BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang industri pembuatan photopolymer plate, serta perusahaan ini juga merupakan supplier tunggal dalam penyedia bahan baku pembuat photopolymer plate bagi perusahaan corrugating dan perusahaan mini box. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 05 juli 2001 dan terletak di Tangerang berdasarkan Akte Notaris No 1 Tanggal 05 Bulan Juli Tahun 2001. Pendirian PT ini dikuatkan dengan pengesahan kehakiman dengan SK Kehakiman No.C-07770 HT.01.01 Tahun 2001. PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG merupakan wajib pajak badan dengan no. NPWP 02.064.926.5-411.001 dan disahkan sebagai PKP pada tanggal 21 Januari 2003 dengan no. NPPKP 02.064.926.5-411.000 Pada awal pendiriannya perusahaan ini sudah merupakan perusahaan perseroan dengan beberapa saham yang diterbitkan yang dimiliki oleh 4 (empat) orang pemegang saham, yaitu : a. Hatari Chan dengan no. NPWP 09.817.139.1-034.000 memiliki 25 % saham dengan jabatan sebagai Direktur Utama. b. Jef Ricardo dengan no. NPWP 08.187.453.0-027-000 memiliki 25 % saham dengan jabatan sebagai Direktur. 38
39 c. Ang Tan Cho dengan no. NPWP 07.249.451.0-321.000 memilki 25 % saham dengan jabatan sebagai Komisaris Utama. d. Edi Purwadi dengan no. NPWP 09.345.451.0-311.000 memiliki 25 % saham dengan jabatan sebagai Komisaris. Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya memiliki tiga mesin industri untuk mencetak photopolymer plate dan sekarang telah memiliki empat mesin yang salah satunya merupakan mesin photopolymer plate terbesar di Asia Tenggara. Seiring dengan berkembangnya perusahaan industri carton box di Indonesia maka dampaknya sangat berpengaruh kepada perusahaan ini, dimana perusahaan ini menyediakan photopolymer plate yang digunakan untuk mencetak gambar-gambar atau image yang ramah lingkungan sehingga perusahaan ini memiliki jargon Green Planet is our Responsibility. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG mempunyai misi dan visi sebagai berikut : Visi : Delivering Innovative Solution to make our customers and our company sustainable. Memberikan Solusi yang Inovatif agar pelanggan dan perusahaan kami terus bertahan. Misi : Continuosly assist our industry to : a. Increase efficiency b. Improve quality
40 c. Reduce waste Secara terus menerus membantu industry corrugated untuk : a. Meningkatkan efisiensi b. Meningkatkan kualitas c. Mengurangi pemborosan 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Bagi setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan, tentu tidak terlepas dari masalah manajemen dan organisasi. Demikian pula dengan PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG, struktur organisasi sangat penting dalam rangka menuju tercapainya sasaran maupun tujuan perusahaan yang telah diterapkan atau ditargetkan. Melalui struktur organisasi, kita dapat mengetahui garis besar tugas dan wewenang, serta tanggung jawab dari masing-masing organisasi. Berikut adalah struktur organisasi PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG :.
41 STRUKTUR ORGANISASI PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG (Sumber : PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG)
42 Berikut ini adalah pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang pada PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG. A. Komisaris Komisaris memiliki tugas dan tanggung jawab: 1. Menetapkan tujuan atau target dan strategi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. 2. Bertugas mengawasi tugas dan tanggung jawab direktur utama dalam mencapai tujuan perusahaan. 3. Menyetujui rencana kerja jangka pendek dan jangka panjang. 4. Mengevaluasi pelaksanaan rencana kerja jangka pendek. 5. Menilai dan memberikan persetujuan dari rencana pengembangan perusahaan. B. Direktur Utama Direktur Utama memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. 2. Membuat rencana kerja jangka pendek dan jangka panjang. 3. Mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan direktur operasional dalam mencapai tujuan perusahaan. 4. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja jangka pendek yang dibuat direktur utama dan disetujui dewan komisaris. 5. Menetapkan kebijakan manajemen.
