dibengkel tersebut kurang lebih 10-20 mobil perharinya. Mobil yang telah diperbaiki oleh bengkel tersebut hanya yang ber merk KIA. Perbaikan yang dilakukan oleh PT. KIA Mobil Indonesia Sunter Garden adalah perbaikan mesin, sistem elektrik, dan perawatan berkala. 3.1.2. TUJUAN PERUSAHAAN "The Power untuk Surprise" merupakan komitmen global KIA untuk melebihi harapan pelanggan melalui inovasi otomotif berkelanjutan, sementara mewujudkan atribut 'menarik dan memungkinkan' dari merek KIA. 64
3.1.3. KEGIATAN BISNIS PERUSAHAAN Saat ini, KIA sebagai pemain global utama dan menawarkan produk yang terus berkembang dalam hal 3S, Sales (penjualan mobil), Service (servis) dan Spare Parts (suku cadang). 3.1.4. STRUKTUR ORGANISASI Berdasarkan struktur organisasinya, jabatan tertinggi dipegang oleh kepala Bengkel. Struktur organisasi Bengkel PT. KIA Mobil Indonesia Sunter Garden dapat di gambarkan pada proses gambar 3.1, yaitu sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel 65
3.1.5. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB A. Kepala Bengkel Jabatan : Kepala Bengkel Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Cabang Bawahan : SA, Karu, Parts Head, Administrasi Bengkel terkait, Final Quality Checker Fungsi jabatan: menangani pelaksanaan kualitas terbaik dari proses penjualan jasa, parts, dan material bengkel. Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Bertanggung jawab atas pengembangan kualitas penjualan jasa, parts, & material bengkel: a. Memantau proses penjualan jasa bengkel, sebelum sedang setelah proses perbaikan. b. Menciptakan situasi dan kondisi yang efektif serta efisien dalam mendukung pencapaian target penjualan bengkel. c. Menyiapkan tujuan finansial dan operasional, serta forecast bulanan bengkel (value dan jam). d. Mengkoordinasikan dengan KARU atas pembagian target forecast (jam). e. Mengendalikan kualitas performa bengkel (pengendalian efisiensi dan produktivitas, laporan warranty dan follow-up) 66
f. Memberikan pengetahuan tentang product knowledge, kompetitor dan sellingskill kepada bawahan. g. Memantau proses pembayaran Common, Warranty, Internal dan transaksi lain yang berkaitan dengan transaksi bengkel. h. Mencegah terjadinya kecelakaan kerja. 2. Bertanggung jawab atas pengembangan sumber daya bengkel (manusia dan peralatan) : a. Mengirimkan data historis pelatihan yang telah diikuti oleh bawahannya kepada Training Dept. dan menganalisa kebutuhan pelatihan kepada masingmasing individu. b. Memilih dan mengirimkan personil bengkel untuk mengikuti pelatihan. c. Melakukan evaluasi pelatihan secara sederhana jika ada pelatihan yang diikuti bawahan. d. Memotivasi karyawan untuk selalu melakukan proses pengembangan diri. e. Melakukan koordinasi dengan Service Depart., bila dirasa ada pelatihan teknis / product knowledge yang perlu diketahui oleh Sales Dept.. f. Melakukan evaluasi performa bawahan berdasarkan job-des dan tujuan department. 3. Membuat dan mengevaluasi data penjualan jasa bengkel secara berkala. : a. Membuat dan mengusulkan program promosi bengkel lokal yang dianggap perlu. 67
b. Membuat laporan mingguan dan bulanan dari aktivitas bengkel, Sparepart, bahan dan menyimpan dokumen-dokumen pelaporan tersebut secara baik dan benar. c. Menentukan dan mengusulkan kebutuhan sarana bengkel (tools & equipment) yang dianggap perlu serta memelihara dan bertanggung jawab atas sarana bengkel tersebut. d. Menyimpan, merekapitulasi dan menindak lanjuti data keluhan pelanggan (Koordinasi dengan Service Pusat). e. Memantau posisi stock sparepart dan berkoordinasi dengan Kepala Cabang untuk mengambil tindakan bila dirasakan terjadi penyimpangan. f. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan dengan cara mengadakan konsolidasi untuk mempererat hubungan dengan pelanggan melalui komunikasi (surat/telpon/email) secara berkala. g. Mengadakan pertemuan/meeting mingguan dengan bawahan untuk meningkatkan mutu pelayanan, evaluasi hasil kerja dan produktifitas. B. Technical Advisor Jabatan : Technical Advisor Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Bengkel Bawahan : - 68
