EVALUASI APLIKASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (SKE) DI BALAI PENGELOLAAN DAERAH ALIRAN SUNGAI AGAM KUANTAN SUMATERA BARAT SKRIPSI

Transkripsi

1 EVALUASI APLIKASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK (SKE) DI BALAI PENGELOLAAN DAERAH ALIRAN SUNGAI AGAM KUANTAN SUMATERA BARAT SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi Untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi THARISA OKSEGA PRIMULIN DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2016

2 LEMBARAN PERSETUJUAN Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Oleh : Tharisa Oksega Primulin NIM : Pembimbing I : Ishak, SS., M.Hum. Tanda Tangan : Tanggal : Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom. Tanda Tangan : Tanggal :

3 LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Oleh : Tharisa Oksega Primulin NIM : DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd. Tanda Tangan : Tanggal : FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A. Tanda Tangan : Tanggal :

4 PERNYATAAN ORISINALITAS Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip. Medan, Januari 2016 Penulis, Tharisa Oksega Primulin

5 ABSTRAK Tharisa, Oksega Primulin Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini dilakukan di Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan efisien dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar aplikasi ini bisa lebih baik. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif dengan dokumentasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan mengisi form daftar check-list yang telah dibuat berdasarkan model evaluasi aplikasi sistem PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Hasil temuan diketahui bahwa Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi SKE yang terdiri dari beberapa fitur, yaitu: fitur login, tampilan utama, tampilan isi dan logout. Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan dengan baik, karena dari jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk kategori tidak ada berjumlah 3. Kata Kunci: Sistem Kearsipan Elektronik, PIECES. i

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnya kepada Papa dan Mama yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Abang saya Alendi dan Kakak saya Debi yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelsaikan skripsi ini. Penulissan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenakan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada: 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. ii

7 2. Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 5. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum selaku Dosen penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik. 6. Ibu Himma Dewiyana S.T., M.Hum selaku Dosen penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik. 7. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 8. Seluruh Staff Pegawai di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat, khususnya Kak Mira dan Kak Vicka selaku informan, terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan penulis. iii

8 9. Seluruh Staff Pegawai di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, khususnya Bang Yudi, terima kasih atas waktunya yang telah membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis. 10. Semua teman-teman ekstensi angkatan 2014 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan masukan kepada penulis. 11. Untuk seluruh teman-teman yang seperantauan (orang Padang) atas kebersamaannya Windu, Fitri, Putri, Endang, Dibertha, Trifani, Debora dan Grace. Penulis menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis berharap skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih. Medan, Januari 2016 Penulis, Tharisa Oksega Primulin iv

9 DAFTAR ISI ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii v vii viii ix BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 5 BAB II KAJIAN PUSTAKA Konsep Arsip Dinamis Pengertian Arsip Dinamis Tujuan Arsip Dinamis Peranan Manajemen Arsip Dinamis Sumber Daya Manusia Pengelolaan Arsip Dinamis Siklus Hidup Arsip Dinamis Konsep Arsip Elektronik Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik Siklus Hidup Sistem Arsip Model Evaluasi Sistem Aplikasi PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Performance Information Economic Control Efficiency Service International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) BAB III METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Tempat dan Waktu Penelitian Unit Analisis Data dan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data v

10 3.6 Teknik Analisis Data BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan PIECES Performance Information Economic Control Efficiency Service BAB V KESIMPULAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi

11 DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Performance Tabel 4.2 Skala Guttman Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Performance Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Information. 38 Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Information Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Economic Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Economic Tabel 4.8 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Control Tabel 4.9 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Control Tabel 4.10 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Efficiency Tabel 4.11 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Efficiency Tabel 4.12 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Service Tabel 4.13 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Service vii

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip Gambar 4.1 Halaman Eror Gambar 4.2 Halaman Login viii

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Gambar Lampiran 2 Pedoman Dokumentasi untuk Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) Di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES Lampiran 3 Hasil Dokumentasi dalam Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) Di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES ix