BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan Berawal dari hobi Bapak Arifin berolahraga, lalu muncul ide untuk mendirikan sebuah perusahaan yang begerak pada bidang penjualan peralatan olahraga, yang dipercaya dapat menyalurkan hobinya tersebut dan mendapatkan keuntungan. PT. ABC merupakan perusahaan yang berdiri di Bekasi, Jawa Barat pada tanggal 9 januari 2006, didirikan oleh Bapak Arifin, yang berlokasi di Jalan Raya Kranggan No. 23A Jati Sampurna, Bekasi 17433. PT. ABC memiliki TDP (Tanda Daftar Perusahaan) dengan nomor : 09.03.1.51.25434. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) dengan nomor: 01828/1.824.51. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dengan nomor: 02.534.271.8.017.000. PT. ABC sendiri bergerak dalam bidang distribusi peralatan olahraga. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: Menjadi perusahaan yang kuat dan terus tumbuh dalam dunia bisnis di tingkat Regional maupun Nasional. 79
80 Misi: 1. Menghasilkan keuntungan yang pantas untuk pengembangan perusahaan. 2. Menjalin kerja sama dengan pemasok atau produsen yang saling menguntungkan. 3. Memperluas daerah penjualan. 4. Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan produk yang berkualitas dan harga bersaing. 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Sumber (PT.ABC)
81 3.4 Tugas dan Wewenang : 1. Pemilik a) Memimpin perusahaan dan membuat keputusan serta membuat planning dimasa yang akan datang. b) Menjadi koordinasi seluruh kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. c) Menentukan kebijakan-kebijakan manajemen perusahaan terhadap organisasi dibawahnya. d) Membuat keputusan-keputusan untuk kepentingan perusahaan. e) Menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. f) Bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran perusahaannya. g) Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan. h) Memberikan pengarahan dan tuntutan kepada kepala bagian dan manajer yang membantunya menjalankan perusahaan. i) Membina kerjasama yang baik ke dalam maupun ke luar perusahaan. 2. Direktur Utama a) Mencari tenaga kerja. b) Mengangkat dan memberhentikan pegawai atas persetujuan pemilik. c) Mengawasi segala kegiatan karyawan baik dalam absensi maupun hal lain yang bersangkutan dengan perusahaan. d) Menentukan jam kerja karyawan. e) Menentukan gaji/upah karyawan berdasarkan persetujuan pemilik.
82 3. Direktur Penjualan dan Keuangan a) Mempromosikan produk. b) Menjual produk. c) Bertanggung jawab dalam pencapaian target penjualan yang dibebankan kepadanya. d) Menentukan jenis barang sesuai dengan permintaan pelanggan. e) Melakukan riset pasar untuk mengetahui kebutuhan konsumen. f) Melaporkan kepada direktur utama tentang penjualan dan kegiatan persaingan pasar. g) Membuat laporan penjualan dan keuangan untuk kontrol terhadap keluar masuknya kas penjualan. h) Menerima bukti-bukti transaksi. i) Mengeluarkan dan menerima uang berdasarkan bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan uang. j) Menyetor uang ke bank. k) Memegang bukti kas bank. 4. Staff Penjualan a) Bertugas untuk melayani langsung pelanggan yang datang. b) Menerima pembayaran langsung dari pelanggan. c) Membuat laporan penjualan. 5. Sales a) Membuat rencana dan laporan kunjungan harian ke langganan.