Fungsi jabatan: - Membimbing personel teknis di bengkel dalam bidang diagnosa, repair (perbaikan) atau metode metode service umum. - Meningkatkan efisiensi dari tiap individu untuk menjamin kualitas secara keseluruhan. - Bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan atau melatih, menyebarkan dan mengupdate Teknikal Informasi yang diperlukan untuk semua personel di Bengkel. Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Menyelesaikan Masalah Teknis: - Membantu Mekanik yang menghadapi kesulitan, dengan menasehati mereka dalam mencari solusi. - Melakukan test yang diperlukan untuk diagnosa, menggunakan equipment yang sesuai. - Konsultasi dengan Tim Field atau Training Center. 2. Memilih, meng-update, dan menggunakan dokumentasi teknis dan mendorong Mekanik untuk menggunakannya. 3. Menunjukkan perlunya penggunaan Special Service Tools (SST). 4. Melatih Personel Bengkel: - Berpartisipasi dalam persiapan schedule training dengan Workshop Manager (yang setara) dan Kepala Regu. - Menentukan potensi perkembangan teknis (kualifikasi tambahan atau perbaikanperbaikan yang mungkin) dan mengkomunikasikannya kepada Workshop head. - Memperbaiki dan memperbaharui level pengetahuan teknis personel bengkel secara periodic menggunakan materi yang diberikan oleh ATPM. - Memberikan perhatian ketika mengenalkan hal-hal baru. 69
- Menjelaskan adanya kesalahankesalahan teknis yang telah dilakukan. - Mengenalkan kepada para personel bengkel untuk menggunakan equipment bengkel. 5. Menyebarkan Informasi: - Menangani semua dokumen teknis yang masuk (TERSEBUT, Workshop Manuals, Prosedur Warranty, dan Laporan teknis lainnya) secara up to date. - Berperan dalam menentukan kebutuhan-kebutuhan tools. - Memberitahu personel Bengkel mengenai hal-hal baru. - Menyusun dokumentasi sehingga mudah dicari dan dibaca, mengelompokkannya sesuai dengan isi informasinya, atau sesuai dengan aktivitas orang-orang yang terkait. 6. Membantu dan Mengontrol: - Berpartisipasi dalam review kendaraan dengan Service Advisor yang meminta bantuan dan me nasehati customernya. - Membantu Service Advisor dalam pekerjaannya (jam-jam puncak, kasus teknis). - Memeriksa apakah tools dan equipment digunakan dengan wajar. - Melakukan test kendaraan yang sebelumnya mengalami kesulitan diagnosa. 7. Memastikan untuk selalu memperoleh Informasi dan Pelatihan: - Mengikuti perkembangan teknologi otomotif, melalui sumber-sumber informasi seperti Data-base AGIR, video, dsb. - Memperbaharui pengetahuannya dengan menghadiri meeting yang diadakan oleh ATPM. - Training dengan ambil bagian dalam sesi tahunan, dengan mengikuti schedule selftraining, kompetisi (bila ada) atau pelatihan khusus. 70
C. Service Advisor Jabatan : Kepala Regu Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Bengkel Bawahan : Mekanik, Helpers, Body Repair Fungsi jabatan: - Mengkoordinasikan kualitas penjualan jasa dan waktu terhadap pelanggan. - Menangani pelaksanaan proses penjualan jasa servis dan sparepart. - Bertindak sebagai penghubung antara pelanggan dengan cabang/dealer. Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Memastikan kebenaran daftar service appointment. 2. Selalu berkomunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan kualitas proses perbaikan unit: a. Mendapatkan persetujuan pelanggan dan tanda tangannya setelah memastikan bahwa pelanggan mengerti tentang kebijakan pembayaran atas jasa yang dibebankan. b. Menginformasikan pelanggan untuk persetujuan bilamana perbaikan unit memerlukan penyesuaian waktu dan biaya dari yang ditentukan semula. c. Mencatat setiap persetujuan/ penolakan yang disampaikan oleh pelanggan secara detail atas perbaikan yang memerlukan penyesuaian. d. Mengikuti proses perbaikan unit untuk memastikan ketepatan waktu sesuai dengan instruksi yang diberikan. 71
