OLEH MUHAMMAD FADLI

Transkripsi

1 MANAJEMEN ARSIP STATIS DALAM UPAYA PELESTARIAN INFORMASI LEMBAGA PEMERINTAHAN PROVINSI JAMBI (STUDI KASUS PADA BPAD PROVINSI JAMBI) SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi OLEH MUHAMMAD FADLI DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2011

2 LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi : Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi) Oleh : Muhammad Fadli NIM : DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua Jurusan : Dr. Irawaty A. Kahar, M.pd Tanda Tangan : : Tanggal : FAKULTAS SASTRA Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan : : Tanggal :

3 LEMBAR PERSETUJUAN Judul Skripsi : Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi) Oleh : Muhammad Fadli NIM : Pembimbing I Tanda Tangan : : Himma Dewiyana, ST, M.Hum : Tanggal : Pembimbing II Tanda Tangan : : Ishak, SS, M.Hum : Tanggal :

4 LEMBAR ORISINALITAS Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip. Medan, 19 Maret 2011 Penulis, Muhammad Fadli ( )

5 ABSTRAK Fadli, Muhammad Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan Provinsi Jambi (Studi kasus pada BPAD provinsi jambi) Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip statis Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi, dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian secara substantif dilaksanakan pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi, pada bulan Februari Informan penelitian ini adalah arsiparis yang berjumlah empat orang. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumentasi. Hasil Penelitian menunjukkan bahwa kegiatan manajemen arsip statis pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang meliputi life cycle arsip statis telah dilakukan dengan benar oleh para arsiparis. Namun, tidak semua kegiatan dari life cycle arsip yang dijalankan oleh arsiparis berjalan dengan baik, seperti pada bagian akuisisi, setiap lembaga pemerintahan yang ada di provinsi jambi belum semuanya sadar untuk menyerahkan sendiri arsip yang mereka miliki kepada Badan Perpustakaan Arsip daerah. Selanjutnya pada bagian pemeliharaan dan perawatan, ruangan yang dimiliki dan juga peralatan yang ada juga belum sepenuhnya terpenuhi, hal ini dikarenakan sumber dana yang masih minim serta sumber daya manusia yang masih terbatas. Namun secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik. Kata Kunci : Manajemen, Arsip Statis

6 DAFTAR ISI ABSTRAK... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Kearsipan Pengertian Kearsipan Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip Peranan Arsip Jenis Arsip Arsip statis Pengertian Arsip Statis Tujuan Arsip Statis Fungsi Arsip Statis Lingkup Pengaturan Arsip Statis Manajemen Manajemen Arsip Evaluasi Manajemen Arsip Manajemen Arsip Statis Pengolahan Arsip... 17

7 Kontrol Ilmu Kearsipan Standar Deskripsi Koordinasi Ruang Pengolahan Peralatan SDM Daur Hidup Arsip Statis Akuisisi Deskripsi Pemeliharaan Perawatan Penggunaan Temu Kembali BAB III METODE PENELITIAN Metode Penelitian Lokasi Penelitian Proses Penelitian Analisis data Instrumen penelitian Jenis dan Sumber Data Keabsahan Data BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Profil Badan Peprustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi Sejarah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi Sejarah Lembaga Perpustakaan Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi Visi Misi... 35

8 4.1.4 Tugas dan Fungsi Fasilitas Perpustakaan Karateristik Informan Kategori Akuisisi Deskripsi Pemeliharaan Perawatan Layanan Pengguna Temu Kembali Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi Rangkuman Hasil Penelitian BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran Daftar Pustaka Lampiran

9 DAFTAR TABEL Tabel 1: Karateristik Informan Tabel 2: Rangkuman Hasil Penelitian... 60

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Kartu Deskripsi Gambar 2. Daur Hidup Arsip Gambar 3. Mobil Unit Layanan Masyarakat Sadar Arsip Gambar 4. Arsip Yang Baru Dideskripsikan Sesuai Pencipta Arsip Dan Bentuk Arsip Gambar 5. Peta Pengelolaan Arsip statis pada BPAD Provinsi Jambi Gambar 6. Contoh Formulir Survey Arsip pada BPAD Provinsi Jambi Gambar 7. Daftar Ikhtisar Arsip pada BPAD Provinsi Jambi Gambar 8. Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada BPAD Provinsi Jambi Gambar 9. Daftar Pertelaan Arsip pada BPAD Provinsi Jambi Gambar 10. Bahan Kimia Untuk Proses Pemeliharaan (Fumigasi) Gambar 11. Tisu Khusus Untuk Melindungi Arsip Gambar 12. Arsip Dengan Sistem Layanan Semi Tertutup Gambar 13. Buku klasifikasi Arsip Provinsi Jambi DAFTAR LAMPIRAN

11 Lampiran I 67 Lampiran II 68