83 b) Membuat laporan transaksi sales dengan customer masing-masing. c) Menerima pembayaran dari pelanggan untuk diserahkan kepada kasir dalam hal penerimaan. d) Melaksanakan penagihan piutang dari hasil penjualannya. 6. Direktur Pembelian dan Gudang Bertugas untuk menerima Delivery Order yang diberikan dari bagian penjualan untuk diproses bagian muat barang. Kepala gudang akan memverifikasi apakah barang yang dimuat di dalam mobil sudah sesuai dengan surat pesanan barang ataukah belum. 7. Staff Gudang Bertugas memeriksa stok barang di gudang untuk dapat dikonfirmasi lebih lanjut apakah barang pesanan tersebut siap untuk dijual atau dipasarkan. 8. Bagian Pengiriman Bertugas mengirimkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan. 3.5 Sistem yang sedang berjalan : Proses bisnis PT. ABC terdiri dari proses pembelian dan proses penjualan, diantaranya : 3.5.1 Pembelian Pertama-tama direktur utama akan memilih pemasok atau produsen, kemudian Direktur Utama akan melakukan negosiasi harga dengan pemasok atau produsen yang telah dipilih. Setelah terjadi kesepakatan harga, Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat nota pembelian produk yang akan diberikan kepada
84 Direktur Utama untuk disetujui, kemudian akan dikirimkan melalui fax/email ke pemasok atau produsen tersebut. Setelah itu nota pembelian akan diberikan ke Direktur Pembelian dan Gudang. Saat barang datang, Direktur Pembelian dan Gudang bersama staff gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah dan kondisi barang yang diterima. Jika jumlah barang kurang/rusak maka Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat retur pembelian berdasarkan jumlah barang yang kurang/rusak yang akan diserahkan kepada Direktur Utama untuk dapat dikirimkan kembali kepada pemasok atau produsen, dan Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat penerimaan barang berdasarkan nota pembelian. Pada saat jatuh tempo pembayaran, maka Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat nota pembayaran dan diserahkan kepada Direktur Penjualan dan Keuangan untuk membayar tagihan barang kepada pemasok atau produsen dan membuat Bukti pembayaran pembelian untuk diserahkan kepada Direktur Utama. Pada akhir bulan, Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat laporan persediaan barang dan laporan pembelian barang yang akan diserahkan kepada Direktur Utama untuk diproses lebih lanjut.
85 3.5.2 Penjualan - Sales Sales datang ke toko-toko pelanggan untuk mendata barang-barang apa saja yang akan dibeli dan mendata toko tersebut. Data-data tersebut dibawa ke Direktur Penjualan dan Keuangan untuk meminta persetujuan. Jika Direktur Penjualan dan Keuangan setuju maka Sales akan mendaftarkan toko tersebut untuk menjadi member jika toko tersebut belum menjadi member. Jika sudah terdaftar, Sales akan langsung membuat nota penjualan dan akan memberikan nota penjualan ke Direktur Penjualan dan Keuangan. Direktur Penjualan dan Keuangan akan membuat Bukti pembayaran penjualan dua rangkap (putih dan merah). Bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan ke Direktur Pembelian dan Gudang. Kemudian Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat jalan dan surat pengeluaran barang sesuai dengan bukti pembayaran tersebut. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang. Setelah barang dikirim maka bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap kedua ke pelanggan tersebut. Jika ada retur barang maka bagian pengiriman akan mengembalikan barang tersebut ke Direktur Pembelian dan Gudang, dan Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat retur penjualan, surat pengeluaran barang dan surat jalan yang baru. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap kedua akan diberikan lagi ke bagian pengiriman dan bagian pengiriman akan mengantarkan barang kembali ke pelanggan. Bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap kedua ke pelanggan. Jika sudah jatuh tempo pembayaran