e. Mengkomunikasikan permintaan dan keluhan pelanggan atas unit secara benar kepada KARU / Mekanik. f. Memastikan perbaikan unit mengalami proses tepat sasaran, tepat waktu, dan tepat kondisi pada saat proses, perbaikan dan pemastian kualitas. g. Melakukan test-drive (uji jalan unit) bersama pelanggan pada saat perbaikan selesai dilakukan, bilamana dirasa perlu. 3. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan melalui komunikasi atas setiap tindakan perbaikan yang dilakukan terhadap mobil pelanggan. 4. Bertanggung jawab atas dokumen yang berkaitan dengan proses penjualan jasa bengkel: a. Menyiapkan seluruh total tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada bagian Kasir. b. Memastikan diselesaikannya proses administrasi setiap transaksi Claim (PWC) pada hari yang sama transaksi tersebut terjadi dengan melampirkan berbagai dokumen yang diperlukan (PWC, PWA, copy PKB, copy faktur pemesanan suku cadang dari PART PUSAT KMI, Nota bahan / suku cadang (bila ada) serta menyiapkan suku cadang BEKAS / Causal Parts). 5. Menyimpan dan meng up-date database pelanggan beserta data history unitnya dengan cara memastikan bahwa setiap penambahan perbaikan yang tercatat secara manual dalam PKB, juga pada akhirnya dicatat dalam system komputerisasi program yang ada; Memastikan kepuasan pelanggan dengan cara menelepon pelanggan yang telah melakukan transaksi perbaikan berat atas unit yang dimilikinya. 72
6. Menyampaikan kepada kepala bengkel halhal yang berkaitan dengan trend unit, perilaku pelanggan dan performa bengkel. 7. Menyampaikan kepada Departemen Sales, bilamana ada keinginan dari pelanggan untuk melakukan transaksi tukar tambah/jual. 8. Menyampaikan kebutuhan sparepart / bahan yang akan mendukung proses perbaikan kepada KARU dan mengkomunikasikan sejelas-jelasnya kepada pelanggan atas setiap pemakaian sparepart/bahan yang berkaitan dengan perbaikan unit. 9. Berkoordinasi dengan Partsmen perihal trend penggunaan sparepart saat ini, sehingga sifat pemesanan sparepart dapat disesuaikan. 10. Bekerjasama dengan Kepala Bengkel perihal informasi kualitas penjualan jasa dan transaksi bengkel untuk keperluan pelaporan. D. Kepala Regu Jabatan : Kepala Regu Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Bengkel Bawahan : Mekanik, Helpers, Body Repair Fungsi jabatan: - Mengarahkan dan mengkoordinir aktivitas harian mekanik dan pemastian kualitas pengerjaan unit. - Membimbing, melatih dan member petunjuk para personil bengkel. - Memelihara dengan benar fasilitas teknis, alat dan perlengkapan bengkel 73
Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Mengalokasikan pekerjaan berdasarkan kemampuan dan target mekanik. 2. Mengkomunikasikan dengan SA, bila ditemukan kasus tertentu yang membutuhkan penambahan pekerjaan selain yang tertera di PKB dan ada kaitannya dengan biaya perbaikan unit. 3. Mengendalikan waktu produktif mekanik dengan waktu standar yang telah ditetapkan (LTS) 4. Memantau dan mengikuti alur proses pengerjaan perbaikan unit yang dilakukan oleh mekanik. 5. Melakukan pemastian kualitas sebelum unit dinyatakan selesai dan diserahterimakan kepada SA. 6. Memelihara TERSEBUT, literatur bengkel, Troubleshot Bulletin, dan lain-lain. yang dipergunakan agar selalu tersimpan dengan baik. 7. Memelihara selalu Bulletin Board agar tetap informatif dan mudah dimengerti. 8. Memelihara special tools dan perlengkapan; dan melakukan koordinasi pemesanan dengan kepala bengkel bila diperlukan penambahan alat. 9. Memelihara keteraturan standar bengkel, fasilitas bengkel dan ruang parkir servis. 10. Melakukan pelatihan teknis dept. 11. Memantau program magang mekanik. 12. Memastikan penggantian sparepart dan pemakaian bahan telah di-lakukan sesuai dengan spesifikasi unit. 13. Melakukan serta menyiapkan laporan analisa quality investigasi unit yang return dan mencegah terjadinya hal yang serupa di kemudian hari. 74
