Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara menguruskan Jawatankuasa Universiti/Fakulti (JKHU). 2.0 SKOP Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab ahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001 Tajuk Dokumen Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia UPM/PU/PS/P016 Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen UPM/AKD/Senat- (02)/JK Minit Mesyuarat Senat (berkaitan) /Jld.2 - Kalendar Akademik Akta Universiti dan kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JKHU JKPF KAKD Ketua J KJ KPAA J TDA : Jawatankuasa Universiti/Fakulti : Jawatankuasa Pengurusan Fakulti : Ketua ahagian Urus Tadbir Akademik : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Institut dan Dekan Sekolah Pengajian Siswazah : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Penolong Pendaftar ahagian Urus Tadbir Akademik : Penolong Pendaftar Fakulti : Timbalan Dekan Akademik
Halaman: 2/7 5.0 TANGGUNGJAWA TNC (A&A), Ketua J dan KPAA bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Jawatankuasa Universiti/Fakulti (JKHU) ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 3/7 6.0 PROSES PERINCIAN 6.1 Mula 6.2 Kenalpasti Sedia ada baharu A 6.2 Kenalpasti Kenalpasti jenis Universiti dan Fakulti. Jika Universiti sedia ada, ikut langkah 6.3. Jika baharu, ikut langkah 6.11. Ketua J/TDA 6.3 Dapatkan 6.3 Dapatkan Kemukakan permohonan pencalonan Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mei setiap tahun. Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang telah lengkap diisi ke AKD. orang Universiti (PU/PS/R01/ KNV) Terima pencalonan dari Fakulti. 6.4 Sediakan Penilaian 6.4 Sediakan Penilaian Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Universiti. Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah. Skema Pemarkahan Universiti 6.5 Semak Lengkap Lengkap 6.5 Semak Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula sebelum Mesyuarat JKHU diadakan. Jika Lengkap, ikut langkah 6.6. Jika Lengkap, ikut langkah 6.21. 6.6 Perakuan JKHU 6.6 Perakuan JKHU C Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan. Dapat dan perakukan senarai Pemenang Universiti/ Fakulti untuk dibawa ke Senat. Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507
Halaman: 4/7 C 6.7 Kelulusan Senat 6.7 Kelulusan Senat Jika ya, ikut langkah 6.8 (untuk Universiti) dan 6.18 (untuk Fakulti). Ya Jika tidak, ikut langkah 6.21. KP (A&A)/ 6.8 Maklumkan Kepada Penerima dan Penaja 6.8 Maklumkan Kepada Penerima dan Penaja Hubungi Pemenang Universiti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen. Maklumkan kepada pihak Penaja Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang. 6.9 Sediakan Sijil dan 6.9 Sediakan Sijil dan Pastikan Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung. Pastikan semua maklumat untuk Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat. 6.10 Adakan Majlis Konvokesyen 6.10 Adakan Majlis Konvokesyen Sediakan pingat dan sijil untuk majlis pengurniaan Universiti kepada pemenang. Serahkan cek kepada pemenang selepas Majlis Konvokesyen berlangsung di KAD. Ikut langkah 6.21, proses tamat. TDA/KJ/J A 6.11 aharu? 6.11 aharu? Jika ya, ikut langkah 6.12. Ya Jika tidak, ikut langkah 6.13. TDA/KJ/J 6.12 Dapatkan Latar elakang Tajaan aharu E 6.12 Dapatkan Latar elakang Tajaan aharu Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja. Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke KAD untuk pengesahan hadiah baharu. D awa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan.
Halaman: 5/7 D TDA/KJ/J 6.13 Tentukan Kesahan E 6.13 Tentukan Kesahan Tamat Tempoh Semak tempoh tamat tajaan setiap Fakulti sedia ada. Jika tamat tempoh, ikut langkah 6.14. Jika aktif, ikut langkah 6.15 TDA/KJ/J Aktif 6.14 Pelanjutan Setuju 6.14 Pelanjutan Hubungi Penaja untuk melanjutkan tempoh tajaan sebelum tamat tempoh. Jika setuju, ikut langkah 6.15. Setuju Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21. TDA/KJ.J 6.15 Dapatkan 6.15 Dapatkan Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan prestasi pelajar bagi Fakulti setelah berhubung dengan penaja. Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan. Dapatkan maklumat penglibatan, pencapaian, curriculum vitae dan pelbagai dokumen sokongan calon yang dikenalpasti sebagai pemenang. TDA/KJ/ 6.16 Sediakan Penilaian 6.16 Sediakan Penilaian Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Fakulti yang disenaraikan. Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan. Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507 TDA/KJ/ 6.17 6.17 Perakuan JKPF Perakuan JKPF Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan. F awa senarai Pemenang Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan.
Halaman: 6/7 F 6.18 Maklumkan Kepada Fakulti 6.18 Maklumkan kepada Fakulti Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat. TDA/KJ/J 6.19 Maklumkan Kepada Penerima Fakulti Dan Penaja 6.19 Maklumkan Kepada Penerima Fakulti dan Penaja Hubungi Pemenang Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Fakulti. Maklumkan kepada pihak penaja Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang. TDA/KJ/J 6.20 Adakan Majlis Penyampaian 6.20 Adakan Majlis Penyampaian Dapatkan Sijil Fakulti daripada KAD. Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis Penyampaian Fakulti kepada pemenang. Adakan Majlis Penyampaian Fakulti 6.21 Tamat
Halaman: 7/7 7.0 REKOD il Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/27/3 JAWATANKUASA HADIAH Surat panggilan Mesyuarat JKHU Minit mesyuarat JKHU. Salinan kertas cadangan JKHU untuk pertimbangan Senat. Petikan minit Senat berkaitan JKHU. Surat permohonan pencalonan hadiah Universiti kepada fakulti. orang pencalonan pemenang Universiti. Surat dapatkan maklumbalas maklumat tajaan baharu hadiah ke fakulti. Surat maklumbalas dan maklumat tajaan hadiah baharu dari fakulti. Surat-menyurat yang berkaitan. 2. UPM/(KodJ)/600-4/27/3 HADIAH FAKULTI Petikan minit mesyuarat JKPF yang berkaitan Salinan borang pencalonan yang telah dilengkapkan untuk dihantar ke KAD. (Fail sisipan). Surat tajaan baharu fakulti daripada Penaja (jika ada). Salinan surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu kepada KAD. Salinan surat maklumbalas pencalonan hadiah universiti dari fakulti. Surat menyurat yang berkaitan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod AKD 3 Tahun (P/O) J J Pusat Dokumen dan Rekod J 3 Tahun Kuasa Melupus KPAA Ketua J