SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERGUDANGAN PADA PD. SURYA WIJAYA MOTOR Andri Wijaya Angga Budiwonegoro Roby Hartanto H. Mohammad Subekti BINUS UNIVERSITY Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp.(62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 ABSTRAK Tujuan Penelitian ialah menyediakan sistem basis data berbasis web untuk penjualan, pembelian dan pergudangan pada PD. Surya Wijaya Motor beserta aplikasi berbasis web untuk mencatat penjualan, pembelian, retur penjualan dan retur pembelian. Metode penelitian yang digunakan meliputi metode analisis berupa wawancara, menganalisa dokumentasi, mengamati operasi perusahaan dan metode perancangan berupa perancangan basis data yang terdiri dari konseptual, logikal, fisikal dan perancangan antarmuka web. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sistem basis data yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data penjualan, pembelian, retur penjualan retur pembelian dan pergudangan. Keamanan data diperkuat dengan adanya pemberian hak akses pada setiap pengguna. Layar antarmuka berbasis web disediakan bagi pengguna untuk mencatat, mencari, mencetak laporan-laporan yang berkaitan dengan penjualan, pembelian, retur penjualan dan retur pembelian. Simpulan dari penelitian ini adalah basis data menghubungkan data antar divisi yang memudahkan perpindahan data, mempermudah melihat ketersediaan barang dan mencari datadata yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Kata kunci : Basis Data, Penjualan, Pembelian, Pergudangan, Web ABSTRACT The purpose of research is to provide a web -based database system for sales, purchasing and warehousing in PD. Surya Wijaya Motor along with a web -based application to record sales, purchases, sales returns and purchase returns. Research methods used include analytical methods such as interviews, analyzing documentation, observing operations and methods of designing a database design that consists of
conceptual, logical, physical and web interface design. The result achieved is the establishment of a database used to store and manage data sales, purchases, sales returns and purchase returns warehousing. Data security is strengthened by the presence of granting permissions to each user. Screen web-based interface is provided for users to record, search, print reports relating to sales, purchases, sales returns and purchase returns. Conclusions from this research is a database linking data between divisions that facilitate the transfer of data, facilitate the availability of goods and search for the required data quickly and precisely. Keywords: Database, Sales, Purchasing, Warehousing, Web PENDAHULUAN Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang dengan pesat, begitu pula dengan perkembangan teknologi informasi. Kebutuhan untuk memiliki sistem teknologi informasi yang terintegrasi dengan baik pun semakin banyak. Suatu perusahaan dapat memperoleh keuntungan dari penggunaan teknologi informasi yang baik misalnya mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat, memiliki pengolahan data yang efektif dan efisien, serta membantu dalam proses pengambilan keputusan terkait informasi yang diperoleh. Pencatatan, pengolahan dan penyimpanan data berbasis file spreadsheet mengurangi keefektifan dan keefisienan dari proses bisnis suatu perusahaan. Hal ini yang sedang dihadapi PD. Surya Wijaya Motor dan akan menjadi hambatan perkembangan perusahaan tersebut di masa yang akan datang. Data transaksi yang disimpan melalui file spreadsheet akan menimbulkan redudansi data sebab setiap bagian pembelian, penjualan dan sebagainya akan memiliki file spreadsheet nya masing-masing dan tidak saling berhubungan secara sistematis. Untuk mendukung proses bisnis dan layanan informasi yang ada dibutuhkan sebuah basis data. Basis data mampu memberikan kemudahan dalam mencari informasi, mengolah informasi dan menyimpan informasi tersebut dengan efektif dan efisien. Sistem basis data sekarang ini mempunyai peran yang penting dalam memenuhi kebutuhan masyarakat yang ingin memanfaatkan informasi. Penggunaan sistem basis data tidak terbatas pada aktifitas bisnis saja melainkan sebagai pendukung aplikasi game, pengembangan software, kedokteran, pendidikan dan sebagainya (Lungu,Velicanu, Botha, 2009:84). Turut berkembangnya teknologi yang memanfaatkan internet menjadi alasan untuk merancang dan membangun basis data yang menggunakan aplikasi web. Web basis data kini telah umum digunakan untuk berbagai tujuan misalnya web jual-beli, web jejaring sosial, web layanan informasi, web edukasi dan masih banyak lagi. Untuk menjawab permasalahan yang dihadapi PD. Surya Wijaya Motor maka penulis membuat skripsi yang berjudul Sistem Basis Data Penjualan, Pembelian dan Pergudangan berbasis Web pada PD. Surya Wijaya Motor. Batasan sistem yang akan dirancang dan dibangun oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Sistem basis data yang akan dibangun adalah sistem penjualan, pembelian dan stok. 2. Sistem penjualan yang akan dibahas adalah proses penjualan barang, dan retur penjualan. 3. Sistem pembelian yang akan dibahas adalah proses pembelian bahan baku, dan retur pembelian.
