BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III. 1 Sejarah Perusahaan PT. Bernofarm pertama kali didirikan di Surabaya, Jawa Timur pada tanggal 11 maret 1971 dengan nama CV Sumber Farma. Nama PT. Bernofarm sendiri diambil dari nama kota industri farmasi di Swiss, yang bernama BERN. Pendiri terinspirasi pada nama dan diambil logo B dan F. Perusahaan ini bermula dari industri rumah tangga dengan satu mesin tablet dan hanya memperkerjakan 20 orang karyawan.. Sesuai dengan komitmen dan kerja cerdas, tim PT Bernofarm terus menerus berkembang hingga sekarang telah mempekerjakan lebih dari 1300 orang dan tahun 1991 mendapatkan sertifikat CPOB dari Departemen kesehatan Indonesia. Pada tahun 1976 lokasi pabrik dipindah di Jalan Buduran, Sidoarjo. Pabrik terbentang luas sekitar 20,000 meter persegi, di Jalan Jendral Gatot Subroto no. 68, Banjarkemantren KM 18, Buduran, Sidoarjo 61252, Jawa Timur. Terdiri dari tiga bangunan, satu betalactam (steril dan non steril), satu cephalosphorine (steril dan non steril) dan satu untuk non betalactam/non cephalosphorine (steril dan non steril). Perusahaan disamping memproduksi merk sendiri dan produk generik, juga menerima pembuatan produk sebagai pihak ketiga. PT. Bernofarm yakin untuk mencapai sukses dalam kompetisi bisnis farmasi tim harus terkonsentrasi pada "how on create demand". Untuk itulah perusahaan membentuk tim marketing yang handal. Bermula dari tim marketing yang kecil melayani pasaran seputar Surabaya dan Jawa Timur, kemudian diperluas untuk melayani Jakarta dan kota 28
besar lainya di Jawa tahun 1986. Hingga saat ini, PT. Bernofarm melayani hampir semua area di Indonesia. Seiring berjalannya waktu, PT Bernofarm semakin diakui namanya dalam dunia bisnis farmasi. Tidak hanya berbagai macam produk obat modern yang sudah diluncurkan, tetapi juga konsistensi kualitas produk dan kemajuan sumber daya manusia. III. 2 Visi, Misi, dan Kebijakan PT. Bernofarm Berikut adalah visi, misi, dan kebijakan PT. Bernofarm : 1) Visi : Menjadi perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia dengan komitmen meningkatkan kesehatan dan kualitas hidup. 2) Misi : Menyediakan produk kualitas tinggi dengan teknologi canggih dan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan konsumen Terus meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia sesuai dengan kompetensi. Inovasi, pengembangan produk secara kontinyu dan proses operasional. 3) Kebijakan : PT. Bernofarm berkomitmen untuk memberikan produk berkualitas dengan layanan prima berlandaskan pada pencegahan kecelakaan kerja, pencegahan sakit akibat kerja, pencegahan polusi serta pengendalian sumber daya alam dan sumber daya energi. Komitmen tersebut akan dilaksanakan melalui pemenuhan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya yang dikomunikasikan timbal balik secara internal kepada seluruh personel dan secara eksternal kepada kontraktor, tamu, pelanggan, masyarakat. Selain itu PT. Bernofarm berkomitmen melakukan peningkatan secara berkesinambungan pada efektifitas sistem 29
manajemen mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan, guna mencapai kepuasan pelanggan menuju terwujudnya perusahaan farmasi yang terkemuka di Indonesia. III. 3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang 1. Dewan Komisaris a) Mengadakan perencanaan untuk perusahaan secara umum. b) Menerima laporan keuangan bulanan dan tahunan dari bagian Finance. c) Menerima laporan kegiatan perusahaan secara keseluruhan. 2. Direktur Marketing Direktur Marketing bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan dan penyusunan target penjualan. Direktur Marketing membawahi 2 bagian : 1) Wakil Direktur Marketing. a) Bertanggung jawab terhadap target penjualan. b) Membentuk organisasi perusahaan. c) Memonitoring budget promosi biaya penjualan. Wakil Direktur Marketing bertanggung jawab atas 4 orang General Sales Manager yaitu General Sales Manager OTC, General Sales Manager Generic, General Sales Manager Ethical, dan General Sales Manager Herbal. Keempat General Sales Manager itu memiliki fungsi tugas sebagai berikut : a) Menyusun organisasi marketing penjualan. 30