43 6. Membuat rencana pengembangan perusahaan. C. Direktur Operasional Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab pada direktur utama. 2. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan operasional perusahaan. 3. Mengatasi masalah-masalah operasional. 4. Menerapkan kebijakan perusahaan pada pelaksanaan operasional perusahaan. 5. Membawahi para manajer. D. Manajer Umum Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab pada direktur operasional. 2. Membawahi staf design, produksi dan technical support. 3. Mengawasi dan mengevaluasi hasil kerja dari staf design, produksi dan technical support. 4. Membuat rencana design,produksi dan technical support. 5. Mengevaluasi laporan biaya produksi. E. Staff Design Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab pada manajer umum. 2. Membuat desain gambar berdasarkan pesanan dari pelanggan.
44 3. Membuat negative film. F. Staff Produksi Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab pada manajer umum. 2. Melaksanakan kegiatan produksi. 3. Mengevaluasi kegiatan produksi. G. Staff Technical Support (TS) Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab pada manajer umum.memperbaiki mesin-mesin produksi yang rusak. 2. Merawat mesin - mesin produksi agar tetap dapat dipergunakan sehingga tidak menghambat produksi. 3. Melaksanakan service rutin terhadap mesin-mesin yang dibeli oleh pelanggan. H. Manajer Finance & Accounting Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada direktur operasional. 2. Membuat perencanaan keuangan. 3. Menganalisa laporan keuangan. 4. Mengevaluasi laporan anggaran.
45 5. Membuat perencanaan pajak. I. Accounting & Tax Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada manajer F & A. 2. Membuat pembukuan. 3. Membuat laporan keuangan komersial dan fiscal. 4. Menghitung pajak yang terutang dan membuat SPT. 5. Menyetor pajak terutang dan menyampaikan SPT. J. Finance Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada manajer Finance & Accounting. 2. Menghitung gaji, lembur, uang makan, insentive, bonus pegawai tetap. 3. Mencetak slip gaji pegawai tetap. 4. Membuat laporan terhadap cash flow perusahaan. K. Manajer Marketing Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada direktur operasional. 2. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan penjualan. 3. Mengatasi dan memutuskan masalah pemberian penjualan kredit.
46 4. Menetapkan rencana strategi pemasaran. 5. Membawahi staf sales dan collaborator. L. Sales Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada manajer marketing. 2. Membuat laporan penjualan. 3. Melaksanakan strategi pemasaran. 4. Melaksanakan rencana penjualan jangka pendek. M. Collaborator Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab kepada manajer marketing. 2. Mengawasi pelaksanaan pengiriman barang. 3. Melakukan pengecekan pengiriman pada pelanggan. Profil TI Perusahaan Pada saat ini, PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG masih menggunakan program-program dasar Microsoft Office 2003 untuk mendukung kegiatan operasional mereka, seperti dalam pembuatan form yang digunakan untuk prosedur kegiatan bisnis, laporan hasil kegiatan, dan perhitungan dasar untuk membuat laporan akhir. Data yang tersimpan pun harus di update secara manual secara satu persatu.
47 Untuk saat ini PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG mempekerjakan 1 orang staff dalam Teknologi Informasi (TI). Staff tersebut bertugas untuk melakukan maintenance TI dalam cakupan komputer perusahaan. Apabila ada kerusakan atau terjadi error pada komputer, maka ia bertugas untuk memperbaiki dan memantau setiap komputer yang ada. Didalam PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG sudah terdapat beberapa asset TI sebelum melakukan investasi TI. Beberapa asset TI tersebut sebagai berikut : Hardware 1. Spesifikasi client a. Processor intel core 2 duo 2,9 GHZ b. Motherboard Asus P5KPL soccet 775 c. Memory V-Gen 2 GB d. Hardisk Seagate 250 GB Samsung e. VGA Asus 9300 NVDA 512 MB PCI EXPRESS f. DVD RW 2. Monitor LCD Samsung 19,LG 17 digital 3. Keyboard logitech 4. Mouse logitech 5. Spesifikasi printer g. Canon EX 7000, h. Canon EX 5000 i. HP Lasserjet 5200