E. Mekanik J abatan : Mekanik Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Regu Bawahan : Mekanik Magang, Helper Fungsi jabatan: - Menghasilkan kinerja pemeliharaan dan perbaikan unit berdasarkan standar KMC. - Menangani pengerjaan warranty claim dan seluruh program service terkait lainnya. Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Menghasilkan hasil kerja yang berkualitas sesuai dengan instruksi. 2. Menginformasikan KARU bila mengalami kesulitan pekerjaan. 3. Memelihara pengendalian kualitas secara terus menerus pada tahap awal hingga akhir dari setiap proses perbaikan unit yang dikerjakan. 4. Melaporkan KARU untuk ditindaklanjuti bila ditemukan kejanggalan lain (kerusakan yang terdeteksi di lapangan), yang tidak tertera di dalam PKB pada unit yang sedang diperbaiki. 5. Melakukan pengecekan atas kualitas dari hasil pekerjaan yang sudah diselesaikan sebelum diserahterimakan pada KARU. 6. Memelihara area kerja agar selalu bersih dan teratur. 75
7. Memastikan personal dan shop tools dalam kondisi layak pakai/baik dan menginformasikan pada KARU bila terjadi kerusakan atau hilang. 8. Melatih dan memantau trainee atau mekanik magang. 9. Menangani unit kendaraan pelanggan dengan hati-hati, waspada dan teliti F. Final Inspector Jabatan : Final Inspector Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Bengkel Bawahan : - Fungsi jabatan: - Memaksimalkan sarana bengkel. - Memantau waktu penyelesaian dari proses pekerjaan. - Melakukan final check untuk keseluruhan unit yang telah mengalami proses perbaikan yang telah dinyatakan selesai oleh KARU. Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Memastikan tidak terjadi pengulangan pengerjaan perbaikan unit. 2. Merekomendasikan dan menjelaskan kepada SA atas unit-unit tertentu yang memerlukan tambahan perbaikan tertentu. 3. Merekomendasikan dan menjelaskan kepada KARU atas perbaikan unit yang belum optimal. 76
4. Memantau waktu produktif mekanik dengan waktu standar yang telah ditetapkan (LTS) 5. Memastikan, mengendalikan & menginformasikan kepada SA mengenai kapasitas bengkel sepanjang hari. G. Tools Man Jabatan : Toolsman Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Bengkel Bawahan : - Fungsi jabatan: Memelihara dan menyimpan dengan benar perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel (termasuk di dalamnya Special Service Tools, alat peraga training / jika ada). Tanggung jawab dan tugas pokok: 1. Memahami penggunaan perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel. 2. Memastikan perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel hanya dipergunakan untuk kebutuhan bengkel. 3. Bertanggungjawab atas kelengkapan serta keberadaan perlengkapan dan alatalat pendukung kinerja bengkel setelah dipinjamkan kepada mekanik, KARU, SA atau KABENG. 77
4. Mengetahui status keberadaan perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel saat dibutuhkan. 5. Memastikan perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel dipergunakan dengan benar, sesuai dengan spesifikasi / tepat fungsi. 