ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2017, pp. 461~ ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN Rusmana 1, Siti Masripah 2 1 AMIK BSI Bogor vjruzzel@gmail.com 2 AMIK BSI Jakarta siti.stm@bsi.ac.id Abstrak Teknologi yang berkembang saat ini khususnya komputer, ternyata mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hampir semua bidang kehidupan manusia telah dimasuki dan dipengaruhi oleh komputer, sehingga pada penerapan teknologi komputer yang semakin maju telah mengubah suatu pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia secara sistem manual, kini dapat dilakukan oleh manusia dengan sistem komputerisasi. PT Demoda Azaprima Bogor sangat membutuhkan adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Untuk itulah penulis mencoba membuat tugas akhir mengenai sistem penjualan souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. PT Demoda Azaprima Bogor merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang khususnya souvenir. Sistem yang ada pada PT demoda Azaprima Bogor ini masih dilakukan secara manual, mulai dari penawaran harga, penerimaan pesanan, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan. Maka dari itu perlu adanya sistem komputerisasi sistem penjualan, tujuannya adalah demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, memberikan kemudahan kepada bagian administrasi dalam menyimpan data-data dari proses penjualan, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada PT Demoda Azaprima Bogor. Keywords: Perancangan sistem, penjualan, metode prototipe 1. Pendahuluan Ladjamudin (2005:51) dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan bahwa perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan masalah. Dalam perancangan yang akan dibuat penulis adalah perancangan sistem informasi penjualan barang souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor. Hartono (2005:1) bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Hall dalam Mardi (2011:3) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. PT. Demoda Azaprima merupakan sebuah sistem yang saling terintegrasi sehingga sangat diperlukan sebuah perancangan sistem. Komputer sudah menjadi perlengkapan yang wajib disetiap perusahaan karena komputer memiliki kecepatan dalam pemrosesan data maupun pertukaran dan perolehan informasi. Maka tidak dapat dipungkiri jika kebutuhan akan perolehan suatu laporan dan informasi dalam bidang akuntansi dan bisnis hampir sebagian besar dikerjakan dengan komputer dan user sebagai brainware harus dapat mengelola dan menyajikan suatu informasi yang dibutuhkan oleh orang lain yang memerlukan. Maka dari itu, sangat dibutuhkan orang-orang yang memiliki keahlian untuk mengoperasikan komputer. Dengan adanya sistem komputerisasi yang dilakukan oleh PT Demoda Azaprima Bogor, diharapkan sistem penjualan akan semakin cepat dan akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem penjualan terkomputerisasi yang mudah digunakan dan dikelola oleh pemilik perusahaan. Diterima 01 Februari 2017; Revisi 22 Februari 2017; Disetujui 15 Maret, 2017

2 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data sebagai objek penulisan adalah sebagai berikut: A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Menurut Rosa dan Shalahuddin (2011:26) Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Pada proses ini, dilakukan penganalisaan dan pengumpulan kebutuhan sistem yang meliputi Domain informasi, fungsi yang dibutuhkan unjuk kerja/performansi dan antarmuka. 2. Desain Pada proses Desain, dilakukan penerjemahan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding). Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail algoritma procedural 3. Pembuatan kode program Pengkodean merupakan proses menterjemahkan perancangan desain ke bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan bahasa pemrograman. 4. Pengujian Setelah Proses Pengkodean selesai, dilanjutkan dengan proses pengujian pada program perangkat lunak, baik Pengujian logika internal, maupun Pengujian eksternal fungsional. B.Metode Pengumpulan Data 1. Metode Pengamatan (Observasi) Kami mengamati secara langsung terhadap kegiatan- kegiatan yang 2. Wawancara (Interview) Secara langsung berinteraksi dan melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti. 3. Studi Pustaka (Library research) Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. 3. Pembahasan PT Demoda Azaprima Bogor yang masih menggunakan sistem yang lama. Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya sistem terkomputerisasi adalah: 1. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data. 2. Menghindari bertumpuknya arsip yaitu arsip yang biasa disimpan di lemari, kini disimpan dalam harddisk komputer. 3. Dapat mempercepat semua pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem penjualan barang dengan menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 4. Dapat meningkatkan efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian admin. 5. Memperkecil resiko kesalahan data baik dalam proses penginputan, pencarian serta pelaporan data. Sehingga sistem akuntansi usulan yang akan penulis ajukan sebagai pengganti sistem yang lama atau yang sedang berjalan adalah: 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Admin melakukan penginputan data penawaran untuk membuat Surat Penawaran Harga (SPH) ke dalam file penawaran, sesuai dengan data barang pada file barang dan sesuai dengan data pelanggan pada file pelanggan, lalu admin mencetak SPH satu lembar untuk ditandatangani oleh direktur. Jika Surat Penawaran Harga (SPH) tersebut disetujui, maka pelanggan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada perusahaan melalui . Lalu admin mencetak Purchase Order (PO) tersebut dan admin melakukan penginputan data pesanan ke dalam file pesanan. Kemudian admin mengarsipkan Purchase Order (PO) tersebut ke dalam arsip PO. 2. Prosedur Pengiriman Barang Berdasarkan data pesanan yang ada pada file pesanan, admin melakukan penginputan data invoice ke dalam file invoice untuk membuat invoice. Dan admin juga melakukan penginputan data STT ke dalam file STT untuk membuat Surat Tanda Terima (STT) berdasarkan data pesanan pada file pesanan dan data invoice pada file invoice. Kemudian admin mencetak invoice satu lembar dan Surat Tanda Terima (STT) dua lembar, sedangkan untuk invoice diberi materai dan ditandatangani oleh direktur. Kemudian admin menyerahkan invoice yang sudah ditandatangani oleh direktur dan Surat Tanda Terima (STT) kepada bagian pengiriman beserta barang pesanan. Jika barang telah diterima dalam keadaan baik, maka KNiST, 30 Maret