48 6. Flasdisk Kingston 8 GB 7. Mesin Fotokopi Software 1. Operating system a. Microsoft windows XP Professional editional b. Microsoft Office 2003 c. Windows server 2003 2. Utility software d. Microsoft Office Profesional 2007 e. Anti virus kaspersky f. Internet Explorer 8 g. Mozzilla Infrastruktur SI Berdasarkan data-data yang diperoleh dari perusahaan, infrastruktur SI terdiri dari : 1. Mesin Genset 1 unit 2. UPS 40 unit 3. Stabilizier 2 unit
49 3.4 Proses Bisnis Perusahaan PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG adalah perusahaan yang memproduksi photopolymer plate yang dibutuhkan oleh perusahaan - perusahaan corrugated atau mini box di Indonesia. Selain itu perusahaan juga menjual bahan baku, dan mesin produksi. Penjualan photopolymer plate dilakukan saat bagian marketing mendapat rekomendasi dari direktur untuk menawarkan produk / jasa kepada customer. Photopolymer plate dapat digunakan untuk mencetak gambar pada box makanan / minuman. Pemesanan photopolymer plate dimulai pada saat customer memberikan Request For Quotation (RFQ) kepada bagian sales yang kemudian diberikan kepada bagian accounting PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG. Setelah itu, bagian accounting akan membuat Quotation yang kemudian dikirimkan ke customer tersebut melalui fax atau email. Setelah mendapatkan kesepakatan harga, maka customer akan memberikan Purchase Order (PO) dan contoh order yang diinginkan. Desain tersebut dapat berupa gambar printout pada box atau di kertas, maupun gambar dalam bentuk softcopy yang dimasukkan di flashdisk, atau dikirim lewat email untuk dilakukan proses design. Bagian marketing akan membuat Form Order (FO), dan memberikan order kepada bagian design untuk didesain dan disesuaikan dengan permintaan customer. Hasil akhir desain ini adalah ouput film baik negative maupun positive. Film negative atau positive yang dihasilkan oleh bagian design kemudian diperiksa oleh bagian Quaity Control (QC). Bagian QC bertugas untuk mengecek apakah dalam film negative atau positive ini ada kesalahan atau tidak, dan apakah telah sesuai dengan pesanan
50 customer. Jika tidak ada kesalahan, maka selanjutnya bagian produksi akan melakukan proses produksi. Photopolymer plate yang telah selesai diproduksi, dicek terlebih dahulu untuk memastikan bahwa photopolymer plate tersebut sudah memenuhi standar dan sesuai dengan order. Setelah pengecekan selesai, photopolymer plate diberikan kepada bagian accounting, dan bagian accounting akan mebuat Delivery Order (DO) dan Laporan Penerimaan Barang (LPB). Bagian accounting akan memberikan photopolymer plate beserta Delivey Order (DO), dan Laporan Penerimaan Barang (LPB) untuk dikirimkan kepada customer yang melakukan pemesanan. Customer menerima photopolymer plate, DO, LPB untuk ditandatangani sebagai bukti barang telah diterima, serta menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) untuk diberikan kembali kepada bagian accounting PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG. Setelah bagian accounting menerima DO dan LPB, maka dibuat faktur pajak dan invoice. Faktur pajak dan invoice yang telah selesai dikirimkan ke perusahaan yang tertera di invoice. PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG menerima pembayaran berupa transfer atau giro. Jika pembayaran dilakukan dengan cara transfer, customer harus mengkonfirmasikan ke bagian accounting bahwa telah melakukan pembayaran, tetapi jika pembayaran menggunakan giro, maka bagian accounting harus memberikan informasi tentang batas waktu jatuh tempo pembayaran kepada customer. Selain memproduksi photopolymer plate, PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG juga mennjadi pemasok tunggal bahan baku photopolymer plate. Bahan baku tersebut antara lain :
51 2. Photopolymer Resin Merupakan bahan utama untuk pembuatan plate. 3. Base Film Film yang digunakan untuk backing plate. 4. Detack Powder Digunakan untuk mengeraskan plate. 5. Sponge Tape Digunakan sebagai thickness plate. 6. Flexowash Digunakan untuk mencuci plate. Penjualan bahan baku dan mesin produksi dimulai pada saat customer mebuat Purchase Order (PO) dan diberikan kepada bagian accounting PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG. Bagian accounting akan menghubungi bagian gudang untuk menanyakan barang yang dipesan oleh customer. Jika terdapat stock barang digudang, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang dan mengeluarkan surat barang keluar (SBK) untuk diberikan kepada bagian accounting. Bagian accounting menerima barang beserta SBK dan membuat DO serta LPB untuk dikirimkan kepada customer melalui kurir. Customer menerima barang (bahan baku, mesin produksi), DO, LPB dari kurir untuk ditandatangani sebagai bukti barang telah diterima, serta menerima Laporan
