1 Pembuatan Perangkat Lunak Bantu Pembelian Barang Secara Kredit UD.XYZ Andryanto Kurniawan (04203118) UD.XYZ berdiri pada tahun 2004 di Mojokerto. UD.XYZ adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembiayaan kredit terutama barang - barang elektronik. UD.XYZ selama ini melakukan pencatatan baik itu mengenai data pelanggan, data barang yang dibeli, harga barang, uang muka, tenor, besarnya angsuran perbulan dan data pembayaran yang semuanya itu dilakukan secara manual. Sistem manual yang dipakai membutuhkan waktu yang lebih lama dan kurang efisien. Untuk memperoleh informasi yang tepat dan akurat diperlukan suatu sistem dengan menggunakan komputer sebagai media informasi yang berdaya guna tinggi dan efisien. Dengan dipakainya sistem basis data yang terkomputerisasi akan sangat membantu kita mempermudah perolehan informasi maupun pengolahan data. 1. LATAR BELAKANG Kondisi seperti yang diuraikan diatas tersebut yang melatar-belakangi pemilihan topik Tugas Akhir ini. Untuk membantu UD.XYZ dalam mengembangkan sistem yang ada, kami berusaha untuk membuat sistem basis data berbasis komputer yang mana berguna dalam pemberian informasi yang mudah dan cepat, sehingga dapat memudahkan dalam melakukan pencatatan, memproses data-data dan penyusunan laporan yang diperlukan pihak manajemen UD.XYZ, sehingga informasi akan dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. 2. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka diperoleh suatu rumusan permasalahan yang menjadi dasar dalam pembuatan aplikasi ini. Adapun masalah yang ditemui adalah sebagai berikut : 1. Mengolah informasi tentang data pelanggan dan pembayarannya. 2. Melakukan pencarian data pelanggan yang sudah didokumentasikan. 3. Membuat Purchase Order (PO) dengan cepat dan benar sesuai data yang ada.. 4. Melakukan transaksi pembayaran angsuran pelanggan sekaligus menbuat kuitansi pembayaran. 5. Membuat laporan-laporan yang diperlukan dengan cepat dan benar sesuai data yang ada. 3. TUJUAN DAN MANFAAT Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan dan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem ini diharapkan dapat menggantikan proses data manual menjadi proses yang terkomputerisasi.
2 2. Diharapkan dapat mempermudah, mempercepat dan lebih teratur dalam mengolah dan mengarsip data. 3. Memberikan kemudahan informasi yang lebih cepat dan tepat bagi pengguna aplikasi ini terutama pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 4. Diharapkan daya saing UD.XYZ dapat meningkat terutama dari sisi pelayanan baik terhadap toko-toko rekanannya maupun pelanggannya dikarenakan informasi yang mudah didapatkan. 4. BATASAN MASALAH Adapun pembatasan masalah aplikasi ini agar pembahasan menjadi lebih terarah, meliputi : 1. Menginput data toko rekanan. 2. Menginput data barang. 3. Menginput data pelanggan. 4. Menginput dan mencetak Purchase Order (PO). 5. Membuat jadwal pembayaran yang harus dilakukan pelanggan. 6. Menginput pembayaran pelanggan dan mencetak kuitansi sebagai bukti pembayaran pelanggan. 5. METODOLOGI Untuk menyusun dan membuat aplikasi yang dimaksudkan maka diperlukan perancangan sistem dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Studi Literatur Mempelajarai buku buku dan menggunakan media internet mencari materi-materi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. 2. Pengumpulan dan Analisa Data Mengumpulkan data data yang diperlukan untuk selanjutnya dilakukan analisa data. 3. Analisa dan Perancangan Sistem Melakukan analisa dan perancangan sistem untuk membangun suatu aplikasi. 4. Implementasi Sistem Implementasi dari aplikasi yang telah dibuat. 5. Evaluasi Dari aplikasi yang telah dibuat tersebut kemudian diadakan evaluasi agar aplikasi dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. ALUR PROSES Calon menginginkan suatu barang dengan cara kredit pada toko (suplier) yang menjadi rekanan dari UD.XYZ, oleh pihak suplier keinginan tersebut diajukan kepada UD.XYZ, maka selanjutnya UD.XYZ melalui surveyornya akan menyiapkan form-form (aplikasi) dan melakukan survey ke calon. Aplikasi diisi sesuai dengan data calon serta dilengkapi dokumendokumen calon yang dibutuhkan sebagai lampiran. Selanjutnya surveyor akan memutuskan apakah permohonan kredit didapat disetujui atau tidak berdasarkan analisa data yang ada dan hasil survey. Aplikasi dari yang disetujui selanjutnya akan diinput oleh bagian