6. Memelihara kebersihan perlengkapan dan alat-alat pendukung kinerja bengkel. H. Partsman Jabatan : Partshead Divisi / Departemen : After Sales Service Atasan Langsung / Jabatan : Kepala Fungsi jabatan: Menangani pelaksanaan pemesanan, penjualan dan distribusi spareparts serta bahan yang berkualitas sesuai dengan prosedur yang ada. Tanggung jawab dan tugas: 1. Bertanggung jawab atas pengembangan kualitas pemesanan sparepart dan bahan: a. Memantau posisi sparepart/bahan dan membuat forecast order. b. Memastikan buffer stock untuk produk fast moving selalu tersedia mencukupi. c. Berkoordinasi dengan SA perihal trend penggunaan sparepart saat ini, sehingga sifat pemesanan dapat disesuaikan. 2. Membuat, mengevaluasi dan melaporkan data pemesanan dan penjualan sparepart secara berkala (bulanan) kepada KACAB, KABENG dan PART CENTER Pusat dengan menggunakan program dan format yang telah disediakan oleh KMI. 78
3. Bertanggung jawab atas posisi dan selisih stock sparepart dan bahan. 4. Mendistribusikan Sparepart / Bahan yang telah disetujui oleh KARU kepada Mekanik. 5. Membuat dan mengusulkan program promosi penjualan sparepart dan bahan yang dianggap perlu. 6. Menentukan dan mengusulkan kebutuhan sarana pendukung kinerja Part divisi Cabang yang dianggap perlu serta memelihara dan bertanggung jawab atas sarana pendukung tersebut. 7. Menyimpan, merekapitulasi dan menindaklanjuti data keluhan pelanggan mengenai Parts KIA secara lengkap dan tertulis untuk disampaikan kepada Part Center Pusat. 8. Memantau posisi stock sparepart dan bahan serta berkoordinasi dengan Kepala Bengkel untuk mengambil tindakan bila dirasakan terjadi penyimpangan. 3.2. GAMBARAN SISTEM Gambaran terhadap sistem yang sudah berjalan pada Bengkel KIA Mobil Indonesia Sunter Garden bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan pembuatan Aplikasi pelayanan. Analisis sistem berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada bengkel. 79
- Data Flow Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks 80
- Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol 81
3.2.2. Prosedur di Dalam Sistem Sistem yang sedang berjalan di bengkel KIA Mobil Indonesia Sunter Garden dimana pencatatan transaksi penjualan, pembelian, serta pelayanan masih berjalan dengan manual. Berikut ini adalah prossedur-prosedur yang berjalan pada bengkel KIA Mobil Indonesia Sunter Garden: 3.2.2.1. Sistem Penjualan Mobil (Sales) - Konsumen dating ke showroom dan dilayani oleh Showroom Counter atau Finance Counter. - Konsumen menyerahkan syarat-syarat administrasi pembelian dan diminta untuk menyetujui proses survey kelayakan kredit oleh pihak showroom, kecuali pembelian cash. - Surveyor akan men-survey pihak konsumen dan akan memberikan laporan berupa surat kelayakan kepada pihak showroom, jika dinyatakan layak kredit maka konsumen akan diminta untuk menyelesaikan proses administrasi. - Showroom Counter mencatat data konsumen dalam laporan penjualan Cash and Credit. - Proses penyerahan mobil ke tangan konsumen dilakukan. 82
83
3.2.2.2. Sistem Pelayanan Bengkel (Service) - Customer yang datang ingin service mobilnya akan langsung diarahkan ke bagian Service Advisor (SA) untuk menceritakan keluhan tentang mobilnya. - Service Advisor (SA) akan memberitahu ke Pembagian Tugas Mekanik (PTM) bengkel. - Pembagian Tugas Mekanik (PTM) bengkel akan member perintah kepada mekanik / montir bengkel untuk segera mengecek mobil customer. - Setelah dicek, mekanik / montir maka melapor ke Ketua Regu untuk dicek ulang. - Ketua Regu selesai mengecek hasil kerja mekanik / montir lalu melaporkan kembali informasi kerusakan mobil ke Service Advisor (SA). - Jika Ya ada kerusakan pada mobil, maka menunggu approval spare parts / suku cadang yang akan digunakan untuk memperbaiki mobil yang akan dilakukan oleh mekanik / montir. - Mekanik / montir setelah selesai memperbaiki mobil, maka selanjutnya tugas Pembagian Tugas Mekanik (PTM) member informasi ke customer kalau service sudah selesai. - Customer akan ke Kasir untuk proses billing (pembayaran) service mobil. - Selesai pembayaran, mobil akan diserahkan oleh Service Advisor (SA) ke customer. 84