4. Sistem pergudangan yang akan dibahas adalah pencatatan dan perhitungan ketersediaan barang dagang pada PD. Surya Wijaya Motor. Tujuan dari penelitian dan penulisan skripsi ini adalah: 1. Merancang dan membangun sistem basis data penjualan, pembelian dan pergudangan pada PD. Surya Wijaya Motor. 2. Merancang dan membangun aplikasi basis data berbasis web penjualan, pembelian dan pergudangan pada PD. Surya Wijaya Motor. 3. Merancang dan membangun aplikasi berbasis web untuk mencetak laporan penjualan, retur penjualan, pembelian, retur pembelian, serta pergudangan pada PD. Surya Wijaya Motor. Manfaat dari penelitian dan penulisan skripsi ini adalah: 1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pencatatan dan pencarian berkas transaksi dengan adanya sistem basis data. 2. Mempermudah dalam proses pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan penjualan, pembelian dan pergudangan. 3. Mengurangi banyaknya pencatatan ganda yang dilakukan tiap bagian penjualan, pembelian dan pergudangan. Dihasilkan layar aplikasi dan laporan penjualan, pembelian dan pergudangan pada PD. Surya Wijaya Motor Metode yang digunakan terdiri dari metode analisis dan metode perancangan. Metode Analisis Metode yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem basis data yang akan dibangun adalah: 1. Wawancara (Interviewing) Penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak berkepentingan yang akan menggunakan sistem basis data yang akan dibangun untuk mengumpulkan informasi-informasi yang dibutuhkan. 2. Menganalisa dokumentasi (Examining Documentation) Penulis menganalisa dokumen, formulir, file, dan laporan-laporan yang dibutuhkan untuk perancangan sistem. 3. Mengamati operasi perusahaan (Observing the Enterprise in Operation). Kegiatan ini dilakukan dengan mengamati pihak- pihak bagian pembelian, penjualan, dan stok dalam melakukan aktifitas pekerjaan. Metode Perancangan Metode yang perancangan akan digunakan adalah: 1. Perancangan Basis Data Perancangan basis data yang akan digunakan adalah berdasar pada perancangan konseptual, perancangan logikal dan perancangan fisikal. Proses perancangan basis data akan menghasilkan sebuah rancangan basis data yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan dan tujuan dari pembuatan sistem baru. 2. Perancangan web Aplikasi basis data yang akan dibangun adalah aplikasi yang berbasis web. Aplikasi web tersebut mampu menjadi antarmuka dan memproses sql statement yang akan dibutuhkan dalam mencatat, mengolah dan menyimpan data ke dalam basis data.
Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi 5 (lima) bab dimana masing-masing bab membahas permasalahan penting didalam skripsi ini. Berikut adalah perincian singkat dari bab- bab yang dimaksud: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan yang menjadi gambaran umum penulisan skripsi ini. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab kedua ini berisi teori-teori yang akan dijadikan landasan dalam penulisan skripsi ini. Teori-teori yang dimaksud adalah teori basis data dan teori yang mendukung sistem pembelian dan sistem penjualan. BAB 3 METODOLOGI Bab ketiga ini berisi analisa sistem yang berjalan, kebutuhan-kebutuhan pengguna, masalah yang dihadapi dan pemecahan masalah pada PD. Surya Wijaya Motor. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab keempat ini berisi spesifikasi sistem, tampilan layar, evaluasi dan implementasi basis data serta aplikasi yang mendukung basis data tersebut. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari hasil perancangan yang dibahas pada bab-bab sebelumnya dan saran bagi pengembangan dan penyempurnaan sistem basis data ini agar mencapai tujuan yang dikehendaki di masa yang akan datang. METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan adalah database lifecycle sebagai berikut:
Gambar 1 Metodologi Database System Development Lifecycle (Connoly dan Begg, 2005:284) Gambar diatas merupakan urutan metode yang digunakan dalam merancang dan mengimplementasi sistem basis data berbasis web untuk PD. Surya Wijaya Motor. Secara rinci tiap proses dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Database Planning Dalam tahap ini perancang merencanakan tujuan yang akan dicapai melalui perancangan basis data yang sesuai dengan perusahaan (Connoly dan Begg, 2005:285). 2. System Definition
Dalam tahap ini perancang membuat ruang lingkup sistem basis data dan aplikasinya. Perancang juga merencanakan siapa saja yang akan menggunakan sistem basis data ini (Connoly dan Begg, 2005:285). 3. Requirements Collection and Analysis Dalam tahap ini perancang mengumpulkan data-data penting yang dibutuhkan dalam perancangan sistem basis data yang direncanakan. Perancang menggunakan dua cara untuk mengumpulkan data yaitu: a. Wawancara (Interviewing) Perancang melakukan wawancara dengan pihak yang mengerti sistem yang sedang berjalan, dalam hal ini adalah general manager dari PD. Surya Wijaya Motor, bapak Ang Sudiang, S.T. Secara garis besar dengan wawancara ini didapatkan informasi berupa latar belakang dan kegiatan perusahaan, aliran informasi antar bagian (divisi) dalam perusahaan, dan sistem basis data yang dibutuhkan perusahaan. b. Menganalisa Dokumentasi (Examining Documentation) Perancang melakukan pengumpulan informasi melalui dokumen-dokumen transaksi seperti faktur penjualan, sales order, surat pembelian, purchase order, surat retur penjualan dan retur pembelian. c. Mengamati operasi perusahaan (Observing the Enterprise in Operation). Perancang melakukan pengamatan apa yang dilakukan tiap bagian (divisi) dalam perusahaan dan bagaimana mengirimkan informasi antar bagian perusahaan. 4. Database Design Perancang merancang basis data menggunakan tahap perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal (Connoly dan Begg, 2005:285). 5. DBMS Selection Perancang memilih DBMS yang tepat untuk direalisasikan. Dalam hal ini adalah DBMS MySQL. (Connoly dan Begg, 2005:285). 6. Application Design Perancang menggunakan bahasa pemrograman PHP sebagai aplikasi antarmuka berbasis web. 7. Prototyping Perancang membuat prototype hasil rancangan sistem basis data kepada calon pengguna untuk disesuaikan dengan kebutuhan (Connoly dan Begg, 2005:285). 8. Implementation Perancang melakukan pemasangan berbagai perangkat baik keras maupun lunak dibantu oleh pihak yang berkepentingan(connoly dan Begg, 2005:285). 9. Data Conversion and Loading Dilakukan penyesuaian data dan pemuatan data lama ke sistem baru yang telah dibuat (Connoly dan Begg, 2005:285). 10. Testing Untuk menguji aplikasi basis data yang telah dibuat, perancang mencoba semua fitur transaksi yang ada. Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan kesalahan (error) dan hal hal terjadi yang diluar keinginan pengguna (Connoly dan Begg, 2005:285). 11. Operational Maintainance Diperlukan proses monitoring (pengawasan) dan perawatan (Maintainance) agar kegiatan operasi perusahaan melalui program tersebut berjalan lancar. Oleh karena itu dibutuhkan administrator (Connoly dan Begg, 2005:285).
Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan PD. Surya Wijaya Motor
Gambar 3 ERD Hasil Normalisasi HASIL DAN BAHASAN Untuk menjelaskan spesifikasi sistem dibutuhkan tiga bagian yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan jaringan. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Berikut adalah kebutuhan perangkat keras yang direkomendasikan perancang untuk PD. Surya Wijaya Motor. CPU Tabel 1 Spesifikasi Hardware Server Dual Core @ 2 GHz Memori 4 GB 1 GB Harddisk 500 GB 80 GB Client Pentium 4 @ 2 GHz Monitor Monitor 15 inchi Monitor 15 inchi Printer Laserjet 4.1.2 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) Untuk dapat menjalankan aplikasi basis data dan web secara optimal maka pengguna harus memenuhi kebutuhan perangkat lunak sebagai berikut. Tabel 2 Spesifikasi Software Server Client Sistem Operasi Windows XP Service Pack 2 Windows XP Service Pack 2 Database Server MySQL dan ApacheFriends XAMPP Version 1.8.0 Web Browser - Mozzila Firefox - 4.1.3 Spesifikasi Jaringan Jaringan (network) dibutuhkan untuk menghubungkan antara satu komputer pengguna basis data dengan pengguna lainnya atau server. Topologi jaringan yang digunakan pada PD. Surya Wijaya Motor adalah star. Topologi star digunakan karena mempunyai kelebihan dalam pembagian bandwith dan hal penanganan kegagalan koneksi.
Gambar 4 Topologi Jaringan Tampilan Layar Berikut ini adalah hasil implementasi dari Sistem Basis Data Penjualan, Pembelian, dan Pergudangan untuk PD. Surya Wijaya Motor berbasis Web. Halaman awal Login Di bawah ini adalah tampilan layar login yang merupakan halaman awal pada saat menggunakan antarmuka aplikasi basis data web.
Gambar 5 Tampilan Login Halaman awal untuk Admin, Sales, dan Finance Gambar 6 Tampilan Awal Admin, Sales dan Finance
Gambar 7 Tampilan View Detail Surat Pembelian SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan basis data serta aplikasi antarmuka berbasis web hingga tahap pengujian dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Terbentuknya sistem basis data mempermudah penggunaan data oleh masingmasing divisi seperti pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan penjualan, retur penjualan, pembelian dan retur pembelian. 2. Sistem basis data menghubungkan data antar divisi sehingga tidak terjadi kesalahan input data pada saat pemindahan data. 3. Informasi mengenai stok barang terkini dengan mudah diperoleh sehingga mempermudah pencatatan penjualan dan pembelian. 4. Keamanan basis data diperkuat dengan pemberian hak akses pada setiap penggunanya. 5. Terbentuknya layar antarmuka untuk mencatat, mencari dan mencetak penjualan, retur penjualan, pembelian,retur pembelian, retur penjualan beserta laporan-laporan yang bersangkutan. Saran Berikut adalah saran-saran yang disampaikan kepada pengguna yang akan memanfaatkan hasil rancangan basis data beserta aplikasi antarmuka web ini:
1. Memperhatikan pengawasan (monitoring) terhadap perangkat keras dan perangkat lunak. Untuk dapat memenuhi hal tersebut maka diperlukan brainware / pengguna yang memiliki keahlian yang bersangkutan agar keamanan basis data selalu terjaga dan semua manfaat sistem dapat dirasakan oleh semua penggunanya. 2. Mengembangkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk keperluan back up data. Hal ini perlu dipertimbangkan perusahaan mengingat sistem basis data masih dapat dirusak/ kecelakaan dan berfungsi tidak sebagaimana mestinya. 3. Untuk pengembangan basis data selanjutnya, sistem penerimaan baik uang dan barang, sistem pembayaran uang dan pengiriman barang, dan manajemen produk dapat ditambahkan ke basis data yang telah dirancang. Hal-hal tersebut akan meningkatkan kinerja staff perusahaan sesuai bidang kerjanya masing-masing. REFERENSI Connolly, Thomas. and Begg, Carolyn. (2005). Database System, 4th Edition. Addison Wesley, USA. Lungu, Velicanu, Botha. (2009). Database Systems Present and Future. Informatica Economica,vol 13, No.1 diakses 16 Oktober 2013 dari http://revistaie.ase.ro/content/49/009%20- %20Lungu,%20Velicanu,%20Botha.pdf RIWAYAT PENULIS Andri Wijaya lahir di Tangerang 9 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Angga Budiwonegoro lahir di Jakarta 1 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Roby Hartanto lahir di Jakarta 10 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014.