3 administrasi kredit untuk menerbitkan Purchase Order (PO) rangkap 3. PO lembar pertama dan kedua diberikan kepada suplier sebagai perintah untuk mengirimkan barang kepada. Barang oleh pihak suplier akan dikirimkan kepada yang bersangkutan, selanjutnya menandatangani surat jalan. Setelah barang dikirim maka selanjutnya suplier membuat tagihan atas barang yang dikirim tersebut. Kemudian tagihan, surat jalan dan PO lembar pertama diserahkan kepada UD.XYZ. Pihak administrasi kredit menerima tagihan dari suplier, kemudian memeriksanya. Jika sudah sesuai maka bagian administrasi kredit melakukan input pembayaran tagihan. Setelah diinput maka administrasi kredit melakukan pembayaran ke suplier dan meminta bukti pembayaran, kemudian mengarsipnya. Setelah pembayaran tagihan suplier maka pada data akan tercipta jadwal angsuran yang harus dibayar oleh. Adapun cara pembayaran angsuran adalah mendatangi kantor UD.XYZ dan melakukan pembayaran sesuai dengan besarnya angsuran. Bagian kasir menerima dan menginput pembayaran angsuran, kemudian mencetak bukti pembayaran untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan. 7. DATABASE Nama : SUPLIER Deskripsi : data mengenai suplier yang menjadi rekanan Primary Key : Kode Kode Character (10) Kode suplier Nama Character (30) Nama suplier Almt1 Character (30) Alamat suplier1 Almt2 Character (30) Alamat suplier2 Pic Character (20) Nama pic Telpon Character (20) No.telpon Nama : SURVEYOR Deskripsi : data mengenai personil surveyor Primary Key : Kode Kode Character (5) Kode surveyor Nama Character (30) Nama surveyor Almt1 Character (30) Alamat surveyor 1 Almt2 Character (30) Alamat surveyor 2 Telpon Character (20) No.telpon surveyor Nama : BARANG Deskripsi : barang-barang yang dikreditkan Primary Key : Kode Kode Character (5) Kode barang Nama Character (30) Nama barang
4 Jenis Character (10) Jenis barang Merk Character (20) Merk barang Nama : KONSUMEN Deskripsi : data yang permohonan kreditnya disetujui Primary Key : Nomor Nomor Character (8) Nomor Nama Character (30) Nama Alamat1 Character (30) Alamat 1 Alamat2 Character (30) Alamat 2 Jns_klm Character (1) Jenis kelamin No_telp Character (20) No.telpon No_ktp Character (30) No.KTP Namapsh Character (30) Nama perusahaan tempat bekerja Kantor1 Character (30) Alamat kantor1 Kantor2 Character (30) Alamat kantor2 Bagian Character (30) Bagian/divisi tempat bekerja Tgl_apl Date Tanggal input aplikasi Nama : PO Deskripsi : data-data mengenai suplier,, barang yang dikredit oleh, harga, angsuran dan tenor (lamanya mengangsur) Primary Key : No_po No_po Character (8) Nomor PO Tgl_po Date Tanggal PO diinput Nomor Character (8) Nomor Kode_spl Character (10) Kode suplier Kode_brg Character (5) Kode barang Kode_svy Character (5) Kode surveyor Otr Numeric (9,0) Harga barang Dp Numeric (9,0) Uang muka Tenor Numeric (3,0) Tenor (berapa kali mengangsur) Angsur Numeric (9,0) Besarnya angsuran Tgl_jual Date Tanggal pembayaran ke suplier
5 No_fktr Character (20) Nomor faktur tagihan dari suplier Tgl_jt1 Date Tanggal pertama kali harus mengangsur Angs_ke Numeric (3,0) Posisi angsuran yang dibayar terakhir Sts_jual Character (1) Status untuk pembayaran tagihan suplier Nama : TRANSK Deskripsi : data pembayaran angsuran Primary Key : No_byr No_byr Character (10) Nomor bukti pembayaran Nomor Character (8) Nomor Tgl_jt Date Tanggal jatuh tempo pembayaran Ke Numeric (3,0) Posisi angsuran yang dibayar Ang_bln Numeric (9,0) Besarnya angsuran Tgl_byr Date Tanggal membayar Nominal Numeric (9,0) Besarnya angsuran yang dibayar Denda Numeric (9,0) Besarnya denda yang dibayar 8. RANCANGAN PROGRAM Pada bagian ini akan ditampilkan tampilan-tampilan dari aplikasi yang telah dibuat. 8.1. MENU LOGIN Gambar.1 Menu Login Menu ini digunakan untuk melakukan login agar pengguna dapat masuk dan menggunakan aplikasi. Form ini digunakan untuk pengamanan aplikasi dari orang-orang yang tidak berhak menggunakan aplikasi ini. 8.2. MENU UTAMA Pada tampilan menu utama ini dapat dilihat bahwa menu dibagi menjadi 4 bagian yaitu File Master, Transaksi, Laporan dan Maintenance seperti yang terlihat pada gambar.2.
