ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMASARAN DAN PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT.TRIMITRA SUKSES INDONESIA (TRISENDO) Sugiarto Salim Bina Nusantara University, Jakarta, sugiartosalim91@yahoo.com Andi Wijaya Bina Nusantara University, Jakarta, andiwijayang@hotmail.com Riyan Kevin Bina Nusantara University, Jakarta, riyankvn@gmail.com Muh. Tassim Billah ABSTRAK Tujuan penelitian, ialah menganalisis kebutuhan informasi, merancang basis data dan merancang sistem aplikasi berbasis web pemasaran dan penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia sehingga dapat mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan pemasaran dan penjualan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan dengan wawancara, analisis hasil wawancara, studi kepustakaan dan menyusun data flow diagram. Sedangkan metode perancangan yang digunakan adalah perancangan sistem basis data dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai adalah sebuah sistem basis data pemasaran dan penjualan berbasis web yang terintegrasi dengan baik, dimana dapat membantu mengatasi permasalahan pemasaran dan penjualan pada PT. Trimitra Sukses Indonesia. Simpulan dari penulisan yang dilakukan adalah sebuah tampilan sistem aplikasi berbasis web yang baik, fasilitas konsultasi yang telah menangani masalah keterbatasan waktu client, Fitur input pemesanan produk dan layanan yang dilakukan admin telah teritegrasi dengan baik dan pembuatan laporan dan bukti penjualan yang telah tersusun dengan baik. Saran yang diberikan adalah merancang sistem basis data pembelian produk pada PT. Trimitra Sukses Indonesia dan membuat sistem pembayaran yang ditangani secara langsung oleh sistem. Kata Kunci Sistem basis data, pemasaran, penjualan, web, PT. Trimitra Sukses Indonesia [Abstrak inggris (samain dengan abstrak indonesia)] tulis disini
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi menyebabkan peningkatan arus pertukaran informasi. Hal ini menyebabkan setiap individu atau kelompok memiliki data dalam jumlah besar sehingga dibutuhkan sebuah basis data untuk menyimpan semua data agar dapat diakses dengan mudah ketika dibutuhkan. Dalam penggunaan basis data dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola dan mengintegrasikan basis data dengan mudah. Sistem basis data yang baik umumnya diakses dengan menggunakan internet sehingga akses sistem basis data tidak terbatas oleh ruang dan waktu. Internet merupakan contoh nyata penggunaan teknologi informasi yang berperan penting dalam memudahkan manusia dalam melakukan pekerjaannya. Dengan menggunakan internet proses pertukaran informasi dapat dilakukan lebih fleksibel, terutama pada bidang bisnis. Penggunaan internet untuk keperluan bisnis dikenal dengan istilah e-commerce. E-commerce merupakan proses menjual dan membeli barang atau jasa melalui internet yang menggunakan website sebagai sarana pertukaran informasi. Sebuah website dapat digunakan untuk mempromosikan barang atau jasa yang ingin dijual dan juga sebagai sarana untuk menyampaikan informasi sebuah perusahaan. Penggunaan website memudahkan perusahaan mengakses, memantau dan mempublikasikan informasi yang terdapat dalam website perusahaan. PT. Trimitra Sukses Indonesia adalah sebuah perusahaan yang mengintegrasikan sistem TI yang membangun sistem komputasi dan solusi untuk client dengan mengkombinasikan produk hardware dan software dari berbagai vendor dengan dukungan solusi pengetahuan. PT. Trimitra Sukses Indonesia menawarkan software yang lebih murah, komponen pra-konfigurasi dan yang ada untuk mencapai tujuan bisnis utama client. Pembuatan sistem informasi ini dapat meliputi perancangan atau pembuatan sebuah arsitektur atau aplikasi yang disesuaikan dan diintegrasikan dengan hardware yang ada atau baru, pengemasan dan penyesuaian software, dan infrastruktur komunikasi. PT. Trimitra Sukses Indonesia menawarkan client berupa produk dan layanan teknologi dengan kualitas terbaik untuk mencapai ekspektasi dan