Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 1/19 PROSEDUR PENYEDIAAN SOALAN PEPERIKSAAN DAN PK.UniMAP.(O).23 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENSYARAH KANAN WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamaruddin) Dekan Pengurusan Akademik
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 2/19 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi merancang serta melaksanakan proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting. 2.0 SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik/pentadbiran semasa proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 3/19 3.0 SINGKATAN TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Dekan PA : Dekan Pengurusan Akademik Dk : Dekan Pgh : Pengarah TD (A&P) : Timbalan Dekan (Akademik & Penyelidikan) PR : Pengerusi Rancangan/Program Chairman KPe : Ketua Pemeriksa Pe : Pemeriksa PP PTNC (A&A) : Penolong Pendaftar, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) PP UP : Penolong Pendaftar, Unit Peperiksaan PP PPK : Penolong Pendaftar, Pusat Pengajian PT(A&P) : Pembantu Tadbir (Akademik & Pelajar)
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 4/19 MPPP : Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian MPU : Majlis Peperiksaan Universiti JPA : Jawatankuasa Pengurusan Akademik KK : Ketua Kursus 4.0 DEFINISI Kertas soalan peperiksaan akhir : Kertas soalan bagi peperiksaan akhir sahaja, dan bukannya melibatkan kertas soalan bagi ujian pertengahan semester yang dijalankan antara minggu ke- 5 hingga minggu ke-7 semester pengajian. Pemeriksa : Pensyarah atau sekumpulan pensyarah yang mengajar sesuatu kursus tertentu, dan bertanggungjawab untuk menyediakan kertas soalan peperiksaan akhir bagi kursus tersebut (sekiranya berkenaan sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA-Borang Penawaran Kursus Baru bagi kursus tersebut). Pensyarah atau sekumpulan pensyarah ini juga akan bertanggungjawab untuk memeriksa skrip kertas jawapan yang berkaitan dan menilai markah pelajar berdasarkan skema pemarkahan.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 5/19 Penilai : Pensyarah (sekurang-kurangnya 2 orang) yang mempunyai kepakaran dalam bidang kursus yang dinilai, namun tidak langsung terlibat dalam proses membangunkan menyediakan set asal kertas soalan peperiksaan akhir untuk dinilai. Pengawas : Staf akademik (Pensyarah/Pegawai Latihan Vokasional) yang dicadangkan oleh PPUP bagi sesuatu kursus dengan persetujuan dan cadangan daripada Dekan di pusat pengajian; dan Pengawas ini adalah bertanggungjawab untuk mengawasi dan memantau perjalanan semasa sesi peperiksaan akhir sedang dijalankan bagi mengelakkan sebarang kes penipuan. Vetting : Proses penilaian oleh beberapa orang Penilai ke atas kualiti kertas soalan peperiksaan yang disediakan oleh Pemeriksa dengan melengkapkan Bahagian A & B Borang HEA04. Portal AR : Laman web yang disediakan khas untuk PPPP untuk memapar dan memuat turun borang-borang yang berkaitan dengan akademik, contoh HEA 02(B)
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 6/19 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti - Seksyen 3.3.3 Pengendalian, Penilaian dan Peperiksaan. Bilik Dokumen MK-UniMAP- 5.2 Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian PNA 03 (B) Pejabat Pengurusan Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-5.3 Garis Panduan Pelaksanaan Proses Vetting PNA 03 (C) Pejabat Pengurusan Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-02 5.4 Garis Panduan Pemeriksa- Pemeriksa Menyediakan Soalansoalan Peperiksaan Pejabat Pengurusan Akademik DS.PK.UniMAP.(O).23-03
