BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga informasi merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat dan disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Seperti yang diugkapkan oleh Kerta, dan Suryawan (2013:13) bahwa The well managed information systems, as Turban said [1], will provide tangible benefits for the organization, such as cost reduction, labor efficiency, and increase productivity, while intangible benefits includes the availability of information, new well processes or better, and the benefits of standardization in system integration. In addition, information system can support the achievement of organizational strategy, so that the organization can be more competitive in business competition. Perkembangan sistem informasi ini juga dirasakan oleh organisasi-organisasi bisnis baik penyedia barang maupun jasa. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan dapat mencakup seluruh bagian organisasi perusahaan tersebut. Salah satu bagian yang menikmati keberadaan sistem informasi ini adalah akuntansi. Penerapan sistem informasi akuntansi di perusahaan dapat membantu para karyawan memberikan informasi yang tepat dalam pembuatan laporan keuangan. Hal ini juga yang diungkapkan oleh Noerlina, Johan, dan Yoswara (2011:18) bahwa According to Salehi [4], AIS provide quantitative information that designed to accomplish the possible accounting function. It can be in manual and computerized system, AIS help to collect the information, raw data and AIS will transform them into the financial data for the purpose of reporting to make a decision. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang berbasis teknologi informasi yang menyediakan informasi akuntansi dan informasi keuangan yang 1
2 didapat dari transaksi rutin akuntansi. Sistem informasi akuntansi dapat membantu pihak manajemen dalam kegiatan usaha untuk mengalokasikan informasi yang ada secara efektif dan efisien. Hal ini juga diungkapkan oleh Soudani, Siamak N (2012:137) yang menyatakan bahwa The main advantange of an optimal use of AIS in an organization are: better adaptation to a changing environment, better management of arm s length transaction and a high degree of competitiveness. Sistem informasi akuntansi yang tidak terintegrasi dengan baik pada umummnya memberikan dampak yang menghambat jalannya transaksi rutin perusahaan sehingga dapat merugikan perusahaan. Penerapan sistem informasi akuntansi tidak hanya terbatas pada perusahaan dagang maupun jasa. Perusahaan yang bergerak dalam bidang pembangunan proyek pun dapat merasakan manfaat dari sistem informasi akuntansi itu sendiri. Pembangunan proyek yang tidak terlepas dari perencanaan dan penjadwalan yang memerlukan adanya pengendalian internal yang tepat untuk membantu penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Seperti dikemukakan oleh Denisa Ferencíková (2012:2) bahwa production planning and scheduling which represents one of the key activities of production management and sometimes greatly influences the production performance. Maka penting bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan pembangunan untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan untuk setiap aktivitas produksi dan pembangunan mereka, karena hal tersebut dapat berpengaruh pada performa aktivitas perusahaan. PT. Karya Mandiri Jaya Pratama adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa konstruksi yang dimana bertujuan dapat menghasilkan pembangunan proyek yang dapat diselesaikan tepat waktu, tepat mutu, dan tepat biaya. Masalah yang muncul terkait pembangunan proyek ini diantaranya Pencatatan data-data terkait pekerjaan pembangunan proyek masih dilakukan secara manual, perhitungan dan pembuatan laporan progress pembangunan proyek yang masih belum tersusun sesuai dengan kontrak sehingga menyulitkan dalam penarikan termin, sehingga apabila tidak mencapai progress termin yang telah disepakati maka perusahaan belum dapat menarik termin tersebut sehingga dapat menghambat pekerjaan proyek. Selain itu, pencatatan dan pelaporan atas pendapatan yang diterima serta pengeluaran biaya yang dikeluarkan masih menggunakan Microsoft Excel sehingga fungsi keuangan tersebut tidak berjalan dengan baik karena dengan program Excel, dokumen dokumen disimpan secara terpisah dan tidak terintegrasi. Sehingga pada akhirnya
3 sulit untuk membuat laporan karena banyaknya data yang ada dan akhirnya pun tidak menghasilkan laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang akurat. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dengan masalah masalah yang terjadi dalam perusahaan maka diperlukan kontrol yang tepat yaitu dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang dimana dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses bisnis yang efektif dan efisien. 1.2 Ruang Lingkup Dalam perancangan sistem informasi akuntansi manajemen proyek pada PT. Karya Mandiri Jaya Pratama dibatasi oleh ruang lingkup sebagai berikut : 1. Sistem informasi terkait proses pelaksanaan pekerjaan proyek dimulai dari pendataan proyek, perencanaan jadwal kerja pembangunan proyek, penyusunan perencanaan anggaran setiap proyek, perhitungan denda akibat keterlambatan kerja, dan laporan pekerjaan dalam pelaksanaan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi 2. Membahas pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas pada pekerjaan pembangunan proyek. 3. Membahas pencatatan jurnal umum dan jurnal khusus dari transaksi yang terjadi selama pekerjaan pembangunan proyek. Pencatatan jurnal umum adalah mencatat semua transaksi transaksi dalam suatu perusahaan secara terperinci dan kronologis, dan pencatatan jurnal khusus mengenai transaksi-transaksi khusus yaitu pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas proyek. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dilakukannya penulisan ini adalah: - Memahami permasalahan-permasalahan dan memberikan solusi yang terkait dengan manajemen proyek dan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas. - Menganalisis kebutuhan informasi terhadap sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan. - Memperbaiki kelemahan sistem yang sedang berjalan sehingga perusahaan dapat mengontrol setiap proses bisnis yang berjalan.