86 maka Direktur Penjualan dan Keuangan akan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke bagian pengiriman untuk menagih pembayaran ke toko pelanggan. Setelah dibayar maka bagian pengiriman akan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan dan mengambil rangkap kedua untuk diberikan ke Direktur Penjualan dan Keuangan sebagai arsip. Pada akhir bulan Direktur Penjualan dan Keuangan akan membuat laporan penjualan dan keuangan yang akan diberikan kepada Direktur Utama untuk diproses lebih lanjut. 3.5.3 Penjualan Staff Penjualan Pelanggan akan datang langsung ke toko untuk membeli barang. Pelanggan akan dilayani oleh staff penjualan, jika pelanggan belum terdaftar menjadi member dan pelanggan ingin mendaftar, maka staff penjualan akan mendaftarkan pelanggan menjadi member. Tetapi jika pelanggan tidak ingin menjadi member tidak menjadi masalah. Setelah menentukan barang yang akan dibeli staff penjualan akan membuat nota penjualan. Pelanggan akan membawa nota penjualan ke Direktur Penjualan dan Keuangan untuk membayar. Jika sudah dibayar maka Direktur Penjualan dan Keuangan akan membuat bukti pembayaran dua rangkap, rangkap pertama akan ditunjukan ke Direktur Pembelian dan Gudang agar Direktur Pembelian dan Gudang dapat membuat surat pengeluaran barang berdasarkan bukti pembayaran, sedangkan rangkap kedua akan diberikan kepada pelanggan. Jika pelanggan akan membawa barangnya langsung maka barang yang telah keluar dari gudang akan diberikan
87 ke Direktur Penjualan dan Keuangan bersamaan dengan bukti pembayaran rangkap pertama. Direktur Penjualan dan Keuangan akan memberikan barang dan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan serta meminta kembali bukti pembayaran rangkap kedua untuk dijadikan arsip. Jika pelanggan ingin barangnya untuk diantar maka Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat jalan. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap pertama akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk mengirim barang. Setelah barang dikirim maka bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan tersebut. Jika ada retur barang maka bagian pengiriman akan kembalikan barang tersebut ke Direktur Pembelian dan Gudang, dan Direktur Pembelian dan Gudang akan membuat surat retur penjualan, surat pengeluaran barang dan surat jalan yang baru. Surat jalan dan bukti pembayaran rangkap pertama akan diberikan lagi ke bagian pengiriman dan bagian pengiriman akan mengantarkan barang kembali ke pelanggan. Bagian pengiriman akan meminta tanda tangan pada surat jalan dan memberikan bukti pembayaran rangkap pertama ke pelanggan dan mengambil bukti pembayaran rangkap kedua untuk diberikan ke Direktur Penjualan dan Keuangan sebagai arsip. Pada akhir bulan Direktur Penjualan dan Keuangan akan membuat laporan penjualan dan keuangan yang akan diberikan kepada Direktur Utama untuk diproses lebih lanjut.
88 3.6 Flowchart Sistem Pembelian Gambar 3.2 - Flowchart Sistem Pembeliam Sumber (PT. ABC)
89 3.7 Flowchart Sistem Penjualan Sales Gambar 3.3 - Flowchart Sistem Penjualan Sales Sumber (PT. ABC)
90 3.8 Flowchart sistem Penjualan Gambar 3.4 - Flowchart Sistem Penjualan Sumber (PT. ABC)
91 3.9 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisi dan pengamatan terhadap proses bisnis pada PT. ABC, maka permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Belum memiliki database sendiri. 2. Besar kemungkinan terjadinya inkonsistensi data, redudansi data, kurangnya integritas data, dan masalah keamanan data yang belum terjamin. 3. Data yang tersimpan dalam bentuk berkas, sehingga jika ingin melihat history transaksi data akan memakan waktu terlalu lama dan terlalu susah. 4. Pembuatan laporan yang sulit karena banyak berkas yang hilang. 5. Tidak adanya pengingat untuk stok barang yang menipis dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 3.10 Usaha pemecahan masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan sebagai berikut : -Menyusun sistem basis data untuk pengelolaan data yang lebih mudah. -Membuat sebuah sistem aplikasi desktop yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola data antara lain data transaksi penjualan,transaksi pembelian, transaksi persediaan, laporan dan pengingat.
92 3.11 Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Data Direktur Penjualan dan Keuangan Sales Staff Penjualan Direktur Pembelian dan Gudang Direktur Utama Pelanggan Pemasok Barang Karyawan Nota Penjualan Retur Penjualan Surat Pengeluaran Barang Bukti Pembayaran Penjualan Nota Pembelian Retur Pembelian Surat Penerimaan Barang Bukti Pembayaran Pembelian Surat Jalan