ANALISIS PEMANFAATAN SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI) PADA BANK SUMUT SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang Studi Perpustakaan dan Informasi Oleh Rr BTARY KEUMALA NADYA 100709014 DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1 FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2014
ABSTRAK Rr Btary Keumala Nadya, 2014. Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini dilakukan pada pusat arsip Bank Sumut.Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut.Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem manajemen kearsipan belum sepenuhnya berjalan dan diterapkan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena karena kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip-arsip yang ada pada pusat arsip bank sumut, pengelolaan arsip yang belum terkelola dengan baik dan belum tertata rapi sesuai dengan prosedur yang ada sehingga agak sulit dalam penemuan kembali, kendala yang dihadapi oleh pusat arsip bank sumut adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki potensi dalam mengelola arsip-arsipnya, serta belum pernah dilakukan pendidikan maupun pelatihan bagi sumber daya manusia (SDM) pada pusat arsip bank sumut. Kata kunci: Sistem manajemen kearsipan, SDM
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala kasih karunia, petunjuk dan rahmat- Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi sebagai tugas akhir penulis yang merupakan syarat dalam menyelesaikan pendidikan dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Fakultas Ilmu Budaya. Adapun judul dari skripsi ini adalah Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Bank Sumut. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar besarnya kepada orang tua Ayahanda dan Ibunda tercinta, R Bambang Soedjiartono,SH dan Ir.Hj Indriyani Nasution, yang telah mencurahkan kasih sayang, mendidik, mengarahkan, mendukung, mendoakan, serta memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Beserta adik-adik tercinta Rr Diajeng Fierza Amarya dan Rr Meidy Irzha Adewidya yang juga ikut serta dalam mendoakan dan menyemangati penulis. Skripsi ini dapat selesai atas dukungan, arahan, dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenankanlah penulis menyampaikan rasa terimakasih sebesar besarnya dengan ketulusan hati kepada : 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi 3. Ibu Dra. Zaslina Zainudin, M.Pd selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dengan penuh kesabaran dan motivasi kepada penulis, serta meluangkan waktu sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 4. Bapak Ishak SS, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan saran dan petunjuk kepada penulis, dan bersedia meluangkan waktu sehingga skripsi ini dapat selsesai.
5. Ibu Hotlan Siahaan S.sos, M.I.Kom selaku penguji I yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis. 6. Bapak Abdul Hafiz Harahap S.sos, M.I.Kom selaku penguji II yang telah banyak memberikan masukan lewat saran kepada penulis. 7. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku dosen pembimbing akademik yang memberikan dorongan dan masukan kepada penulis. 8. Kepada seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 9. Kepada Kepala dan staf pada pusat arsip Bank Sumut yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini terutama dalam hal pengambilan data. 10. Kepada Abangda Yudi Purnomo yang selaku staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang memberikan banyak bantuan kepada penulis. 11. Kepada seluruh keluarga yang telah memberikan banyak motivasi dan dukungan agar skripsi ini dapat diselesaikan dengan sebik-baiknya. 12. Kepada sahabat sahabat penulis Jenny Rosalina Situmorang, Anggi Permata Sari, Nurul Pratiwi, Vinny Zega, Rizky Eka, Desi Barus, Nurul Utami, dan Yudika Stefany yang selalu memberikan dukungan, doa, waktu serta bantuan kepada penulis sampai penelitian ini berakhir. 13. Kepada teman teman angkatan 2010 Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan dalam berbagai hal, baik dari hasil penulisan, penyajian, serta penguraian isinya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda, kepada pihak pihak yang membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak pihak yang membutuhkannya.
2014 Medan,September Penulis Rr Btary Keumala Nadya NIM 100709014
DAFTAR ISI ABSTRAK... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... v DAFTAR GAMBAR... vii DAFTAR TABEL... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1... Latar Belakang Masalah... 1 1.2... Rumusan Masalah... 4 1.3 Tujuan Penelitian... 4 1.4... Manfaat Penelitian... 5 1.5... Ruang Lingkup Penelitian... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 2.1 Arsip... 6 2.1.1 Jenis Arsip... 7 2.1.2 Peranan Arsip... 8 2.1.3 Fungsi Arsip... 8 2.1.4 Alur Hidup... 8 2.1.5 Klasifikasi Arsip... 11 2.1.6 Penyusutan Arsip... 12 2.1.7 Jadwal Retensi Arsip... 12 2.2 Kearsipan... 13 2.2.1 Tujuan Kearsipan... 14 2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan... 14 2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan... 16 2.2.4 Sumber Daya Manusia... 16 2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia... 17 2.3.1 Tugas Pokok... 17 2.3.2 Kewenangan... 18 2.3.3 Pemanfaatan... 19 2.3.4 Manfaat ANRI... 19
BAB III METODE PENELITIAN.... 20 3.1 Metode Penelitian... 20 3.2 Lokasi Penelitian... 20 3.3 Proses Penelitian... 21 3.3.1 Mengidentifikasi Informan... 21 3.3.2 Menentukan Informan... 21 3.4 Sumber Data... 21 3.5 Analisis Data... 22 3.6 Tekhnik Pengumpulan Data... 23 3.6.1 Observasi... 23 3.6.2 Wawancara... 23 3.6.3 Dokumentasi... 24 3.7 Keabsahan Data... 25 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.... 26 4.1 Karakteristik Informan... 26 4.2 Kategori... 27 4.2.1 Sumber Arsip... 27 4.2.2 Peranan Arsip... 30 4.2.3 Proses Pengelolaan Arsip... 32 4.2.4 Penyusutan Arsip... 35 4.2.5 Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan...37 4.2.6 Sumber Daya Manusia... 38 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian...41 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...42 5.1 Kesimpulan... 42 5.2 Saran... 42 DAFTAR PUSTAKA... 43
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Siklus Hidup Arsip...10 Gambar 2 Divisi Bank Sumut...26 Gambar 3 Divisi Umum...28 Gambar 4 Bentuk Arsip...28 Gambar 5 Arsip yang belum dikelola...30 Gambar 6 Standar Operasional Perusahaan...32 Gambar 7 Tempat penyimpanan arsip...33 Gambar 8 Arsip yang belum dimusnahan...35 Gambar 9 Kepala Pusat Arsip Bank Sumut...39 Gambar 10 Bersama Kepala Pusat Arsip...39
DAFTAR TABEL Tabel 1 Tabel 2 Karakteristik Informan 26 Rangkuman Hasil Penelitian 41
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Wawancara 44 Lampiran 2 Hasil Transkrip Wawancara 45 Lampiran 3 Sejarah Singkat Bank Sumut..53