budget dari semua segmentasi bisnis. PT. Trimitra Sukses Indonesia merepresentasikan sekumpulan solusi TI dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang TI seperti personal computer, notebook, dan office peripheral, server, jaringan, sistem keamanan, virtualisasi, basis data dan pusat data. Solusi yang ada dikombinasikan dengan pengalaman bertahun-tahun dan vendor produk TI terintegrasi untuk menyediakan kebutuhan solusi TI client. Pemasaran produk dan layanan yang dilakukan oleh PT. Trimitra Sukses Indonesia masih dilakukan dengan menggunakan katalog (manual). Hal ini mengakibatkan PT. Trimitra Sukses Indonesia harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mencetak katalog. Selain itu, sistem pemasaran dan diawali dengan staff menghubungi perusahaan client untuk menawarkan jasa konsultan TI, jika client memiliki permasalahan TI maka kedua pihak dapat melakukan konsultasi secara langsung (tatap muka) atau melalui telepon untuk membahas permasalahan yang ada. Hal
ini tidak efektif karena perusahaan akan memerlukan banyak waktu dan biaya operasional dalam melakukan pemasaran kepada perusahaan lain. Untuk informasi mengenai konfirmasi pembayaran dan status pengiriman masih dilakukan melalui telepon sehingga mengurangi kinerja staff dan produktivitas perusahaan. Di samping itu, direktur operasional perusahaan sulit untuk memantau penjualan produk atau layanan karena sistem yang berjalan sekarang hanya memungkinkan laporan transaksi penjualan diberikan dalam jangka waktu tertentu. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan manajemen perusahaan jika terdapat kendala dalam penjualan produk atau layanan. Untuk mengatasi masalah di atas, maka solusi yang tepat untuk PT. Trimitra Sukses Indonesia adalah merancang sebuah sistem basis data pemasaran dan penjualan berbasis web. Sistem aplikasi berbasis web yang akan dirancang adalah sebuah website dinamis yang dapat menampilkan informasi tentang perusahaan, informasi produk dan layanan konsultasi. Selain itu, sistem basis data tersebut memudahkan perusahaan (admin) dalam mengelola semua informasi seperti memanipulasi (select, insert, delete, dan update) informasi produk dan layanan, transaksi penjualan, data client, dan data lainnya. Dengan adanya sistem basis data berbasis web yang sistematis dan terintegrasi dengan baik, maka diharapkan dapat menyelesaikan masalah - masalah yang terdapat pada PT. Trimitra Sukses Indonesia, sehingga proses pemasaran dan penjualan produk kepada client dapat lebih praktis dan efektif. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan skripsi ini adalah: 1. Pembuatan basis data yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia. 2. Memberikan informasi yang lengkap untuk menangani pemasaran perusahaan dengan baik. 3. Rancangan sistem basis data hanya menangani transaksi penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia secara online. Sedangkan untuk transaksi penjualan yang masih dilakukan manual tidak termasuk dalam ruang lingkup penulisan skripsi ini. 4. Transaksi penjualan yang dilakukan merupakan penjualan antar perusahaan atau business to business dan tidak menangani penjualan secara perorangan 5. Menyediakan fitur pada sistem aplikasi berbasis web yang dirancang, antara lain: a. Membuat fitur registrasi untuk mendaftarkan admin dan client. b. Membuat fitur service order untuk memudahkan admin dalam membuat bukti pemesanan layanan berdasarkan hasil konsultasi yang telah disetujui oleh client. c. Membuat fitur my cart untuk memudahkan admin dalam membuat bukti pemesanan produk berdasarkan hasil konsultasi yang telah disetujui oleh client. d. Membuat fitur history yang menampilkan detail transaksi penjualan client. e. Menyediakan fitur search yang terintegrasi dengan baik, sehingga memudahkan user dalam mencari informasi yang dibutuhkan pada sistem aplikasi. f. Menyediakan fitur update konten web, seperti data produk, informasi mengenai perusahaan dan data lain yang hanya dapat diakses oleh admin.
