USER MANUAL HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (DOSEN LUAR BIASA)

USER MANUAL HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (DOSEN LUAR BIASA)

LOGIN Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Sistem Kepegawaian adalah sebagai berikut : 1. Buka Sistem Kepegawaian pada URL http://igracias.telkomuniversity.ac.id 2. Pilih menu LB Lecturers Login Form Pilih menu berikut ini untuk login Gambar 1 Tampilan igracias.telkomuniversity.ac.id 3. Masukkan username dan password Masukkan Kode Dosen Masukkan Password 4. Klik tombol Login Gambar 2 Tampilan form login Dosen LB 2

DASHBOARD 1. Setelah login berhasil, silahkan pilih Grup Pengguna sebagai Pegawai, seperti gambar berikut ini : Pilih Grup Pengguna sebagai Pegawai Gambar 3 Tampilan Halaman Dashboard ketika Login sebagai Dosen LB 2. Setelah Grup Pengguna menjadi Pegawai, silahkan pilih menu Manajemen SDM Pegawai Data Pegawai 2. Pilih Menu Manajemen SDM 1. Klik Pegawai 3. Pilih Data Pegawai Gambar 4 Tampilan Menu Untuk Grup Pengguna Pegawai 3

DETAIL PEGAWAI Detail Pegawai adalah salah satu sub-menu yang terdapat dalam menu Riwayat Pegawai. Detail Pegawai memberikan informasi mengenai data pribadi, data bank dan data pekerjaan dari seorang pegawai. Informasi mengenai data pegawai tersebut akan ditampilkan seperti gambar berikut: 3 1 2 4 5 6 6.a 6.b Gambar 5 Tampilan Halaman Sub-Menu Detail Pegawai 4

Tabel 1 Navigasi pada Halaman Detail Pegawai Nomor Nama Keterangan 1 Cetak Untuk mencetak data detail pegawai yang ditampilkan 2 Ubah Foto Klik Ubah Foto nntuk mengupload foto profil di igracias 3 Data Pribadi Diisi dengan biodata Dosen LB 4 Bank Diisi dengan data nomor rekening dan nama bank 5 Sertifikasi dan In- Untuk menginputkan data sertifikasi dosen apabila ada Passing 6 Data Pekerjaan Untuk memasukkan data pekerjaan. Sebagai keterangan tabahan : 6.a Untuk memasukkan Jabatan Fungsional Akademik (JFA) 6.b Informasi tambahan diisi dengan instansi asal mengajar (contoh : UNPAD, IPB, UGM dll) 7 Ubah Klik tombol Ubah untuk menyimpan data detail pegawai apabila dilakukan perubahan terhadap data tersebut PELATIHAN Pelatihan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pelatihan menampilkan informasi mengenai data jenis-jenis pelatihan yang telah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Pelatihan. Gambar 7 Tampilan Halaman Sub-Menu Pelatihan TAMBAH PELATIHAN Tambah Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai ke dalam daftar pelatihan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan data pelatihan dari seorang pegawai : 1. Klik tombol Tambah Pelatihan 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data pelatihan yang diikuti oleh pegawai tersebut 5

Field yang harus diisi untuk menambahkan data pelatihan yang pernah diikuti pegawai adalah sebagai berikut : Nama Pelatihan : Nama dari pelatihan yang diikuti pegawai Tipe Pelatihan : Tipe dari pelatihan yang diikuti pegawai. Tipe pelatihan tersebut ditampilkan seperti gambar berikut: (*) Pilih tipe pelatihan sesuai dengan tipe pelatihan yang ada. Deskripsi : Penjelasan dari pelatihan yang diikuti pegawai. Mulai Pelatihan : Tanggal pelatihan dimulai. Selesai Pelatihan : Tempat pelatihan selesai. Sertifikat Pelatihan : Ukuran file yang diupload maksimal 1 MB dengan tipe file jpg/jpeg/pdf. 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data pelatihan tersebut ke database. (*) EDIT PELATIHAN Edit Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pelatihan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Pelatihan 2. Setelah itu akan muncul form Edit Pelatihan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database. HAPUS PELATIHAN Hapus Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menghapus pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pelatihan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Pelatihan 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pelatihan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 6