52 Penerimaan Barang (LPB) untuk diberikan kembali kepada bagian accounting PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG. Setelah bagian Accounting menerima DO dan LPB, maka dibuat faktur pajak dan invoice. Faktur pajak dan invoice yang telah selesai dikirimkan oleh kurir ke perusahaan yang tertera di invoice. PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG menerima pembayaran berupa transfer atau giro. Jika pembayaran dilakukan dengan cara transfer, customer harus mengkonfirmasikan ke bagian accounting bahwa telah melakukan pembayaran, tetapi jika pembayaran menggunakan giro, maka bagian accounting harus memberikan informasi tentang batas waktu jatuh tempo pembayaran kepada customer. 3.5 Data Yang Diperoleh Dari Perusahaan Sebelum Investasi Berdasarkan hasil studi dokumentasi pada laporan keuangan PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG diperoleh laba dan biaya berjalan pada tahun sebelumnya. 3.5.1 Laba Perusahaan Laba perusahaan diperoleh dari penjualan kotor ditambah beban angkut pembelian, lalu dikurangi beban lainnya ditambah biaya bunga, kemudian dikurangi pajak. Berikut ini adalah tabel laba bersih yang diperoleh dari PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG pada tahun 2008-2010 : No Tahun Laba 1 2008 Rp 384,600,000 2 2009 Rp 402,750,000 3 2010 Rp 438,500,000
53 Tabel 3.1 Laba tahun 2008-2010 ( Sumber : PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG ) 3.5.2 Biaya berjalan sebelum investasi TI Berikut ini adalah biaya berjalan yang dikeluarkan perusahaan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional dalam perusahaan sebelum dilakukan investasi TI. Di bawah ini adalah biaya berjalan tahun 2010 yang berhubungan dengan rencana diimplementasikannya sistem. No Kete rangan Jumlah 1 Biaya gaji Rp 300,000,000 2 Biaya kendaraan Rp 18,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 12,000,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya listrik Rp 60,000,000 6 Biaya telepon Rp 36,000,000 7 Biaya pemeliharaan kantor Rp 4,500,000 8 Biaya asuransi, izin, ikan / promosi Rp 24,000,000 9 Biaya penyusutan gedung & inventaris kendaraan Rp 23,400,000 10 Pembelian ATK Rp 10,800,000 11 Biaya lembur Rp 15,000,000 12 Biaya lain-lain Rp 7,500,000 Total Rp 520,200,000 Tabel 3.2 Biaya berjalan tahun 2010 (Sumber : PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG) 3.6 Jadwal Rencana Investasi TI 3.6.1 Spesifikasi Sistem Untuk menunjang sistem informasi yang berbasiskan komputerisasi akuntansi, maka PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG memerlukan
54 hardware, software, infrastruktur sistem informasi dan network yang dapat memudahkan pengerjaan dalam kegiatan usaha. 3.6.1.1 Hardware Hardware yang digunakan pada komputer untuk kegiatan usaha pada PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG adalah 1. Spesifikasi client a. Processor intel core 2 duo 2,9 GHZ b. Motherboard Asus P5KPL soccet 775 c. Memory V-Gen 2 GB d. Hardisk Seagate 250 GB Samsung e. VGA Asus 9300 NVDA 512 MB PCI EXPRESS f. DVD RW 2. Monitor LCD Samsung 19,LG 17 digital 3. Keyboard logitech 4. Mouse logitech 5. Spesifikasi printer a. Canon EX 7000, b. HP Laserjet 5200 6. Flasdisk Kingston 8 GB 3.6.1.2 Software 1. Operating system a. Microsoft windows XP Professional editional b. Microsoft Office 2007
55 2. Utility software a. Anti virus kaspersky b. Internet Explorer 8 c. Mozzilla 3. Database SQL Server 2005 4. Aplikasi Visual Basic 6.0 3.6.1.3 Infrastruktur Sistem Informasi Berdasarkan data-data yang diperoleh dari perusahaan, infrastruktur SI terdiri dari : 4. UPS 5 unit 5. Stabilizier 2 unit 3.6.1.4 Network Komputer- komputer antar bagian dalam PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG terhubung secara Local Area Network (LAN) dan yang bertanggung jawab pada jaringan tersebut khususnya server adalah staf TI. Berikut ini adalah gambar jaringan pada PT. CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG.