b) Menyiapkan saran promosi. c) Membuat target penjualan per produk. d) Menyiapkan presentasi produk. e) Menyusun sales budget per divisi. f) Membentuk kerjasama tim pemasaran. 2) Wakil Direktur Operasional. a) Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasionil perusahaan. b) Menetapkan peraturan dan prosedur dalam usaha untuk memperlancar pelaksanaan administrasi kepegawaian. Wakil Direktur Operasionil bertanggung jawab atas : a. Finance & Accounting.. a) Mengatur sumber daya keuangan dan penggunaan keuangan dalam perusahaan. b) Menyetujui dan menandatangani setiap transaksi perusahaan yang meliputi penerimaan dan pengeluaran kas. c) Mengarahkan penyelenggaraan pembukuan, penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi. 31
b. Human Resource Development. a) Menyiapkan dan memberikan pelatihan untuk karyawan. b) Menyiapkan jadwal kerja karyawan. c) Mengatur dan membayar gaji karyawan. d) Mengatur hak dan kewajiban karyawan. c. Marketing Information System. a) Merancang dan membuat sistem komputerisasi perusahaan. b) Merancang dan membuat program program yang akan dipakai oleh perusahaan. c) Menyusun dan membuat laporan penjualan distributor dan pabrikan. d. Marketing Support Department. a) Mengatur biaya operasionil karyawan di cabang. b) Meneliti dan mengawasi laporan keuangan cabang. e. General Affairs. a) Mempersiapkan inventories kantor. b) Membuat laporan inventories kantor dan fasilitas kendaraan untuk karyawan. 32
c) Memantau terpeliharanya asset perusahaan, fasilitas umum, dan fasilitas lain yang disediakan oleh perusahaan. f. Training Manager. a) Memberikan pelatihan produk knowledge pada karyawan baru. b) Memberikan pelatihan refreshing produk knowledge pada karyawan lama. c) Memberikan pelatihan motivasi karyawan. g. Design Manager. a) Merancang dan membuat desain produk, brosur, leaflat, spanduk, dan dokumentasi perusahaan. 3. Direktur Produksi Direktur Produksi bertanggung jawab atas seluruh proses produksi mulai dari penyusunan rencana produksi, penetapan harga produk, pembelian bahan baku, pembuatan produk, dan penyimpanan barang jadi. Direktur Produksi membawahi 4 bagian : 1) Production Planning Inventory Control. a) Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk produksi. b) Mengatur alur stok barang di gudang. 33
2) Research and Development. a) Mempersiapkan formulasi produk untuk mendapatkan nomor registrasi di BPOM dan persyaratannya. b) Menghasilkan formula. c) Bertanggung jawab dalam pengembangan proses produksi. d) Bertanggung jawab dalam pengembangan metode pengujian analitikal. 3) Quality Control. a) Mempersiapkan contoh produk yang akan dimasukkan dalam rencana produksi. b) Menyiapkan formulasi produk. c) Meneliti dan mengawasi hasil produksi. d) Melakukan pengujian terhadap hasil produksi. e) Bertanggung jawab dalam non-conformance investigation untuk mencegah pengulangan produksi. f) Bertanggung jawab pada validasi proses pembuatan, proses pembersihan, dan metode pengujian. g) Membuat program monitoring lingkungan. 4) Shipping Manager. a) Mengatur pesanan dan pengiriman barang ke distributor. b) Mempersiapkan transportasi untuk pengiriman barang. 34
4. Direktur Packaging Direktur Packaging bertanggung jawab atas seluruh percetakan, pengemasan produk, pembuatan brosur dan majalah. Direktur Packaging membawahi 2 bagian : a) Manajer Produksi a) Mempersiapkan rencana produksi secara keseluruhan dari bahan baku menjadi barang jadi. b) Mengawasi dan memantau alur pengiriman barang jadi ke distributor. b) Package Manager Marketing a) Bertanggung jawab atas penjualan kotak kemasan obat. b) Mengatur percetakan kotak kemasan obat. III. 4 Struktur Organisasi Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Untuk mencapai tujuannya, perusahaan membutuhkan organisasi sebagai salah satu alat manajemen yang penting. Bentuk tanggung jawab, wewenang, serta proses keputusan akan mempengaruhi arus informasi dalam perusahaan. Struktur organisasi adalah susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis. Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk mengukur kegiatannya secara efisien dan efektif serta menberikan gambaran yang sistematis 35
mengenai hubungan kerjasama atas orang-orang yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Penyusunan struktur organisasi dengan demikian harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi-fungsi tersebut kepada pihak-pihak yang harus mempertanggungjawabkannya. Struktur organisasi yang ada di dalam PT. Bernofarm adalah sebagai berikut: 36
37