3 pelanggan menandatangani Surat Tanda Terima (STT) dua lembar. Untuk lembar pertama Surat Tanda Terima (STT) diberikan kepada pelanggan sedangkan lembar kedua yang sudah di acc pelanggan dibawa kembali oleh bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman menyerahkan STT acc kepada admin untuk diarsipkan ke dalam arsip STT acc. 3. Prosedur Pembayaran Setelah sampai pada masa jatuh tempo, maka pelanggan melakukan pembayaran sebesar jumlah nominal yang tertera pada invoice 4. Prosedur Pembuatan Jurnal Admin membuat laporan jurnal berdasarkan dengan file pembayaran, file invoice, file perkiraan sebagai catatan data transaksi lalu disimpan ke dalam file jurnal. 5. Prosedur Pembuatan Laporan Pada akhir bulan, admin mencetak laporan penjualan dan mencetak laporan laba/rugi untuk diserahkan kepada direktur. Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Pada gambar 1 dapat dilihat terdapat tiga eksternal entity yaitu pelanggan, direktur, dan bagian pengiriman. Gambar 2. Diagram Nol Sistem Pada gambar 2, terdapat 5 proses yang terjadi yaitu penerimaan pesanan, pengiriman barang, pembayaran, pembuatan jurnal dan pembuatan laporan. Gambar 3. Diagram Detail satu, diagram detail proses penerimaan pesanan terdiri dari beberapa proses yang dilakukan diantaranya : 1. Penginputan data penawaran 2. Cetak dan Kirim SPH 3. Penginputan data pesanan Gambar 3. Diagram detail dua, diagram detail proses pengiriman barang terdiri dari beberapa proses yang dilakukan diantaranya : 1. Penginputan data invoice 2. penginputan data STT 3.Cetak invoice, STT dan pengiriman barang KNiST, 30 Maret

4 Gambar 3. Diagram Detail Pemesanan Gambar 5. Normalisasi Gambar 4. Diagram Detail Pengiriman Berdasarkan analisa dan penggambaran diagram diatas, maka terbentuklah basisdata yang diperlukan dalam sebuah perancangan yaitu terbentuklah Normalisasi, pada gambar 5. Akan digambarkan hubungan antar tabel dalam proses penjualan ini. Berikut rancangan tampilan yang dibutuhkan dalam kasus ini : 1. Tampilan Menu Utama 2. Tampilan Login 3. Tampilan Data Barang 4. Tampilan Data Pelanggan 5. Tampilan Data User 6. Tampilan data Perkiraan 7. Tampilan Penawaran harga 8. Tampilan Form Pesanan 9. Tampilan form Invoice 10. Tampilan STT 11. Tampilan Pembayaran 12. Tampilan jurnal umum 13. Tampilan laporan penjualan 14. Tampila Laporan Laba/Rugi Masing-masing akan digambarkan sesuai dengan kebutuhan sistem pada perusahaan yang terkait. Gambar 6. Tampilan Menu Utama KNiST, 30 Maret

5 Gambar 7. Tampilan Login Gambar 11. Tampilan Perkiraan Gambar 8. Tampilan Data Barang Gambar 12. Tampilan Penawaran Gambar 9. Tampilan data pelaggan Gambar 13. Tampilan Pesanan Gambar 14. Tampilan Invoice Gambar 10. Tampilan User KNiST, 30 Maret

6 Gambar 15. Tampilan Tanda terima Gambar 16. Tampilan Pembayaran Gambar 19. Tampilan Laba/Rugi 4. Simpulan secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut: Dengan terkomputerisasinya sistem penjualan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, proses penjualan souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor memiliki prosedur yang sedikit berbeda dari penawaran harga barang sampai dengan proses pembuatan laporan hasil penjualan. Dengan terkomputerisasinya sistem penjualan ini dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, akan lebih cepat melakukan pengentrian data. Dengan sistem penjualan yang terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, diharapkan juga dapat melakukan penyimpanan data barang, data pelanggan, data penjualan dan sebagainya menjadi lebih aman dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Referensi Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Gambar 17. Tampilan Jurnal Umum Kendall, Kennet E. dan Kendall, Julie E Analisa dan Perancangan Sistem. Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta: PT Indeks. Ladjamudin, Al-Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Gambar 18. Tampilan Laporan Mardi Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Rosa dan Shalahuddin.2013.Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.Bandung:Informatika KNiST, 30 Maret