Server Printer User Computer HUB Main Computer Server User Computer Server User Computer Gambar 3.2 Jaringan LAN PT.CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG 56
57 3.6.2 Rencana Implementasi TI Berikut ini adalah tabel perencanaan implementasi TAHAP SELEKSI No Kegiatan Jumlah hari 1 Mengidentifikasi proses bisnis 3 2 Melakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan diinvestasikan 5 3 Membuat anggaran untuk investasi 3 4 Menyusun rencana kerja 4 5 Mengevaluasi biaya, manfaat, dan resiko yang diperopleh dari investasi 6 6 Melakukan dokumentasi 1 Total Tahapan Seleksi 22 TAHAPAN DESAIN No Kegiatan Jumlah hari 1 Merancang arsitektur sistem 13 2 Merancang interface sistem 4 3 Merancang program 8 4 Melakukan dokumentasi 1 Total Tahapan Design 26 TAHAPAN KONTROL No Kegiatan Jumlah hari 1 Melakukan kontrol terhadap jadwal penyelesaian proyek 3 2 Melakukan dokumentasi 1 3 Total Tahapan Kontrol 4 TAHAPAN IMPLEMENTASI No Kegiatan Jumlah hari 1Mengimplementasikan sistem baru 7 2 Melakukan konversi data 14 3 Melakukan pelatihan / pendidikan 7 4 Melakukan dokumentasi 1 Total Tahapan Implementasi 29 TAHAPAN EVALUASI No Kegiatan Jumlah hari 1 Mengevaluasi sistem baru 7 2 Maintenance terhadap sistem 2 3 Melakukan dokumentasi 1 Total Tahapan Evaluasi 10 TOTAL KESELURUHAN 91 Tabel 3.3 Jadwal rencana implementasi TI Dari tabel di atas, dapat dilihat pada tahap seleksi membutuhkan waktu 22 hari, tahap design membutuhkan waktu 26 hari, tahap control 4 hari, tahap implementasi 29 hari, dan tahap evaluasi membutuhkan waktu
10 hari. Jadi total keseluruhan dari rencana implementasi membutuhkan waktu selama 91 hari.. 58 3.6.3 Biaya Investasi Awal Biaya investasi awal ini adalah biaya awal yang dikeluarkan untuk digunakan dalam membangun penerapan TI agar berjalan dengan baik. Berdasarkan hasil wawancara dengan PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG, kami memperoleh biaya investasi awal yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam mengimplementasikan sistem. Berikut ini adalah rincian biaya investasi awal yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan implementasi sistem yang ditujukan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.
