DATABASE DESIGN UNTUK MENGELOLA MUTASI PEGAWAI PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH BERBASIS WEB Setyo Adi Nugroho Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Arief Rahmansyah Binus Univeristy, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Agfi Alistian Devi Binus Univeristy, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Evaristus Didik Madyatmadja, ST., M.Kom., M.T Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia ABSTRAK Mutasi atau perpindahan pegawai dari satu unit ke unit yang lain telah sering dilakukan oleh instansi-instansi pemerintahan khususnya pada daerah DKI Jakarta. Sehingga perancangan sistem harus dapat memastikan kelengkapan data pegawai yang akan melakukan mutasi. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi persyaratan kelengkapan studi Jurusan Sistem Informasi. Selain itu juga membantu dalam menganalisis
dan merancang sistem informasi mutasi dan formasi pada Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta. Metode perancangan yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan menggunakan referensi/landasan dari buku yang berjudul Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management yang ditulis oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg. Analisis dilakukan dengan melakukan praktek kerja lapangan, wawancara berbagai sumber, dan studi pustaka. Ditemukan bahwa sistem mutasi yang dilakukan di Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta masih bersifat manual dan belum menggunakan database yang telah terintegrasi dengan baik. Serta banyaknya transaksi yang telah digunakan kini lewat aplikasi berbasis website. Maka aplikasi mutasi dan formasi berbasis website adalah pilihan yang terbaik untuk digunakan di Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta (SAN, AR, AAD) Keyword : mutasi, formasi, database, Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta, Website PENDAHULUAN Pada era globalisasi, teknologi memiliki peranan penting dalam setiap aspek kehidupan manusia yang diikuti perkembangan teknologi yang membantu dalam pengelolaan informasi saat ini banyak dibutuhkan oleh banyak instansi pemerintah termasuk Badan Kepegawaian Daerah. Perkembangan teknologi saat ini banyak diterapkan dalam proses kinerja instansi pemerintah seperti mutasi pegawai. Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi pemerintahan Badan kota yang bergerak dibidang kepegawaian. Masalah yang terjadi saat ini sistem transaksi dengan menggunakan kertas sudah tidak bisa mengelola data dan proses kinerja yang berjalan saat ini karena terjadi pertumbuhan pegawai yang menyebabkan mutasi pegawai juga bertumbuh. Mutasi pegawai adalah perpindahan kerja dari daerah ke daerah yang lain. Dalam hal ini mutasi dibatasi hanya di daerah Jakarta. Ruang lingkup kerja Badan Kepegawaian Daerah adalah daerah Jakarta Barat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, dan Kepulauan Seribu. Mutasi pegawai pada prosesnya harus mengambil data dari tempat bekerja yang lama dan menaruh berkas data pegawai ke daerah yang baru sehingga butuh proses yang lama untuk jalur mutasi pegawai tersebut. Hal ini dapat menyebabkan lambatnya proses mutasi pegawai tersebut. Kemungkinan berkas untuk hilang juga besar karena belum memakai sistem sehingga hal ini akan mempersulit pegawai dalam proses mutasi pegawai. Mutasi pegawai telah di atur di dalam dasar hukum seperti undang-undang Nomor 8 Tahun 1974, Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.
Dengan adanya sistem informasi diharapkan dapat mempermudah Badan Kepegawaian Daerah dalam proses permutasian pegawainya dan pembuatan laporan mutasi pegawai yang dibutuhkan oleh kepala bagian Badan Kepegawaian Daerah. RUANG LINGKUP Ruang Lingkup dalam penulisan skripsi ini, akan dibatasi pada desain dan implementasi sistem mutasi dan formasi pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah. Batasan ruang lingkup implementasi pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini dilakukan untuk memahami dan menganalisa sistem mutasi dan formasi pegawai yang sedang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah. 2. Aktivitas pada instansi yaitu penulisan yang terdiri dari tiga orang akan tergabung sebagai project team. 3. Mengintegrasikan data karyawan agar mudah untuk melakukan perpindahan data, digunakan untuk mutasi. 4. Membuat sistem Basis Data mutasi dan formasi pegawai yang akan digunakan untuk menyimpan data karyawan mutasi. 5. Membuat prototype sistem mutasi dan formasi pada badan kepegawaian daerah. 6. Membuat laporan formasi dan mutasi kemudian laporan akan di berikan kepada Kepala Badan Kepegawaian. TUJUAN 1. Menganalisa proses formasi dan mutasi pada Badan Kepegawaian Daerah. 2. Mengintegrasikan data karyawan di gunakan untuk melakukan mutasi 3. Memberikan batasan hak akses data. 4. Membuat constraint.