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 7/19 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab TNC (A&A) Tindakan 1. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti. DPA 2. Membantu TNC (A&A) untuk memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat universiti.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 8/19 Dk / Pgh 3. Memastikan kualiti keseluruhan set-set soalan peperiksaan akhir bagi setiap kursus yang disediakan berada pada standard yang disasarkan bagi menilai kefahaman pelajar UniMAP pada peringkat pusat pengajian. 4. Bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proses penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir dan pelaksanaan proses vetting. 5. Menjamin kualiti soalan-soalan peperiksaan yang dibangunkan berupaya menilai kefahaman pelajar UniMAP berdasarkan sasaran pencapaian Course Outcome (CO) sebagaimana yang terkandung dalam Borang HEA (Borang Penawaran Kursus Baru) di peringkat pusat pengajian/pusat dengan membuat pengesahan pada Borang HEA04, Borang HEA05, Borang HEA06 dan Borang Final Exam Question Appropriateness Assesment bagi kursus sarjana muda TD (A&P) 6. Bertanggungjawab membantu Dekan dalam proses vetting berjalan lancar. PP UP 7. Mengeluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 berhubung tarikh-tarikh penting berhubung keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir. Memo melalui email (softcopy) dan surat rasmi (hardcopy) dihantar kepada semua Dk / Pgh di pusat pengajian / pusat yang menawarkan kursuskursus akademik. 8. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 9/19 PP PPK 9. Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian. 10. Menyediakan Borang HEA04, Borang HEA05 dan HEA06 dan garis pandun penyediaan kertas soalan kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan peperiksaan akhir untuk dilengkapkan.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 10/19 11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir beserta Borang HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama. 12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah ditetapkan berdasarkan Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 sebelum diserahkan kepada PP UP. 13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. 14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan. 15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar. 16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan. 17. Menyiap dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 11/19 18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian. KK 19. Merujuk Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan dan Format Muka Hadapan Kertas Soalan Peperiksaan 20. Menyediakan draf set soalan peperiksaan akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA kursus tersebut. 21. Membuat pembetulan (sekiranya ada berdasarkan cadangan input penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan. 22. Memastikan bahawa tidak berlaku kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK. 23. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 12/19 PR. 24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. Penilai 25. Menilai kualiti kertas soalan semasa proses vetting dijalankan serta mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04. 26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 13/19 7.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Fail Kompilasi Borang HEA04, HEA05, HEA06 & HEA15(i) FRK.UniMAP.(O).23- Bilik Fail Pusat Pengajian 1 tahun 7.2 Skrip Jawapan Peperiksaan Akhir Pelajar * sampel terpilih skrip jawapan peperiksaan akhir pelajar perlu dimasukkan oleh Pemeriksa dalam Fail Lengkap Kursus (Fail Penilaian) RK.UniMAP.(O).23-02 Bilik Fail Pusat Pengajian 1 Semester 7.3 Fail Lengkap Kursus (Fail Penilaian) FRK.UniMAP.(O).20-03 Bilik Fail Pusat Pengajian 1 tahun
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 14/19 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Penyediaan Soalan Peperiksaan dan Proses Vetting.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 15/19 CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SOALOAN PEPERIKSAAN AKHIR DAN Lampiran 1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula TNC (A&A) 1. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan akhir berada pada standard yang disasarkan DPA 2. Membantu TNC (A&A) untuk mempastikan standard soalan seperti yang disasarkan. Dk / Pgh 3. Memastikan kualiti keseluruhan set soalan peperiksaan berada dalam standard yang disasarkan. 4. Bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap proses penyedian kertas soalan peperiksaan akhir dan proses vetting. 5. Menjamin kualiti soalan-solan peperiksaan yang dibangunkan berupaya mencapai sasaran pencapaian Course Outcome (CO). TD (A&P) 6. Bertanggungjawab membantu Dekan supaya proses vetting berjalan lancer PP UP 7. Mengeluarkan memo tentang Pekeliling Peperiksaan Bil 1 berhubung tarikh-tarikh penting keperluan pembangunan kertas peperiksaan pada sekitar 10 minggu sebelum minggu peperiksaan akhir. Memo kepada semua Dk/Pgh di PTJ yang menawarkan kursus akademik