No Keterangan Jumlah Unit Harga per Unit Total 1 Biaya Hardware PC 5 Rp 5,000,000 Rp 25,000,000 Printer 2 Rp 900,000 Rp 1,800,000 UPS 5 Rp 1,170,000 Rp 5,850,000 Stabilizer 2 Rp 3,800,000 Rp 7,600,000 2 Biaya Software Microsoft SQL Server 2005 Rp 22,000,000 Visual Basic 6.0 Rp 4,700,000 Crystal Report Rp 3,750,000 Antivirus Kaspersky Rp 2,200,000 Microsoft Office 2007 Rp 2,800,000 3 Biaya Instalasi Biaya pemasangan Internet Rp 2,450,000 Biaya instalasi LAN Rp 1,800,000 4 Network Kabel LAN 210 Rp 5,000 Rp 1,050,000 Router 2 Rp 650,000 Rp 1,300,000 Connector 5 Rp 6,000 Rp 30,000 Switch 1 Rp 750,000 Rp 750,000 5 Biaya infrastruktur lainnya Meja komputer 5 Rp 700,000 Rp 3,500,000 Kursi komputer 5 Rp 450,000 Rp 2,250,000 6 Biaya Training Biaya konsultasi TI Rp 15,000,000 Biaya pendidikan dan pelatihan Rp 10,000,000 Total biaya investasi awal Rp 113,830,000 59 Tabel 3.4 Investasi awal Dalam mengimplementasikan suatu sistem informasi, biaya merupakan faktor penting yang tidak dapat dihindari. Biaya dalam suatu implementasi sistem informasi. Biaya implementasi aplikasi Visual Basic 6.0 dibagi menjadi
60 beberapa kategori yaitu biaya konsultan TI, biaya infrastruktur hardware, biaya license perangkat lunak (software), dan biaya pelatihan pengguna (user training). Perhitungan biaya pengembangan yang dikeluarkan untuk investasi TI aplikasi Visual Basic 6.0 adalah sebagai berikut : 1. Biaya Konsultan TI Implementasi Visual Basic 6.0 dilakukan oleh 1 orang konsultan TI dengan biaya Rp 15,000,000 pada waktu investasi awal dengan biaya gaji perbulan Rp 4,500,000 setiap bulan selama aplikasi diimplementasikan dan juga dibantu oleh 2 staf TI yang bertugas dengan biaya Rp 2,500,000. Biaya konsultan TI dan biaya staf TI setiap tahun mengalami kenaikkan. 2. Biaya Infrastuktur hardware Untuk mendukung aplikasi tersebut, akan dibeli sejumlah hardware antara lain Personal Computer (PC) sebanyak 5 buah @Rp 5,000,000 totalnya Rp 25,000.000, 2 printer @Rp 900,000 totalnya Rp 1,800,000, 5 UPS @Rp 1,170,000 total Rp 5.850.000, dan 2 Stabilizier seharga @Rp 3,800,000 total Rp 7.600.000. 5 buah komputer diperuntukkan 1 staff baru TI, server, dan 3 buah untuk para manager. Penambahan staff TI diperuntukkan membantu saff TI sebelumnya yang hanya ada satu orang, sehaingga apabila ia mengalami halangan untuk hadir di perusahaan saat ada kerusakan TI maka ada yang menangani. Saat ini perusahaan ingin menerapkan aplikasi VB 6.0 pada bagian penjualan dahulu.
61 3. Biaya License Perangkat Lunak ( Software ) Pada saat perusahaan ingin melakukan implementasi sistem, perusahaan membeli software Microsoft SQL Server 2005 senilai Rp. 22,000,000,aplikasi Visual Basic 6.0 Rp 4,700,000 serta crystal report seharga Rp 3,750,000, antivirus kapersky seharga Rp2,200,000, dan Microsoft Office 2007 Rp 2,800,000. 4. Biaya pelatihan pengguna ( User training) Training bermanfaat agar nantinya End User dapat menggunakan, dan mengoperasikan aplikasi tersebut, maka perusahaan harus mengeluarkan biaya pelatihan pengguna. Biaya pendidikan / pelatihan Rp 10,000,000 karena training tersebut dilakukan di dalam perusahaan.biaya tersebut hanya termasuk uang makan, dan bonus. Waktu pelatihan / pendidikan selama 5 hari dan diwakili oleh 4 orang (accounting & tax, finance, sales, dan collaborator). 3.6.4 Estimasi Biaya Berjalan tahun 2011-2015 Biaya berjalan adalah biaya yang harus ditanggung perusahaan selama mengimplementasikan aplikasi. Biaya berjalan yang mengalami kenaikkan antara biaya listrik, biaya gaji staf TI, dan biaya pemeliharaan sistem komputer. Berikut ini adalah estimasi biaya berjalan tahun 2011-2015 yang akan dikeluarkan perusahaan saat melakukan investasi TI.