4 - Menghasilkan rancangan sistem informasi manajemen proyek dan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas yang terintegrasi dengan semua proses bisnis yang terkait. Manfaat yang hendak dicapai dari penulisan ini adalah : - Bagian tim proyek, dan Bagian Keuangan perusahaan dapat menjalankan tugasnya dalam pengelolahan manajemen proyek dan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas dengan lebih mudah, akurat, dan cepat khususnya dalam mengelolah proyek dan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas. - Dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan pengelolahan sistem manajemen proyek dan pencatatan atas pendapatan dan pengeluaran kas yang baik dan teritegrasi pada setiap proses bisnisnya. - Dapat mendukung keakuratan data dan informasi mengenai manajemen proyek dan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran kas, dimana dibutuhkan oleh perusahaan sebagai dasar acuan dalam pengambilan keputusan manajemen dalam hal penarikan pembayaran termin, pencatatan penerimaan kas per proyek, dan pencatatan pengeluran kas per proyek. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang relevan dengan permasalahan yang dibahas dan untuk membangun sistem informasi akuntansi manajemen proyek bagi PT. Karya Mandiri Jaya Pratama adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Dilakukan dengan melakukan pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan topik yang penulis ambil yaitu mengenai sistem informasi akuntasi dalam bidang manajemen proyek yang berasal dari buku-buku, artikel-artikel, jurnal ilmiah dan media informasi lainnya. 2. Studi Lapangan a. Survei Hal ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung terhadap sistem, prosedur, dan kegiatan yang sedang berjalan di dalam perusahaan khususnya pada pelaksanaan pekerjaan proyek
yang bertujuan untuk dapat mencari, menemukan dan mencatat permasalahan yang sedang terjadi. 5 b. Wawancara Hal ini dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan yang menyangkut permasalahan dalam bidang manajemen proyek kepada manajer proyek dan pihak pegawai yang mengetahui permasalahan terkait mengenai kekurangan dari proses bisnis saat ini. c. Dokumentasi Hal ini dilakukan dengan cara menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan permasalahan mengenai manajemen proyek dan pencatatan atas pendapatan dan pengeluaran kas yang merupakan bukti nyata yang didapat langsung dari PT. Karya Mandiri Jaya Pratama. 3. Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis, metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam perancangan sistem informasi usulan terbagi menjadi: a. Inception Pada tahap ini dilakukan pengembangan dan menyempurnakan tujuan untuk sistem baru untuk menunjukkan bagaimana hal ini akan meningkatkan kegiatan operasional dan memecahkan masalah yang ada dengan membuat proses bisnis usulan, menentukan ruang lingkup sistem, dan membuat perkiraan biaya dan jadwal. b. Elaboration Menjalankan sistem usulan yang telah didefinisikan sebelumnya dengan menyempurnakan tujuan, mengidentifikasi dan menjelaskan semua hal-hal yang dibutuhkan untuk membangun sistem, memfinalisasi ruang lingkup, merancang dan mengimplementasikan arsitektur dan fungsinya, mengatasi aspek
6 yang memiliki risiko tinggi, dan menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal. c. Construction Melanjutkan perancangan dan implementasi sistem, pada tahap ini aspek arsitektur dan risiko tertinggi dari sistem sudah lengkap. Dan beralih ke bagian rutin sistem yang dapat diprediksi, bagian ini termasuk pendetailan terhadap validasi data, tampilan awal disesuaikan dengan pengguna dan menyelesaikan fungsi pemeliharaan data, juga merencanakan untuk penyebaran sistem. d. Transition Pada tahap akhir, melakukan perubahan dari sistem lama menjadi sistem baru. Fase ini tidak dilakukan, karena penulisan berupa usulan rancangan dan belum merubah sistem yang sedang berjalan. Metode perancangan yang digunakan adalah dengan menerapkan object oriented and design - unified process disciplines oleh Satzinger dimana tahapan perancanganya adalah memodelkan requirement discipline yang ada yang terdiri dari activity diagram, event table, use case diagram, use case description, domain model class diagram dan juga memodelkan usecase realization dan design activities and environment yang dimana menggambarkan first-cut design class diagram, system sequence diagram, multilayer design system sequence diagram, communication diagram, updated class diagram, package diagram, user interface, storyboard, data table, deployment envinronment, dan software architecture. 4. Metode Akuntansi Standard akuntansi yang digunakan yaitu mengacu pada PSAK no 34, yang membahas mengenai kontrak konstruksi. Kontrak konstruksi adalah suatu kontrak yang dinegosiasikan secara khusus untuk konstruksi suatu aset atau suatu kombinasi aset yang berhubungan erat satu sama lain atau saling tergantung dalam hal rancangan, teknologi, dan fungsi atau tujuan pokok penggunaan. Pencatatan Jurnal yang dapat dilakukan yaitu dalam hal