6 Menu Master Suplier digunakan untuk mengelolah data Suplier misalnya untuk menambah data suplier, menghapus data suplier yang tidak pernah terpakai, dan mengubah data suplier. Gambar.2 Menu Utama 8.3. MENU MASTER BARANG 8.5. MENU MASTER SURVEYOR Menu Master Surveyor digunakan untuk mengelolah data surveyor misalnya untuk menambah data surveyor, menghapus data surveyor yang tidak pernah terpakai, dan mengubah data surveyor. Gambar.3 Menu Master Barang Menu Master Barang digunakan untuk mengelolah data barang, misal untuk menambah data, menghapus barang yang tidak pernah terpakai, dan mengubah data barang. 8.4. MENU MASTER SUPLIER Gambar.5 Menu Master Surveyor 8.6. MENU APLIKASI KONSUMEN Menu Aplikasi Konsumen bertujuan untuk mengelolah data konsuman yang disetujui permohonan kreditnya terutama yang berkaitan dengan data pribadi. Form ini digunakan untuk menambah data, menghapus data, dan mengubah data. Gambar.4 Menu Master Suplier
7 Gambar.6 Meenu Aplikasi Konsumen kita buat. Untuk menu ini kita hanya memasukkan tanggal jual (kita menganggap bahwa barang telah terjual secara kredit), nomor faktur atau nomor yang ada pada tagihan dari suplier dan tanggal jatuh tempo angsuran pertama akan mulai melakukan pembayaran angsuran. Setelah menginput menu ini maka akan tercipta jadwal angsuran yang bersangkutan. 8.7. MENU PURCHASE ORDER Setelah data diinput melalui menu aplikasi, maka selanjutnya adalah menginput data Purchase Order(PO). Purchase Order(PO) ini berisi data, barang yang dibeli secara kredit, suplier yang memberikan order, surveyor yang melakukan survey, harga barang, uang muka, besar angsuran perbulan dan berapa kali melakukan pembayaran angsuran (tenor). Gambar.8 Menu Pembayaran Tagihan Suplier 8.9. MENU PEMBAYARAN ANGSURAN Menu ini digunakan untuk memasukkan pembayaran angsuran yang dilakukan seperti pada gambar.9 Gambar.7 Menu Purchase Order 8.8. MENU PEMBAYARAN TAGIHAN SUPLIER Menu ini digunakan jika kita melakukan pembayaran atas tagihan dari suplier atas barang yang telah dikirim oleh suplier tersebut kepada berdasarkan Purchase Order yang Gambar.9 Menu Pembayaran Angsuran
8 8.10. MENU USER Menu ini digunakan untuk memaintenance atau mengelolah data user yang boleh menggunakan aplikasi ini. memperoleh kemudahan, kecepatan dan keteraturan dalam mengolah dan mengarsip data. memperoleh kemudahan, kecepatan dan ketepatan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian diharapkan daya saing UD.XYZ dapat meningkat terutama dari sisi pelayanan baik terhadap toko-toko rekanannya maupun pelanggannya dikarenakan informasi yang mudah didapatkan. Gambar.10 Menu User 8.11. MENU INDEX Menu ini digunakan untuk melakukan index table-tabel yang digunakan pada aplikasi ini. 10. SARAN Penulis menyadari bahwa aplikasi yang penulis buat ini masih banyak kekurangannya, maka untuk kedepannya didalam pengembangan aplikasi ini diharapkan agar aplikasi ini dapat : menggunakan teknologi multiuser. memasukkan unsur pembukuan (accounting) lebih detail dalam hak akses user. Tentu saja harapan penulis didalam mengembangkan aplikasi ini lebih dari sekedar 3 (tiga) point diatas, agar aplikasi ini menjadi lebih baik. Terima kasih Gambar.10 Menu Index 9. KESIMPULAN Dengan dibuatnya aplikasi ini agar dapat membantu UD.XYZ dalam : menggantikan proses data manual menjadi proses yang terkomputerisasi.