Pendidikan Pendidikan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pendidikan menampilkan informasi mengenai data riwayat pendidikan yang telah diselesaikan oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Pendidikan. Gambar 7 Tampilan Halaman Sub-Menu Pendidikan TAMBAH PENDIDIKAN Tambah Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan riwayat pendidikan yang telah dan/ atau sedang diselesaikan oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat pendidikan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan riwayat pendidikan pegawai : 1. Klik tombol Tambah 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat pendidikan pegawai tersebut. Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat pendidikan pegawai adalah sebagai berikut : Nama Institusi : Nama institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya Jenis Institusi : Jenis institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya Tingkat : Tingkat pendidikan yang diselesaikan atau gelar yang diterima oleh pegawai (SD sampai S3) Program Studi : Program Studi yang dipilih oleh pegawai ketika menyelesaikan pendidikannya IPK : Indeks Prestasi Kumulatif yang diperoleh pegawai Tanggal Masuk : Tanggal masuk seorang pegawai di tempat menyelesaikan pendidikannya Tanggal Lulus : Tanggal lulus seorang pegawai dari tempat menyelesaikan pendidikannya Ijazah : Dokumen Ijazah yang dimiliki oleh seorang pegawai sebagai tanda kelulusan dari pendidikan yang telah diselesaikannya Aktif : Status keaktifan seorang pegawai pada pendidikan yang ditempuhnya - Ya : Seorang pegawai masih menempuh atau belum menyelesaikan pendidikan tersebut. 7

- Tidak : Seorang pegawai telah lulus atau sudah menyelesaikan pendidikan tersebut. 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data riwayat pendidikan tersebut ke database. EDIT PENDIDIKAN Edit Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pendidikan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pendidikan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Pelatihan 2. Setelah itu akan muncul form Edit Pendidikan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database HAPUS PENDIDIKAN Hapus Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat pendidikan yang pernah dilakukan oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pendidikan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Pendidikan 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pendidikan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 8

PENGHARGAAN Penghargaan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Penghargaan menampilkan informasi mengenai data penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Penghargaan. Gambar 9 Tampilan Halaman Sub-Menu Penghargaan TAMBAH PENGHARGAAN Tambah Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data penghargaan yang telah diterima oleh seorang pegawai ke dalam daftar penghargaan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar penghargaan pegawai : 1. Klik tombol Tambah Penghargaan 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data penghargaan yang diterima oleh pegawai tersebut Field yang harus diisi untuk menambahkan data penghargaan pegawai adalah sebagai berikut : Jenis Penghargaan : Jenis dari penghargaan yang diterima oleh pegawai Deskripsi Penghargaan : Deskripsi dari jenis penghargaan yang diterima oleh pegawai Tanggal Penghargaan : Tanggal diberikannya penghargaan tersebut kepada pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data penghargaan tersebut ke database. EDIT PENGHARGAAN Edit Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data penghargaan seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Penghargaan 2. Setelah itu akan muncul form Edit Penghargaan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 9

3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database HAPUS PENGHARGAAN Hapus Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data penghargaan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Penghargaan 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data penghargaan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data KELUARGA Keluarga adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Keluarga menampilkan informasi mengenai data daftar keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Data keluarga tersebut terdiri dari data istri atau suami, anak, ayah kandung, ibu kandung, ayah mertua dan ibu mertua. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Keluarga. Gambar 10 Tampilan Halaman Sub-Menu Keluarga TAMBAH KELUARGA Tambah Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menambahkan daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai ke dalam daftar keluarga pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar keluarga pegawai : 1. Klik tombol Tambah Keluarga 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data anggota keluarga dari pegawai tersebut 10

Field yang harus diisi untuk menambahkan data anggota keluarga pegawai adalah sebagai berikut : STATUS HUBUNGAN Status Hubungan : Status hubungan keluarga antara seorang pegawai dengan anggota keluarga yang akan ditambahkan datanya. Status hubungan tersebut diantaranya dijelaskan pada gambar berikut. - Istri/ Suami* Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Istri atau Suami - Anak** Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Anak - Ayah, Ibu, Ibu Mertua, dan Ayah Mertua Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Ayah, Ibu, Ayah Mertua, atau Ibu Mertua 11