62 1. Estimasi Biaya Berjalan tahun 2011 No Keterangan Jumlah 1 Biaya listrik Rp 12,000,000 2 Biaya gaji / beban operasional Rp 60,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 8,400,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya pemeliharaan hardware Rp 6,000,000 6 Pembelian ATK Rp 7,860,000 7 Biaya penambahan hardisk Rp 4,500,000 Total Rp 107,760,000 Tabel 3.5 Estimasi Biaya Berjalan tahun 2011 2. Estimasi Biaya Berjalan tahun 2012 No Keterangan Jumlah 1 Biaya listrik Rp 14,000,000 2 Biaya gaji / beban operasional Rp 72,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 7,500,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya pemeliharaan hardware Rp 6,000,000 6 Pembelian ATK Rp 6,660,000 Total Rp 115,160,000 Tabel 3.6 Estimasi Biaya Berjalan tahun 2012
63 3. Estimasi Biaya Berjalan tahun 2013 No Keterangan Jumlah 1 Biaya listrik Rp 16,000,000 2 Biaya gaji / beban operasional Rp 84,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 6,900,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya pemeliharaan hardware Rp 6,000,000 6 Pembelian ATK Rp 6,000,000 Total Rp 127,900,000 Tabel 3.7 Estimasi Biaya Berjalan tahun 2013 4. Estimasi Biaya berjalan 2014 No Keterangan Jumlah 1 Biaya listrik Rp 18,000,000 2 Biaya gaji / beban operasional Rp 96,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 6,300,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya pemeliharaan hardware Rp 6,000,000 6 Pembelian ATK Rp 5,700,000 Total Rp 141,000,000 Tabel 3.8 Estimasi Biaya Berjalan tahun 2014
64 5. Estimasi Biaya berjalan tahun 2105 No Keterangan Jumlah 1 Biaya listrik Rp 20,000,000 2 Biaya gaji / beban operasional Rp 108,000,000 3 Biaya toner / tinta Rp 6,300,000 4 Biaya internet Rp 9,000,000 5 Biaya pemeliharaan hardware Rp 6,000,000 6 Pembelian ATK Rp 5,700,000 Total Rp 155,000,000 Tabel 3.9 Estimas Biaya Berjalan tahun 2015 Dari kelima tabel tersebut, dapat dilihat biaya listrik yang semakin tahun semakin bertambah. Hal ini dikarenakan perkiraan tarif listrik yang kemungkinan naik dan penggunaan listrik yang lebih dari tahun sebelumnya. Biaya gaji / beban operasional untuk TI semakin meningkat dari tahun ke tahun dikarenakan adanya kenaikkan gaji setiap tahunnya. Biaya toner / tinta serta pembelian ATK pada kelima tabel di atas semakin menurun. Hal ini dikarenakan dengan adanya investasi TI (aplikasi Visual Bacis 6.0), maka tidak perlu mencetak laporan karena laporan secara otomatis akan tersimpan ke dalam database. Biaya internet per tahunnya diperkirakan tetap, karena perusahaan menggunakan wireless, sehingga per bulannya perusahaan hanya membayar sesuai dengan paket internet yang digunakannya.
65 Biaya pemeliharaan hardware akan tetap, dikarenakan dalam 5 tahun ke depan perusahaan memperkirakan tidak adanya kenaikkan biaya untuk pemeliharaan harware. 3.6.5 Estimasi Biaya Penghematan Setelah Investasi TI Setelah sistem diimplementasikan pada perusahaan, maka diharapkan akan ada penghematan di dalam perusahaan. Penghematan yang diharapkan berupa beberapa hal di bawah ini. a. Biaya Penghematan ATK Di bawah ini adalah biaya penghematan ATK yang terjadi pada PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG : No Tahun Penghematan 1 2011 Rp 1,080,000 2 2012 Rp 777,600 3 2013 Rp 536,544 4 2014 Rp 336,234 5 2015 Rp 161,392 Tabel 3.10 Estimasi Penghematan ATK b. Biaya Penghematan toner / tinta Di bawah ini adalah biaya penghematan biaya toner / tinta yang terjadi pada PT CIPTA KEMAS INDAH CEMERLANG dari tahun sebelumnya sampai 5 tahun ke depan :
66 No Tahun Penghematan 1 2011 Rp 1,200,000 2 2012 Rp 864,000 3 2013 Rp 596,160 4 2014 Rp 373,594 5 2015 Rp 179,325 Tabel 3.11 Estimasi Penghematan toner / tinta