III. 5 Gambaran Sistem yang berjalan III. 5. 1 Metode Pengolahan Data Perusahaan PT. Bernofarm dalam pengolahan datanya memakai sistem database. Pemasukkan data dilakukan pada saat terjadinya transaksi oleh petugas dan dicetak pada saat informasi itu dibutuhkan. Untuk memudahkan petugas maka monitor akan menampilkan format yang telah dibakukan. Format ini menyajikan layar khusus yang akan diisi dengan data. Apabila ada kesalahan pengetikkan atau data yang diisi belum lengkap maka sistem akan melakukan penolakkan penyimpanan atau proses. Dengan demikian adanya warning message dari sistem informasi akuntansi akan mengurangi kemungkinan kesalahan input yang dilakukan oleh petugas data entry. III. 5. 2 Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan dan penerimaan kas di PT. Bernofarm adalah sebagai berikut : 1. Purchase Order yaitu dokumen permintaan barang yang dibuat oleh distributor untuk diberikan kepada bagian marketing dan diotorisasi oleh manajer marketing. 2. Sales Order yaitu dokumen yang dibuat berdasarkan dokumen Purchase Order oleh bagian marketing untuk diberikan kepada bagian Production Planning Inventory Control dan diotorisasi oleh manajer marketing dan manajer Production Planning Inventory Control. 3. Delivery Order yaitu dokumen yang dikirim oleh bagian shipping bersamaan dengan barang. 38
4. Faktur yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian finance yang diberikan kepada distributor. Dokumen ini digunakan untuk menagih pembayaran. 5. Bukti transfer yaitu merupakan tanda bukti dari bank bahwa distributor telah mengirim sejumlah uang sebagai pembayaran atas pembelian barang. 6. Giro yaitu merupakan tanda bukti dari bank bahwa perusahaan telah menerima pembayaran dari distributor yang ditulis dalam giro tersebut. III. 5. 3 Pengendalian Yang Diterapkan 1. Pengendalian Akuntansi a) Pengendalian organisasi, adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara staff bagian marketing, staff bagian Production Planning Inventory Control, staff bagian shipping, dan staff bagian finance. b) Pengendalian dokumentasi, yaitu dengan penggunaan dokumen yang bernomor urut tercetak pada setiap dokumen yang digunakan. c) Pengendalian keamanan data dengan menggunakan password, back up dan pemisahan wewenang yang jelas dalam mengakses modul modul yang ada pada sistem informasi penjualan di perusahaan. Penggunaan password, bertujuan untuk membatasi pengaksesan data, hal ini dimaksudkan agar data yang ada di perusahaan hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang dan berkepentingan dengan data tersebut. Back up berfungsi untuk pencegahan apabila ada data yang hilang atau rusak maka sistem masih menyediakan data tersebut. Pemisahan wewenang dalam mengakses modul modul yang ada pada sistem informasi akuntansi penjualan sudah diterapkan di dalam perusahaan sebagai 39
contoh Bagian marketing hanya bisa mengakses dan meng-update data penjualan di modul penjualan dan Laporan Penjualan. Bagian marketing tidak dapat mengakses modul yang hanya boleh diakses oleh bagian Production Planning Inventory Control dan bagian finance. 2. Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian input 1) Adanya pre-formatting, sistem akan menampilkan dokumen di layar monitor dengan ruang kosong yang siap diisi dengan data sehingga memudahkan pengisiannya. Sebagai contoh dalam pencatatannya dokumen Sales Order. 2) Adanya echo check untuk mengecek keabsahan dan kecermatan data yang dimasukkan, yaitu apabila ada kesalahan pengetikkan atau data yang diisi belum lengkap maka sistem akan melakukan penolakan penyimpanan atau proses. 3) Verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi. Hal ini diterapkan pada waktu Sales Order diperiksa kembali apakah jumlah barang yang dipesan telah benar dan apakah kolom otorisasi yang harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sudah benar dan lengkap. b) Pengendalian proses Control Total Check untuk mendeteksi apakah semua data yang telah diolah sudah lengkap dan benar. c) Pengendalian output, laporan yang dihasilkan perlu diawasi distribusinya agar yang menerima laporan tersebut hanya pihak yang berhak saja. Hal ini diterapkan seperti blok model sistem akuntansi penjualan. 40