7 Pada saat pengiriman tagihan invoice ke vendor Piutang Usaha Pendapatan Usaha Penerimaan Kas Kas Piutang Usaha Pengeluaran Kas Pekerjaan Dalam Proses Hutang Usaha/ Kas Pada Akhir Laporan / Akhir Tahun Kerja Biaya Kontrak Konstruksi Pekerjaan Dalam Proses Yang termasuk dalam pekerjaan dalam proses adalah semua biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai pekerjaan pembangunan proyek seperti pembelian material, pembayaran gaji tenaga kerja langsung, pembayaran upah tenaga kerja langsung, penyusutan sarana dan peralatan yang digunakan dalam kontrak tersebut; biaya pemindahan sarana, peralatan, dan bahan-bahan dari dan ke lokasi pelaksanaan kontrak; biaya penyewaan sarana dan peralatan; biaya rancangan dan bantuan teknis yang secara langsung berhubungan dengan kontrak, dsb. 1.5 Tinjauan Pustaka Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Priska Uci Handayani Putri pada tahun 2014, dari Universitas Bina Nusantara dengan judul penelitian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Manajemen Proyek pada PT. PLN (PERSERO) UIP IV melakukan penelitian dengan rumusan masalah, apakah PT. PLN (PERSERO) dalam perencanaan dan penjadwalan pembangunan proyek sudah melakukan pengendalian internal yang tepat untuk membantu penyelesaian proyek sesuai tenggat waktunya. Sehingga kesimpulan yang didapat oleh peneliti terdahulu yaitu, PT. PLN (PERSERO) masih kurangnya pengendalian internal terhadap keamanan informasi yang tersedia di dalam dokumen-dokumen terkait pekerjaan pembangunan, dimana seluruh karyawan dapat mengakses dokumendokumen yang seharusnya tidak dapat diakses oleh karyawan tersebut.
8 Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Steffi Yunita Pratiwi Zahra pada tahun 2009, dari Univeristas Bina Nusantara dengan judul penelitian Penggunaan Model Manajemen Proyek Untuk Evalusasi dan Pengendalian Pembangunan Gedung Cyber II (Studi Kasus : PT. Duta Graha Indah). Melakukan penelitian dengan rumusan masalah, bagaimana PT. Duta Graha Indah menangani pembangunan gedung cyber II yang terlambat akibat faktor-faktor internal agar dapat selesai tepat waktu. Sehingga kesimpulan yang didapat dari peneliti yaitu pada proses pembangunan cyber II hendaknya perusahaan memperhatikan jalur kritis yang ada dengan detail durasi masing-masing kegiatan, hal ini bertujuan untuk menghindari keterlambatan aktivitas yang dapat mempengaruhi penyelesaian proyek secara keseluruhan. Jika terdapat kegiatan yang dimulai secara bersamaan dan kegiatan tersebut memungkinkan untuk dilakukan secara bersamaan, maka kegiatan-kegiatan seperti itu sebaiknya diparalelkan untuk mempersingkat waktu. Mempercepat kegiatan proyek dengan menambah pekerja secara efektif. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan Skripsi ini terbagi menjadi lima bab dengan rincian masing-masing bab sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab pendahuluan ini membahas tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, tinjauan pustaka serta metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini diuraikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi perusahaan, serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang akan dibuat. BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Pada bab analisis sistem informasi berjalan ini membahas tentang sejarah organisasi, sistem yang sedang berjalan, permasalahan, serta usulan pemecahan masalah. BAB IV ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI Pada bab ini akan membahas mengenai usulan rancangan sistem informasi akuntansi manajemen proyek di PT. Karya Mandiri Jaya Pratama untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan.
9 BAB V SIMPULAN DAN SARAN Pada bab penutup ini berisi kesimpulan secara keseluruhan terhadap penulisan dan beberapa saran untuk pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang. Manfaat yang diperoleh dengan adanya sistem yang baru dan bagaimana sistem baru yang diusulkan ini dapat mengatasi permasalahan dalam perusahaan.
10