Tanggal Menikah* : Tanggal menikah dari seorang pegawai dengan istri atau suaminya Jenis Kelamin** : Jenis kelamin dari anak (Pria/ Wanita) Keterangan : Menunjukkan bahwa anggota keluarga tersebut Masih Hidup atau Meninggal IDENTITAS Nama Lengkap : Nama lengkap dari anggota keluarga pegawai Tempat Lahir : Tempat lahir dari anggota keluarga pegawai Tanggal Lahir : Tanggal lahir dari anggota keluarga pegawai Alamat : Alamat dari anggota keluarga pegawai Pekerjaan : Pekerjaan dari anggota keluarga pegawai Alamat Tempat Kerja : Alamat dari tempat kerja anggota keluarga pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data anggota keluarga pegawai tersebut ke database. EDIT KELUARGA Edit Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data anggota keluarga dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Keluarga 2. Setelah itu akan muncul form Edit Keluarga, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah. 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database. Jika data berhasil diubah, akan muncul kotak dialog pesan berikut. 12

HAPUS KELUARGA Hapus Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar anggota keluarga seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Keluarga 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data anggota keluarga. 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. RIWAYAT KESEHATAN Riwayat Kesehatan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Kesehatan menampilkan informasi mengenai data riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Riwayat Kesehatan. Gambar 11 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Kesehatan TAMBAH RIWAYAT KESEHATAN Tambah Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data riwayat jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat kesehatan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar riwayar kesehatan pegawai : 1. Klik tombol Tambah 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat kesehatan pribadi pegawai tersebut 13

Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat kesehatan pegawai adalah sebagai berikut : Sakit : Nama jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai Deskripsi : Deskripsi dari penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai Tanggal Mulai : Tanggal pegawai mulai menderita penyakit tersebut Biaya : Biaya pengobatan yang dikeluarkan pegawai Image : Gambar yang berkaitan dengan data riwayat kesehatan pegawai dari penyakit tersebut Aktif : Menunjukkan penyakit tersebut masih diderita( Ya ) atau sudah tidak diderita ( Tidak ) oleh pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data riwayat kesehatan pegawai tersebut ke database. EDIT RIWAYAT KESEHATAN Edit Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk mengubah riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data riwayat kesehatan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Riwayat Kesehatan 2. Setelah itu akan muncul form Edit Kesehatan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database. 4. Jika data berhasil diubah, akan muncul kotak dialog berikut. 14

HAPUS RIWAYAT KESEHATAN Hapus Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar riwayat kesehatan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Riwayat Kesehatan 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data riwayat kesehatan. 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. 4. Jika data berhasil dihapus, akan muncul kotak dialog pesan berikut. Dokumen Dokumen adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Dokumen menampilkan informasi mengenai dokumen yang pernah diupload oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Dokumen. Gambar 11 Tampilan Halaman Sub-Menu Dokumen TAMBAH DOKUMEN Tambah Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menambahkan dokumen yang berhubungan dengan status kepegawaian seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan dokumen : 1. Klik tombol Tambah Dokumen 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data dokumen yang ingin ditambahkan 15

Field yang harus diisi untuk menambahkan data pegawai adalah sebagai berikut : Nomor Dokumen : Nomor dokumen Deskripsi : Deskripsi dokumen yang akan dimasukkan Tipe : Tipe dokumen Tanggal Dokumen : Tanggal terbit dokumen Tanggal Mulai : Tanggal mulai berlaku dari dokumen yang bersangkutan Tanggal Akhir : Tanggal akhir berlaku dari dokumen yang bersangkutan Gambar: Gambar/ printscree/ scansebuah dokumen 4. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data dokumen tersebut ke database. EDIT DOKUMEN Edit Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar Dokumen yang menyangkut data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai. Berikut adalah langkahlangkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data dokumen dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Dokumen 2. Setelah itu akan muncul form Edit Dokumen, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database. 4. Selanjutnya akan muncul pesan informasi apabila data berhasil diubah. HAPUS DOKUMEN Hapus Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar dokumen yang menyangkut data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai.. Berikut adalah langkahlangkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar dokumen seorang pegawai : 1.Klik aksi Hapus Dokumen 2.Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data dokumen pegawai 3.Pilih OK untuk menghapus data,atau Cancel untuk membatalkan. 16