MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN KURSUS DALAMAN Kerjasama Unit Teknologi Maklumat & Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
1. PENGENALAN Sistem Permohonan Kursus Dalaman ini merupakan sistem baru yang dibangunkan kerjasama oleh Unit Teknologi Maklumat (UTM) dan Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan. Sistem ini akan digunapakai oleh Pentadbir Sistem (PLPL) dan pemohon (semua staf PMU). Melalui sistem ini, pihak ULPL dapat mengemaskini kursus dalaman yang ditawarkan dan meluluskan permohonan kursus yang dipohon oleh pemohon serta menghantar emel notifikasi status permohonan secara atas talian. Bagi pemohon, mereka dapat menyemak senarai kursus dalaman yang ditawarkan dan memohon kursus berkenaan secara atas talian. Sistem ini juga membenarkan pemohon untuk menyemak status permohonan kursus dalaman yang telah dimohon sama ada berjaya atau tidak. 2. KUMPULAN SASARAN 2.1. PEMOHON Semua staf Politeknik Mukah 2.2. PENTADBIR Pegawai Latihan & Pendidikan Lanjutan 2.3. KETUA JABATAN / UNIT Semua Ketua Jabatan dan Unit Politeknik Mukah 3. KEPERLUAN SISTEM Untuk akses kepada sistem ini, anda memerlukan:- 3.1. Komputer / Komputer riba / Telefon pintar 3.2. Akses kepada internet 3.3. Pelayar Web (Dicadangkan Google Chrome) 4. CAPAIAN KEPADA SISTEM Untuk akses kepada sistem ini anda perlu taip alamat sepeti berikut pada pelayar web anda:- http://www.pmu.edu.my/kursus atau anda layari laman sesawang Politeknik Mukah dan klik pada ikon E-Kursus Dalaman pada ruangan E-Perkhidmatan.
5. CARTA ALIR SISTEM Rajah 1. Carta alir sistem permohonan kursus dalaman Politeknik Mukah
6. TAHAP PENGGUNA 6.1. PEMOHON 6.1.1. DAFTAR PENGGUNA Untuk membolehkan anda memohon sesuatu kursus, anda perlu ada maklumat Nama Pengguna dan Kata laluan. Sekiaranya belum ada, anda boleh mendaftar dengan klik pada ikon Permohonan Kursus seperti rajah 2, 3 dan 4. Selepas berjaya mendaftar, sistem akan menghantar email pemberitahuan pendaftaran kepada pentadbir dan tunggu sehingga pentadbir mengesahkan pendaftaran. Apabila pentadbir sudah mengesahkan pendaftaran anda, sistem akan menghantar email pemberitahuan kepada anda. Rajah 2. Klik pada ikon ini untuk log masuk atau daftar bagi yang belum daftar.
Rajah 3. Klik SINI untuk mendaftar. Rajah 4. Masukkan maklumat anda. 6.1.2. MOHON KURSUS Sekiranya anda sudah mendaftar dan disahkan oleh pentadbir, anda sudah boleh log masuk ke dalam sistem dan memohon kursus yang ditawarkan. Apabila berjaya masuk, anda akan lihat paparan seperti rajah 5. Untuk memohon, anda klik pada kod kursus yang hendak dipohon seperti rajah 6. Kemudian, dipaparkan maklumat kursus dan klik pada butang mohon sekiranya ingin memohon seperti rajah 7.
Apabila klik pada butang mohon, sistem akan email makluman kepada pengurus kursus dan juga ketua jabatan / unit sebagai makluman. Rajah 5. Laman utama untuk pemohon, memaparkan senarai kursus yang ditawarkan. Rajah 6. Klik pada kod kursus yang hendak dipohon.
Rajah 7. Klik butang mohon untuk memohon kursus. 6.1.3. SEMAK KEPUTUSAN PERMOHONAN Untuk keputusan permohonan, sistem akan menghantar email secara automatik kepada pemohon dan memaklumkan juga kepada ketua jabatan/unit sekiranya permohonan berjaya atau tidak berjaya. Selain itu, pemohon juga boleh menyemak keputusan permohonan dengan klik pada ikon seperti rajah 8. Pemohon hanya memasukkan no kad pengenalan untuk menyemak keputusan seperti rajah 9. Rajah 8. Klik pada ikon Status Permohonan untuk semak status permohonan.