85
3.2.2.3. Sistem Pembelian Suku Cadang (Spare Parts) - Service Advisor akan mengecek ketersediaan suku cadang di gudang dan mengirim e-mail ke supplier suku cadang di main dealer dan supplier ketiga untuk melakukan pemesanan suku cadang. - Main Dealer mengirim suku cadang ke dealer. - Dealer melakukan pembayaran ke Main Dealer dan supplier ketiga sesuai ketentuan perusahaan. 86
87
3.3. ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI Kebutuhan Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi No Informasi Pengguna Metode 1. Pendaftaran Member Member Manual dengan mengisi form data member 2. Persetujuan Member Admin Manual dengan menandatangani form 3. Pendaftaran Booking Service 4. Persetujuan data booking Member Manual dengan mengisi form booking service Admin Manual dengan menandatangani form 5. Pencatatan data member dan data kendaraan 6. Pencatatan data booking service 7. Pencatatan data sparepart baru 8. Pencatatan data harga-harga baru 9. Pencatatan Data Kendaraan Baru Admin Admin Bagian Sparepart Admin Admin Mencatat manual ke Ms Excel Mencatat manual ke Ms Excel Mencatat manual ke Ms Excel Mencatat manual ke Ms Excel Mencatat manual ke Ms Excel 88
10. Pencatatan Data Oli Baru 11. Pencatatan data pengecekan mobil Admin Mekanik Mencatat manual ke Ms Excel Mencatat manual ke Ms Excel 12. Pencatatan data kerja Admin Mencatat manual ke Ms Excel 13 Pencatatan data Admin Mencatat manual ke Ms Sparepart digunakan yang Excel 14. Pengecekan Data Booking setiap bulan 15 Pengecekan Data mobil setiap bulan 16 Pengecekan Data member setiap bulan 17 Pengecekan Data Service Manager Manager Manager Mekanik Manual dengan mengecek data booking. Manual dengan mengecek data mobil. Manual dengan mengecek data member. Manual dengan mengecek data service. 18. Perhitungan Estimasi Biaya Service Admin Melakukan perhitungan estimasi biaya sesuai 19 Pengecekan Data pengecekan mobil Kepala Regu keluhan pelanggan. Manual dengan mengecek data pengecekan mobil. 20 Pengecekan Data PTM Manual dengan mengecek 89
Kerja 21 Persetujuan Data Sparepart Bagian Sparepart data kerja. Menandatangani Form Data Sparepart Kebutuhan informasi yang lain juga ialah pelayanan kepada pelanggan harus semakin cepat karena semakin banyaknya pelanggan sehingga tidak bisa terlayani dengan baik, tidak bisa dengan manual lagi. Berdasarkan kebutuhan informasi diatas maka dibutuhkan sebuah sistem berbasis web yang cepat untuk melayani pelanggan dan mampu menyimpan dan mengorganisasikan data sebagai berikut : 1. Member Berisi data mengenai member seperti Id_member, Username Id, Nama, Alamat, Telepon, Email, Tempat, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir, Tanggal Masuk Member, Status Member. 2. Admin Berisi data mengenai Admin seperti Id_admin, Nama, Username dan Password untuk membuka web admin. 3. Sparepart Berisi data mengenai sparepart seperti kode sparepart, nama sparepart, harga sparepart. Data ini digunakan untuk mengetahui data sparepart yang ingin dipakai ketika ingin melakukan service. 4. Booking Service 90
Berisi Data mengenai booking service dan sekaligus akan menjadi data service. Data ini berisi Nama member, Nama pem-booking, Alamat, Nomor Telepon, Tanggal Booking, Tanggal Service, No Urut, Nama mekanik yang mengerjakan, Data Mobil yang diservice, Part yang digunakan, Keluhan pelanggan, Kilometer atau tipe repair apa yang ingin dilakukan, dan Oli apa yang digunakan. 5. Kilometer Berisi Data mengenai Kilometer berapa yang ingin dilakukan perbaikan seperti Nama Kilometer. 6. Kendaraan Berisi Data mengenai kendaraan yang ada di perusahaan seperti no polisi kendaraan, nama kendaraan, jenis transmisi kendaraan, Warna kendaraan, No rangka kendaraan, dan Tahun Kendaraan. 7. Mekanik Berisi data mengenai data mekanik yang mengerjakan service seperti id mekanik dan nama mekanik. 8. Tipe Repair Berisi data mengenai data repair seperti kode repair dan nama repair seperti ganti kopling, ganti timing belt, dll. Sehingga dalam sistem tersebut, pelanggan dapat memilih jenis repair apa yang ingin dilakukan. 9. Color Berisi data mengenai data warna kendaraan seperti kode warna dan warnanya, karena dalam PT. KIA ini banyak kendaraan dengan banyak jenis varian warna sehingga kita bisa memilih kendaraan beserta memilih warnanya. 10. Oli 91