METODOLOGI PENELITIAN 1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada narasumber atau responden pada Badan Kepegawaian Daerah selama proses magang. b. Praktek Kerja Lapangan (Internship) Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis pada Badan Kepegawaian Daerah selama proses magang. c. Studi Pustaka Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan melalui pencarian dari buku literatur, internet serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan obyek analisa. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang kami lakukan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan menggunakan referensi/landasan dari buku Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management yang ditulis oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg HASIL DAN BAHASAN Hasil yang dicapai yaitu dengan adanya aplikasi database yang berbasis web ini dapat memudahkan karyawan mendapat informasi formasi dan mutasi, membantu karyawan dalam melakukan mutasi, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
System Definition Batasan Sistem User Requirement Specification Berisi data-data, transaksi- transaksi serta informasi pertumbuhan data yang dibutuhkan untuk pembuatan database. Perancangan Konseptual Gambar Jalur Transaksi Konseptual
Perancangan Logikal Gambar data model logikal Perancangan Fisikal Berisi perancangan base relation, analisis transaksi, memilih index, perkiraan kapasitas disk space, desain user views dan desain mekanisme keamanan. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data pada Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta seperti yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Perancangan sistem basis data pada kegiatan mutasi dan formai yang telah dirancang pada Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta membantu mendata mutasi karyawan dan formasi Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta. 2. Membantu mengurangi hilangnya data pada saat melakukan mutasi dan formasi. 3. Perancangan sistem basis data pada Badan Kepegawaian Daerah ini sudah dilengkapi dengan keamanan hak akses bagi pengguna. 4. Menghasilkan laporan formasi dan mutasi yang akan diberikan kepada kepala Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta Saran Dari perancangan dan pembangunan sistem basis data yang dilakukan terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan agar sistem basis data ini dapat dikembangkan dan berjalan lancar, saran-saran tersebut antara lain : 1. Penerapan sistem basis data pada Badan Kepegawaian Daerah dapat digunakan untuk sistem data lainnya pada Badan Kepegawaian Daerah. 2. Sistem mutasi dan formasi dapat di kembangkan untuk di daerah luar Jakarta. 3. Pengkategorian laporan per wilayah. REFERENSI Bri, F. d. (2009). An e-government Stages of Growth Model Based on Research Within the Irish Revenue Offices. Electronic Journal of e-government, p.347. Bwalya, K. J., & Healy, M. (2010). Harnessing e-government Adoption in the SADC Region: a Conceptual Underpinning. Electronic Journal of e-government,p.23. Connoly, Thomas,. Begg Carolyn (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementattion, and Management. 5 rd edition.boston. Addison Wesley. Entrophy (2008) Gibbs Paradox and the Concepts of Information, Symmetry, Similarity and Their Relationship. Diakses 5 Desember 2013 dari http://www.mdpi.com/1099-4300/10/1/1 Hoffer, Jeffrey A., Ramesh, V., Topi, Heikki. (2011). Modern Database Management.10 rd edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B., McFadden,Fred R (2008). Modern Database Management.8 rd edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Kroenke, David M., Auer, David J (2011). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation. 12 th edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Muhammad Reza (2013). Pengaruh Mutasi dan Promosi Jabatan terhadap pengembangan Karir pegawai. Nurani, H., Zulkarnaen, & Listyani, E. I. (2013).Evaluasi Dampak Kebijakan Mutasi Pegawai Negeri Sipil dalam Lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Sintang.p.14. O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2008). Management Information Systems. New York : McGraw-Hill.
Sheneiderman, B. And Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface: Strategies for effective Human-Computer Interaction. 5th Edition. USA: Addison-Wesley Longman. Sherpherd, Peter T (2008) The Counter Code of Practice, diakses 5 Desember 2013 dari www.projectcounter.org/r3/release3d9.pdf Yun, H. J., & Opheim, C. (2010). Building on Success: The Diffusion of e-government in the American States. Electronic Journal of e-government, p.71. RIWAYAT PENULIS Setyo Adi Nugroho lahir di Kota Jakarta pada 4 Desember 1992. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem Informasi. Arief Rahmansyah lahir di Kota Jakarta pada 20 Oktober 1992. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem Informasi. Agfi Alistian Devi lahir di kota Jakarta pada 22 Agustus 1992. Penulis menempuh pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer jurusan sistem Informasi.