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 16/19 8. Memastikan kerahsian set kertas soalan akhir yang diterima daripada PP PPK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlansung PP PPK 9. Menghebahkan memo berhubung Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 kepada TD (A&P), PR dan KK di pusat pengajian. 10. Menyediakan borang HEA04/HEA05 dan HEA 06 kepada semua KK yang terlibat untuk membangunkan set soalan pepriksaan akhir untuk dilengkapkan 11. Mengumpul set soalan peperiksaan akhir beserta Borang HEA04, Borang HEA05 dan Borang HEA06 daripada KK untuk diteliti sebelum diserahkan kepada PP UP mengikut tarikh ajal yang ditetapkan melalui pengesahan PP PPK dalam Borang HEA15i yang perlu dilampirkan bersama. 12. Memastikan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK telah disediakan mengikut format/template yang telah ditetapkan berdasarkan Pekeliling Peperiksaan Bilangan 1 sebelum diserahkan kepada PP UP. 13. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KPe tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. 14. Membuat dan memfailkan salinan pendua borang-borang berkenaan dan disimpan di pusat pengajian/pusat sebagai rekod rujukan.
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 17/19 15. Mencetak Borang HEA02 (B) dari portal setelah selesai proses kemasukan data markah-markah oleh KPe ke dalam Sistem IUS-Pelajar. 16. Menjadi Urusetia dalam menyediakan maklumat-maklumat yang diperlukan bagi menjalankan Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Mesyuarat Khas Majlis mengikut tempoh yang ditetapkan. 17. Menyiap dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian dengan mendapatkan pengesahan dan tandatangan daripada Dk / Pgh sebelum diserahkan kedua-dua laporan tersebut (hard copy & soft copy) kepada PP UP. 18. Menyediakan dua (2) salinan berhubung maklumat lengkap yang terkandung dalam Laporan Minit Mesyuarat Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian dan Laporan Minit Mesyuarat Khas Majlis Pusat Pengajian yang difailkan untuk rujukan Dk dan PP PPK sendiri untuk dibawa ke MPU dan sebagai rekod rujukan di pusat pengajian. KK 19. Merujuk Garis Panduan Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir di Pusat Pengajian [PNA 03(B)]; Garis Panduan Pemeriksa-pemeriksa Menyediakan Soalan-soalan Peperiksaan dan Format Muka Hadapan Kertas Soalan Peperiksaan
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 18/19 20. Menyediakan draf set soalan peperiksaan akhir mengikut format/template yang telah ditetapkan oleh Universiti dengan merujuk Course Outcome (CO) yang terkandung dalam Borang HEA kursus tersebut. 21. Membuat pembetulan (sekiranya ada berdasarkan cadangan input penambahbaikan yang diterima daripada panel Penilai semasa mesyuarat vetting berlangsung) ke atas kertas soalan peperiksaan akhir tersebut untuk tujuan pengharmonian / penambahbaikan. 22. Memastikan bahawa tidak berlaku kesilapan pada kertas soalan yang sudah siap ditaip dan juga memelihara ketepatan maklumat yang terkandung dalam Borang HEA 04, HEA05 dan HEA06 yang telah dilengkapkan sebelum diserahkan kepada PP PPK. 23. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. PR 24. Memastikan kerahsiaan set kertas soalan akhir yang diterima daripada KK tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. Penilai 25. Menilai kualiti kertas soalan semasa proses vetting dijalankan serta mencadangkan langkah-langkah untuk menambahbaik kualiti soalan peperiksaan tersebut (sekiranya diperlukan) supaya diambil tindakan oleh KK dengan mengisi
Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 29 Mukasurat 19/19 Bahagian A dan Bahagian B dalam Borang HEA04. 26. Memastikan kerahsiaan draf soalan akhir yang di-vet semasa proses vetting tidak dikompromi sebelum hari peperiksaan berlangsung. Tamat