Rajah 9. Masukkan no kad pengenalan dan status semasa akan dipaparkan. 6.2. PENTADBIR Sekiranya anda adalah pentadbir sistem, maka anda boleh akses kepada menu admin. Setelah berjaya log masuk anda akan lihat rajah seperti rajah 10 dan klik pada butang admin. Rajah 11 memaparkan apa yang boleh dilakukan oleh pentadbir. Rajah 10. Klik pada butang admin untuk lihat menu yang terdapat pada halaman admin.
Rajah 11. Menu pada halaman pentadbir. 6.2.1. SAH PENDAFTARAN Untuk mengesahkan pendaftaran, pentadbir klik pada menu sah pendaftaran dan sistem akan menyenaraikan nama pendaftar untuk mengesahkan, pendaftar perlu klik pada id yang hendak disahkan dan klik pada butang sah untuk mengesah. 6.2.2. SENARAI NAMA PEMOHON Senarai nama pemohon berfungsi untuk pentadbir menyemak senarai nama pemohon yang telah berjaya atau tidak berjaya bagi sesuatu kursus. Untuk melihat senarai nama pentadbir klik pada menu Senarai Nama Pemohon dan pilih kursus yang dikehendaki dan pilih status yang dikehendaki dan sistem akan menyenaraikan nama pemohon mengikut kursus dan status yang dikehendaki pentadbir seperti berikut.
Pentadbir juga boleh mencetak senarai nama ini jika perlu. 6.2.3. TAMBAH / KEMASKINI MAKLUMAT KURSUS 6.2.3.1. TAMBAH KURSUS Untuk tambah kursus, klik pada menu tambah kursus dan paparan seperti berikut akan terpapar. Masukkan maklumat dan klik pada butang tambah untuk tambah kursus.
6.2.3.2. KEMASKINI KURSUS Untuk kemaskini kursus, pentadbir perlu klik pada menu Kemaskini Kursus dan pilih kursus yang hendak dikemaskini dan klik pada butang kemaskini sekiranya terdapat perubahan. 6.2.3.3. KEMASKINI KEPUTUSAN PERMOHONAN KURSUS Menu ini adalah untuk mengemaskini keputusan permohonan bagi kursuskursus yang ditawarkan. Untuk kemaskini keputusan, klik menu Kemaskini keputusan Permohonan Kursus dan pilih kursus. Kemudian, Pilih option Ya atau Tidak dan klik butang kemaskini. Untuk makluman, option hendaklah dilakukan seorang demi seorang kerana sistem akan menghantar email makluman kepada pemohon dan juga ketua jabatan/unit.
6.2.3.4. TUTUP KURSUS Menu ini adalah untuk pentadbir menutup kursus yang tidak ditawarkan lagi atau kursus sudah tamat tempoh. Klik pada menu Tutup Kursus, pilih kursus yang hendak ditutup dank klik pada butang tutup untuk tutup kursus tersebut. 6.2.4. TAMBAH TABLE SOKONGAN KURSUS 6.2.4.1. TAMBAH KUMPULAN SASARAN Untuk menambah kumpulan sasaran, klik pada menu Tambah Kumpulan Sasaran. 6.2.4.2. TAMBAH JABATAN / UNIT Untuk menambah jabatan/unit, klik pada menu Tambah Jabatan/Unit. 6.2.4.3. TAMBAH TEMPAT KURSUS Untuk menambah tempat kursus, klik pada menu Tambah Tempat Kursus.
6.3. KETUA JABATAN/UNIT Ketua Jabatan/Unit hanya akan menerima email makluman sekiranya: Staf jagaan mereka memohon kursus Pentadbir mengemaskini keputusan permohonan satf jagaan mereka.