d) Laporan yang sudah tidak digunakan oleh pemakai laporan pada saat tertentu tetapi masih penting digunakan dalam masa mendatang, maka laporan tersebut akan diarsip. III. 5. 4 Sistem Pelaporan Proses pembuatan laporan didistribusikan kepada pihak manajemen bersifat individual dalam arti tidak ada pelaporan yang pembuatannya terpusat pada tanggung jawab sebuah fungsi atau bagian melainkan pelaporan dibuat oleh setiap bagian sesuai dengan uraian tugas masing masing. Ada beberapa laporan yang disampaikan kepada pihak manajemen sehubungan dengan transaksi penjualan yaitu : 1. Laporan penjualan selama satu bulan berdasarkan jenis barang yang dijual dan distributor. Pembuatan laporan ini berdasarkan Purchase Order dan Sales Order. 2. Laporan Keuangan yang akan menunjukkan saldo account receivable yang belum dibayar oleh distributor. Laporan ini disajikan setiap bulan. III. 6 Gambaran Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan Sistem penjualan dan penerimaan kas PT. Bernofarm dimulai dengan melakukan transaksi penjualan barang kepada pelanggan, yaitu distributor distributor, dan dimayoritaskan kepada empat distributor, yaitu PT. Merapi Utama Pharma, PT. Dosni Roha, PT. Callista Prima, dan PT. Dicositas. Proses transaksi penjualan barang jadi pada saat ini dapat dirinci sebagai berikut : 41
1. Bagian Marketing menerima order dari pelanggan melalui telepon dan memerlukan Purchase Order. 2. Bagian Marketing menerima Purchase Order kemudian mengecek pelanggan dari tabel Ms_Pelanggan apabila pelanggan yang memesan barang adalah pelanggan baru maka akan dimasukkan ke table Ms_Pelanggan dan jika pelanggan lama akan langsung mengecek limit kredit. 3. Jika limit kredit pelanggan tidak memenuhi, maka bagian marketing akan mengkonfirmasikan kepada pelanggan bahwa melewati batas limit kredit dan jika limit kredit memenuhi maka bagian marketing akan mengecek barang melalui tabel Ms_Stock. 4. Jika barang kurang maka bagian marketing akan memberitahukan kepada pelanggan bahwa barang yang dipesan tidak ada dan jika barang cukup maka bagian marketing akan mencetak Sales Order berdasarkan Purchase Order. 5. Sales Order kemudian diberikan kepada bagian Production Planning Inventory Control, dimana bagian Production Planning Inventory Control akan menyiapkan dan meng-update data barang di tabel Ms_Stock. Setelah barang disiapkan, dilakukan pengecekan barang kembali apakah jumlah telah sesuai dengan Sales Order, apabila tidak cocok akan dicek ulang dan jika cocok bagian Production Planning Inventory Control akan membuat Delivery Order. 6. Bagian Production Planning Inventory Control akan memberikan Delivery Order ke bagian Finance dan disahkan. Setelah itu bagian Finance mencetak faktur berdasarkan tabel Tr_Penjualan dan mencatat transaksi ke dalam general ledger. 42
7. Faktur, Delivery Order beserta barang diberikan kepada bagian Shipping untuk diantarkan ke pelanggan. 8. Jika faktur telah menunjukkan tanggal jatuh tempo, bagian Finance akan melakukan penagihan ke pelanggan. Apabila pelanggan melanggar batas jatuh tempo pembayaran akan dikenakan sanksi sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Tetapi jika pelanggan sudah memenuhi pembayaran maka bagian Finance akan meng-update sekaligus mencatatnya ke dalam general ledger. Sistem retur PT. Bernofarm, apabila ada barang yang rusak, maka pelanggan akan mengembalikan barang tersebut ke bagian PPIC beserta dengan invoice nya, setelah dilakukan pengecekan oleh bagian PPIC, maka akan dibuat surat keterangan retur penjualan, kemudian dikirim ke bagian finance, untuk dibuat credit memo dengan pilihan tukar barang atau potong bon, bila dipilih potong bon, maka akan mengurangi piutang dari pelanggan. 43
Bagian Marketing Komputer Menerima Order Dari Pelanggan Membutuhkan PO PO Menerima PO dari Pelanggan Mengecek Pelanggan Ms_Pelanggan Baru Input Pelanggan Baru Lama Mengecek Limit Kredit Mengonfirmasikan ke Pelanggan Kredit tidak memenuhi Ms_Kredit Cukup Mengecek Jumlah Barang Ms_Stock Mengonfirmasikan ke Pelanggan Kurang Cukup SO Mencetak SO Menginput Sales Order Tr_Penjualan PO Arsip Dokumen SO Ms_Karyawan Prosedur Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas 1 44
Bagian PPIC Komputer SO Menerima SO Ms_Karyawan Mempersiapkan dan Mengupdate Barang Ms_Stock Mengecek Barang Tidak Cocok Mengecek ulang Cocok Membuat DO Tr_Penjualan DO SO Mengarsip file DO Prosedur Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas 2 45
Bagian Shipping Bagian Finance Komputer DO Menerima DO DO Validated Validasi DO Tr_Penjualan Membuat General Ledger Terima Dokumen Tr_Piutang Faktur Mencetak Faktur Melakukan Pengiriman Barang Melakukan Penagihan Ms_Karyawan Faktur Pelanggan Memberikan Denda Lewat Jatuh Tempo Tepat waktu Mengupdate Tagihan Piutang Faktur Mengarsip File Prosedur Sistem Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas 3 46