Berisi data mengenai data oli seperti kode oli, nama oli, harga oli, jumlah oli yang digunakan, dan jenis oli. 11. Tipe kendaraan Berisi data mengenai data tipe kendaraan seperti kode dan nama, karena di PT. KIA ini setiap tipe kendaraan harga sparepartnya berbeda-beda. Berikut ini Transaction Requirements untuk sistem yang ingin dibuat : Data Entry Enter the details pada Member Enter the details pada Admin Enter the details pada Booking Service Enter the details pada Pendaftaran Enter the details pada Sparepart Enter the details pada Oli Enter the details pada Mekanik Enter the details pada Mobil Enter the details pada Tipe Kendaraan Enter the details pada Tipe Repair Enter the details pada Km Enter the details pada Harga Jasa Berkala dan Repair Enter the details pada Harga Berkala dan Repair Data update/deletion Update/delete data member Update/delete data admin 92
Update/delete data sparepart Update/delete data transaksi booking service Update/delete data oli Update/delete data km Update/delete data mobil Update/delete data tipe kendaraan Update/delete data tipe repair Update/delete data mekanik Update/delete data harga jasa repair dan berkala Update/delete data harga berkala dan repair Data Queries Memasukkan registrasi member Memasukkan form login Menampilkan data member Mengubah data member Memasukkan data booking service. Menampilkan status booking service Memasukkan form LogIn Admin Menampilkan data booking service Mengubah status service. Mengkonfirmasi data booking service Memasukkan nama mekanik ke dalam data booking service. Memasukkan nama biaya tambahan ke dalam data bookingservice. Mengubah status data booking service 93
Memasukkan data admin Mengubah data admin Menghapus data admin Gambar 3.4 Diagram Context Sistem yang di buat 94
3.4. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI 3.4.1. Latar Belakang Masalah Dalam sistem bengkel KIA Mobil Indonesia Sunter Garden, dibutuhkan informasi yang lengkap dan up to date serta dapat membantu pekerjaan dan menyelesaikan masalah-masalah yg muncul. Disinilah peranan teknologi yang semakin maju sangat dibutuhkan yaitu dalam mengontrol performa sebagai upaya mewujudkan keinginan manusia tersebut. KIA Service merupakan salah satu perusahaan yang membutuhkan suatu sistem untuk memberikan fasilitas service booking untuk mengatasi masalah antrian dan juga mengupayakan agar para teknisi dapat mengerjakan setiap pekerjaan secara on schedule. 3.4.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, terdapat beberapa rumusan masalah yang akan di bahas dalam skripsi ini, antara lain: 1. Bagaimana membangun sebuah web dinamis yang dapat digunakan sebagai sarana booking service? 2. Bagaimana cara memberikan informasi status pengerjaan service dan harga spare part? 3.5. SOLUSI PEMECAHAN MASALAH Dari permasalahan yang sudah disebuntukan di atas, maka solusi yang dapat diberikan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut adalah dengan membentuk suatu aplikasi database perbengkelan berbasis web. Usulan-usulan yang dapat diberikan antara lain: 95
1. Membangun suatu website yang dinamis yang dimanfaatkan untuk melakukan booking service. 2. Memfasilitasi pelanggan untuk melihat informasi status pengerjaan service dan harga spare part. 96