g. Menyediakan fasilitas konsultasi berupa fitur thread dan comment, atau melalui online chat yang disediakan pada sistem aplikasi. h. Menyediakan fitur laporan dan invoice yang dapat menampilkan preview dari dokumen sebelum dicetak. Yang tidak dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Konfirmasi pembayaran oleh client tidak ditangani langsung oleh sistem, tetapi masih dilakukan secara manual. 2. Transaksi pembelian produk PT. Trimitra Sukses Indonesia. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis kebutuhan informasi PT. Trimitra Sukses Indonesia sehingga dapat mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan pemasaran dan penjualan. 2. Merancang basis data yang menyimpan data secara lengkap sehingga lebih mudah diakses. 3. Merancang sistem aplikasi berbasis web sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara lengkap. Apabila sistem yang dirancang ini telah berjalan dengan baik, maka manfaat yang akan didapat adalah: 1. Memudahkan client untuk berkonsultasi mengenai solusi TI secara online. 2. Memudahkan client dalam melakukan pemesanan, pengecekan status pembayaran dan pengiriman melalui website perusahaan. 3. Memudahkan user untuk mendapatkan informasi terbaru yang ditawarkan perusahaan. 4. Meningkatkan produktivitas perusahaan karena dengan proses transaksi pembelian yang mudah, client akan lebih nyaman dan tertarik untuk membeli produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan. 5. Memudahkan pemantauan penjualan produk dan layanan dengan laporan penjualan yang dapat diakses dengan cepat. 2. METODE PENELITIAN 2.1 Metode Analisis 1. Wawancara Merupakan metodologi pengumpulan data yang diperoleh dengan memberikan beberapa pertanyaan secara langsung (tatap muka) kepada pimpinan perusahaan berkaitan dengan perancangan sistem, tampilan dan informasi yang akan ditampilkan dalam website perusahaan. 2. Analisis hasil wawancara
Merupakan metodologi yang digunakan untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil wawancara untuk digunakan sebagai dasar pembuatan sistem baru sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Studi kepustakaan Merupakan metodologi pengumpulan data yang diperoleh dari kepustakaan dengan seperti buku buku literatur atau jurnal yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. 4. Menyusun data flow diagram (DFD) Merupakan metodologi pengumpulan data yang berkaitan dengan proses bisnis yang ditampilkan melalui data flow diagram untuk memudahkan dalam analisis data pada sistem yang sedang berjalan yang akan digunakan untuk sistem yang baru. 2.2 Metode Perancangan 1. Perancangan sistem basis data mengikuti siklus hidup aplikasi basis data (Connolly and Begg, 2010) yang terdiri dari perencanaan basis data, definisi sistem, pengumpulan dan analisis kebutuhan, perancangan basis data, pemilihan DBMS (Database Management System), perancangan aplikasi, prototyping, implementasi, konversi dan pemuatan data, pengujian, dan pemeliharaan operasional. 2. Perancangan aplikasi yang terdiri dari : a. Merancang user interface sesuai dengan kaidah delapan aturan emas. b. Merancang urutan dan variasi layar user dengan menggunakan State Transition Diagram (STD).
3. HASIL DAN BAHASAN 3.1 Analisis Sistem yang sedang Berjalan Berikut ini merupakan rancangan proses bisnis yang digambarkan dengan diagram konteks: Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Pemasaran dan Penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia Berikut ini merupakan rancangan proses bisnis yang digambarkan dengan diagram 0:
Gambar 2 Diagram 0 pada Sistem Pemasaran dan Penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia
Berikut ini merupakan rancangan prosedur pemasaran PT. Trimitra Sukses Indonesia yang digambarkan dengan flowchart diagram: Tabel 1 Prosedur Pemasaran Berikut ini merupakan rancangan prosedur pemesanan PT. Trimitra Sukses Indonesia yang digambarkan dengan flowchart diagram:
Tabel 2 Prosedur Pemesanan Berikut ini merupakan rancangan prosedur pembayaran PT. Trimitra Sukses Indonesia yang digambarkan dengan flowchart diagram:
Tabel 3 Prosedur Pembayaran Berikut ini merupakan rancangan prosedur pengiriman PT. Trimitra Sukses Indonesia yang digambarkan dengan flowchart diagram:
Tabel 4 Prosedur Pengiriman 3.2 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada PT. Trimitra Sukses Indonesia yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan, yaitu: 1. Sistem pemasaran perusahaan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan katalog. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menyediakan biaya lebih untuk pencetakan katalog. 2. Dalam melakukan pemasaran, staff perusahaan harus menghubungi perusahaan client untuk menawarkan jasa konsultan TI. Hal ini membutuhkan waktu dan biaya operasional dalam melakukan pemasaran kepada perusahaan client. 3. Pihak perusahaan harus menghubungi pihak client mengenai pembayaran (sisa pembayaran), sebaliknya pihak client menghubungi pihak perusahaan mengenai status pengiriman. Hal ini tidak efektif karena dapat mengurangi produktivitas perusahaan. 4. Direktur operasional sulit untuk memantau penjualan produk atau layanan karena sistem yang berjalan sekarang hanya memungkinkan laporan transaksi penjualan diberikan dalam jangka waktu tertentu sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan manajemen perusahaan jika terdapat kendala dalam penjualan produk atau layanan 3.3 Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Trimitra Sukses Indonesia, Solusi pemecahan masalah tersebut, antara lain:
1. Merancang sebuah aplikasi berbasis web yang berisi tentang informasi perusahaan, produk dan layanan secara lengkap sehingga perusahaan mudah memberikan informasi kepada client dan mengurangi biaya untuk mencetak katalog. 2. Menyediakan fasilitas konsultasi berupa fitur thread dan comment, atau melalui online chat yang disediakan pada sistem aplikasi. 3. Menyediakan fitur histori pada aplikasi berbasis web sehingga client dapat melihat status pembayaran dan pengiriman dengan mudah. 4. Menyediakan fitur laporan pada aplikasi berbasis web sehingga direktur operasional dapat memantau kegiatan bisnis perusahaan dan mengambil keputusan manajemen secara cepat. 3.4 Perancangan analisis: Berikut ini merupakan rancangan ERD konseptual yang telah dibangun berdasarkan hasil Gambar 3 ERD Konseptual
Berikut ini merupakan rancangan ERD logikal hasil normalisasi yang telah dibangun berdasarkan hasil analisis: Gambar 4 ERD Logikal Hasil Normalisasi Berikut ini merupakan rancangan struktur menu yang telah dirancang: a. Struktur Menu Utama
Gambar 5 Struktur Menu Utama b. Struktur Menu Utama Guest Gambar 6 Struktur Menu Utama Guest
c. Struktur Menu Utama Admin Gambar 7 Struktur Menu Utama Admin d. Struktur Menu Utama Client
Gambar 8 Struktur Menu Utama Client Berikut ini merupakan rancangan struktur menu yang telah dirancang: a. Perancangan Halaman Utama (Home) Guest Gambar 9 Rancangan Halaman Utama (Home) Guest
b. Perancangan Halaman Utama (Home) Admin Gambar 10 Rancangan Halaman Utama (Home) Admin c. Perancangan Halaman Utama (Home) Client Gambar 11 Rancangan Halaman Utama (Home) Client Berikut ini merupakan rancangan State Transition Diagram (STD) yang telah dirancang: a. STD Halaman Utama Guest
b. STD Halaman Utama Admin Gambar 12 STD Halaman Utama Guest Gambar 13 STD Halaman Utama Admin
c. STD Halaman Utama Client Gambar 14 STD Halaman Utama Client 3.5 Implementasi Berikut ini merupakan petunjuk pemakaian sistem (print screen) dalam sistem aplikasi PT. Trimitra Sukses Indonesia: a. Halaman Utama (Home) Guest Gambar 15 Halaman Utama (Home) Guest
b. Halaman Utama (Home) Admin Gambar 16 Halaman Utama (Home) Admin c. Halaman Utama (Home) Client Gambar 16 Halaman Utama (Home) Client 3.6 Evaluasi Sistem aplikasi basis data pemasaran dan penjualan yang telah diajukan PT. Trimitra Sukses Indonesia dan telah dilakukan evaluasi mengenai sistem aplikasi secara keseluruhan. Hasil evaluasi dari perusahaan menunjukkan sistem yang dirancang cukup membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang lebih baik kepada client. Evaluasi IMK yang telah dilakukan menunjukkan hasil bahwa sistem aplikasi telah memenuhi semua ketentuan berdasarkan delapan aturan emas. Selanjutnya, evaluasi dengan YSlow sistem aplikasi termasuk kategori B, dengan nilai 86. Evaluasi terakhir yang dilakukan adalah evaluasi sistem dimana hasil evaluasi sistem telah berjalan dengan baik.
4. SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan Berdasarkan hasil evaluasi terhadap rancangan sistem basis data pemasaran dan penjualan pada PT. Trimitra Sukses Indonesia, dapat disimpulkan bahwa: 1. Tampilan sistem aplikasi berbasis web yang dirancang telah baik, dimana dapat menangani bagian pemasaran dengan baik sehingga dapat menarik minat client. 2. Fasilitas konsultasi yang ada telah menangani masalah keterbatasan waktu client untuk melakukan konsultasi, sehingga client lebih mudah untuk konsultasi dengan konsultan PT. Trimitra Sukses Indonesia. 3. Fitur my cart dan service order yang diakses oleh admin telah terintegrasi dengan baik sehingga dapat mempermudah admin dalam membuat bukti pemesanan produk dan layanan client berdasarkan hasil konsultasi. 4. Pembuatan laporan dan bukti penjualan telah tersusun dengan baik, sehingga memudahkan perusahaan dalam pembuatan laporan dan bukti penjualan. 4.2 Saran Berdasarkan pembahasan mengenai sistem basis data pemasaran dan penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia, maka terdapat beberapa saran untuk pengembangan sistem ini, yaitu: 1. Perancangan sistem basis data pembelian produk pada PT. Trimitra Sukses Indonesia. 2. PT. Trimitra Sukses Indonesia dapat melakukan kerja sama dengan pihak bank tertentu, sehingga sistem pembayaran dapat ditangani langsung oleh sistem sehingga tidak merepotkan client untuk melakukan konfirmasi pembayaran secara manual. 5. REFERENSI Bryla, B., Loney, K. (2010). Oracle Database 11g DBA Handbook : Administer a scrable, secure oracle enterprise database. USA: McGraw Hill. Castro, E., Hyslop, B. (2012). HTML5 andcss : Visual Quickstart Guide. 7 th Edition.USA: Peachpit Press. Connolly, T.M., Begg, C.E. (2010). Database Systems : A Practical Approach To Design, Implementation and Management. 5 th Edition.USA: Pearson Addison-Wesley. Harris, A. (2011). HTML, XHTML, and CSS All-in-One For Dummies. 2 nd Edition.Canada: Wiley. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B., Topi, Heikki.(2009). Modern Database Management, 9 th Edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Kotler, A., Armstrong, G. (2010). Principles of Marketing.13 th Edition.USA : Pearson. Kotler, P. et.al. (2005). Principles of Marketing : An Asian Perspective. Singapore: Pearson Prentice Hall. Kroenke, D.M., Auer, D.J. (2010). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation. 11 th Edition.USA: Pearson Prentice Hall.
Ma arif N.N. (2008). The power of marketing: practitioner perspectives in asia. Jakarta: SalembaEmpat. McFarland, D.S. (2007). Dreamweaver CS 3 : The Missing Manual. 1 st Edition.USA: O Reilly. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. 3 rd Edition. Jakarta: Salemba Empat. Robertson, L.A. (2006).Simple Program Design: A Step-By-Step Approach. 5 th Edition. Australia: Cengage Learning Romney, Marshall, B., Steinbart, Paul, J. (2003). Accounting Information Systems. 9 th Edition. USA: Prentice Hall. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D. (2009). System Analysis & Design in a Changing World.(5 th edition). Canada: Course Technology, Cengage Learning. Shneiderman, B., Plaisant C. (2010). Designing The User Interface : Strategies For Effective Human- Computer Interaction. 5 th Edition.USA : Pearson Addison-Wesley. Stair, R.M., Reynold, George W. (2010).Principles of Information System : A Managerial Approach, 9 th Edition. USA: Thomson Course Technology. Ullman, L. (2005). VisualQuickpro Guide PHP and MySQL for Dynamic Web Sites.2 nd Edition.California: Peachpit Press. Whitten, J.L., Bentley,L.D. (2007). System Analysis and Design Methods, 7 th Edition. New York : McGraw Hill. 6. RIWAYAT PENULIS 1. Riwayat Hidup Sugiarto Salim Sugiarto Salim lahir di kota Bandar Lampung pada 09 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. 2. Riwayat Hidup Andi Wijaya Andi Wijaya lahir di kota Jambi pada 15 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. 3. Riwayat Hidup Riyan Kevin Riyan Kevin lahir di kota Jambi pada 09 Oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013.